Servicios de EOR: Gestión sencilla de nómina y empleo

Como propietario de un negocio, sabes la importancia de tener el talento adecuado en tu equipo. Sin embargo, probablemente hayas experimentado algunas frustraciones al intentar contratar el mejor talento desde el extranjero.

Gestionar múltiples monedas, leyes laborales y otras complejidades que conlleva tener un equipo global puede ser estresante. Organizar Contractors y Freelancers presenta sus propios desafíos. Iniciar una presencia en cada país en el que deseas contratar es una inversión considerable. También necesitarás contratar personas que te ayuden con tareas administrativas.

Un buen servicio de Employer of Record (EOR) puede ayudarte con la mayoría de estos problemas. Con un buen EOR, puedes contratar personas a nivel mundial sin tener presencia en sus países. Además, también puedes externalizar nómina, cumplimiento legal y servicios relacionados con RR. HH. a tu EOR.

Al contar con un EOR confiable, podrás disfrutar de tener un gran talento en tu equipo. No tendrás que dedicar tiempo y esfuerzo a tareas administrativas que acompañan la contratación de trabajadores globales.

¿Qué es un Employer of Record?

Un Employer of Record es una organización que contrata legalmente empleados en sus respectivos países. El empleado trabaja para tu empresa, y tú eres responsable de sus tareas y actividades diarias.

Un EOR actúa como empleador “en papel.” Son responsables de la administración y responsabilidades del empleador hacia tu nuevo empleado. El Employer of Record generalmente tiene entidades en los países que cubre. Pueden contratar talento, gestionar su nómina y proporcionar beneficios estatutarios.

Dado que no tienes que navegar por las complejidades de establecer una presencia en un nuevo país, el proceso de contratación es rápido independientemente de dónde provenga tu nuevo empleado. Tampoco tienes que preocuparte por el cumplimiento, nómina en diferentes monedas u otras diferencias.

¿Qué servicios ofrece un EOR?

Si decides confiar en un servicio de EOR para contratar a tus nuevos empleados, puedes contar con él para gestionar todo lo relacionado con cumplimiento fiscal y legal.

Tu Employer of Record preparará y creará toda la documentación para que el empleado sea contratado legalmente. Incluye redactar contratos que sigan las leyes locales y gestionar la nómina del empleado. El EOR también se encargará de renovaciones y terminaciones para tus empleados globales.

Dependiendo de tu proveedor de elección, también puedes contar con el EOR para:

1. Procesar y financiar la nómina de tus empleados,

2. Recoger y procesar hojas de horas,

3. Retener y presentar impuestos,

4. Emitir el formulario W2 antes de la fecha límite,

5. Gestionar la compensación laboral y el desempleo,

Tu Employer of Record puede ayudarte a completar y almacenar los Formularios I-9, o su equivalente en el país desde donde trabaja tu empleado. También pueden ofrecer gestionar seguros y ayudarte a cumplir con E-Verify o su equivalente.

Algunos servicios de Employer of Record también te ayudarán a gestionar el proceso de onboarding para tu nuevo empleado. Pueden ofrecer verificaciones de antecedentes y evaluaciones de nuevos empleados. También pueden asistirte en la gestión de tus empleados globales y proporcionarte un sistema centralizado para atender sus solicitudes.

También puedes confiar en tu Employer of Record para ofrecer beneficios estatutarios y adicionales. La capacidad de proporcionar estos beneficios independientemente del país en el que residan te ayudará a atraer y retener el mejor talento en tu empresa.

¿Cuáles son los beneficios de contratar un EOR?

Su ayuda para brindarte los medios para contratar y retener talento excelente a nivel global es solo uno de los muchos beneficios de contratar un EOR.

El beneficio más importante para muchas empresas es la rapidez. Establecer una presencia en el país desde donde quieres contratar lleva mucho tiempo. Puede tomar semanas o meses, dependiendo del país. Esto puede no ser ideal para una empresa que busca contratar y onboarding rápidamente talento.

Configurar una presencia también requiere una inversión inicial significativa. En algunos países, establecer una empresa puede costar tan solo $100, en otros puede llegar a decenas de miles de dólares. Quieres garantizar el cumplimiento legal, por lo que probablemente tendrás que invertir en asesoría legal y profesionales de RR. HH. para gestionar la nómina en ese país.

Con un EOR, puedes contratar empleados por una tarifa mensual fija y nunca preocuparte por leyes y regulaciones locales. No tener que preocuparte por el cumplimiento puede ser el mayor beneficio de todos.

Estás externalizando todas las tareas legales y administrativas relacionadas con tu empleado cuando contratas un EOR. Dado que el EOR es el empleador legal, también estás protegido de cualquier responsabilidad relacionada con tus nuevos empleados.

Es responsabilidad del EOR mantener el cumplimiento con las regulaciones locales en todo momento y ajustarse a los cambios en la ley. En resumen, el principal beneficio de tener un socio de EOR confiable es que puedes contratar talento excelente a nivel global y disfrutar de su contribución a tu empresa, sin todas las responsabilidades abrumadoras.

¿Cuándo contratar un EOR?

Un EOR podría ser una buena opción para tu empresa si buscas talento excelente que no puedas obtener localmente. Puede ayudar con la externalización de tareas complejas de RR. HH., y ofrecerte la rapidez que necesitas para ingresar a nuevos mercados.

Cuando contratas talento global

El talento global te dará la ventaja competitiva que tu empresa necesita para prosperar.

Sin embargo, no muchos empleados están dispuestos a reubicarse por trabajo, especialmente cuando el trabajo remoto es una alternativa popular. Solo el 1.6% de todos los estadounidenses se reubicaron por trabajo en los primeros meses de 2023. Los freelancers y Contractors independientes también presentan sus propios riesgos. Entonces, si quieres contratar al mejor candidato de otro país como empleado, optar por un EOR es la solución.

Cuando la nómina global se vuelve inmanejable

También puedes confiar en un EOR para externalizar la nómina global de tu nuevo equipo global. Tener un equipo experimentado manejando nómina, cumplimiento y todas las tareas relevantes asegurará que cumplas con todas las responsabilidades legales hacia tus nuevos empleados. Al mismo tiempo, liberará tu tiempo para enfocarte en hacer crecer tu negocio y mejorar tu producto o servicio.

Cuando necesitas probar o ingresar rápidamente a nuevos mercados

Confiar en un EOR también puede ser beneficioso cuando necesitas probar mercados en nuevos países. A veces, una expansión completa puede no ser financieramente viable. Sin embargo, contratar un pequeño equipo a través de un Employer of Record para probar si la expansión será fructífera puede ser una buena estrategia.

Si el mercado muestra potencial, puedes confiar en un EOR para escalarlo aún más o reducir tamaño si no funciona. Dado que no tienes que iniciar una presencia o cerrarla, con un EOR puedes hacerlo rápidamente. Esto puede ser una gran ventaja si tu oportunidad solo está disponible por un período limitado.

Alternativas a EOR

Por supuesto, confiar en un EOR puede no ser la opción adecuada para todas las empresas. No todas las compañías se beneficiarán de este tipo de empleo permanente, lo que significa que podrían estar mejor con freelancers o Contractors independientes. Externalizar trabajo a una agencia, o formar una asociación con otra empresa, a veces es una mejor opción.

¿Por qué contratar un EOR en lugar de Contractors independientes individuales?

Contratar un Contractor independiente tiene sus pros y contras. Tienen experiencia específica que tu empresa puede aprovechar. A corto plazo, suelen ser una alternativa más económica que depender de un EOR para contratar a alguien de forma permanente.

Sin embargo, los Contractors independientes y los empleados no son lo mismo. Los Contractors independientes establecen sus propias horas y tareas diarias. Además, dictan cómo se realiza el trabajo. Tampoco puedes esperar que asuman trabajo adicional fuera de su contrato, o que tengan el mismo sentido de lealtad hacia tu empresa que los empleados.

El aspecto más importante a considerar al contratar Contractors independientes es la clasificación errónea de empleados. Cada país tiene su propio conjunto de reglas sobre qué significa clasificar a alguien como Contractor independiente.

Puedes llegar a un acuerdo mutuo con tu Contractor independiente sobre cuándo y cómo realizará el trabajo. Sin embargo, es importante asegurarte de que tu empresa cumple con las regulaciones relevantes. Quieres evitar sanciones por mala clasificación laboral.

¿Debo contratar un EOR o un PEO?

Para algunas empresas, asociarse con un PEO en lugar de un EOR puede ser una mejor opción. Si necesitas externalizar tareas de RR. HH. a otra compañía, deberías considerar optar por una Professional Employer Organisation.

Aunque tanto EOR como PEO ofrecen un conjunto similar de servicios de RR. HH., hay dos diferencias importantes. Para asociarte con un PEO, necesitas establecer una presencia en el país de operaciones del PEO. Una vez hecho esto, puedes colaborar con un PEO para externalizar tareas de RR. HH. para tu equipo en ese país.

Un PEO asegurará que tu equipo local cumpla con las regulaciones y que la nómina funcione sin problemas. Generalmente, es una opción más rentable para empresas con equipos más grandes en un país específico. Un EOR puede ser coste-eficiente para hasta diez personas en un país. Para equipos mayores, establecer presencia y contratar un PEO puede ser más económico.

Es importante notar que un PEO no asume toda la responsabilidad del cumplimiento como lo hace un EOR. Dado que colaboras con un PEO, compartes la responsabilidad si algo sale mal.

EOR vs Agencia de Staffing

Un Employer of Record a menudo se confunde con una Agencia de Staffing. Dado que ambas opciones trabajan con empleados, es un error comprensible. Especialmente porque algunos EOR ofrecen encontrar las personas adecuadas como servicio.

La principal diferencia radica en qué parte del proceso de contratación puede ser más beneficiosa que la otra.

Una Agencia de Staffing es la solución perfecta cuando buscas empleados, local o globalmente. La agencia puede gestionar todos los aspectos de búsqueda del talento adecuado. Esto incluye redactar la oferta laboral, buscar y filtrar currículums, entrevistar a los candidatos y negociar salarios y beneficios.

Estas agencias suelen cobrar una tarifa por cada colocación. Una vez que el candidato acepta el puesto, su relación con tu empresa termina. Algunas pueden ofrecer servicios adicionales, como onboarding o capacitación.

Una vez que el empleado acepta un puesto, puedes contar con un EOR para contratarlo legalmente en el país donde reside.

Un EOR redactará los contratos para que sean legalmente vinculantes y cumplan con las leyes locales. También gestionará la nómina y beneficios del nuevo empleado.

¿Cómo evaluar proveedores de servicios EOR?

Al contratar un EOR por primera vez, es difícil estimar si serán la opción adecuada para tu empresa. Es complicado evaluar la experiencia de alguien cuando no sabes qué esperar.

El primer paso para encontrar un proveedor de EOR adecuado es hacer un análisis del estado actual de tu empresa, así como de tus metas a corto y largo plazo. Quieres considerar qué aspectos de tu negocio un EOR puede ayudar y cuáles son tus prioridades.

Por ejemplo, externalizar la nómina a otro proveedor puede ser lo más importante para ti. O, necesitas rápidamente un equipo de soporte global para lanzar tu nuevo producto o servicio en diferentes países, zonas horarias y idiomas. Por supuesto, también debes considerar tu presupuesto.

Responder estas preguntas te ayudará a definir parámetros para evaluar a los proveedores. También debes asegurarte de que el proveedor sea confiable, ya que tendrás que darles acceso a datos sensibles para gestionar la nómina.

Aquí tienes una guía rápida sobre cómo evaluar un proveedor de servicios EOR según los parámetros anteriores:

Verifica qué países cubre

Una de las mayores ventajas de optar por un EOR es la oportunidad de contratar talento de otros países mucho más rápido que si decidieras establecer una presencia en ese país.

Un buen servicio de EOR debe tener presencia en el país del cual quieres contratar. Por esto, el proceso de contratación será mucho más rápido. Tu EOR debe ofrecer una variedad de países, ya que no querrás tener que escoger un EOR diferente por cada país.

Al comparar los países ofrecidos con tus necesidades, asegúrate también de tener en cuenta tus metas comerciales a largo plazo. Además, al entrevistar EORs, pregunta si planean incluir países adicionales en el futuro a los que ya cubren.

Revisa los servicios ofrecidos

No todos los EOR ofrecen el mismo conjunto de servicios. Si eres una pequeña empresa, quizás necesites externalizar más que solo nómina y puedas necesitar ayuda con onboarding. Las empresas más grandes querrán contratar equipos mayores en múltiples países simultáneamente. Necesitan un EOR que tenga la infraestructura para soportarlo.

Debes conocer en detalle en qué puede ayudarte el servicio de EOR y compararlo con tus necesidades. Con el EOR adecuado, podrás disfrutar de tranquilidad mucho más allá del cumplimiento legal. Algunos ofrecen plataformas para gestionar a tus empleados. Otros pueden ofrecer ayuda con visas y reubicación de tus nuevos empleados.

La mayoría de los EOR ofrecen una demo o una revisión de sus servicios. Cuando evalúes EORs, aprovecha estas demos para familiarizarte con las funciones y servicios que ofrece cada uno. Compara las características y evalúalas en función de las necesidades de tu empresa para encontrar la opción más adecuada.

Revisa los precios

El precio también es un aspecto que debes analizar en profundidad, así que familiarízate con las tarifas y costos del EOR. Algunos proveedores no son completamente transparentes con sus precios, y podrías terminar con una factura elevada. Pregunta por tarifas ocultas y lee la letra pequeña para asegurarte de que no haya sorpresas.

También, compara precios en diferentes proveedores. Quieres obtener la mayor cantidad de funciones por un precio accesible. Conocer cuáles son tus prioridades en cuanto a funciones te ayudará a elegir el mejor proveedor para tu inversión.

Revisa opiniones en línea

En cuanto a calidad, puede ser difícil evaluar un EOR en el acto. Quieres contratar un equipo experimentado, conocedor de las leyes y regulaciones locales. Su equipo también debe tener toda la experiencia necesaria para ofrecer una nómina segura y conforme a la ley.

Todo esto puede ser difícil de estimar desde el principio. Es importante saber cómo funcionará tu colaboración con ellos y si puedes confiar en el proveedor en momentos de necesidad.

Para tener una idea de si un proveedor es adecuado para tu situación actual, revisa opiniones de otros usuarios en línea. También puedes solicitar recomendaciones a tu red de negocios o compartir experiencias con un servicio en particular.

Si no encuentras respuestas útiles, puedes publicar una pregunta en foros como Quora o Reddit. Allí, obtendrás opiniones reales de clientes que pueden ofrecerte una mejor idea de qué esperar de un servicio EOR.

Capacidad de respuesta y soporte

Al comenzar a contratar globalmente, experimentarás muchas incógnitas. Quieres asegurarte de que las necesidades de tus empleados sean atendidas y tengan todos los beneficios. Tu EOR debe ofrecer soporte y orientación en cualquier duda que tengas sobre los procesos para cubrir esa posición remota, es decir, que tu EOR debe ser receptivo y brindar apoyo cuando sea necesario.

Esto será fácil de estimar incluso antes de empezar a trabajar con un EOR. Presta atención al estilo de comunicación y apertura durante las entrevistas.

También, toma nota de qué tan rápido responden a tus preguntas durante el proceso de entrevista. La calidad del soporte al cliente que ofrece un EOR será mucho más importante a largo plazo que las funciones específicas.

¿Existen riesgos al contratar a través de un EOR?

Si has evaluado cuidadosamente a tu Employer of Record, es poco probable que experimentes riesgos importantes al contratar usando su servicio. Sin embargo, es importante tener en cuenta lo siguiente y discutirlo desde el principio con tu EOR.

Obligaciones del empleado

En una relación tradicional empleador-empleado, tú proporcionas el trabajo, salario y beneficios. El empleado realiza su trabajo. Normalmente firman contratos que incluyen cláusulas que te protegen como empleador. Estas pueden incluir cláusulas de no competencia o confidencialidad.

Considerando que un EOR es un empleador técnico, es importante comunicarte con el EOR y buscar una solución que también te beneficie. En algunos países, las cláusulas de no competencia y confidencialidad a través de un EOR no son ejecutables por las leyes locales.

Dependiendo del tipo de trabajo que realiza tu empresa, esto puede ser un factor decisivo, así que es importante consultar con tu EOR y ver cómo se puede solucionar.

Derechos de propiedad intelectual

Como empleador, los derechos de IP generalmente te pertenecen. Con un EOR, esto no es así por defecto. Debe discutirse desde el principio, igual que cuando contratas a un Contractor independiente.

Tu Employer of Record debe proporcionarte un contrato separado u otra solución para asegurarte de que tú posees los derechos de IP.

El tipo de trabajo que realiza el empleado

En algunos países, la relación en la que una parte emplea a una persona y luego se la presta a otro empleador que dicta el trabajo está altamente regulada. Algunos países imponen restricciones bajo las regulaciones de suministro y uso de trabajadores temporales. Esto puede limitar qué tipo de trabajo puede realizar el empleado para ti.

Si cuentas con un EOR experimentado, esto no debería ser un problema, pero es importante estar informado si el país donde deseas contratar tiene restricciones al respecto.

Contratación de talento global a través de un proveedor de EOR

Contratar talento global usando servicios de Employer of Record puede ser justo lo que tu empresa necesita para crecer y prosperar. Tener el mejor talento en tu equipo marca la diferencia. Además, la oportunidad de externalizar tareas administrativas y nómina liberará tu tiempo para enfocarte en actividades principales del negocio.

Optar por un Employer of Record confiable también puede facilitar la navegación por las leyes y regulaciones locales. Ellos asegurarán que tus empleados sean pagados a tiempo y que tengan derecho a todos los beneficios que tienen los empleados regulares. Esto ayudará a construir equipos excelentes y atraer talento de alto nivel.

No obstante, es fundamental evaluar cuidadosamente a tu proveedor. Deben tener buena cobertura y conocimiento de las leyes y regulaciones locales. Pero también debes sentirte confiado de que brindarán soporte y asistencia durante toda la colaboración.

FAQ:

¿Debería usar un employer of record?

Si un Employer of Record es una buena opción para tu negocio depende de cuáles sean tus planes. Si quieres contratar talento global sin establecer una presencia en el país o pedirles a los talentos que se reubiquen, un EOR es una excelente opción. También es una buena solución para externalizar nómina global.

Con un EOR, puedes tener empleados talentosos en tu equipo sin importar dónde vivan. Tampoco tendrás que depender de freelancers o Contractors independientes y preocuparte si aceptarán un puesto a tiempo completo con un empleador local en lugar de trabajar para ti.

¿Qué significa employer of record?

Un Employer of Record es una organización que actúa como empleador legal del talento en países donde tu empresa no tiene presencia. Los empleados talentosos trabajan para tu empresa. El EOR asume todas las responsabilidades legales y regulatorias relacionadas con su empleo.

¿Cuáles son los riesgos del EOR?

No hay muchos riesgos en optar por un Employer of Record confiable, ya que generalmente asumen los riesgos de garantizar el cumplimiento legal y fiscal. Sin embargo, lo clave aquí es “confiable”, así que asegúrate de evaluar bien tu nuevo servicio de EOR antes de firmar.

Si cuentas con un proveedor confiable, el único riesgo que podrías experimentar es una mala comunicación ocasional entre tú, el EOR y el empleado.

Recuerda que, al contratar a través de un EOR, tú no eres el empleador legal. Es posible que no seas elegible para ciertos beneficios. Esto incluye derechos de IP o cláusulas de no competencia que normalmente vienen con una contratación tradicional. Asegúrate de comunicar estos requisitos con tu EOR desde el principio.