¿Qué es el cumplimiento de nómina?

La nómina es una lista integrada de empleados en una empresa, la cantidad de pago que reciben estos empleados por período de pago y el monto total del pago que la empresa paga a sus empleados. La empresa es responsable de desarrollar una política de pago organizacional, que incluye beneficios flexibles y políticas de encashment de licencias. En el mundo corporativo, la nómina y el cumplimiento van de la mano. Si las leyes de cumplimiento de nómina no se respetan, esto podría resultar en que la empresa enfrente cargos legales.

¿Por qué es sustancial el cumplimiento?

El cumplimiento y la obediencia son significativos en negocios multinacionales en los que departamentos como Recursos Humanos dedican aproximadamente 36 horas a la semana a actividades relacionadas con el cumplimiento. Esto incluye navegar por cambios regulatorios para asegurar que las políticas de la empresa se mantengan actualizadas. Una área de la nómina global que es especialmente crucial es la privacidad y seguridad de los datos de los empleados. La vitalidad de esta porción en la nómina global es un subproducto del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que no entró en vigor hasta mayo de 2018 y también generó cambios en el cumplimiento de la nómina.

Cabe señalar que esta legislación solo afecta a organizaciones con empleados en la Unión Europea. La no conformidad podría llevar a que las empresas enfrenten multas según las leyes sobre errores en la nómina. Las empresas sancionadas por almacenar y procesar información de empleados de manera inapropiada y ilegal pueden enfrentar multas de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de los ingresos anuales, dependiendo de cuál sea una cantidad mayor.

Los equipos en el departamento de Recursos Humanos asignados a tareas de nómina y cumplimiento están, por tanto, encargados de gestionar y procesar datos sensibles de los empleados, incluyendo nombres, direcciones, escalas salariales, códigos fiscales, números de cuentas bancarias y estados de contrato laboral. Los empleados en estos equipos deben permanecer vigilantes, ya que tienen en sus manos el destino del negocio. Un error podría derribar toda la organización. Es su trabajo proteger tanto a los empleados como a las organizaciones que sirven, realizando informes de cumplimiento de nómina de manera precisa y oportuna.

Gestionar el procesamiento de nómina es un aspecto esencial de la gestión de capital humano. Algunos llaman a esto la médula de toda organización exitosa. La nómina se vuelve aún más desafiante cuando se consideran entidades legales en múltiples estados, cada una con sus propias reglas y regulaciones fiscales. Cuando la empresa crece en escala y comienza a administrar la nómina a nivel global, ese es un nivel de desafío mayor. Una vez que esto ya es así, las empresas contratan a un practicante certificado en cumplimiento de nómina para encargarse de las tareas relacionadas con el cumplimiento de la nómina.

El principal problema en la gestión exacta de la nómina radica en el cumplimiento. Cada país tiene sus propias condiciones económicas, monedas, y leyes respecto a la compensación de empleados. El cumplimiento exige que las empresas gestionen su nómina de manera que mantengan a los empleados compensados y comprometidos con sus trabajos, y que puedan afrontar diversos desafíos nacionales e internacionales en el procesamiento de la nómina. La Gestión Precisa de Nómina Global tiene innumerables consideraciones, pero aquí hay un resumen de estos aspectos en tres puntos.

1. Seguridad de datos

La mayoría de los sistemas globales de Recursos Humanos no instituyen datos específicos de nómina—usualmente, almacenan datos sensibles de empleados en cada ubicación. Almacenar datos sensibles de empleados en correos electrónicos y hojas de cálculo puede representar un entorno inseguro. La vulnerabilidad aumenta debido a que se almacenan manualmente los datos de empleados, RR.HH., y nómina en múltiples ubicaciones.

Las empresas deben cuidar bien sus datos de nómina. Esto es aún más imperativo para las empresas que operan globalmente, y la no conformidad podría requerir multas enormes. Las empresas necesitarán hacer las preguntas correctas sobre cómo se almacenan y transmiten los datos de los empleados al sistema central de registro. Todo esto debe estar en un servicio compartido o en una nómina centralizada.

La necesidad de seguridad de datos se ve especialmente aumentada por la reciente eliminación del Safe Harbor Act por parte de la Unión Europea. También es necesario llevar un registro de quienes tienen acceso a los datos de nómina.

2. Exactitud de datos

Información como horarios y asistencia, tiempo de vacaciones y enfermedad, y sus saldos de derechos correspondientes, constituyen una parte crítica de la gestión de la fuerza laboral y, por tanto, deben ser precisos hasta el menor detalle. Por ejemplo, las comprobantes de pago en el cheque de un empleado deben cumplir con los requisitos estatalmente establecidos. Idealmente, el equipo de nómina debe ver y aprobar el pago bruto antes de que este se integre en el cálculo de nómina, aumentando significativamente la precisión del pago neto. Sin embargo, en entornos por horas, el caso es diferente.

Comprender qué datos son necesarios en cada país para calcular la nómina, así como los procesos y las personas que recopilan estos datos, son, por tanto, responsabilidades de la empresa.

3. Aprovechamiento de la tecnología

La automatización de los procesos de recopilación de datos y la eliminación de hojas de cálculo será probablemente la forma en que en los próximos años se recojan los datos sensibles de la nómina global. Estas plataformas tecnológicas modernas pueden ofrecer capacidades de flujo de trabajo que permiten procesos de aprobación personalizados, validación de datos y, lo más importante, autoservicio para empleados. Mejorar y tener un mejor entendimiento de las fuentes de datos y los procesos de recopilación es importante. Las empresas hoy en día deben mantenerse al día con la legislación en constante cambio sobre nómina en cada país en el que operan. Una forma de hacer esto es cambiar y hacer más eficiente la recopilación de datos mediante la tecnología.

Adelante

Este artículo estableció cómo el cumplimiento de la nómina global importa para su negocio. La inadecuación de la prontitud y precisión de sus empleados encargados de realizar esta tarea podría resultar en la caída de su empresa. Por lo tanto, es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero en cumplir con los requisitos de la nómina global.

(LEE: 4 pasos para planificar la implementación de la nómina global)

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el cumplimiento de single touch payroll?

Single Touch Payroll (STP) es una iniciativa del Gobierno Australiano que facilita y hace más eficiente la declaración de impuestos y otra información mediante la coordinación y correspondencia con la Australian Taxation Office (ATO). Un software habilitado para STP requerirá que envíe el salario y las remuneraciones de sus empleados, el impuesto retenido y otra información. Más específicamente, la ATO espera que usted realice las siguientes tareas:

• reporte de información de nómina a la ATO cada vez que pague a sus empleados
• reporte de la información de responsabilidad de superannuation a la ATO

La ATO también informa que ya no será necesario que proporcione a sus empleados un resumen de pagos por la información que ya ha reportado y finalizado debido al STP. (LEE: Oficina de Impuestos de Australia: Single Touch Payroll)

¿Por qué es necesario el procesamiento de nómina?

Procesar la nómina es una tarea esencial en cualquier negocio, ya que afecta la estabilidad financiera y la reputación de la empresa. Cuando la nómina se procesa de manera precisa y puntual, los empleados pueden estar más comprometidos y motivados para cumplir con sus responsabilidades en la empresa. Esto contrasta con la situación en que los empleados reciben cheques de pago con errores, lo cual puede generarles pérdida de confianza en la empresa. Más importante aún, una empresa que no cumple con las leyes y regulaciones de cumplimiento de nómina será probablemente sancionada con multas sustanciales.

¿Qué es la nómina global?

La nómina global es la gestión general de toda la información de nómina de una empresa para todas sus ubicaciones, a través de un sistema único. Las empresas que establecen su sede en un lugar en particular necesitarán compensar a los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones, creando así un sistema de nómina global.

¿Qué es el cumplimiento de nómina?

El cumplimiento de nómina es el término general para las actividades necesarias para cumplir con las leyes y regulaciones que dictan cómo debe procesarse la nómina. Esto incluye la integración de datos, el cálculo de asignaciones, deducciones, beneficios y el salario neto de cada empleado en una organización.

¿Qué es un agregador de nómina?

Un agregador de nómina es una entidad que obtiene los datos de nómina de el empleador de una empresa y los distribuye a la red de socios de la empresa. Las empresas con empleados en múltiples países externalizan su nómina a un agregador.

¿Cuáles son los servicios que proporciona Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico ofrece servicios relacionados con la fuerza laboral y las necesidades de recursos humanos de sus clientes. Se autodefine como una empresa que gestiona la nómina y todos los aspectos del personal de sus clientes.

¿Cuáles son los pasos en el procesamiento de nómina en Estados Unidos?

El proceso de nómina en EE.UU. puede resumirse en cinco pasos, a saber:

1. Procesamiento previo a la nómina;
2. Impresión de pagos;
3. Asientos contables;
4. Informes de nómina; y
5. Actualización final.

Para procesar de manera completa a los empleados en Estados Unidos a través de un ciclo de nómina, se deben completar estos pasos. Se requiere una comprensión básica del procesamiento de nómina antes de avanzar en la configuración y el procesamiento de la información de nómina para sus empleados. JD Edwards EnterpriseOne explica más sobre esto. (LEE: Guía de Implementación de Nómina US de JD Edwards EnterpriseOne)

¿Qué es un oficial de cumplimiento?

Un oficial de cumplimiento es un empleado de una empresa que garantiza que la empresa cumple completamente con los requisitos regulatorios y legales dictados por el estado en que opera la compañía. Esto incluye aspectos técnicos como el cumplimiento de impuestos de nómina y requisitos de constancias de pago, y aspectos generales como puntualidad, exhaustividad y otros. El oficial de cumplimiento también se asegura de que las políticas internas y estatutos de la empresa cumplan con dichos requisitos legales. Los oficiales de cumplimiento suelen trabajar con la gerencia y el personal para gestionar y mitigar los riesgos regulatorios de la empresa.