Una de las principales ventajas de ser un sole proprietor es tener control total sobre tu negocio. Sin embargo, hacer todo tú mismo puede ser agotador y abrumador. Una vez que te encuentres empujando una jornada laboral de 15 horas, considera contratar a alguien para ayudarte con la carga de trabajo.
Pero, como self-employed person, ¿puedes incluso contratar a personas? Aunque en internet hay desacuerdo al respecto, la respuesta es: Sí. Puedes contratar a tantos empleados como desees como sole proprietor.
Sin embargo, pasar de ser sole proprietor a tener el estatus de Employer of Record (EOR) puede ser complicado. Debes conocer todo lo relacionado con la contratación de empleados como sole proprietor. Quieres ser un buen empleador y mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones locales.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la contratación de empleados como sole proprietor.
¿Qué requisitos debes cumplir al contratar a alguien como sole proprietor?
Cuando decides contratar a alguien como sole proprietor, aún estás obligado a cumplir con los requisitos federales y estatales. También deberás gestionar tareas y procedimientos administrativos adecuados. Además, necesitas realizar todas las declaraciones fiscales relevantes.
El primer paso para contratar a alguien generalmente implica obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS. Si tu estado tiene requisitos específicos en cuanto a licencias y permisos, es recomendable obtenerlos de antemano.
En cuanto a tus empleados, deberás verificar que sean elegibles para trabajar en los EE. UU. También deberás recopilar su número de Seguro Social. Es posible que necesites obtener otra información relevante para fines de retención de impuestos sobre la renta.
¿Cómo pagar a tus empleados como sole proprietor?
Antes de comenzar a contratar, también necesitas entender todas las complejidades de pagar a tus empleados. El IRS ofrece una excelente guía de contratación. Pero, aquí tienes lo que necesitas saber explicado de manera más sencilla.
1. Debes pedir a tus empleados que llenen y entreguen la documentación relevante
Tanto los nuevos empleados como los antiguos deben presentar los siguientes formularios a sus empleadores:
Como empleador, es posible que necesites registrar cuentas de impuestos sobre la nómina estatales y locales para fines de seguimiento y reporte de impuestos.
2. Calcula el pago de tus nuevos empleados
Es importante entender el tipo, monto y la frecuencia con la que los compensarás por su trabajo. Puedes pagar a tus empleados un salario por hora, pagarles mediante comisión, o acordar un salario fijo anual.
Por lo general, los empleadores pagan a sus empleados semanal, quincenal, semimensual o mensualmente.
También debes determinar la cantidad que debes retener para fines fiscales. Dependiendo de las regulaciones estatales y locales, deberías considerar:
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Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA)
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Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA)
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Deducciones por atención médica y otros beneficios estatutarios
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Impuesto federal sobre la renta
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Impuesto estatal sobre la renta
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Puede aplicar el impuesto local.
Pagas a tus empleados su salario menos estas retenciones de impuestos. Los empleadores generalmente pagan a sus empleados mediante cheques de depósito directo.
3. Cumple con los requisitos fiscales para tu negocio y empleados
El último paso es seguir las regulaciones locales sobre los impuestos que debes presentar y pagar. Dependiendo de tu negocio, es posible que debas presentar declaraciones ante el IRS, agencias estatales y municipales de recaudación de impuestos.
Si pagar a tus empleados parece abrumador, externalizar la nómina a un proveedor de servicios de nómina puede ser una buena opción.
Emplear a miembros de la familia en tu sole proprietorship
Los sole proprietors a menudo contratan a miembros de la familia para ayudar con la carga de trabajo. Convertir un sole proprietorship en un negocio familiar no es raro, e incluso tiene algunos beneficios fiscales.
Contratar a un cónyuge como sole proprietor
A menudo, los cónyuges deciden co-poseer un sole proprietorship, y son socios iguales en el negocio. Si ese es el caso con tu cónyuge, tanto tú como tu cónyuge ganan sus salarios como owner’s draw, y no puedes contratarlos como empleados.
Pero, si no co-poseen el sole proprietorship, puedes poner a tu cónyuge en una nómina. En ese caso, el cónyuge debe cumplir con los impuestos sobre la renta y los impuestos de la Ley Federal de Contribución al Seguro (FICA). Por otro lado, tu cónyuge no tiene que pagar el impuesto de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA) sobre sus salarios.
Contratar a hijos como sole proprietor
Muchos sole proprietors deciden contratar a sus hijos como sus primeros empleados. Esto les enseña a trabajar por su paga y responsabilidad, pero también te permite verlos más durante el día.
Aunque esto es muy posible, hay un par de cosas que deberías considerar.
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Cuando contratas a tus hijos, aún debes retener el impuesto sobre la renta de tu hijo.
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Tu hijo no pagará el impuesto FICA si tiene menos de 18 años.
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No tienes que pagar el impuesto FUTA si tiene menos de 21 años.
Contratar a tus hijos en tu negocio les enseña ética laboral, lo cual el IRS recompensará con ciertos beneficios fiscales. Pero, infórmate sobre las reglas y directrices específicas para contratar a tus hijos en tu estado, ya que pueden variar.
Contratación de empleados vs. contratistas como sole proprietor
Contratar a alguien como empleado tiene sus beneficios frente a contratar a contratistas. Sin embargo, los sole proprietorships podrían beneficiarse más contratando a contratistas. Contratar a alguien para cumplir tareas de tu lista de pendientes sin tener que ponerlo en nómina puede ser una excelente opción para negocios en auge.
No obstante, los contratistas independientes son una solución temporal. Aunque no requieren que hagas trámites complicados para contratarlos, debes tener cuidado con la clasificación incorrecta de empleados, incluso siendo sole proprietor.
Una vez que tus contratistas se vuelvan indispensables para tu negocio, considera convertirlos en empleados.
¿Deberías actualizar tu tipo de entidad a LLC?
Mientras que los empleados pueden ser una excelente forma de externalizar parte de la carga de trabajo diaria, existen muchos riesgos asociados con la contratación. Mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones locales es uno de ellos.
A medida que tu negocio crece, considera actualizar tu tipo de entidad a LLC. Este tipo de entidad es un poco más difícil de iniciar, pero ofrece mejor protección de responsabilidad que la disponible para un sole proprietorship.
Con un sole proprietorship, tú y tu negocio son lo mismo ante la ley. Si ocurre algún percance, serás responsable personalmente por daños y otros gastos.
Aunque puedes adquirir un seguro para negocios, una vez que comiences a contratar a muchos empleados, puede ser beneficioso actualizar a una LLC. Esto te brindará no solo protección de activos personales, sino también la credibilidad de tener un negocio más oficial. Además, ofrece varias ventajas en cuanto a la fiscalidad.
Preguntas frecuentes:
¿Puede un sole proprietor tener inversores?
Los sole proprietors pueden recibir inversiones externas. Pero, no se les permite ofrecer acciones a sus inversores ni aceptar socios.
En ese caso, los sole proprietors deberían considerar cambiar su tipo de entidad a sociedad o LLC. Será más fácil obtener inversiones y préstamos para estos tipos de negocio.
¿Cuántos empleados puede tener un sole proprietorship?
Un sole proprietorship puede tener tantos empleados como necesite. Los sole proprietors deben familiarizarse con los requisitos de cumplimiento y fiscales antes de comenzar a contratar.
¿Cuáles son las desventajas del sole proprietorship?
La principal desventaja de un sole proprietorship es que no eres elegible para beneficios como los que tienen los empleados regulares. Esto incluye planes de pensión y atención médica, días de enfermedad y días de vacaciones, todo lo cual debes financiar tú mismo.
Además, puede ser difícil encontrar tiempo para promover tu negocio y buscar clientes. También necesitarás dedicar tiempo a procesos de recursos humanos relevantes o a buscar inversiones. Por último, cerrar tu negocio de sole proprietorship y probar con otro negocio es fácil. Pero, puede ser difícil vender tu sole proprietorship a otra persona.
