¿Qué es el cumplimiento de la nómina?
La nómina es una lista integrada de empleados en una empresa, la cantidad de pago
que estos empleados reciben por período de pago, y el monto total de pago que
la empresa paga a sus empleados. La empresa es responsable de desarrollar una
política de pago organizacional, que incluye beneficios flexibles y políticas de encashment de permisos. En el mundo corporativo, la nómina y el cumplimiento van de la mano. Si
no se cumplen las leyes de cumplimiento de la nómina, esto podría resultar en que
la empresa enfrente cargos legales.
¿Por qué es sustancial el cumplimiento?
El cumplimiento y la obediencia son significativos en negocios multinacionales que
los departamentos como Recursos Humanos dedican aproximadamente 36 horas a la semana en actividades relacionadas con el cumplimiento. Esto incluye navegar por cambios regulatorios para asegurar que
las políticas de la empresa se mantengan actualizadas. Un área de la nómina global que es especialmente
crucial es la privacidad y seguridad de los datos de los empleados. La importancia de esta
parte en la nómina global es un subproducto del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que no entró en vigor hasta mayo de 2018 y
generó cambios en el cumplimiento de la nómina.
Debe señalarse que esta legislación solo afecta a organizaciones con
empleados en la Unión Europea. La no conformidad podría hacer que las empresas
enfrenten multas según las leyes de errores en la nómina. Las empresas que sean
consideradas que almacenaron y procesaron información de empleados de manera
incorrecta e ilegal pueden enfrentar multas de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de los ingresos anuales, lo que sea mayor.
Los equipos en el departamento de Recursos Humanos asignados a tareas de cumplimiento de la nómina y cumplimiento legal están, por tanto, encargados de gestionar y procesar datos sensibles de empleados, incluyendo nombres, direcciones, escalas salariales, códigos fiscales, números de cuenta bancaria y estados de contratos laborales. Los empleados en estos equipos deben mantenerse vigilantes ya que sostienen el destino del negocio. Un error
podría derribar toda su organización. Es su trabajo proteger tanto a los
empleados como a las organizaciones a las que sirven mediante la realización precisa y oportuna de informes de cumplimiento de la nómina.
Manejar el procesamiento de la nómina es un aspecto esencial de la gestión del capital humano. Algunos llaman a esto la savia de toda organización exitosa.
La nómina se vuelve aún más desafiante cuando las entidades legales en múltiples estados,
cada uno con sus propias reglas y regulaciones fiscales, son consideradas.
Cuando la empresa crece en escala y comienza a administrar la nómina a nivel global,
ese es un nivel de desafío mayor. Una vez que esto ya es el caso,
las empresas contratan a un practicante certificado en cumplimiento de la nómina para manejar las tareas relacionadas con el cumplimiento de la nómina.
El problema principal en la gestión precisa de la nómina radica en el cumplimiento.
Cada país tiene sus propias condiciones económicas, monedas y leyes sobre la
compensación de empleados. El cumplimiento obliga a las empresas a gestionar su
nómina de manera que mantengan a los empleados compensados y comprometidos con sus trabajos,
y que puedan hacer frente a los diversos desafíos nacionales e internacionales del procesamiento de la nómina. La Gestión Precisa de la Nómina Global
tiene múltiples
consideraciones, pero aquí hay un resumen de estas consideraciones en tres aspectos.
1. Seguridad de Datos
La mayoría de los sistemas globales de Recursos Humanos no instituyen datos específicos de nómina—usualmente, almacenan datos sensibles de empleados en cada ubicación. Almacenar datos sensibles de empleados en correos electrónicos y hojas de cálculo puede representar un entorno inseguro. La vulnerabilidad aumenta debido a que los datos de empleados, recursos humanos y nómina se almacenan manualmente en múltiples ubicaciones.
Las empresas deben cuidar bien sus datos de nómina. Esto es aún más imperativo para las empresas que operan globalmente, y la no conformidad podría requerir multas enormes. Las empresas necesitarán hacer las preguntas correctas sobre cómo se almacenan y transmiten los datos de los empleados al sistema central de registros. Todo esto debería encontrarse en un servicio compartido o en una nómina centralizada.
La necesidad de seguridad de datos se magnifica especialmente tras la reciente derogación del Safe Harbor Act por parte de la Unión Europea. También es necesario mantener un registro de quienes tienen acceso a los datos de nómina.
2. Precisión de Datos
Información como tiempo y asistencia, vacaciones y días por enfermedad, y sus saldos de derechos correspondientes, constituyen una parte crítica de la gestión de la fuerza laboral y, por tanto, deben ser precisos hasta el menor incremento. Por ejemplo, los comprobantes de pago en el cheque de un empleado deben cumplir con los requisitos estatales de los talonarios de pago. Idealmente, el equipo de nómina debería revisar y aprobar el pago bruto antes de que se ingrese en el cálculo de la nómina, aumentando significativamente la precisión del pago neto. Sin embargo, en entornos por hora, el caso es diferente.
Comprender qué datos de entrada son necesarios en cada país para calcular la nómina y los procesos y personas que recopilan los datos, son, por tanto, responsabilidades de la empresa.
3. Aprovechamiento de la Tecnología
La automatización de los procesos de recopilación de datos y la eliminación de hojas de cálculo probablemente sean la forma en que los datos sensibles de la nómina global se recopilarán en los próximos años. Estas plataformas tecnológicas modernas pueden ofrecer capacidades de flujo de trabajo del sistema que permiten procesos de aprobación personalizados, validación de datos y, lo más importante, autoservicio para empleados. Mejorar y tener una mejor comprensión de las fuentes de datos y los procesos de recopilación es importante.
Las empresas hoy en día deben mantenerse al día con la legislación de nómina cambiante en cada país en el que operan. Una forma de hacerlo es cambiar y hacer más eficiente la recopilación de datos mediante tecnología.
Avanzando
Este artículo estableció cómo el cumplimiento de la nómina global importa para su negocio. La insuficiencia de aptitud y prontitud de sus empleados encargados de realizar esta tarea podría resultar en la caída de su empresa.
Por lo tanto, es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero en cumplir con los requisitos de la nómina global.
(LEER: 4 pasos para planificar la implementación de la nómina global)
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Preguntas Frecuentes
¿Qué es el cumplimiento de la nómina de un solo toque?
Single Touch Payroll (STP) es una iniciativa del Gobierno Australiano que
hace que la presentación de informes de impuestos e información sea más manejable y eficiente coordinando y correspondiendo con la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Un
software habilitado para STP requerirá que envíe el salario y sueldo de sus empleados,
impuestos retenidos y otra información. Más específicamente, la ATO espera que usted
realice las siguientes tareas:
- reporte de información de nómina a la ATO cada vez que pague a sus empleados
- reporte de información de responsabilidad de super a la ATO
La ATO también dice que ya no será necesario que proporcione a sus empleados un
resumen de pagos por la información que ya ha reportado y finalizado debido a la STP. (LEER: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)
¿Por qué es necesario procesar la nómina?
Procesar la nómina es una tarea esencial en cualquier negocio ya que afecta la
estabilidad financiera y la reputación de la empresa. Cuando la nómina se procesa
de manera precisa y puntual, los empleados pueden estar más comprometidos y motivados para
cumplir con las responsabilidades de su empresa. Esto contrasta con cuando
los empleados reciben cheques con errores. En este caso, pueden perder la confianza
en la empresa para la que trabajan. Más importante aún, una empresa que no cumple
con las leyes y regulaciones de cumplimiento de la nómina probablemente enfrentará
multas sustanciales.
¿Qué es la nómina global?
La nómina global es la gestión general de todos los datos de nómina de una empresa
para todas las ubicaciones a través de un sistema único. Las empresas que establecen su sede en una ubicación en particular necesitarán compensar a los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones, creando así un sistema de nómina global.
¿Qué es el cumplimiento de la nómina?
El cumplimiento de la nómina es el término general para las actividades necesarias para cumplir
con leyes y regulaciones que dictan cómo debe procesarse la nómina. Esto
incluye la integración de datos, el cálculo de asignaciones, deducciones,
beneficios y los salarios netos de cada empleado en una organización.
¿Qué es un agregador de nómina?
Un agregador de nómina es una entidad que obtiene datos de nómina del empleador de una empresa y los distribuye a la red de socios de la empresa. Las empresas
con empleados ubicados en múltiples países externalizan su nómina a un
agregador.
¿Cuáles son los servicios proporcionados por Global Payroll Solutions Mexico?
Global Payroll Solutions Mexico ofrece servicios relacionados con la fuerza laboral y
las necesidades de recursos humanos de sus clientes. Se autodenominan como una empresa
que gestiona la nómina y todos los aspectos del personal de sus clientes.
¿Cuáles son los pasos en el procesamiento de la nómina en los Estados Unidos?
El proceso de nómina en EE. UU. puede resumirse en cinco pasos, a saber:
- Procesamiento previo a la nómina;
- Impresión de pagos;
- Asientos contables;
- Informes de nómina; y
- Actualización final.
Para procesar de manera integral a los empleados en los Estados Unidos a través de un ciclo de nómina, estos pasos deben completarse. Se requiere una comprensión básica del procesamiento de la nómina antes de avanzar a configurar y procesar la información de la nómina para sus empleados. JD Edwards EnterpriseOne explica más sobre esto. (LEER: Guía de Implementación de Nómina en EE. UU. de JD Edwards EnterpriseOne).
¿Qué es un oficial de cumplimiento?
Un oficial de cumplimiento es un empleado en una empresa que asegura que la firma cumple en plena conformidad con los requisitos regulatorios y legales dictados por el estado donde opera la empresa. Esto incluye aspectos técnicos como el cumplimiento de impuestos de nómina y requisitos de comprobantes de pago, y aspectos generales como la puntualidad, exhaustividad, y similares. El oficial de cumplimiento también
inicia que las políticas internas y estatutos de la empresa cumplan con los requisitos legales mencionados. Los oficiales de cumplimiento a menudo trabajan con la gerencia y el personal para gestionar y mitigar los riesgos regulatorios de la empresa.
