Los siguientes son los problemas más comunes de cumplimiento de HR que enfrentan las empresas en todo el mundo:
1. Cambios en el cumplimiento del mercado
Cuando Wells Fargo & Company realizó una encuesta en 2016 para averiguar si la disminución en la economía global afectaría a las empresas estadounidenses en su incursión en mercados internacionales, reveló que el 87% de las empresas y compañías estadounidenses aún consideran que expandir sus negocios internacionalmente es necesario para lograr un crecimiento a largo plazo.
Además, la encuesta encontró que seis de cada diez encuestados creían que sus empresas esperaban tener un aumento en sus esfuerzos comerciales internacionales, y el 54% permanecía confiado en que la presencia global de su empresa sería más importante en los meses siguientes. Asimismo, el 63% mencionó que esperaba lograr una planificación de expansión empresarial global a largo plazo en 2016. Se puede deducir que la planificación para la internacionalización o globalización sigue siendo la máxima prioridad para la mayoría de las empresas estadounidenses.
Sin embargo, la expansión de negocios globales no es un proceso fácil. Cada país tiene sus propias leyes y regulaciones. Como empleador, necesitas estar informado sobre cómo funciona la nómina (es decir, cumplir con los requisitos en empleo, registro de negocios, entre otros). Se requiere que las empresas presenten una gran cantidad de documentos y otros requisitos de cumplimiento en un plazo de 3 meses, especialmente si consideramos la demanda de la organización respecto a sus planes de expansión global. En otras palabras, el cumplimiento no solo requiere rigor, sino que también requiere dedicar mucho tiempo.
Esto se vuelve aún más complicado si ocurren cambios y nuevas tendencias en el cumplimiento del mercado internacional. Sin mencionar el tiempo adicional que tomaría cumplir con dichos requisitos. Afortunadamente, existen Employer of Record (EOR) que te ayudarán a expandir tu negocio en el mercado global sin complicaciones.
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2. Mal manejo del cumplimiento de la nómina
El cumplimiento de la nómina es uno de los aspectos más cruciales en la expansión de negocios globales. Las reglas, regulaciones y leyes varían de un país a otro y cambian con regularidad. La mala gestión de la nómina suele ser una causa principal de multas y sanciones severas. Dicho esto, tu Departamento de Recursos Humanos debe estar atento a las actualizaciones sobre este tema, especialmente porque también hay países que implementan regulaciones diferentes de una región o municipio a otro. En otras palabras, múltiples regiones y municipios dentro de un mismo país pueden tener leyes distintas. No sería sorprendente que Recursos Humanos cometa errores en este aspecto considerando su complejidad.
En países como Chile, Argentina y Uruguay, las leyes requieren que los empleados firmen sus recibos de sueldo al recibirlo. Si esto se pasa por alto, se podría presentar una demanda contra tu empresa por salarios no pagados, dañando aún más las finanzas de la compañía.
Valerie Bolden-Barrett mencionó en su artículo del 7 de junio de 2017, que al menos dos errores en la nómina podrían resultar en la renuncia del empleado. Según la Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), el 49% de los trabajadores estadounidenses estarían dispuestos a renunciar a sus puestos tras experimentar solo dos problemas con sus recibos de sueldo. Esto demuestra la importancia de que Recursos Humanos cumpla correctamente con el cumplimiento de la nómina, no solo desde la perspectiva legal laboral, sino también para los empleados.
Se recomienda encarecidamente que Recursos Humanos tome medidas para monitorear sus procesos de nómina de manera eficiente y precisa, asegurando que no haya errores en los pagos a los empleados. Los empleadores también deben comunicarse efectivamente con sus empleados cuando ocurran errores imprevistos. Esto no solo ayuda a resolver problemas relacionados con la nómina, sino que también demuestra transparencia y responsabilidad tanto con los empleados actuales como con los potenciales, haciendo que la empresa sea el “lugar para estar” para estos empleados.
3. Política de beneficios
Existen varias formas de abordar y aplicar los beneficios para empleados. Puedes acceder al sitio web oficial del gobierno del país en el que deseas expandir tu negocio para conocer más sobre sus beneficios estatutarios, requisitos de satisfacción del empleado y todos los detalles necesarios. Tu HR también puede llamar directamente a la persona de contacto para obtener información más completa sobre los beneficios.
Planificar la política de beneficios es una excelente oportunidad para evaluar si estás gastando de más en beneficios para empleados. Por ejemplo, ya no necesitas ofrecer seguro de salud privado a tus empleados si el estado ya ofrece paquetes de atención médica pública. Sin embargo, para empleados senior en el Reino Unido, no es el mismo caso. Sus leyes laborales exigen que los directores senior reciban cobertura de salud privada para sus familias e incluso un coche de empresa. Son pequeñas diferencias como estas las que HR debe analizar con detalle para evitar que se impongan sanciones a la empresa.
Además, los padres trabajadores en Dinamarca tienen derecho a 52 semanas de licencia parental. Las madres pueden tomar cuatro semanas de licencia antes de dar a luz, luego otras 14 semanas después, mientras que los padres reciben dos semanas de licencia durante las primeras 14 semanas tras el nacimiento de un hijo. No es conveniente que una empresa esté con poca plantilla, y por eso el departamento de HR es uno de los más importantes para mantener la estabilidad de la empresa. Por lo tanto, deben saber cómo reemplazar la pérdida en la fuerza laboral.
Cuando la mayoría de los empleados están en licencia parental, el flujo de la fuerza laboral se ve muy afectado. Recursos Humanos debe aprender a gestionar el calendario de la empresa de manera eficiente, externalizar tareas y manejar equipos de solapamiento y transición.
4. Planes de jubilación y pensiones
Un estudio del Pew Research Center encontró que el 58% de la fuerza laboral está compuesta por baby boomers o Generación X, lo cual fue una causa significativa del aumento en la demanda de planificación de jubilación y pensiones en 2019. Esto contrasta con décadas atrás, cuando los planes de jubilación y pensiones no recibían suficiente atención. Como departamento principal responsable de estos aspectos, Recursos Humanos debe estar atento tanto a la demanda de los empleados como a las leyes laborales relacionadas con los requisitos estatutarios en planes de jubilación y pensiones para garantizar que se apliquen los planes más favorables.
Además, en la expansión de negocios globales, los empleadores también deben tener en cuenta las edades de jubilación obligatoria que varían de un país a otro. En algunos países, por ejemplo, la edad de jubilación obligatoria es de 60 años, mientras que en otros se implementa un requisito de jubilación obligatoria a los 62 años.
Un error frecuente de los empleadores es el mal uso e intercambio de los términos jubilación y pensión. Estos dos términos son diferentes y, aunque están relacionados, como empleador, es vital tener una definición clara de cada uno. Según Differencebetween, la pensión es la suma controlada y estructurada de dinero basada en el salario y los servicios del empleado. Corresponde al tiempo que un empleado ha prestado servicios a la empresa. En cambio, jubilación se refiere a la edad en la que el empleado decide dejar de formar parte de la fuerza laboral.
A medida que contrates más empleados en el extranjero, también te familiarizarás con el cumplimiento, los procesos de nómina y las leyes laborales que estos países implementan, incluyendo y especialmente los planes de jubilación y pensiones.
Contar con una fuerza laboral internacional puede ser desafiante y costarte mucho dinero. Por lo tanto, confiar en un Employer of Record (EOR) puede ser la forma más efectiva de simplificar la complejidad de la expansión de negocios globales.
5. Privacidad de datos y ciberataques
Ser objetivo de hackers no es un escenario desconocido para las mayores empresas del mundo. En octubre de 2013, una brecha de datos en Adobe afectó a 153 millones de registros de usuarios. Según el informe, los hackers robaron más de 3 millones de registros cifrados de tarjetas de crédito de sus clientes y usuarios. Más tarde ese año, Adobe fue sancionada con $1.1 millones en honorarios legales y una suma no revelada a algunos usuarios afectados para resolver sus reclamaciones por violación de la Ley de Registros de Clientes.
Si las brechas de datos pueden ocurrirle a gigantes como Adobe, sería una locura pensar que las pequeñas y medianas empresas son invulnerables a estos problemas. Con los avances tecnológicos, las amenazas de hacking y otros tipos de ciberataques son más evidentes que nunca. Todas las empresas están en riesgo, incluyendo y especialmente las pequeñas empresas. Tú, como ejecutivo de la empresa, debes asegurarte de que toda la información importante y sensible esté almacenada, cifrada y protegida contra cualquier tipo de ciberataque.
Una solución que puedes implementar para superar este desafío es ofrecer beneficios de protección de datos a todos tus empleados, los cuales pueden estar incluidos en tu política de beneficios. Existen muchos softwares y servicios que puedes adquirir para monitorear el robo de identidad y las amenazas. Con esto, no solo proteges a tus clientes, sino también a toda tu fuerza laboral.
Superar los desafíos de cumplimiento de HR no se limita solo a la nómina, leyes estatales y regulaciones. Sin embargo, ofrecer planes de beneficios y ventajas a tus empleados puede ayudarlos a mejorar sus servicios y a satisfacer la demanda del mercado actual.
