Guía definitiva: Contratación de Trabajadores Remotos en el Reino Unido

El Reino Unido está familiarizado con la contratación de personas para trabajar de forma remota. En 2020, más del 56% de su fuerza laboral recurrió al trabajo remoto en medio del coronavirus. Las estadísticas muestran que en 2023 muchos empleados del Reino Unido mantuvieron su estatus remoto. El porcentaje de personas que trabajan completamente de forma remota es del 10%, y las que trabajan desde casa ocasionalmente son el 29%.

Muchos empleados valoran mucho sus arreglos de trabajo desde casa. Ofrece mayor flexibilidad y un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal. También es fácil para las empresas ver los beneficios de contratar empleados remotos. Obtienen acceso a una fuerza laboral diversa y talento global, mientras reducen costos generales.

Sin embargo, cada país tiene su propio conjunto de leyes y regulaciones que rigen el trabajo remoto, y el Reino Unido no es una excepción. Muchos cambios ocurrieron después del Brexit, lo que complica aún más el proceso de contratación.

Aquí tienes una guía que busca agilizar el proceso de contratación de trabajadores remotos en el Reino Unido. Cubrirá las leyes y regulaciones laborales y de empleo, y ofrecerá consejos para contratar empleados remotos en el Reino Unido. Además, la guía abordará factores clave para establecer una colaboración saludable y a largo plazo.

¿Qué roles son ideales para el trabajo remoto?

Los roles remotos son aplicables en casi todas las industrias. Pero, no todos los roles pueden llenarse de forma remota, y algunos pueden requerir que tus empleados trabajen en la oficina.

Aun así, los sectores tecnológicos y creativos son ideales para el trabajo remoto. Puedes considerar contratar empleados remotos para cubrir estos roles:

1. Desarrolladores de software,

2. Diseñadores web y gráficos,

3. Representantes de atención al cliente,

4. Profesionales de ventas,

5. Marketers digitales.

¿Cuáles son las leyes y regulaciones que rigen la contratación de trabajadores remotos en el Reino Unido?

Cuando contratas empleados remotos en el Reino Unido, debes tener en cuenta las leyes laborales y de empleo relevantes para mantener la conformidad. Estas leyes protegen tanto a empleados como a empleadores, por lo que es importante comprenderlas antes de publicar esa oferta de trabajo.

Leyes laborales y de empleo en el Reino Unido

Ten en cuenta que los empleados remotos tienen derecho a las mismas protecciones que los empleados en oficina. Como empleador, estás obligado a deducir el impuesto sobre la renta y mantener registros de la nómina. Aunque ahorras en costos generales, aún debes proporcionar:

• El salario mínimo actualmente en £11.44 por hora.

• Pago por enfermedad legal, que es de £116.75 por semana hasta por 28 semanas,

• 28 días (o 5.6 semanas) de vacaciones pagadas anualmente,

• Tiempo libre legal por emergencias,

• Pago por despido legal,

• Permiso y pago legal por maternidad, paternidad, parental, adopción y licencia compartida parental.

Los empleadores también deben seguir las regulaciones que otorgan a los trabajadores el derecho a solicitar trabajo flexible. Además, existe un período de aviso mínimo obligatorio en caso de despido. Los empleadores deben ser conscientes de que los empleados tienen protecciones contra despidos injustificados bajo la legislación laboral del Reino Unido.

Dependiendo del tipo de trabajo que realice el empleado, el empleador podría estar obligado a proporcionar precauciones de salud y seguridad o seguros. También deben cumplir con las leyes contra la discriminación y las leyes que rigen las horas de trabajo.

Por lo general, tus empleados no pueden trabajar más de 48 horas a la semana en promedio. Si tus empleados tienen menos de 18 años, este límite se reduce a 40 horas por semana.

También estás obligado a proporcionar descansos a tus empleados en el Reino Unido. Tienen derecho a un descanso de 15 minutos cada 4 horas y medio. Después de seis horas, tienen derecho a un descanso de 30 minutos, que puede incluir o no los 15 minutos anteriores.

Contratación de equipos remotos globales como empleador en el Reino Unido

Es posible que debas seguir algunos requisitos legales adicionales si deseas contratar empleados en el extranjero. Normalmente, debes registrar una presencia en el país donde deseas contratar. También debes navegar las leyes laborales y de empleo de ese país y asegurar el cumplimiento de cualquier regulación relevante.

O, podrías necesitar reubicar a tus empleados en el Reino Unido para mantener la conformidad. Tendrás que ayudar a tus empleados a obtener visas y permisos relevantes, y en algunos casos, patrocinar su reubicación.

Para empresas más pequeñas que no puedan permitirse la inversión de establecer una presencia o reubicar talento, contratar un EOR en el Reino Unido podría ser una mejor opción. Permite a los empleadores contratar a cualquier persona a nivel global, actuando como empleador legal en su país mientras el empleado trabaja para ti.

Comprender qué leyes aplican al contratar de forma remota en el Reino Unido

Al contratar empleados remotos en el Reino Unido, es importante entender qué leyes laborales aplican a tu negocio.

La legislación principal que rige el empleo en el Reino Unido es la Employment Rights Act 1996. También están la Equality Act 2010 y la Health and Safety at Work Act 1974. Estas leyes aplican a todos los empleados, independientemente de su ubicación.

Además de estas leyes generales de empleo, están las Regulations de Tiempo de Trabajo 1998. Estas establecen límites en las horas de trabajo, descansos y derechos a vacaciones anuales.

Las Regulations de Salud y Seguridad (Equipo de Pantalla de Visualización) 1992 requieren que los empleadores evalúen y gestionen los riesgos asociados con los trabajadores remotos que usan equipos de pantalla.

Consideraciones al redactar contratos de empleo en el Reino Unido

Aunque en el Reino Unido no se requiere por ley un contrato escrito, los empleadores se beneficiarán de tener uno. Esto establece por escrito lo que las partes acordaron y puede usarse en caso de malentendidos.

Los contratos de empleo típicos en el Reino Unido incluyen varios componentes que también debes considerar.

1. Términos y condiciones

Los términos y condiciones del empleo describen los detalles básicos. Deben cubrir el título del puesto, fecha de inicio y notas sobre cualquier período de prueba. También deben incluir cuántas y qué horas se espera que trabaje el empleado. Si el empleado trabaja de forma remota, puede o no incluirse en el contrato. En caso contrario, también incluirías la dirección de la oficina.

Los términos y condiciones también deben incluir detalles sobre la compensación. Asegúrate de incluir el salario del empleado, beneficios, bonificaciones acordadas y otros detalles relevantes.

2. Acuerdo de confidencialidad

El acuerdo de confidencialidad es uno de los aspectos más importantes del contrato, ya que protege tu negocio y a tus clientes. Impide que los empleados compartan información de la empresa que aprendan durante su empleo.

3. Cláusula de no competencia

Una de las principales razones para optar por empleados en lugar de contratistas es porque no quieres que trabajen con la competencia. Tener una cláusula de no competencia en tu contrato prohíbe a los empleados trabajar con un competidor. También les prohíbe comenzar su propio negocio en la misma industria por un tiempo.

De esta manera, tus secretos comerciales están protegidos, y también proteges a tus clientes y otra información sensible.

4. Cláusula de terminación del empleo

Aunque es importante definir el inicio, también es recomendable definir el proceso de terminación. Debe incluir las condiciones que podrían causar la terminación del contrato. También debe definir las causas para el despido y los períodos de aviso. Además, debes incluir cualquier requisito posterior a la terminación por parte del empleado.

5. Resolución de disputas

Ambas partes deben saber qué debe suceder en caso de disputas. Esta sección del contrato debe definir el proceso para resolver disputas si surgen. Puede incluir disposiciones para arbitraje y mediación. También debe listar los organismos regulatorios responsables de resolver cualquier problema.

Declaración escrita de los detalles del empleo

Un contrato de empleo escrito no es obligatorio por ley en el Reino Unido. Pero, el empleador está legalmente obligado a proporcionar una declaración escrita de los detalles del empleo al empleado. Esto debe entregarse al empleado en su primer día de trabajo.

Los detalles del empleo deben incluir información relevante sobre el trabajo. Similar a la parte de términos y condiciones del contrato formal, la declaración de empleo debe cubrir:

1. El nombre del empleador y del empleado

2. Título del trabajo, descripción y fecha de inicio

3. Duración del trabajo, fecha de finalización si es un contrato a plazo fijo, período de aviso

4. Horas y días de trabajo. También debe incluir si el empleado debe trabajar los domingos, en horario nocturno o hacer horas extras.

5. Cuánto y cuándo se pagará al trabajador

6. Dónde trabajará el empleado o si puede tener que reubicarse.

7. Derecho a vacaciones, incluyendo días festivos públicos

8. Otros beneficios ofrecidos

9. Formación obligatoria y quién la financia

10. Pago por enfermedad y procedimiento para obtenerlo

11. Otros permisos pagados, incluyendo licencia parental

Una declaración más amplia debe acompañar a la declaración de detalles dentro de los dos meses siguientes. Debe incluir información sobre acuerdos colectivos, pensiones y esquemas de pensiones, y procedimientos disciplinarios y de quejas.

Factores clave a considerar al contratar

Contratar empleados remotos es un proceso diferente al de contratarlos tradicionalmente. Esto es especialmente cierto cuando contratas a nivel global.

Para contratar a nivel mundial, puedes confiar en bolsas de trabajo o agencias de personal en el país deseado para encontrar el talento adecuado. Como competirás con empresas de todo el mundo para encontrar el personal correcto, es importante planificarlo bien. Debes planear el puesto, el anuncio de trabajo y otros aspectos del puesto en detalle.

Crear una descripción de trabajo detallada para trabajo remoto

Uno de los primeros pasos para una estrategia efectiva de contratación remota es crear una descripción de trabajo detallada. Esta descripción debe definir claramente las responsabilidades, calificaciones y expectativas. Es importante ser específico sobre las habilidades y experiencia requeridas. También debes listar las herramientas o software específicos con los que el candidato debe estar familiarizado.

También es importante incluir información sobre las políticas y expectativas de trabajo remoto de la empresa. Esto puede incluir detalles sobre horarios de trabajo o requisitos específicos para empleados remotos.

Ofrecer beneficios excelentes para atraer talento de alto nivel

También debes pensar en qué bonificaciones, beneficios y ventajas ofrecerás a tus empleados. Como se mencionó antes, debes proporcionar todos los beneficios estatutarios, pero también puede ser necesario ofrecer más para atraer talento de alto nivel.

Un puesto de trabajo remoto en sí mismo es una ventaja, pero otros beneficios competitivos también serán cruciales para encontrar a la persona adecuada para el puesto. Puede ser un plan de pensiones, seguro de salud privado o oportunidades de aprendizaje continuo. De cualquier forma, debes ofrecer excelentes beneficios, ya que eso puede ser lo que te diferencie de otros empleadores.

Realizar entrevistas digitales

Una vez que comiencen a llegar las solicitudes, es importante realizar entrevistas digitales. Estas te ayudarán a evaluar la idoneidad de los candidatos para el trabajo remoto. Puedes entrevistar a los candidatos a través de plataformas de videoconferencia como Zoom o Skype.

Durante la entrevista, es importante hacer las preguntas correctas. Debes intentar evaluar su capacidad para trabajar de forma independiente, gestión del tiempo y habilidades de comunicación. También es importante verificar sus habilidades técnicas y su familiaridad con herramientas y software de trabajo remoto.

Además, puede ser útil incluir un componente práctico en el proceso de entrevista. Esto puede implicar asignar una pequeña tarea o proyecto que simule el tipo de trabajo que el candidato realizará en el rol remoto. Esto permite a las empresas evaluar las habilidades y capacidades del candidato en un escenario real.

Incorporación de empleados remotos

También deberás modificar el proceso de incorporación. Aunque hay muchas ventajas y desventajas en el trabajo remoto, una de las principales desventajas es un proceso de incorporación más complicado.

Los empleadores necesitarán invertir tiempo y energía significativos en la incorporación y capacitación en línea. Esto es especialmente cierto para empresas que usan software o procesos complejos. Aquí tienes algunas estrategias que puedes implementar para facilitar el proceso de incorporación.

1. Plataformas digitales de incorporación

Una de las formas más efectivas de incorporar empleados remotos es mediante plataformas digitales de incorporación. Estas plataformas proporcionan un lugar centralizado para los nuevos empleados. Les ayudará a acceder a toda la información y recursos necesarios para comenzar. En estas plataformas, pueden completar toda la documentación requerida. También pueden ver videos de capacitación y aprender las políticas y procedimientos de la empresa.

Estas plataformas también permiten a Recursos Humanos y gerentes seguir el progreso de los nuevos empleados. Esto ayudará a Recursos Humanos a asegurarse de que los empleados completen todas las tareas necesarias. También pueden usar estas plataformas para programar reuniones virtuales, para una incorporación más personal e interactiva.

2. Programas de capacitación integrales

Los empleados remotos necesitan programas de capacitación integrales. Estos deben cubrir todos los aspectos de su rol y responsabilidades. Esto puede incluir capacitación en software o herramientas específicas que usarán. También debe incluir capacitación en políticas, procedimientos y cultura de la empresa. Esto es especialmente importante en equipos globalmente diversos.

Estos programas de capacitación pueden ser videos pregrabados, seminarios web en vivo y módulos de aprendizaje interactivo. Es importante asegurarse de que los empleados puedan completar estos materiales de capacitación a su propio ritmo.

Además, proporcionar a los empleados remotos acceso a una base de conocimientos o biblioteca de recursos puede ser beneficioso. Esto les permite encontrar respuestas a preguntas comunes sin tener que contactar constantemente a su gerente o colegas.

3. Mentoría entre pares

Emparejar a nuevos empleados con mentores puede mejorar y acelerar su proceso de incorporación y capacitación. Los mentores pueden brindar orientación, responder preguntas y ofrecer apoyo a los nuevos empleados mientras navegan sus nuevos roles.

Las reuniones periódicas y encuentros virtuales entre ellos pueden ayudar a construir una relación sólida. También ayudará a que el nuevo empleado se sienta apoyado y conectado con el equipo. Los mentores también pueden ofrecer ideas y consejos valiosos basados en sus propias experiencias. Esto ayudará a los nuevos empleados a adaptarse a su entorno de trabajo remoto.

4. Sistemas de retroalimentación eficientes

La retroalimentación es crucial para el crecimiento y desarrollo. Un sistema de retroalimentación eficiente puede ayudar a los empleados remotos a identificar áreas de mejora.

Las reuniones periódicas uno a uno entre gerentes y empleados remotos son imprescindibles. Estas pueden ser oportunidades para retroalimentación y comunicación abierta. Estas reuniones pueden ser videollamadas o llamadas telefónicas, permitiendo una experiencia más personal e interactiva.

Además, implementar un sistema de retroalimentación entre colegas también puede ser beneficioso. Permite a los empleados remotos recibir retroalimentación de sus colegas. Esto crea un ambiente de trabajo colaborativo y de apoyo.

5. Actualizaciones y comunicación regulares

Las actualizaciones y la comunicación regulares ayudan a los empleados remotos a sentirse conectados con su equipo. Los gerentes deben proporcionar actualizaciones periódicas. Estas pueden ser noticias de la empresa, proyectos y metas para mantener a los empleados remotos informados y comprometidos.

Las reuniones regulares de equipo y eventos sociales virtuales también pueden ayudar a que los empleados remotos se sientan parte del equipo. Crear una cultura de comunicación abierta puede ayudar a los empleados a sentirse cómodos pidiendo apoyo.

Conceptos básicos de nómina en el Reino Unido: Lo que necesitas saber como empleador

Como empleador en el Reino Unido, entender los conceptos básicos de la nómina es esencial. Aquí tienes algunos elementos clave y procesos involucrados en el sistema de nómina del Reino Unido para ayudarte a garantizar el cumplimiento.

Estructura del sistema de nómina en el Reino Unido

Los elementos clave del sistema de nómina en el Reino Unido incluyen los códigos fiscales, el sistema PAYE (Pay As You Earn), la emisión de formularios P45, P60 y P11D, y las contribuciones al seguro nacional.

Códigos fiscales

Los empleadores usan códigos fiscales para calcular la cantidad de impuestos que deben deducir del salario de un empleado. Cada empleado tiene un código fiscal, asignado por HM Revenue and Customs (HMRC), basado en sus circunstancias.

Los empleadores deben asegurarse de tener el código fiscal correcto para cada empleado, ya que usar el código incorrecto puede resultar en pagos insuficientes o excesivos de impuestos. Los códigos fiscales de sus empleados pueden obtenerse de HMRC o mediante el uso de software de nómina.

Sistema PAYE (Pay As You Earn)

El sistema PAYE que usan los empleadores para deducir el impuesto sobre la renta y las contribuciones al seguro nacional de los salarios de los empleados.

Los empleadores deben operar PAYE si tienen empleados que ganan por encima del umbral PAYE. Este actualmente está establecido en £242 por semana, £1,048 por mes o £12,570 por año.

El sistema PAYE asegura que los impuestos y contribuciones al seguro nacional de los empleados se deduzcan en origen. Esto significa que se descuentan directamente de su salario antes de que se pague.

Formularios P45, P60 y P11D

Los formularios P45, P60 y P11D son documentos importantes que los empleadores deben emitir a sus empleados en diferentes momentos del año.

Un P45 se emite a un empleado cuando deja un trabajo. Contiene detalles de sus ganancias y las contribuciones de impuestos y seguro nacional deducidas durante su empleo. El empleado debe entregar su P45 a su nuevo empleador cuando comience un nuevo trabajo.

Un P60 se emite a los empleados al final de cada año fiscal, que va desde el 6 de abril hasta el 5 de abril del año siguiente. El empleador debe entregarlo antes del 31 de mayo. El P60 resume las ganancias totales del empleado y las contribuciones de impuestos y seguro nacional deducidas durante el año fiscal.

Un formulario P11D se usa para reportar gastos, beneficios u otros elementos gravables proporcionados a los empleados que no están incluidos en su salario regular. Ejemplos de elementos que pueden reportarse en un P11D incluyen autos de empresa, seguro médico privado y vales de cuidado infantil.

Contribuciones al Seguro Nacional

Las contribuciones al seguro nacional (NICs) son pagos realizados tanto por empleadores como por empleados para financiar diversos beneficios estatales. Entre estos beneficios están la pensión estatal y la atención médica. Los empleadores son responsables de deducir las NICs del salario del empleado y también deben hacer contribuciones adicionales en nombre del empleado.

La cantidad de NICs que un empleado y un empleador deben pagar depende de las ganancias del empleado y de su categoría de seguro nacional. Las diferentes categorías determinan la tasa a la cual se calculan las NICs y los beneficios a los que el empleado tiene derecho.

Es importante que los empleadores calculen y deduzcan correctamente la cantidad de NICs de los salarios de sus empleados. No hacerlo puede resultar en multas y consecuencias legales.

Cómo crear un ambiente comprometido y productivo con empleados remotos

El entorno en la oficina está diseñado para reunir a todos. Los mantiene comprometidos con su trabajo al eliminar distracciones del hogar. También fomenta que los empleados colaboren, innoven y sean más productivos en el trabajo. Pero, ¿cómo lograr esto en el Reino Unido, cuando la mayoría de tu equipo está en diferentes partes del mundo?

Lo primero que debes hacer es crear canales de comunicación claros. Estos son clave para una colaboración efectiva con un equipo remoto. También puedes considerar implementar trabajo asincrónico cuando sea posible, especialmente si tienes empleados en diferentes zonas horarias.

También debes considerar la seguridad. Garantizar la seguridad de los datos y la privacidad es clave, especialmente porque en el Reino Unido, tu empresa está bajo la jurisdicción del GDPR del Reino Unido. Podrías considerar implementar medidas de seguridad adicionales. También podría requerirte comprar software especializado para tus empleados. En algunos casos, podría significar proporcionar el equipo necesario a tus empleados.

Cómo establecer y mantener el cumplimiento al contratar empleados remotos en el Reino Unido

Establecer políticas y procedimientos de cumplimiento sólidos es crucial para las empresas que operan en el Reino Unido para mitigar riesgos de cumplimiento. Estos sistemas protegen a tu empresa contra violaciones de la ley laboral y aseguran que la organización opere de manera ética y legal.

Aquí tienes algunas recomendaciones sobre cómo mantener el cumplimiento al contratar de forma remota en el Reino Unido:

1. Realizar una Evaluación de Riesgos de Cumplimiento

El primer paso es realizar una evaluación exhaustiva de riesgos de cumplimiento. Esto implica identificar y evaluar los riesgos potenciales que la empresa puede enfrentar al contratar empleados.

Estos riesgos pueden incluir cuestiones relacionadas con discriminación, acoso o protección de datos. También pueden estar relacionados con salud y seguridad, y otras áreas de la ley laboral. Una evaluación de riesgos que considere todas las leyes relevantes te permite crear políticas empresariales precisas.

2. Desarrollar Políticas Claras y Exhaustivas

El siguiente paso es desarrollar políticas claras y exhaustivas que aborden estos riesgos. Las políticas deben definir las expectativas y estándares de la empresa respecto a las prácticas de empleo. También deben guiar cómo cumplir con las leyes y regulaciones relevantes.

Es esencial que estas políticas sean accesibles para todos los empleados. Deben estar redactadas en un lenguaje claro y conciso y estar disponibles en un manual del empleado. Las empresas también deben considerar ofrecer sesiones de capacitación o talleres.

3. Comunicar y Capacitar a los Empleados

La comunicación y la capacitación son clave para asegurar que todos los empleados entiendan y sigan estas políticas. Debes comunicar claramente y de manera regular las políticas de la empresa a todos los empleados, incluidos los nuevos contratados.

Para ello, puedes enviar actualizaciones por correo electrónico, boletines o organizar reuniones generales. También puedes ofrecer capacitación a los empleados sobre temas relacionados con el cumplimiento, como políticas anti-discriminación y de acoso, protección de datos y regulaciones de salud y seguridad.

4. Hacer Cumplir las Políticas de Cumplimiento

Para enfatizar la importancia de estas políticas, establece procedimientos para reportar e investigar violaciones de cumplimiento. Esto incluye proporcionar a los empleados un canal seguro y confidencial para reportar preocupaciones o violaciones.

Si se detectan violaciones, las soluciones pueden incluir advertencias, reentrenamiento o, en casos graves, terminación del empleo.

5. Revisar y Actualizar Regularmente las Políticas

Las leyes y regulaciones laborales cambian. Las empresas y sus políticas deben mantenerse actualizadas con cualquier desarrollo. Revisar y actualizar las políticas de cumplimiento asegura que estén en línea con las leyes actuales.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Pueden las empresas del Reino Unido contratar trabajadores remotos?

Sí, las empresas del Reino Unido pueden contratar trabajadores remotos. Pero, para contratarlos como empleados, las empresas del Reino Unido necesitan establecer una presencia en el país del trabajador para contratarlos legalmente, o confiar en un proveedor de EOR.

¿Se permite el trabajo remoto en el Reino Unido?

Sí, está permitido tanto para residentes del Reino Unido que quieran trabajar para una empresa extranjera, como para no residentes del Reino Unido que quieran trabajar para una empresa del Reino Unido.

¿Puede un turista trabajar de forma remota en el Reino Unido?

Sí, puedes trabajar de forma remota en el Reino Unido con una visa de visitante. Bajo las nuevas disposiciones adoptadas en diciembre de 2023, los visitantes del Reino Unido pueden seguir trabajando de forma remota durante su visita al Reino Unido. No requiere una visa especial.