Expansión y Crecimiento Empresarial.
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Publicado el:
Jul 14, 2025
Actualizado el:
Jul 14, 2025
Nuestra solución de Employer of Record (EOR) facilita la contratación, el pago y la gestión de empleados globales.
Reservar una demoContratar empleados en Virginia es un proceso que requiere una navegación cuidadosa a través de las leyes laborales estatales y federales, obligaciones de nómina e impuestos, y requisitos de incorporación. Ya seas un nuevo empleador, fundador de una startup o profesional de recursos humanos en una empresa más grande, esta guía te ayudará a entender cada paso en el proceso de contratación — desde redactar descripciones de trabajo hasta gestionar empleados fuera del estado.
El clima pro-empresa de Virginia, la proximidad a Washington D.C., y su sector tecnológico en crecimiento hacen de este estado una ubicación atractiva tanto para empleadores como para buscadores de empleo. Pero para mantenerse en cumplimiento, los empleadores en Virginia están obligados a seguir varias leyes laborales estatales y procedimientos administrativos.
Esta guía 2025 te ofrece la visión completa de lo que necesitas saber para contratar empleados en Virginia de manera legal y efectiva.
Antes de poder contratar oficialmente a empleados en Virginia, EE. UU., es fundamental entender el marco legal que rige la relación laboral. Desde estándares salariales y clasificación de empleados hasta requisitos de reporte de nuevos contratados, la ley de Virginia establece obligaciones específicas que los empleadores deben seguir para mantenerse en cumplimiento con las regulaciones federales y estatales.
Virginia es un estado de empleo a voluntad. Esto significa que los empleadores pueden terminar un empleo en cualquier momento, por cualquier motivo legal. Sin embargo, la ley de Virginia prohíbe la discriminación laboral basada en raza, edad, sexo, religión y otras características protegidas, como se detalla en la Virginia Human Rights Act.
Los empleadores también deben seguir la ley federal y estatal respecto al salario mínimo en Virginia, que es de $12.41 por hora a partir de enero de 2025 (y aumentará a $13.40 en enero de 2026), así como las regulaciones sobre horas extras, permisos para empleados y protecciones laborales como la compensación de trabajadores.
El Departamento de Trabajo e Industria de Virginia hace cumplir estas leyes laborales y de empleo, y los empleadores deben consultar regularmente las actualizaciones para asegurar el cumplimiento.
Una de las primeras obligaciones legales para los empleadores en Virginia es reportar los nuevos contratados. Según la ley de Virginia, los empleadores deben reportar a todos los empleados recién contratados y recontratados al Virginia New Hire Reporting Center dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación.
Esto incluye:
Este requisito aplica incluso a empleados a tiempo parcial, y presentar la información a tiempo apoya el procesamiento de impuestos y la aplicación de la manutención infantil.
Clasificar correctamente a los empleados en Virginia es fundamental. Etiquetar incorrectamente a los contratistas independientes como empleados puede conducir a violaciones de las regulaciones laborales, impuestos por desempleo y reglas de retención de impuestos sobre la renta.
El Departamento de Trabajo de Virginia y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) utilizan pruebas específicas para determinar el estatus. En general, si un individuo está sujeto a control, usa herramientas de la empresa y realiza tareas regulares, debe clasificarse como empleado, no como contratista.
El incumplimiento puede resultar en evaluaciones retroactivas de impuestos sobre la nómina y multas.
Consulta la Guía de Rivermate: Beneficios de contratar empleados vs. contratistas independientes
Contratar en Virginia implica más que simplemente publicar una oferta de empleo — comienza con un enfoque estructurado que se alinea con las leyes laborales de Virginia y posiciona a tu negocio para atraer talento de calidad. Desde redactar descripciones de trabajo conformes hasta seleccionar los canales de reclutamiento adecuados, cada paso en el proceso de contratación juega un papel crucial en construir una fuerza laboral confiable y legalmente sólida.
Los empleadores deben asegurarse de que las descripciones de trabajo sean claras, específicas para el rol y cumplan con las leyes federales y estatales contra la discriminación, incluyendo la Virginia Human Rights Act. Las publicaciones de empleo deben evitar lenguaje que pueda implicar preferencias basadas en características protegidas como edad, sexo, raza, religión, discapacidad o condición de veterano. Esto incluye referencias indirectas como “recién graduado” o “equipo joven enérgico.”
Cada descripción de trabajo debe detallar:
Los empleadores pueden anunciar vacantes en plataformas nacionales de empleo (por ejemplo, Indeed, LinkedIn) y en recursos apoyados por el estado como el Virginia Workforce Connection. Esta plataforma ofrece acceso a un diverso grupo de talentos y apoya el cumplimiento de ciertos incentivos fiscales.
Además, se recomienda a los empleadores utilizar:
El proceso de selección en Virginia debe realizarse usando criterios objetivos y relacionados con el trabajo para asegurar el cumplimiento con las leyes anti-discriminación estatales y federales, incluyendo la Virginia Human Rights Act y el Título VII de la Ley de Derechos Civiles. Los empleadores deben definir claramente las calificaciones, habilidades y responsabilidades esenciales y aplicarlas de manera consistente a todos los solicitantes. Evita preguntas durante las entrevistas que puedan sugerir sesgo basado en características protegidas como edad, raza, género, religión, discapacidad u origen nacional.
Si realizas verificaciones de antecedentes o pruebas de drogas, los empleadores deben cumplir con la Ley de Reporte Justo de Crédito (FCRA), que requiere consentimiento previo por escrito y aviso adecuado si se toma una acción adversa. Aunque Virginia permite que empleadores privados utilicen antecedentes penales en decisiones de contratación, se recomienda retrasar estas consultas para reducir riesgos legales. Los empleadores deben documentar cuidadosamente el proceso de selección y conservar los registros por al menos un año para protegerse contra reclamaciones de prácticas de contratación ilegales. Las entrevistas estructuradas con preguntas estandarizadas también ayudan a garantizar equidad y defensibilidad legal.
¿Planeas incorporar nuevos empleados?
Consulta la Guía de Rivermate: Mejores Estados de EE. UU. para contratar en 2025: Los 10 mejores estados para empleadores.
Una vez que hayas contratado a un nuevo empleado, gestionar la nómina correctamente se vuelve una parte clave para mantenerse en cumplimiento con la ley de Virginia. Los empleadores en Virginia son responsables de una serie de impuestos laborales, incluyendo la retención del impuesto sobre la renta federal y estatal, seguro de desempleo y obligaciones fiscales de nómina. Configurar estos sistemas desde temprano — y entender los plazos, formularios y agencias involucradas — ayudará a evitar multas y garantizar que tus empleados sean pagados con precisión y a tiempo.
Antes de emitir un solo cheque, los empleadores deben registrarse en:
Una vez registrados, los empleadores son responsables de gestionar:
Retención del impuesto sobre la renta federal y FICA (Seguridad Social y Medicare); Impuesto sobre la renta estatal sobre los salarios pagados en Virginia; Presentación de informes fiscales de nómina trimestral y anual; Impuestos locales de nómina, si se requieren en ciertas jurisdicciones de Virginia
Todos los sistemas de nómina deben ser cumplidores con las leyes federales y estatales, y los empleadores en Virginia deben mantener registros detallados de salarios e impuestos de cada empleado por al menos cuatro años.
Por cada nuevo empleado, los empleadores deben retener tanto el impuesto federal como el de Virginia basado en los formularios W-4 y VA-4 completados. Estos formularios determinan la cantidad de impuestos retenidos según el estado civil y las deducciones del empleado.
Requisitos adicionales incluyen:
Recuerda que los empleados deben presentar formularios de retención actualizados si su situación cambia — por ejemplo, por matrimonio o nuevos dependientes. La retención precisa previene pagos insuficientes y ayuda a evitar problemas fiscales tanto para el empleador como para el empleado.
La Virginia Employment Commission (VEC) supervisa el programa de Seguro de Desempleo (UI). La mayoría de los empleadores en Virginia que pagan $1,500 en salarios durante cualquier trimestre calendario o emplean al menos a una persona durante 20 semanas en un año, deben registrarse y pagar impuestos de desempleo.
Puntos clave:
Los impuestos de UI se utilizan para proporcionar beneficios a trabajadores elegibles que están temporalmente desempleados sin culpa propia. El pago puntual asegura apoyo a la fuerza laboral de Virginia y mantiene la buena posición de tu negocio con el estado.
Consulta la Guía completa de cumplimiento fiscal para trabajadores remotos globales de Rivermate.
Un proceso estructurado y conforme a la ley es esencial para preparar a los nuevos empleados para el éxito y ayudar a los empleadores a cumplir con las obligaciones legales bajo las leyes federales y estatales. En Virginia, los empleadores deben recopilar formularios específicos, verificar la elegibilidad laboral y comunicar claramente las políticas de la empresa.
Desde el punto de vista del cumplimiento, la incorporación de nuevos contratados asegura que se hayan cumplido los requisitos de reporte de nuevos empleados, documentación fiscal y divulgaciones de leyes laborales (como se mencionó anteriormente).
Desde la perspectiva cultural, es tu oportunidad de integrar el talento recién contratado en tu equipo y reforzar la misión y expectativas de tu empresa.
Para agilizar el proceso de contratación y garantizar que los empleados se sientan bienvenidos y preparados, sigue estos pasos:
Una buena incorporación reduce la rotación temprana, aumenta la moral y garantiza el cumplimiento legal — especialmente para empleadores y empleados que navegan leyes estatales complejas.
Los empleadores en Virginia deben recopilar y gestionar documentos específicos como parte de su lista de verificación de incorporación. Estos formularios son necesarios para la retención de impuestos, verificación de identidad y cumplimiento:
Estos documentos deben almacenarse de forma segura y conservarse de acuerdo con las leyes de Virginia y las regulaciones laborales federales. Los empleadores también deben revisar su proceso para reportar a los empleados recién contratados y recontratados al Virginia New Hire Reporting Center dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación.
Aunque no es un requisito legal, un manual del empleado es un recurso vital para definir las políticas de la empresa, obligaciones legales y derechos de los empleados. En Virginia, un manual completo puede proteger a tu negocio de responsabilidades y ayudar a asegurar el cumplimiento con las leyes laborales y de empleo.
Un manual bien elaborado debe cubrir:
Actualiza tu manual periódicamente para reflejar cambios en las leyes laborales de Virginia, estándares de la industria y políticas internas. Distribuye una copia a cada nuevo contratado y documenta su recepción para cubrir tus bases legales.
Si planeas comenzar a contratar en otros Estados de EE. UU., consulta la Guía de Rivermate para contratar empleados en Nueva York: Tu recurso de cumplimiento para empleadores.
A medida que el trabajo remoto se vuelve la norma, es cada vez más común que los empleadores en Virginia contraten o gestionen empleados fuera del estado. Ya sea que seas un empleador con sede en Virginia contratando en otro estado, o una empresa fuera del estado con personal remoto trabajando desde Virginia, es crucial entender las implicaciones laborales y fiscales que aplican.
Las reglas para la retención del impuesto sobre la renta, impuestos de nómina y leyes laborales pueden variar significativamente según dónde viva el empleado y dónde se realice el trabajo. No cumplir con los requisitos federales y estatales adecuados podría exponer a tu negocio a multas o acciones legales.
Si contratas o gestionas empleados en Virginia que residen en otro estado, o contratas a alguien que vive en Virginia para trabajar en una entidad fuera del estado, deberás navegar las leyes de nómina y retención de impuestos en múltiples estados.
Consideraciones clave incluyen:
Los empleadores deben consultar tanto al Servicio de Impuestos Internos como al Departamento de Impuestos de Virginia para entender si la inscripción o el nexo fiscal se activan por un empleado fuera del estado que trabaja en Virginia. Se recomienda encarecidamente consultar a un asesor fiscal calificado para evitar errores.
Los empleadores fuera del estado con personal remoto en Virginia deben cumplir con las leyes laborales de Virginia, incluyendo salario mínimo, horas extras, compensación de trabajadores y protecciones contra la discriminación bajo la Virginia Human Rights Act. Estas reglas aplican independientemente de dónde tenga su sede la empresa si el trabajo se realiza en Virginia. Los empleados
Fundador
Lucas Botzen es el fundador de Rivermate, una plataforma global de recursos humanos especializada en nómina internacional, cumplimiento normativo y gestión de beneficios para empresas con equipos remotos. Anteriormente cofundó Boloo, empresa que escaló hasta superar los 2 millones de euros en ingresos anuales y que posteriormente vendió con éxito. Lucas es un apasionado de la tecnología, la automatización y el trabajo remoto, promoviendo soluciones digitales innovadoras que simplifican el empleo a nivel global.
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