Running a remote company tiene numerosos beneficios y puede ser lo que impulse a tu empresa a la cima. Sin embargo, también conlleva su propio conjunto de desafíos. Por ejemplo, mantenerse conectado con tu equipo y hacer seguimiento de los proyectos puede ser complicado cuando todos están en diferentes ubicaciones.
Ahí es donde entran en juego las herramientas de software adecuadas. Usar las herramientas correctas para comunicación, colaboración y gestión de proyectos es crucial. Puede marcar toda la diferencia en cómo funciona tu negocio. Estas te ayudan a mantenerte organizado, aumentar la productividad y asegurar que todos estén en la misma página.
Why the right software matters
Tener el software adecuado no es solo una conveniencia. En un entorno remoto-first, las herramientas correctas reemplazan oficinas, gerentes y otros aspectos que hacen que la empresa funcione. Debes abordar el software con igual dedicación y consideración.
Con equipos remotos, necesitas herramientas sólidas para manejar todas tus necesidades de comunicación y proyectos. Estas herramientas te permiten optimizar procesos y mantener los proyectos avanzando sin problemas.
Las herramientas correctas también ayudan con la colaboración, mantienen una cultura empresarial positiva y aseguran que las tareas se completen a tiempo. El software diseñado para trabajo remoto permite que tu equipo trabaje de manera más efectiva. También reduce la fricción causada por una mala organización o falta de comunicación.
Al gestionar una empresa remota, hay cinco tipos principales de software que querrás considerar. Cada uno desempeña un papel importante en cómo tu equipo se comunica y completa tareas.
Una comunicación sólida es la base de cualquier equipo remoto. Sin las herramientas de comunicación adecuadas, las cosas pueden escaparse fácilmente.
Herramientas como Slack o Microsoft Teams permiten a tu equipo chatear en tiempo real. Ambas permiten crear canales para diferentes temas y enviar actualizaciones rápidas para mantener a todos informados.
Slack es una opción popular porque es simple de usar y permite integración con otras aplicaciones. Microsoft Teams es otra opción sólida, especialmente si tu empresa ya usa Office 365. Ambas herramientas ofrecen llamadas de video y opciones para compartir archivos, haciéndolas versátiles.
Las herramientas de colaboración facilitan que tu equipo trabaje junto en tareas, incluso a millas de distancia. Estas herramientas permiten compartir documentos, hacer lluvias de ideas y editar archivos en tiempo real, para que todos estén en la misma página.
Google Workspace es una excelente opción porque ofrece edición y compartición de documentos en la nube. Puedes colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Otra opción es Notion. Combina toma de notas, gestión de tareas y colaboración en una sola herramienta.
Hacer seguimiento de los proyectos es fundamental en cualquier negocio, y aún más en empresas remotas. Las herramientas de gestión de proyectos te ayudan a asignar tareas, establecer plazos y seguir el progreso para que nada se quede atrás.
Trello es una herramienta popular de gestión de proyectos con una interfaz sencilla que organiza tareas usando tableros y tarjetas. Si necesitas más funciones, Asana es otra gran opción. Ofrece líneas de tiempo, dependencias de tareas y herramientas de reporte para gestionar proyectos complejos.
La comunicación cara a cara, incluso virtualmente, es importante para mantener a tu equipo conectado y comprometido. Las herramientas de videoconferencia facilitan la realización de reuniones, ponerse al día con el equipo o realizar webinars.
Zoom se ha convertido en la herramienta preferida para videoconferencias. Ofrece video de alta calidad, salas de grupos y webinars. Otra opción es Google Meet, que se integra bien con Google Workspace. Facilita unirse a reuniones directamente desde tu calendario.
El software de seguimiento del tiempo asegura que las tareas se completen a tiempo. También garantiza que tus recursos se utilicen de manera eficiente. Es especialmente útil si necesitas monitorear la productividad o facturar a los clientes por el tiempo dedicado a tareas.
Toggl es un rastreador de tiempo simple y fácil de usar que se integra con muchas herramientas de gestión de proyectos. Harvest es otra opción. Ofrece reportes más detallados y funciones de facturación. Estas herramientas son perfectas para negocios que necesitan rastrear horas facturables.
How to choose the right software for your business
Seleccionar el mejor software para tu empresa remota es crucial para mantener a tu equipo productivo y organizado. Con muchas opciones en el mercado, tomar la decisión correcta requiere una consideración cuidadosa. Aquí tienes un desglose de los factores que debes considerar al elegir software.
Ease of use
Lo último que quieres es implementar un software que frustre a tu equipo o que tome demasiado tiempo aprender. La facilidad de uso es clave. El software que elijas debe tener una interfaz sencilla e intuitiva. Quieres que tus empleados comiencen a usarlo rápidamente sin necesidad de una capacitación extensa.
Las herramientas complicadas pueden generar confusión, ralentizar tus procesos y, en última instancia, perjudicar la productividad. Tómate el tiempo para explorar la interfaz de usuario y asegurarte de que el software se sienta sencillo. Si es posible, pide a algunos miembros del equipo que lo prueben para ver si pueden familiarizarse fácilmente.
Cost
El presupuesto siempre es un factor al decidir sobre software. Mira tanto el costo inicial como las tarifas de suscripción continuas. Algunas herramientas ofrecen versiones gratuitas con funciones limitadas. Estas pueden ser suficientes para equipos pequeños, mientras que otras ofrecen diferentes planes de precios según el tamaño de tu empresa.
Considera si el software ofrece buena relación calidad-precio y si las funciones incluidas valen el costo. Ten en cuenta que algunas herramientas ofrecen descuentos por suscripciones anuales, lo que también puede ayudarte a gestionar gastos.
Relevant features
Es fácil distraerse con funciones llamativas que suenan genial pero que no son necesarias para tu negocio. Concéntrate en lo que tu equipo realmente necesita. ¿El software ayuda a mejorar la comunicación? ¿Facilita la gestión de proyectos?
Haz una lista de funciones imprescindibles que resuelvan problemas específicos de tu equipo. Por ejemplo, si tu equipo necesita una herramienta que se integre con otros softwares que ya usan, verifica esa funcionalidad. Evita herramientas con demasiadas funciones innecesarias, ya que pueden abrumar a los usuarios y ralentizar tus procesos.
Team familiarity
Antes de elegir un nuevo software, verifica si tu equipo ya está familiarizado con él. Si lo han usado en trabajos anteriores, la curva de aprendizaje será mucho menor y podrán comenzar a trabajar con él de inmediato.
Introducir herramientas nuevas para todos requerirá tiempo de capacitación, lo que puede retrasar la implementación. Sin embargo, si el software es mucho mejor que lo que usan actualmente, el tiempo de aprendizaje puede valer la pena. Considera realizar una breve encuesta o discusión con el equipo para averiguar con qué herramientas se sienten cómodos.
Reviews and free trials
Las reseñas de clientes pueden ofrecer ideas valiosas sobre el software que estás considerando. Busca reseñas que se enfoquen en las funciones específicas que necesitas y presta atención a cómo funciona el software con el tiempo. Algunas reseñas pueden mencionar errores, fallos o limitaciones que podrían ser decisivos.
Además, aprovecha las pruebas gratuitas siempre que sea posible. Una prueba gratuita te permite probar el software en escenarios reales, ver qué tan bien se adapta a tu flujo de trabajo y determinar si vale la inversión. Durante el período de prueba, verifica si el software aumenta la productividad de tu equipo y si surgen problemas.
The right software is crucial
Encontrar las herramientas de software adecuadas para tu empresa remota es esencial. Es la clave para mantenerte organizado, productivo y conectado. La combinación correcta de herramientas de comunicación, colaboración y gestión de proyectos puede ayudarte a administrar tu negocio sin problemas, sin importar dónde esté tu equipo.
Sin embargo, es importante recordar que encontrar la solución de software perfecta puede tomar tiempo. Prueba diferentes herramientas, pide retroalimentación a tu equipo y observa qué tan bien funciona el software para tu negocio. Evaluar su impacto en la productividad y comunicación te ayudará a tomar la decisión correcta a largo plazo.
FAQs
What software is used for remote work?
El trabajo remoto generalmente depende de herramientas de comunicación como Slack, herramientas de gestión de proyectos como Trello y plataformas de videoconferencia como Zoom. La empresa puede usar herramientas adicionales para colaboración y seguimiento del tiempo.
What do companies use for remote work?
Las empresas usan una combinación de software para apoyar el trabajo remoto. Incluye herramientas de comunicación, plataformas de gestión de proyectos y software de videoconferencia. Estas ayudan a los empleados a mantenerse en contacto, colaborar en tareas y seguir el progreso.
What technology is needed for remote working?
Para trabajar de forma remota, necesitas acceso confiable a internet y dispositivos como una laptop o computadora de escritorio. La tecnología esencial también incluye software de comunicación, colaboración y gestión de proyectos para ayudar a los equipos a mantenerse organizados y productivos. Dependiendo del negocio, otras herramientas como software de seguimiento del tiempo también pueden ser necesarias.
