Los siguientes son los problemas de cumplimiento de HR más comunes que enfrentan las empresas en todo el mundo:
1. Cambios en el cumplimiento del mercado
Cuando Wells Fargo & Company realizó una
encuesta en 2016 para averiguar si la
disminución de la economía mundial afectaría a las empresas estadounidenses al ingresar a
mercados internacionales, reveló que el 87% de las empresas y compañías
estadounidenses todavía piensan que expandir sus negocios internacionalmente es necesario para
alcanzar un crecimiento a largo plazo.
Además, la encuesta encontró que seis de cada diez encuestados creían que
sus empresas esperan tener un aumento en sus esfuerzos comerciales internacionales, y el 54% se mostró confiado en que la presencia global de su empresa será más importante en los próximos meses. Asimismo, el 63%
mencionó que espera lograr una planificación de expansión global a largo plazo en 2016. Se puede deducir que la planificación para
internacionalización o globalización sigue siendo la máxima prioridad para la mayoría de las empresas en EE. UU.
Sin embargo, la expansión de negocios globales no es un proceso sencillo. Cada país tiene
sus propias leyes y regulaciones. Como empleador, debes estar bien informado sobre
cómo funciona la nómina (es decir, cumplir con los requisitos en empleo, registro de negocios, entre otros). Las empresas deben presentar una gran cantidad de
documentos y otros requisitos de cumplimiento en un período de 3 meses, especialmente si consideramos la demanda de la organización en relación con sus planes de expansión global. En otras palabras, el cumplimiento no solo requiere rigor, sino que también requiere invertírle mucho tiempo.
Esto se vuelve aún más complicado si ocurren cambios y nuevas tendencias en
el cumplimiento del mercado internacional. Sin mencionar el tiempo adicional que
llevaría completar estos requisitos. Afortunadamente, existen Employers of Record (EOR) que te ayudarán a expandir tu negocio en el mercado global
sin complicaciones.
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2. Mala gestión del cumplimiento de la nómina
El cumplimiento de la nómina es uno de los aspectos más cruciales en la expansión de negocios globales. Las
reglas, regulaciones y leyes varían de un país a otro y cambian con regularidad.
Una mala gestión en la nómina suele ser la causa principal de multas y sanciones severas. Por ello,
el Departamento de Recursos Humanos debe estar atento a las actualizaciones respecto a este tema,
especialmente porque hay países que implementan regulaciones distintas según la región o municipio. En otras palabras, varias regiones y municipios dentro de un país
pueden tener leyes diferentes. No sería sorprendente que HR cometa errores en este
aspecto, considerando sus complejidades.
En países como Chile, Argentina y Uruguay, las leyes exigen
que los empleados firmen sus recibos de sueldo al recibirlo. Si esto se pasa por alto,
podría presentarse una demanda contra tu empresa por salarios no pagados, lo cual
deterioraría aún más las finanzas de tu compañía.
Valerie Bolden-Barrett mencionó en su
artículo del 7 de junio de 2017, que al menos dos errores en la
nómina podrían llevar a la renuncia del empleado. Según la Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), el 49% de los trabajadores estadounidenses estarían dispuestos a renunciar a sus empleos tras experimentar solo dos problemas con sus recibos de pago. Esto demuestra la importancia
de que HR cumpla adecuadamente con el cumplimiento de la nómina, no solo por las leyes laborales, sino también por los empleados.
Se recomienda encarecidamente que HR tome medidas para monitorear sus procesos de nómina de manera eficiente y precisa, asegurando que no haya errores en los pagos a empleados. Los empleadores también deben comunicarse eficazmente con sus empleados en caso de errores imprevistos. Esto no solo ayuda a resolver problemas relacionados con la nómina, sino que también muestra transparencia y responsabilidad tanto con los empleados actuales como con los potenciales, haciendo que la empresa sea el "lugar para estar" para ellos.
3. Políticas de beneficios
Existen varias formas de abordar y aplicar las políticas de beneficios para empleados. Puedes acceder al sitio web oficial del gobierno del país en el que deseas expandir tu negocio para conocer más sobre sus beneficios estatutarios, requisitos de satisfacción del empleado y todos los detalles necesarios. Tu HR también puede comunicarse directamente con la persona de contacto para obtener información más detallada sobre los beneficios.
Planear las políticas de beneficios es una excelente oportunidad para evaluar si estás gastando de más en beneficios para empleados.
Por ejemplo, ya no es necesario ofrecer seguro de salud privado a tus empleados si el estado ya proporciona paquetes de atención pública. Sin embargo, en el caso de los empleados senior en Reino Unido, la legislación laboral requiere que los directores senior reciban cobertura de atención privada para sus familias e incluso un coche de empresa.
Son pequeñas diferencias como estas las que exigen que HR despliegue su lado meticuloso para evitar que la empresa reciba multas.
Además, en Dinamarca, los padres trabajadores tienen derecho a 52 semanas de licencia parental.
Las madres pueden tomar cuatro semanas de licencia antes de dar a luz y otras 14 semanas después, mientras que los padres reciben dos semanas de licencia durante las primeras 14 semanas tras el nacimiento de un hijo.
No es conveniente que una empresa esté con escasez de personal, y por eso el departamento de HR está entre los departamentos más importantes que ayudan a mantener la estabilidad de la empresa.
Por lo tanto, deberían saber cómo reemplazar la pérdida en la fuerza laboral.
Cuando la mayoría de los empleados están en licencia parental, el flujo de la fuerza laboral se ve significativamente afectado. Recursos Humanos debe aprender a gestionar eficientemente el calendario de la empresa, externalizar tareas y manejar equipos con funciones cruzadas y superpuestas.
4. Planes de retiro y pensiones
Un estudio del Pew Research Center encontró que el 58% de la fuerza laboral está compuesta por baby boomers o generacionales X, lo cual fue una causa significativa en el aumento de la demanda de planificación de retiro y pensiones en 2019. Esto contrasta con décadas anteriores cuando los planes de retiro y pensiones no recibían suficiente atención. Como departamento principal a cargo de estos aspectos, Recursos Humanos debe estar atento tanto a la demanda de los empleados como a las leyes laborales respecto a los requisitos estatutarios en planes de retiro y pensiones, para garantizar que se implementen las opciones más favorables.
Además, en la expansión de negocios globales, los empleadores también deben considerar las edades de retiro obligatorio que varían según el país.
Por ejemplo, en algunos países, la edad de retiro obligatorio es de 60 años, mientras que en otros se establece en 62 años.
Un error común de los empleadores es el uso incorrecto e intercambiable de los términos retiro y pensión.
Estas dos palabras son diferentes, y aunque están relacionadas, como empleador, es vital tener una definición clara de cada una.
Según Differencebetween, la pensión es una suma controlada y calculada de dinero basada en el salario y servicios del empleado.
Corresponde al tiempo que un empleado ha prestado servicios para la empresa. En contraste, el retiro se refiere a la edad en la que el empleado decide dejar de formar parte de la fuerza laboral.
Al contratar más empleados en el extranjero, también te familiarizarás con el cumplimiento, los procesos de nómina y las leyes laborales de estos países, incluyendo y especialmente los planes de retiro y pensiones.
Tener una fuerza laboral internacional puede ser un desafío y costarte mucho dinero.
Por lo tanto, confiar en un Employer of Record (EOR) puede ser la forma más efectiva de simplificar la complejidad de la expansión de negocios globales.
5. Privacidad de datos y brechas cibernéticas
Ser objetivo de hackers no es un escenario desconocido para las mayores empresas del mundo.
En octubre de 2013, una brecha de datos en Adobe afectó a 153 millones de registros de usuarios.
Según el informe, los hackers robaron más de 3 millones de registros cifrados de tarjetas de crédito de sus clientes y usuarios.
A finales de ese mismo año, Adobe enfrentó costos legales de 1.1 millones de dólares y una suma no divulgada a algunos usuarios afectados para resolver sus reclamaciones por violar la Ley de Registros de Clientes.
Si brechas cibernéticas pueden ocurrir a grandes compañías como Adobe, sería una locura pensar que las pequeñas y medianas empresas son inmunes a estos problemas.
Con avances tecnológicos en diversas áreas, las amenazas de hacking y otros ataques cibernéticos son más evidentes que nunca.
Todas las empresas están en riesgo, incluidas y especialmente las pequeñas empresas.
Como ejecutivo de la empresa, debes asegurarte de que toda la información importante y sensible esté almacenada, cifrada y protegida contra cualquier forma de ataque cibernético.
Una solución que puedes implementar para superar este desafío es ofrecer beneficios de protección de datos a todos tus empleados, que pueden estar incluidos dentro de tu política de beneficios.
Hay muchos software y servicios disponibles para monitorear el robo de identidad y las amenazas cibernéticas.
Con esto, no solo proteges a tus clientes, sino también a toda tu fuerza laboral.
Superar los desafíos de cumplimiento de HR no se limita solo a nómina, leyes estatales y regulaciones.
Aunque, ofrecer planes de beneficios y ventajas a tus empleados puede ayudarlos a mejorar sus servicios y satisfacer la demanda del mercado actual.
