Polonia es uno de los países cuya economía y gran fuerza laboral atraen cada año a más y más empresas extranjeras. Su Producto Interno Bruto (PIB) aumentó un 4,1 por ciento en 2019 hasta los 566 mil millones de dólares. El mismo año, Polonia ocupó el puesto 40 en la Encuesta de Facilidad para Hacer Negocios del Banco Mundial.
Estos hechos pusieron a Polonia en el mapa y la convirtieron en un mercado al que muchas empresas desean expandirse. También está convenientemente ubicada en el centro de Europa, conectando un número importante de mercados principales.
Polonia también cuenta con una fuerza laboral altamente calificada. Es reconocida por sus universidades. Polonia ofrece trabajadores educados y motivados, que son un ajuste perfecto para un mercado internacional. Sobresalen en los sectores de TI, ingeniería y ciencias.
Hay algunas cosas que deberías saber si decides contratar a alguien de Polonia. Familiarizarte con las leyes laborales y la nómina de Polonia te ayudará a conseguir los mejores empleados y mantener el cumplimiento.
Esenciales del empleo en Polonia
En la mayoría de los países, para contratar a alguien de un país extranjero, necesitas establecer una presencia en el país en el que deseas contratar o acudir a un proveedor de EOR. Polonia no requiere que establezcas una presencia para contratar a un ciudadano polaco, pero sí necesitas registrarte en varias agencias gubernamentales. También puedes confiar en un proveedor local de nómina para ayudarte con la configuración de la nómina.
Para registrarte con las autoridades relevantes, necesitas designar un representante oficial. Ellos te registrarán en la Autoridad Fiscal Polaca, y obtendrán un número de identificación fiscal polaco (NIP) en tu nombre.
El siguiente paso es presentar un formulario ZUS ZPA a la Institución de Seguridad Social Polaca (ZUS), para registrarte como empleador. También debes registrar a tus empleados ante la autoridad de seguridad social. Es obligatorio completar ambas inscripciones en un plazo de siete días. Tras el registro, cada uno de tus empleados recibirá su número PESEL. Este número se usa para identificar al empleado a efectos fiscales.
Documentos requeridos para nuevos empleados
Debes tener un contrato de trabajo por escrito para contratar a alguien legalmente en Polonia. Un contrato formal de empleo debe ser firmado por ambas partes, empleador y empleado, a más tardar en la fecha de inicio del empleado. Los empleadores que no tengan un contrato con sus empleados pueden enfrentarse a multas y sanciones.
En Polonia, los contratos de empleo deben estar en polaco. También pueden ser bilingües, siempre que uno de los idiomas sea el polaco.
Contratos de empleo en Polonia
De acuerdo con el Código Laboral Polaco, el contrato debe incluir ciertos elementos esenciales. Primero, debe indicar los nombres de las partes—esto significa tanto el empleador como el empleado. También debe especificar el tipo de contrato, la fecha en que se celebró y las condiciones del empleo.
Las condiciones del contrato de empleo incluyen el tipo de trabajo que realizará el empleado. También cubren dónde trabajará y los detalles de su salario. El contrato también debe listar cuánto tiempo trabajará el empleado cada día y semana, y la fecha de inicio de su empleo.
Dentro de los siete días posteriores a la firma del contrato de empleo, el empleador debe informar al empleado sobre varias cosas. Esto incluye las horas que debe trabajar cada día y semana. También debe incluir con qué frecuencia será pagado, su derecho a vacaciones y el período de aviso para dejar el trabajo.
El contrato también debe incluir las horas consideradas trabajo nocturno si la empresa no tiene regulaciones específicas de trabajo. Los contratos también deben cubrir el lugar, la fecha y la hora del pago del salario. Por último, el contrato debe describir las reglas para registrar la asistencia y explicar las ausencias.
Beneficios y compensación para empleados
Cada empleado debe recibir un trato justo y protección por parte de sus empleadores según la Ley Laboral Polaca. Esto incluye beneficios y compensación.
Salario mínimo
El salario mínimo en Polonia es de PLN 4,242.00 por mes, o PLN 27.70 por hora. Este requisito de salario mínimo está vigente desde el 1 de enero de 2024. Sin embargo, solo aplica a trabajadores a tiempo completo.
Las horas de trabajo en Polonia son generalmente 40 horas a la semana, o 8 horas por día. La jornada laboral usualmente comienza a las 8 a.m. y termina a las 4 p.m.
Polonia no permite horas extras a menos que el empleado opte por no trabajar la semana de 40 horas. El empleado puede solicitar horas extras, pero esto debe discutirse caso por caso. Los empleados que trabajan horas extras no pueden exceder las 150 horas de horas extras en un año calendario.
El empleado que trabaja horas extras tiene derecho a pagar por horas extras. Si trabaja por la noche, los domingos o en días festivos, gana un 100% adicional de pago.
Por trabajar horas extras en cualquier otro día, recibe un 50% adicional de pago. Si trabaja horas extras que exceden las horas promedio semanales en un período determinado, también gana un 100% adicional por cada hora.
En lugar de recibir pago adicional por horas extras, el empleador puede otorgar tiempo libre. Si el empleador decide esto sin que el empleado lo solicite, cada hora de horas extras equivale a 1.5 horas de tiempo libre pagado. Si el empleado solicita tiempo libre, cada hora de horas extras equivale a una hora de tiempo libre pagado.
¿Cuáles son las contribuciones a la seguridad social del empleador en Polonia?
En Polonia, los empleadores pagan varias contribuciones a la seguridad social. Estas se basan en los salarios brutos de sus empleados. Contribuyen con un 19.52% a pensiones y seguro por discapacidad. Para el seguro contra accidentes, los empleadores con hasta nueve empleados pagan un 1.67%, mientras que aquellos con más de nueve empleados pagan entre 0.67% y 3.33%. El costo real depende del sector empresarial, pero los empleadores extranjeros pagan una tarifa fija del 1.67%.
Además, los empleadores pagan un 2.45% al Fondo Laboral y un 0.10% al Fondo de Beneficios Garantizados para Empleados. También contribuyen al Fondo de Solidaridad para el Apoyo a Personas con Discapacidad si no contratan al menos un 6% de personas con discapacidad. La contribución se calcula en base a una fórmula específica que involucra el 40.65% del salario promedio.
El Plan de Capital de los Empleados (PPK)
El Plan de Capital de los Empleados (PPK) es un programa de ahorro en Polonia diseñado para ayudar a los empleados a ahorrar para su jubilación. Está financiado por contribuciones del empleado, del empleador y del gobierno.
Los empleadores contribuyen con un 1.5% del salario bruto del empleado al PPK, y pueden optar por añadir hasta un 2.5% adicional. Los empleadores son responsables de calcular, deducir y presentar tanto sus propias contribuciones como las del empleado al PPK a la institución financiera que gestiona el PPK.
En Polonia, los empleados son responsables de sus contribuciones al seguro de salud. A diferencia del PPK, estos pagos los realiza el empleado. Sin embargo, el empleador calcula, deduce y presenta las contribuciones en su nombre durante la nómina. Este sistema asegura que los pagos necesarios del seguro de salud se realicen a tiempo y correctamente.
Impuesto sobre la renta del empleado en Polonia
Las contribuciones del empleado en Polonia incluyen el impuesto sobre la renta y los pagos a la seguridad social. Los residentes de Polonia pagan impuestos sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes solo pagan impuestos sobre los ingresos generados dentro de Polonia:
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Los ingresos hasta 120,000 PLN se gravan al 12%, y los ingresos superiores a esa cantidad al 32%.
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Los empleados menores de 26 años no tienen que pagar impuestos sobre ingresos de hasta 85,528 PLN por año.
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Además, hay un impuesto de solidaridad del 4% sobre ingresos superiores a 1 millón de PLN.
Seguridad social del empleado en Polonia
Para la seguridad social, los empleados pagan un 13.71% de su salario bruto. Los empleadores retienen esta cantidad del salario del empleado y la remiten junto con sus contribuciones. Este pago cubre pensiones, discapacidad y seguro contra enfermedades. Los empleados también pagan una contribución de salud del 9%, de la cual hasta un 7.75% puede deducirse de sus impuestos, mientras que el 1.25% restante no es deducible.
Por último, la participación en el PPK suele ser voluntaria para los empleados. Los empleados entre 19 y 54 años están inscritos automáticamente, pero pueden optar por no participar si lo desean. Los de entre 55 y 69 años deben solicitar unirse si desean participar, mientras que los mayores de 70 años no pueden unirse.
Los empleados contribuyen con un 2% de su salario bruto al PPK, y pueden optar por añadir hasta un 2% adicional.
Vacaciones y permisos en Polonia
En Polonia, cada empleado tiene derecho a unas vacaciones anuales pagadas, y los empleadores deben asegurarse de que los empleados las tomen. Al comenzar un nuevo trabajo, los empleados adquieren el derecho a tiempo libre pagado, ganando 1/12 del derecho a vacaciones anuales por cada mes trabajado.
Por lo general, los empleados toman toda su licencia de una vez, pero pueden solicitar dividirla, siendo un período de al menos 14 días consecutivos.
La cantidad de días de vacaciones depende del tiempo de servicio. Los empleados tienen derecho a 20 días si tienen menos de diez años de trabajo. La norma para quienes tienen al menos diez años es de 26 días. Los días de vacaciones de los empleados a tiempo parcial se ajustan en función de sus horas de trabajo, redondeando hacia arriba a un día completo.
Curiosamente, la educación también cuenta para el período de trabajo que determina el derecho a vacaciones. Por ejemplo, un título de educación superior equivale a ocho años de experiencia laboral.
Los días de vacaciones no utilizados se acumulan para el siguiente año y deben tomarse antes del 30 de septiembre. El pago en lugar de tomar vacaciones solo está permitido si termina el empleo.
Días festivos
Los empleados en Polonia tienen derecho a 13 días festivos pagados cada año. Los empleados que trabajan en un día festivo reciben un día compensatorio libre o un pago adicional del 100% por cada hora trabajada.
Licencia por enfermedad en Polonia
Los empleados en licencia por enfermedad reciben el 80% de su salario durante los primeros 33 días de enfermedad en un año calendario. Esto lo paga el empleador. Se incrementa al 100% si la enfermedad ocurre durante el embarazo o resulta de un accidente laboral.
Después de los primeros 33 días, el Instituto de Seguridad Social asume el pago del empleador. Paga el 80% del salario base por hasta 182 días consecutivos al año. Este período incluye el período inicial pagado por el empleador.
Licencia de maternidad, paternidad y parental
Las licencias de maternidad, paternidad y parental en Polonia son de las más progresistas del mundo.
Las empleadas tienen derecho a licencia de maternidad tras el parto o la adopción de un niño menor de siete años. Reciben 20 semanas por un hijo, 31 semanas para gemelos y hasta 37 semanas para cinco o más hijos.
Los empleados pueden tomar dos semanas de licencia de paternidad pagada dentro de los 24 meses posteriores al nacimiento o adopción de su hijo.
Los padres son elegibles para hasta 41 semanas (43 para nacimientos múltiples) de licencia parental pagada después de usar la licencia de maternidad. Pagada al 70% del salario, la licencia parental puede ser tomada por uno o ambos padres simultáneamente, pero no excediendo las semanas totales permitidas.
Licencias especiales en Polonia
Los empleados también tienen derecho a licencias por eventos especiales por eventos familiares importantes. Esto incluye bodas o funerales, con dos días para eventos que involucren a familiares cercanos y un día para otros. También tienen derecho a licencia para comparecer en tribunales, exámenes médicos obligatorios o donación de sangre.
Procedimientos y directrices para la terminación del empleo en Polonia
En Polonia, el empleo puede terminar de cuatro maneras:
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Por acuerdo mutuo,
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Por cualquiera de las partes con aviso,
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Por cualquiera de las partes sin aviso,
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O cuando expira el plazo del contrato (para contratos de período fijo o de prueba).
Independientemente de quién inicie la terminación, la declaración debe ser por escrito.
Cuando el empleador inicia la terminación, debe informar al empleado de su derecho a apelar ante el Tribunal Laboral. Tras finalizar el empleo, el empleador debe proporcionar un Certificado de Empleo. También debe dar de baja al empleado en la Autoridad de Seguridad Social (ZUS). El pago final debe realizarse en el siguiente ciclo de pago regular.
Terminación por acuerdo mutuo
Cuando tanto el empleador como el empleado acuerdan terminar el empleo, cualquiera de las partes puede iniciarlo. La indemnización por despido es obligatoria si el empleador termina el contrato con aviso o por acuerdo mutuo.
Terminación con aviso
Los empleados pueden renunciar en cualquier momento con aviso, sin necesidad de dar una razón. Sin embargo, los empleadores deben proporcionar razones válidas para terminar un contrato indefinido. No pueden pagar en lugar de aviso.
Terminación sin aviso
Los empleadores pueden terminar el empleo sin aviso si el empleado es culpable, por ejemplo, por conducta grave, cometer un delito confirmado por sentencia judicial, o perder una licencia de trabajo requerida por su culpa.
También pueden terminar sin aviso si el empleado no puede trabajar debido a una enfermedad que dura más de tres meses. Esto solo aplica a empleados que han estado en la empresa menos de seis meses.
Los empleados pueden terminar sin aviso si hay un incumplimiento grave de obligaciones esenciales del empleador. También si el empleador se niega a transferirlos a otro puesto cuando el actual se considera perjudicial para su salud.
Protección contra la terminación del empleado
Ciertas categorías de empleados están protegidas contra la terminación con aviso. Esto incluye a quienes están en:
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Licencia de vacaciones, maternidad, parental o de cuidado no remunerado;
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Licencia por enfermedad con certificado médico;
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Empleados dentro de los cuatro años anteriores a la jubilación;
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Empleados embarazadas;
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Miembros de sindicatos.
Indemnización por despido y derechos
Las reglas de despido aplican a empresas con más de 20 empleados. Los empleados tienen derecho a indemnización por despido si su terminación se debe a razones de la empresa, como reorganización o cierre de puestos.
La indemnización depende del tiempo que hayan estado en la empresa. Los empleados tienen derecho a:
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Un mes de salario por menos de dos años de servicio,
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Dos meses de salario por dos a ocho años,
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Tres meses de salario por más de ocho años.
Las empresas con menos de 20 empleados no están obligadas a pagar indemnización.
Otras directrices de fin de empleo
El período de aviso depende del tipo de contrato y del tiempo de servicio del empleado. Para contratos de período de prueba, los períodos de aviso van desde tres días laborables hasta dos semanas. Para contratos de período fijo y contratos indefinidos, los períodos de aviso van desde dos semanas hasta tres meses.
Durante el período de aviso en Polonia, los empleados reciben su salario habitual. Pueden ser solicitados a tomar licencias legales o se les puede otorgar tiempo libre para buscar un nuevo empleo.
Los empleados que hayan trabajado al menos 365 días en los últimos 18 meses son elegibles para beneficios de desempleo de seis a doce meses. Sin embargo, esto puede depender de las tasas de desempleo locales y otros criterios.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la frecuencia de pago en Polonia?
En Polonia, los empleados generalmente reciben su pago una vez al mes. La fecha exacta de pago suele indicarse en el contrato de trabajo o en las políticas de la empresa. Los salarios generalmente se pagan antes del día 10 de cada mes por el mes anterior.
¿Cuánto se necesita para vivir cómodamente en Polonia?
Para vivir cómodamente en Polonia, una persona sola generalmente necesita alrededor de 6,000-8,000 PLN por mes. Depende de la ciudad. En ciudades grandes como Varsovia o Cracovia, los costos son mayores en comparación con pueblos más pequeños. Esta cantidad cubre alquiler, comida, transporte y algunas actividades de ocio.
¿Cuál es el impuesto sobre la nómina en Polonia?
En Polonia, los impuestos sobre la nómina incluyen el impuesto sobre la renta y las contribuciones a la seguridad social. La tasa del impuesto sobre la renta es del 12% para ingresos anuales hasta 120,000 PLN, y del 32% para ingresos superiores a esa cantidad. Los empleados y empleadores también contribuyen a la seguridad social, que cubre salud, pensiones y otros beneficios.
