Cómo Terminar con un Empleado Remoto - Lo que se debe y no se debe hacer

Terminating a remote employee nunca es fácil, y la distancia puede hacer que sea aún más desafiante. Si te preguntas cómo terminar un empleado remoto de manera profesional, necesitas considerar varias cosas. Quieres entender las barreras de comunicación, los riesgos legales y el impacto en tu equipo — los mismos aspectos que considerarías al contratar empleados remotos.

Sin una reunión en persona, las conversaciones virtuales pueden parecer impersonales o llevar a malentendidos. La conformidad legal es otra preocupación, especialmente si el empleado trabaja en un país diferente.

Para manejar el proceso de manera fluida y respetuosa, esta guía cubre los dos y no de las terminaciones remotas. Seguirla asegurará una experiencia de offboarding justa y profesional.

Preparándose para una Terminación de Empleado Remoto

Terminar a un empleado remoto requiere una preparación cuidadosa. La terminación en sí siempre es delicada, incluso en un entorno de oficina. Pero, a diferencia de las terminaciones presenciales, los despidos remotos requieren una coordinación adicional.

Debes manejar la logística, mantener una comunicación clara y promover una experiencia de offboarding respetuosa. Apresurarse en el proceso puede conducir a confusión, riesgos legales y daño a la moral del equipo. Así que, antes de avanzar, necesitas dar los pasos necesarios para asegurar una transición suave. Aquí te mostramos cómo terminar a un empleado remoto para que el proceso sea lo más fácil y justo posible.

Asegúrate de hacerlo por las razones correctas

Antes de tomar la decisión, confirma que la terminación es el curso de acción adecuado. Hay varias razones válidas para despedir a un empleado, como:

• Bajo rendimiento – Fallar constantemente en cumplir expectativas a pesar de recibir retroalimentación y apoyo.

• Conducta inapropiada – Violar políticas de la empresa, participar en comportamientos poco éticos o violar confidencialidad.

• Reestructuración de la empresa – Reducción de personal, eliminación de roles redundantes o cambios en las prioridades del negocio.

• El puesto ya no es necesario – Cambios en las necesidades del negocio o automatización que eliminan el rol.

Asegúrate de que tus razones estén alineadas con las políticas de la empresa y se apliquen de manera consistente a todos los empleados. Si la terminación está relacionada con el rendimiento, debe existir un registro de evaluaciones de desempeño. También puede ser necesario mantener registros de retroalimentación y advertencias previas.

Para despidos o reestructuraciones, es importante asegurarse de que la terminación esté en conformidad con las leyes relevantes. Debes confirmar el cumplimiento con los contratos laborales y las leyes laborales locales. De lo contrario, podrías estar en riesgo de reclamos por despido injustificado.

Ten un plan de offboarding listo

Un proceso de offboarding bien estructurado asegura una transición profesional y organizada. Sin uno, la terminación puede parecer abrupta y crear interrupciones operativas. Antes de programar la conversación, realiza los siguientes pasos:

• Prepara la documentación – Hay mucha documentación que necesitas tener lista antes de programar la charla. Debes contar con una carta formal de terminación y cualquier acuerdo relevante listo. También prepara detalles de la indemnización (si aplica) y la información del último pago.

• Coordina con RRHH, TI y finanzas – Debes informar a los departamentos relevantes con anticipación. Esto les ayudará a gestionar la eliminación del acceso a sistemas, ajustes en la nómina y tareas de cumplimiento a tiempo.

• Planifica la transición – Terminar a un empleado sin tener un plan B puede ser contraproducente. Asegúrate de identificar quién asumirá las responsabilidades del empleado y establece un cronograma para la transferencia de conocimientos.

Un plan de offboarding claro protege a tu empresa. También hace que el proceso sea más suave y respetuoso para el empleado que deja la compañía.

Planifica la seguridad y protección de datos

Al terminar a un empleado remoto, necesitas actuar rápidamente para proteger los datos de la empresa. Sin medidas de seguridad adecuadas, antiguos empleados aún pueden tener acceso a información sensible. Esto puede representar un riesgo importante para la seguridad de tu negocio. Asegúrate de:

• Revocar el acceso inmediatamente – Cuando un empleado se va, especialmente si no fue de manera amistosa, debes enfocarte en la seguridad. Desactiva cuentas de correo, software de la empresa, acceso VPN y cualquier herramienta en la nube tan pronto como la terminación tenga efecto.

• Recuperar los dispositivos de la empresa – Si el empleado tiene equipo proporcionado por la empresa, debes tener una política de devolución. Informa a los empleados cómo devolver laptops, teléfonos u otros equipos, o realiza un borrado remoto seguro de datos.

• Cambiar las contraseñas compartidas – Actualiza las credenciales de acceso a cualquier cuenta o herramienta compartida que hayan utilizado.

• Auditar permisos de datos – Revisa los registros de acceso para confirmar que no se hayan descargado o compartido datos sin autorización.

Al planificar con anticipación, puedes prevenir brechas de seguridad. También ayudará a garantizar una transición sin problemas mientras proteges la información de tu empresa.

Agenda la reunión de terminación con anticipación

Una reunión de terminación bien planificada hace que el proceso sea más profesional y respetuoso. Evita programarla en el último minuto, ya que eso puede hacer que la conversación parezca apresurada e impersonal. En su lugar, sigue estos pasos:

• Elige el momento adecuado – Escoge un momento que permita una discusión privada sin distracciones. Si el empleado trabaja en una zona horaria diferente, prográmalo durante sus horas laborales habituales.

• Selecciona la plataforma adecuada – Usa una herramienta confiable de videoconferencia. Puede ser Zoom, Microsoft Teams o Google Meet para mantener un entorno profesional.

• Asegura que RRHH o asesoría legal estén disponibles – Si es necesario, que esté presente un representante de RRHH o un asesor legal. Esto te ayudará a responder preguntas y asegurar el cumplimiento de los procedimientos de terminación.

• Prepara tus puntos de conversación – Planea qué dirás, manteniéndolo claro, conciso y empático. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que el mensaje se entregue de manera profesional.

Tomarte el tiempo para planificar bien la reunión demuestra respeto por el empleado. También ayuda a manejar la situación de forma fluida y legal.

Conduciendo la conversación de terminación

Terminar a un empleado remoto puede ser desafiante, especialmente sin interacción en persona. Debes ser claro, profesional y respetuoso. Al mismo tiempo, asegurarte de que el empleado comprenda completamente la decisión.

Una conversación bien manejada minimiza confusiones, mantiene la dignidad y reduce el riesgo de problemas legales. Ten en cuenta estos dos y no durante la discusión.

Haz: Mantén la conversación clara y concisa

La claridad es clave al comunicar noticias difíciles. Una conversación larga y prolongada puede llevar a malentendidos o expectativas falsas. Aquí te mostramos cómo mantenerla profesional:

• Limítate a los hechos – Explica claramente la razón de la terminación sin detalles innecesarios o emociones.

• Sé directo pero respetuoso – Usa un lenguaje simple y neutral para transmitir el mensaje, mostrando empatía.

• Evita sobre-explicar – Dar demasiados detalles puede generar confusión o discusiones innecesarias.

• Permite espacio para preguntas – Da al empleado la oportunidad de preguntar sobre los próximos pasos, como indemnización, pago final o beneficios.

Mantener la conversación estructurada y al grano hace que el proceso sea más suave tanto para ti como para el empleado.

No hagas: Negociar o pedir disculpas en exceso

Aunque la empatía es importante, también necesitas ser firme. Pedir disculpas en exceso o dejar espacio para negociar puede crear expectativas poco realistas. Aquí qué evitar:

• No hagas que la decisión parezca incierta – Evita frases como “quizá” o “todavía estamos considerando”. Deja claro que la decisión es definitiva.

• No ofrezcas falsas esperanzas – Decir cosas como “Quizá podamos reconsiderar en el futuro” puede generar confusión y expectativas falsas.

• No dejes que las emociones dominen – Aunque es natural sentirse incómodo, pedir disculpas en exceso puede hacer que la situación parezca poco profesional.

• No te enredes en discusiones – Si el empleado se resiste, reitera calmadamente la decisión y redirige la conversación a los próximos pasos.

Un enfoque profesional y compasivo asegura que la terminación se maneje de manera fluida, manteniendo el respeto en ambas partes.

Haz: Realiza la reunión por videollamada

Terminar a un empleado remoto requiere profesionalismo y empatía, y la forma en que entregas el mensaje importa. Despedir a alguien por email o chat puede parecer frío e impersonal, haciendo que la experiencia sea aún más difícil para ellos. En su lugar, usa una videollamada para:

• Mantener el profesionalismo – Una conversación cara a cara (aunque virtual) demuestra que tomas el proceso en serio.

• Mostrar empatía – Ver tus expresiones faciales y escuchar tu tono puede hacer que la conversación sea más humana.

• Permitir comunicación en tiempo real – El empleado puede tener preguntas, y una discusión en vivo ayuda a ofrecer claridad inmediata.

Aunque las videollamadas son ideales, asegúrate de que el empleado tenga acceso a una conexión estable a internet. Si es necesario, ofrece una llamada privada alternativa por teléfono.

No hagas: Sorprender al empleado

A menos que la terminación sea por una conducta grave, nunca debe ser una sorpresa total. Los empleados merecen la oportunidad de mejorar, y las terminaciones repentinas pueden dañar la moral y la confianza en tu empresa. Para evitar sorpresas:

• Sigue los protocolos de revisión de desempeño – Si la terminación se debe a bajo rendimiento, documenta advertencias previas y planes de mejora.

• Da retroalimentación clara – Los empleados deben estar conscientes de su situación antes de que la terminación sea una realidad.

• Asegura la equidad – Si hay despidos o reestructuraciones, proporciona el aviso adecuado según la política de la empresa o leyes laborales.

Un empleado que sabe en qué situación está es más propenso a aceptar la decisión de manera profesional, reduciendo frustraciones y riesgos legales.

Haz: Proporciona información legal y de indemnización claramente

Después de comunicar la decisión, necesitas guiar al empleado en los próximos pasos. La incertidumbre sobre el pago final, beneficios y obligaciones legales puede generar estrés innecesario. Asegúrate de:

• Explicar detalles del último pago – Informa cuándo recibirá su último salario, incluyendo vacaciones no usadas o bonos.

• Especificar beneficios – Si aplica, explica cuánto tiempo permanecerán activos su seguro de salud u otros beneficios.

• Discutir paquetes de indemnización – Si la empresa ofrece indemnización, indica claramente los términos y cuándo la recibirán.

• Abordar obligaciones legales – Si hay acuerdos de no competencia, cláusulas de confidencialidad o requisitos de devolución de propiedad, asegúrate de que los entiendan.

Proporcionar esta información de antemano ayuda a que la transición sea más suave y reduce el riesgo de disputas.

No hagas: Hacer la conversación pública o irrespetuosa

Las terminaciones siempre deben manejarse de manera privada y profesional. Hacer el proceso público—o tratar al empleado con falta de respeto—puede dañar la reputación y la moral de tu empresa. Evita estos errores:

• Nunca anuncies la terminación al equipo antes de decirle al empleado – Ellos deben escuchar la noticia directamente de ti primero.

• No culpes ni humilles – Aunque la terminación sea por conducta inapropiada, mantén la profesionalidad y evita ataques personales.

• Mantén la confidencialidad – Limita los detalles que compartes con otros empleados solo a lo necesario.

Manejar la terminación con respeto preserva la dignidad del empleado. También es esencial para proteger la cultura de tu empresa.

Pasos posteriores a la terminación y comunicación con el equipo

Una vez que has terminado con un empleado remoto, tus responsabilidades no terminan allí. Debes gestionar tareas post-terminación de manera eficiente, asegurando que la moral del equipo se mantenga estable. Quieres minimizar las interrupciones y mantener la confianza en tu fuerza laboral. Sigue estos pasos para gestionar la comunicación y el apoyo al equipo de manera efectiva.

Informa al resto del equipo de manera profesional

Tus empleados restantes notarán cuando un miembro del equipo se vaya. Es importante comunicar la salida de forma profesional y respetuosa. La forma en que entregas el mensaje puede impactar en la moral. Comunicarte de manera efectiva y respetuosa incluso en tiempos difíciles es uno de los pasos clave para construir y mantener una cultura de empresa fuerte.

• Mantén un tono neutral y directo – Simplemente indica que el empleado dejó la empresa sin detalles innecesarios.

• Evita compartir información confidencial – No divulgues detalles específicos. No compartas sobre problemas de rendimiento o razones de la terminación más allá de lo necesario.

• Usa canales adecuados – Un breve email o anuncio en reunión de equipo generalmente basta. Asegura claridad y evita especulaciones.

Ejemplo: "Queremos informarles que [Nombre del Empleado] ya no forma parte de la empresa. Agradecemos sus contribuciones y le deseamos lo mejor en sus futuros proyectos. Si tienen preguntas sobre cambios en el flujo de trabajo, por favor contacten a [Nombre del Gerente]."

Este enfoque mantiene la comunicación profesional respetando la privacidad del ex empleado.

Apoya a los miembros restantes del equipo

Las terminaciones pueden afectar la dinámica del equipo, especialmente si el empleado tenía un rol importante. Abordar preocupaciones y redistribuir cargas de trabajo rápidamente puede ayudar a mantener la estabilidad y la moral.

• Reconoce el cambio – Da espacio a los empleados para procesar la salida. Además, atiende cualquier preocupación inmediata.

• Aclara los ajustes en la carga de trabajo – Indica quién asumirá responsabilidades clave. Es importante observar la carga y ofrecer apoyo necesario.

• Programa una reunión de seguimiento – Permite que los empleados hagan preguntas, planteen inquietudes y se sientan respaldados respecto al futuro.

Brindar orientación y tranquilidad ayuda a que los miembros del equipo que permanecen se mantengan comprometidos y enfocados.

Realiza una entrevista de salida (si es posible)

Una entrevista de salida puede ofrecer insights valiosos sobre la cultura de la empresa, la gestión y los procesos. Considera ofrecerle al empleado la oportunidad de compartir retroalimentación antes de su salida.

• Sé constructivo – Enfócate en recopilar opiniones sobre su experiencia. Trata de evitar revisar la terminación en sí.

• Pregunta sobre mejoras en la empresa – Anima a dar feedback sobre la gestión, comunicación y ambiente laboral en general.

• Termina en una nota positiva – Independientemente de las circunstancias, agradece sus contribuciones. Esto puede ayudar a mantener una relación profesional.

Las entrevistas de salida son una oportunidad para perfeccionar las políticas de la empresa y mejorar la experiencia del empleado en tu equipo restante.

Desafíos comunes al terminar a un empleado remoto

Terminar a un empleado remoto presenta desafíos únicos que no suelen enfrentarse en un entorno de oficina. Zonas horarias, recuperación de equipos y cumplimiento legal pueden agregar complejidad. Estar preparado para estos aspectos te ayudará a manejar el proceso de manera justa.

Gestionando diferentes zonas horarias

Si tu empleado remoto trabaja en una zona horaria distinta, programar la conversación de terminación puede ser complicado. Programarla en un momento adecuado es esencial. Lo último que quieres es sorprenderlos fuera del horario laboral.

• Planifica con anticipación – Encuentra un momento que se alinee con sus horas laborales habituales para mantener el profesionalismo.

• Sé flexible – Si las zonas horarias son muy diferentes, considera ofrecer varias opciones de disponibilidad.

• Evita fines de semana o horas no laborables – Terminar a un empleado cuando está fuera de servicio es poco considerado.

Ejemplo: Si un empleado trabaja en Australia y tu empresa está en EE.UU., programa la conversación en la mañana del horario estadounidense. Así, cae dentro de su jornada laboral.

Manejo de recuperación de equipos

A diferencia de un entorno de oficina, donde un empleado puede devolver su equipo inmediatamente, los trabajadores remotos pueden tener dispositivos de la empresa en casa. Necesitas un proceso claro para recuperar estos artículos de forma segura y eficiente.

• Define expectativas de devolución desde el principio – Cuando contrates empleados remotos, establece políticas claras sobre la devolución del equipo al terminar.

• Proporciona etiquetas de envío prepagadas – Facilita el proceso para evitar retrasos innecesarios.

• Haz seguimiento de los artículos devueltos – Confirma que laptops, teléfonos y otros activos hayan sido recibidos antes de cerrar el proceso de offboarding.

Ejemplo: Envía una caja de envío prepagada con seguimiento incluido. Así, el empleado puede devolver su equipo sin complicaciones.

Manejo de reacciones emocionales a distancia

Las terminaciones nunca son fáciles, y manejarlas remotamente añade otra capa de dificultad. Debes estar preparado para reacciones emocionales fuertes. Si esto sucede, es tu responsabilidad mantener la conversación profesional.

• Mantén la calma y compostura – Mantén la conversación profesional. Al mismo tiempo, reconoce las emociones del empleado.

• Proporciona recursos de salud mental si aplica – Algunas empresas ofrecen programas de asistencia al empleado (EAPs) para ayudar en la transición.

• Permite que el empleado procese – Dales un momento para asimilar la noticia y hacer preguntas aclaratorias.

Evitar errores legales

Las terminaciones remotas deben cumplir con las leyes laborales, que varían según la ubicación del empleado. No seguir los requisitos legales puede generar problemas legales costosos o daño a la reputación.

• Revisa las leyes laborales locales – Asegúrate de cumplir con políticas de indemnización, periodos de aviso y regulaciones del pago final.

• Consulta con expertos legales – Cuando termines con empleados internacionales, busca asesoría legal para evitar errores.

• Documenta todo – Guarda registros de problemas de rendimiento, avisos de terminación y acuerdos de indemnización.

Siguiendo estas mejores prácticas, reduces riesgos legales y aseguras un proceso de terminación justo y conforme a la ley.

Ejemplo de guion para terminar a un empleado remoto

Dar un aviso de terminación puede parecer intimidante. Tener un guion estructurado te ayuda a mantenerte profesional y claro. Aquí tienes un ejemplo de guion para dos escenarios comunes: terminaciones por rendimiento y por reestructuración.

Guion para terminación por rendimiento

_"[Nombre del Empleado], quería reunirme contigo hoy para hablar sobre tu empleo en [Nombre de la Empresa]. En los últimos meses, hemos abordado preocupaciones de rendimiento y te hemos dado retroalimentación para ayudarte a mejorar. Lamentablemente, no hemos visto el progreso necesario, y hemos tomado la difícil decisión de terminar tu empleo con efecto a partir de [Último día laboral].

Agradecemos tus contribuciones al equipo, y esta decisión no fue tomada a la ligera. Recibirás detalles sobre tu último pago, beneficios y proceso de devolución de equipo por correo electrónico en breve. Si tienes alguna pregunta, RRHH estará disponible para ayudarte. Gracias por tu tiempo en [Nombre de la Empresa], y te deseamos lo mejor en tus próximos pasos."_

Guion para terminación por reestructuración

_"[Nombre del Empleado], quiero agradecerte por tu trabajo en [Nombre de la Empresa]. Lamentablemente, debido a una reestructuración reciente, estamos haciendo cambios en nuestra fuerza laboral, y tu rol será eliminado. Esta decisión se basa únicamente en las necesidades del negocio y no refleja tu desempeño.

Tu último día de trabajo será [Último día laboral], y recibirás detalles sobre tu último pago, indemnización y beneficios. Apreciamos mucho tus contribuciones y haremos lo posible por apoyarte en esta transición. Por favor, contacta a RRHH si tienes alguna pregunta."_

Estos guiones ofrecen un enfoque respetuoso y profesional. Lo más importante, mantienen la conversación clara y definitiva. Asegúrate de ajustarlos a la cultura, marca y situación de tu empresa.

FAQ

¿Cuál es la mejor forma de despedir a un empleado remoto?

Planifica con anticipación, programa una videollamada y mantén la conversación clara y profesional. Muestra empatía, pero que el mensaje sea firme y definitivo.

¿Qué consideraciones legales debo tener en cuenta?

Debes cumplir con las leyes laborales respecto a indemnización, pagos finales y periodos de aviso. Para empleados internacionales, consulta con expertos legales para asegurar el cumplimiento con las leyes locales.

¿Debo despedir a un empleado remoto por email?

No. Siempre realiza las reuniones de terminación por videollamada para mostrar profesionalismo y respeto. Las terminaciones por email parecen impersonales y pueden dañar la reputación de tu empresa.

¿Cómo recupero el equipo de la empresa de un empleado remoto?

Proporciona instrucciones claras de devolución y etiquetas de envío prepagadas. Asegúrate de que todos los activos de la empresa sean devueltos antes de finalizar el proceso de offboarding.