Dominando las Preguntas de Registro para Reuniones Productivas

Las empresas dependen cada vez más de trabajadores remotos y de la contratación global. Esta diversidad beneficia a tu equipo al aportar diferentes perspectivas y conocimientos. Pero, puede ser complicado estar atento a los sentimientos y opiniones de tu equipo cuando trabajan de forma remota.

Los líderes y gerentes compensan la falta de comunicación en persona mediante muchas reuniones. Sin embargo, estas reuniones deben tener un propósito y estructura.

Aquí es donde las preguntas de check-in pueden ser de gran ayuda. Son una herramienta importante que un gerente o líder debería tener. Ofrecen una mejor manera de tener reuniones más con propósito con tu equipo.

¿Qué son las preguntas de check-in y por qué las necesitas?

Las preguntas de check-in son preguntas diseñadas para mantener a tu equipo comprometido y en sintonía durante llamadas regulares de check-in. A menudo llamadas stand-ups, estas reuniones derivan de reuniones diarias de scrum y son una excelente forma de ponerse en contacto con tu equipo.

Estas reuniones ofrecen una gran oportunidad para mantenerse al tanto de en qué está trabajando tu equipo. También ayudarán a descubrir posibles problemas antes de que surjan. Pero, cuando los gerentes no tienen las herramientas adecuadas para realizarlas eficazmente, pueden degenerar y convertirse en una molestia.

Aquí es donde entran en juego las preguntas de check-in. Cuando se usan correctamente, las preguntas de check-in pueden ayudar a fomentar una comunicación abierta, y el intercambio de ideas y opiniones de manera productiva. Además, ayudará a que tus empleados se sientan valorados y escuchados.

Sin embargo, no todas las preguntas son buenas preguntas de check-in. Necesitas entender cómo formulárselas de la manera correcta para aprovechar al máximo la reunión y mantener a tu equipo comprometido en lugar de aburrido.

Tipos de preguntas de check-in para reuniones

Dependiendo del tipo y la agenda de la reunión, puedes optar por diferentes tipos de preguntas de check-in. Veamos qué preguntas tienes a tu disposición.

Preguntas para la construcción del equipo

Las preguntas para la construcción del equipo son aquellas que puedes hacer para entender mejor a tu equipo. También pueden ayudarte a estimar la calidad de la colaboración de tu equipo remoto. Estas preguntas son útiles para mantenerse en sintonía con el estado de ánimo y la opinión de tu equipo. Algunas de las preguntas para la construcción del equipo son:

• ¿Qué puede hacer cada miembro del equipo para asegurarse de que trabajamos bien juntos como equipo?
• ¿Hay algún bloqueo o problema que te impida avanzar?
• ¿Qué podemos hacer para garantizar que todos contribuyan por igual al equipo?

Preguntas para nuevos integrantes

Uno de los principales desafíos de contratar un equipo global es la incorporación, ya que no puedes comunicarte con tus nuevos miembros del equipo tan fácilmente. Pero, hay un conjunto de preguntas de check-in que puedes usar para ayudar a que el nuevo miembro de tu equipo se sienta cómodo.

• ¿Qué tipo de gestión y métodos de comunicación prefieres?
• ¿Estás teniendo dificultades para aprender nuestra tecnología o sistemas?
• ¿Qué es lo que más te ha gustado del rol hasta ahora?

Preguntas sobre proyectos y avances

Con equipos remotos, mantener un seguimiento de su progreso en un proyecto específico también puede ser complicado. Quieres asegurarte de que todos contribuyen al proyecto. También quieres asegurarte de que el equipo tiene todas las herramientas y recursos necesarios para completarlo. Aquí tienes algunas preguntas de check-in para ayudarte a seguir el avance del proyecto.

• ¿Estás en camino de cumplir con tus plazos o debemos apoyarte para hacerlo?
• ¿Necesitas recursos adicionales para completar el proyecto a tiempo?
• ¿Hay obstáculos que debamos discutir y ayudarte a resolver?

Preguntas relacionadas con el rendimiento

Las preguntas relacionadas con el rendimiento te ayudarán a ti y a los miembros de tu equipo a identificar áreas de mejora. Es importante formular estas preguntas de manera que los miembros de tu equipo no se sientan criticados, sino motivados a mejorar.

• ¿Cómo te sientes respecto al progreso que has hecho en tu proyecto actual?
• ¿Cómo te mantienes fiel a ti mismo y a tus objetivos?
• ¿Cómo has mejorado tu rendimiento desde que te uniste al equipo?

Preguntas sobre experiencia y cultura

La experiencia y la cultura son dos aspectos que probablemente no falten en un equipo remoto global. Sin embargo, debes asegurarte de que tu equipo se sienta cómodo compartiéndolos. Puedes usar estas preguntas para motivar a tu equipo a compartir sus experiencias con el resto del equipo.

• ¿Qué te emociona más/menos en el trabajo?
• ¿Qué nuevas estrategias podemos usar para ayudar a gestionar el equilibrio entre trabajo y vida personal?
• ¿Te sientes conectado con el equipo y el trabajo que estamos haciendo?

¿Cómo formular preguntas de check-in? Lo que debes y no debes hacer en las preguntas de check-in

Al redactar tus preguntas de check-in, necesitas un poco de creatividad. Pero, también debes seguir un conjunto de buenas prácticas. Así que aquí tienes lo que debes tener en cuenta al crear tus preguntas de check-in.

¿Cómo crear preguntas de check-in atractivas?

Debes hacer tu mejor esfuerzo para establecer un tono adecuado y positivo desde el principio. Necesitas proporcionar a tu equipo contexto antes de comenzar con las preguntas. Esto les permite prepararse para la reunión y ofrecer respuestas más ajustadas.

Sus respuestas también dependerán de cómo planifiques tus preguntas, así que intenta que sean específicas, pero abiertas. Por ejemplo, la respuesta a “¿Cómo fue tu semana?” puede tentar a tu equipo a decir “Bien.” Pero, si les preguntas “¿Qué lograste esta semana que te enorgullece mucho?” probablemente obtendrás una respuesta más detallada.

Por último, asegúrate de variar. Usar las mismas preguntas en cada reunión anula el propósito de usarlas en primer lugar. Es posible que no obtengas el mismo compromiso o respuesta después de las primeras reuniones.

Lo que no debes hacer en las preguntas de check-in

Lo primero que debes evitar al hacer preguntas de check-in es enfocarte únicamente en el progreso y los logros de tu equipo. Esto les pondrá mayor presión y pueden comenzar a temer las reuniones de check-in. En su lugar, intenta fomentar la honestidad y la apertura.

Pero, aún necesitas mantener tus reuniones en horario, y no permitir que se conviertan en charlas triviales. No hagas demasiadas preguntas, y trata de permitir que las personas mantengan su propio ritmo con sus respuestas. Asegúrate de “marcar un punto” en los temas abiertos, y programar otras reuniones para discutirlos.

El seguimiento es otro aspecto de los check-ins que no debes omitir. Si alguien de tu equipo ha expresado alguna preocupación o ha solicitado ayuda o aclaración, asegúrate de programar otra reunión para tratarlo. Ignorar lo que tu equipo dijo en una reunión solo por mantener las reuniones cortas y raras puede tener consecuencias negativas.

FAQ:

¿Cómo hacer una reunión de check-in efectiva?

Para que una reunión sea efectiva, debes establecer metas y frecuencias desde el principio. Es bueno tener una agenda para cada reunión, ya que esto ayuda a mantenerlas en marcha. También es importante estar abierto a los comentarios y fomentar que tu equipo comparta sus opiniones y preocupaciones. Por último, asegúrate de concluir la reunión con los puntos clave y dar seguimiento a lo discutido si es necesario.

¿Qué son las actividades de check-in?

Las actividades de check-in son típicamente actividades cortas, divertidas o motivadoras. Los gerentes suelen introducirlas en sus reuniones de check-in. Estas buscan establecer el tono de la reunión, aumentar el compromiso de los empleados o medir su nivel de interés durante la reunión.

Los gerentes también recurren a actividades de check-in cuando quieren verificar el progreso de su equipo. Pueden usarse para presentar a un nuevo empleado o fomentar la construcción del equipo entre empleados remotos.

¿Cómo se realiza una comprobación del estado de ánimo del equipo?

El estado de ánimo del equipo juega un papel clave en la productividad y el compromiso, por lo que una comprobación del estado de ánimo puede ser beneficiosa. Hay muchas formas de hacerlo, pero las más comunes incluyen pedir a los miembros del equipo que usen colores o emojis para expresar su estado actual. Llevar un registro de los estados de ánimo de los individuos puede ayudar a descubrir posibles descontentos. Si notas problemas con el bienestar de tus empleados, debes abordarlos en una reunión uno a uno.