Cómo Terminar con un Empleado Remoto - Lo que se debe y no se debe hacer

Terminar a un empleado remoto nunca es fácil, y la distancia puede hacer que sea aún más desafiante. Si te preguntas cómo terminar a un empleado remoto de manera profesional, necesitas considerar varias cosas. Quieres entender las barreras de comunicación, los riesgos legales y el impacto en tu equipo; esos mismos aspectos que considerarías al [contratar empleados remotos].

Sin una reunión en persona, las conversaciones virtuales pueden parecer impersonales o llevar a malentendidos. La conformidad legal es otra preocupación, especialmente si el empleado trabaja en un [país diferente].

Para manejar el proceso de manera suave y respetuosa, esta guía cubre los deberes y las advertencias en las terminaciones remotas. Seguirla asegurará una experiencia de offboarding justa y profesional.

Preparándose para una Terminación de un Empleado Remoto

Terminar a un empleado remoto requiere una preparación cuidadosa. La terminación en sí siempre es delicada, incluso en un entorno de oficina. Pero, a diferencia de las terminaciones presenciales, los despidos remotos requieren una coordinación adicional.

Debes gestionar la logística, mantener una comunicación clara y sostener una experiencia de offboarding respetuosa. Apurar el proceso puede conducir a confusión, riesgos legales y daño a la moral del equipo. Por eso, antes de avanzar, necesitas dar los pasos necesarios para garantizar una transición sin problemas. Aquí te mostramos cómo terminar a un empleado remoto para que el proceso sea lo más fácil y justo posible.

Asegúrate de hacerlo por las razones correctas

Antes de tomar la decisión, confirma que la terminación sea la medida adecuada. Hay varias razones válidas para despedir a un empleado, como:

• Bajo rendimiento – No cumplir consistentemente con las expectativas a pesar de recibir retroalimentación y apoyo.

• Conducta inapropiada – Violar políticas de la empresa, participar en comportamientos poco éticos o vulnerar la confidencialidad.

• Reestructuración empresarial – Reducción de personal, eliminación de roles redundantes o cambios en prioridades de negocio.

• El puesto ya no es necesario – Cambios en las necesidades empresariales o automatización que eliminan el rol.

Asegúrate de que tus motivos estén alineados con las políticas de la empresa y se apliquen de manera consistente a todos los empleados. Si la terminación está relacionada con el rendimiento, debe existir un registro de evaluaciones de desempeño. También puede ser necesario mantener registros de retroalimentaciones y advertencias previas.

Para despidos o reestructuración, es importante asegurarse de que la terminación cumple con las leyes relevantes. Debes confirmar el cumplimiento con los contratos laborales y las leyes laborales locales. De lo contrario, podrías estar en riesgo de reclamaciones por despido injustificado.

Ten un plan de offboarding listo

Un proceso de offboarding bien estructurado asegura una transición profesional y organizada. Sin uno, la terminación puede parecer abrupta y causar interrupciones operativas. Antes de programar la conversación, realiza los siguientes pasos:

• Prepara la documentación – Hay mucha documentación que debes tener lista antes de programar la conversación. Debes contar con una carta formal de terminación y cualquier acuerdo relevante. También prepara los detalles de la indemnización (si aplica) y la información del último pago.

• Coordina con Recursos Humanos, TI y finanzas – Informa a los departamentos relevantes con antelación. Esto les ayudará a gestionar la eliminación del acceso a sistemas, ajustes en la nómina y tareas de cumplimiento a tiempo.

• Planifica la transición – Terminar un empleado sin tener un plan B puede ser contraproducente. Asegúrate de identificar quién asumirá las responsabilidades del empleado y establece un cronograma para la transferencia de conocimientos.

Un plan de offboarding claro protege a tu empresa. También hace que el proceso sea más fluido y respetuoso para el empleado que deja la compañía.

Planifica la seguridad y protección de datos

Al terminar a un empleado remoto, necesitas actuar rápidamente para proteger los datos de la empresa. Sin medidas de seguridad adecuadas, los ex empleados pueden seguir teniendo acceso a información sensible. Esto representa un riesgo importante para la seguridad de tu negocio. Asegúrate de:

• Revocar el acceso inmediatamente – Cuando un empleado se va, especialmente si no fue amigable, debes enfocarte en la seguridad. Desactiva cuentas de correo, software de la empresa, acceso VPN y cualquier herramienta en la nube tan pronto como la terminación entre en efecto.

• Recuperar dispositivos de la empresa – Si el empleado tiene equipos proporcionados por la empresa, debes contar con una política de devolución. Informa a los empleados cómo devolver laptops, teléfonos u otros equipos, o realiza una limpieza remota segura de datos.

• Cambiar contraseñas compartidas – Actualiza los datos de acceso a cualquier cuenta o herramientas compartidas que hayan utilizado.

• Auditar permisos de datos – Revisa los registros de acceso para confirmar que no se hayan descargado o compartido datos sin autorización.

Al planificar con anticipación, puedes prevenir brechas de seguridad. También ayuda a asegurar una transición sin contratiempos y a proteger la información de tu empresa.

Programa la reunión de terminación con anticipación

Una reunión de terminación bien planificada hace que el proceso sea más profesional y respetuoso. Evita programarla en el último minuto, ya que eso puede hacer que la conversación sea rápida e impersonal. En su lugar, sigue estos pasos:

• Elige el momento adecuado – Escoge una hora que permita una discusión privada sin distracciones. Si el empleado trabaja en una zona horaria diferente, prográmalo durante su horario laboral habitual.

• Selecciona la plataforma adecuada – Usa una herramienta confiable para videoconferencias. Podría ser Zoom, Microsoft Teams o Google Meet para mantener un entorno profesional.

• Asegura que haya apoyo de Recursos Humanos o legal – Si es necesario, ten presente a un representante de Recursos Humanos o asesor legal. Esto te ayudará a responder preguntas y asegurar que se sigan los procedimientos de terminación.

• Prepara tus puntos a comunicar – Planea lo que dirás, manteniéndolo claro, conciso y empático. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que el mensaje se entregue de forma profesional.

Tomarte el tiempo para planificar la reunión correctamente demuestra respeto por el empleado. También ayuda a manejar la situación de manera suave y legal.

Conducir la conversación de terminación

Terminar a un empleado remoto puede ser desafiante, especialmente sin interacción presencial. Necesitas ser claro, profesional y respetuoso. Al mismo tiempo, debes asegurarte de que el empleado entienda completamente la decisión.

Una conversación bien manejada minimiza confusiones, mantiene la dignidad y reduce el riesgo de problemas legales. Ten en cuenta estos deberes y advertencias durante la discusión.

Haz: Mantén la conversación clara y concisa

La claridad es clave al comunicar noticias difíciles. Una conversación larga y prolongada puede conducir a malentendidos o falsas expectativas. Aquí tienes cómo mantenerla profesional:

• Limítate a los hechos – Explica claramente la razón de la terminación sin detalles o emociones innecesarias.

• Sé directo pero respetuoso – Usa un lenguaje simple y neutral para entregar el mensaje, mostrando empatía.

• Evita sobreexplicar – Dar demasiados detalles puede causar confusión o discusiones innecesarias.

• Permite espacio para preguntas – Da oportunidad al empleado para preguntar sobre los siguientes pasos, como indemnización, pago final o beneficios.

Mantener la conversación estructurada y concreta hace que el proceso sea más suave para ambas partes.

No: Negociar o disculparse en exceso

Aunque la empatía es importante, también necesitas ser firme. Disculparse demasiado o dejar espacio a la negociación puede crear expectativas poco realistas. Lo que debes evitar:

• No hagas que la decisión parezca incierta – Evita expresiones como “quizás” o “estamos considerando”. Deja claro que la decisión es definitiva.

• No ofrezcas falsas esperanzas – Decir cosas como “Quizás podamos reconsiderar en el futuro” puede generar confusión y falsas expectativas.

• No dejes que las emociones dominen – Aunque es natural sentirse incómodo, disculparse excesivamente puede hacer que la situación parezca poco profesional.

• No te enredes en discusiones – Si el empleado se resiste, reitera calmadamente la decisión y redirige la conversación hacia los pasos siguientes.

Una actitud profesional pero empática asegura que la terminación se maneje de manera fluida, preservando el respeto mutuo.

Haz: Realiza la reunión por videollamada

Terminar a un empleado remoto requiere profesionalismo y empatía, y la forma en que entregas el mensaje importa. Despedir a alguien mediante email o chat puede parecer frío e impersonal, dificultando aún más la experiencia para ellos. En su lugar, usa una videollamada para:

• Mantener el profesionalismo – Una conversación cara a cara (incluso virtual) muestra que tomas en serio el proceso.

• Mostrar empatía – Ver tus expresiones faciales y escuchar tu tono puede hacer que la conversación sea más humana.

• Permitir comunicación en tiempo real – El empleado puede tener preguntas, y una discusión en vivo ayuda a brindar claridad inmediata.

Aunque las videollamadas son ideales, asegúrate de que el empleado tenga acceso a una conexión de internet estable. Si es necesario, ofrece una llamada privada alternativa por teléfono.

No: Sorprender al empleado

A menos que la terminación sea por conductas graves, nunca debe ser una sorpresa completa. Los empleados merecen la oportunidad de mejorar, y las terminaciones repentinamente pueden dañar la moral y la confianza en tu empresa. Para evitar sorpresas:

• Sigue los [protocolos de revisión de desempeño] – Si la terminación es por bajo rendimiento, documenta advertencias previas y planes de mejora.

• Da retroalimentación clara – Los empleados deben estar al tanto de su situación antes de que la terminación sea definitiva.

• Asegura la equidad – Si hay despidos o reestructuración, proporciona el aviso adecuado según la política de la empresa o leyes laborales.

Un empleado que sabe en qué posición está, es más probable que acepte la decisión de forma profesional, reduciendo la frustración y los riesgos legales.

Haz: Proporciona claramente información legal y de indemnización

Después de comunicar la decisión, necesitas guiar al empleado en los próximos pasos. La incertidumbre sobre el pago final, beneficios y obligaciones legales puede aumentar el estrés. Asegúrate de:

• Explicar detalles del pago final – Infórmales cuándo recibirán su último salario, incluyendo vacaciones no utilizadas o bonos.

• Especificar información sobre beneficios – Si aplica, explica cuánto tiempo estarán activos su seguro de salud u otros beneficios.

• Discutir las indemnizaciones – Si tu empresa ofrece indemnización, indica claramente los términos y cuándo la recibirán.

• Abordar obligaciones legales – Si hay acuerdos de no competencia, cláusulas de confidencialidad o requisitos de devolución de propiedad, asegúrate de que los entiendan.

Proporcionar esta información de antemano ayuda a que la transición sea más sencilla y reduce el riesgo de disputas.

No: Hacer la conversación pública o mostrar falta de respeto

Las terminaciones siempre deben manejarse de manera privada y profesional. Hacer que el proceso sea público—o tratar al empleado con falta de respeto—puede dañar la reputación y la moral de tu empresa. Evita estos errores:

• Nunca announces la terminación al equipo antes de comunicarlo al empleado – Ellos deben enterarse de la noticia directamente de ti primero.

• No culpes ni humilles – Incluso si la terminación es por conducta inapropiada, mantén la profesionalidad y evita ataques personales.

• Mantén la confidencialidad – Limita los detalles que compartes con otros empleados solo a lo necesario.

Manejar la terminación con respeto preserva la dignidad del empleado. También es esencial para proteger la cultura de tu empresa.

Pasos posteriores a la terminación y comunicación con el equipo

Una vez que hayas terminado con un empleado remoto, tus responsabilidades no terminan allí. Necesitas gestionar tareas post-terminación de manera eficiente, asegurando que la moral del equipo se mantenga estable. Debes minimizar las interrupciones y mantener la confianza en tu fuerza laboral. Sigue estos pasos para gestionar la comunicación y el apoyo al equipo de manera efectiva.

Informa al resto del equipo de manera profesional

Tus empleados restantes notarán cuando un miembro del equipo se retire. Es importante comunicar la salida de forma profesional y respetuosa. Cómo entregues el mensaje puede afectar la moral. Comunicar de manera efectiva y respetuosa, incluso en tiempos difíciles, es uno de los pasos clave para [construir y mantener una cultura de empresa fuerte].

• Mantenlo neutral y directo – Solo indica que el empleado ya no está en la empresa sin detalles innecesarios.

• Evita compartir información confidencial – No reveles detalles específicos. No compartas sobre problemas de rendimiento ni razones de la terminación más allá de lo necesario.

• Utiliza canales adecuados – Un correo breve o un anuncio en reunión de equipo generalmente basta. Asegura claridad y evita especulaciones.

Ejemplo: "Queremos informarles que [Nombre del Empleado] ya no forma parte de la compañía. Agradecemos sus contribuciones y le deseamos lo mejor en sus futuros proyectos. Si tienen preguntas sobre cambios en el flujo de trabajo, por favor contacten a [Nombre del Gerente]."

Este enfoque mantiene la comunicación profesional y respeta la privacidad del ex empleado.

Apoya a los miembros restantes del equipo

Las terminaciones pueden afectar la dinámica del equipo, especialmente si el empleado tenía un rol importante. Abordar preocupaciones y redistribuir cargas de trabajo rápidamente puede ayudar a mantener la estabilidad y la moral.

• Reconoce el cambio – Permite que los empleados procesen la salida. También, aborda cualquier inquietud inmediata.

• Aclara los ajustes en las cargas de trabajo – Define quién asumirá responsabilidades clave. Es importante estar atento a la carga laboral y ofrecer apoyo necesario.

• Agenda una reunión de seguimiento – Permite que los empleados hagan preguntas, expresen preocupaciones y se sientan seguros sobre el futuro.

Proporcionar orientación y tranquilidad ayuda a que los miembros del equipo permanezcan comprometidos y enfocados.

Realiza una entrevista de salida (si es posible)

Una entrevista de salida puede ofrecer perspectivas valiosas sobre la cultura de la empresa, la gestión y los procesos. Considera ofrecerle al empleado la oportunidad de compartir retroalimentación antes de su salida.

• Mantén la retroalimentación constructiva – Enfócate en recopilar opiniones sobre su experiencia. Evita volver a la propia terminación.

• Pregúntales sobre mejoras en la empresa – Fomenta comentarios sobre gestión, comunicación y ambiente laboral general.

• Finaliza en positivo – Independientemente de las circunstancias, agradece sus aportes. Eso puede ayudar a mantener una relación profesional.

Las entrevistas de salida son una oportunidad para perfeccionar las políticas de la empresa y mejorar la experiencia del empleado en tu equipo restante.

Desafíos comunes al terminar a un empleado remoto

Terminar a un empleado remoto presenta desafíos únicos que normalmente no se enfrentan en una oficina. Zonas horarias, recuperación de equipos y cumplimiento legal pueden agregar complejidad. Estar preparado para estos aspectos te ayudará a manejar el proceso de forma justa.

Gestionar diferentes zonas horarias

Si tu empleado remoto trabaja en una zona horaria distinta, programar la conversación puede ser complicado. Programarla en un momento adecuado es fundamental. Lo último que quieres es sorprenderlo fuera de su horario laboral.

• Planifica con anticipación – Encuentra un momento que se ajuste a su horario habitual para mantener el profesionalismo.

• Sé flexible – Si hay una diferencia horaria significativa, considera ofrecer varias opciones de disponibilidad.

• Evita fines de semana o horas no laborales – Terminar a un empleado cuando está fuera de servicio no es respetuoso.

Ejemplo: Si un empleado trabaja en Australia y tu empresa está en EE.UU., programa la conversación en la mañana de EE.UU. para que esté en su horario laboral.

Manejar la recuperación de equipos

A diferencia de en una oficina, donde un empleado puede devolver el equipo inmediatamente, los empleados remotos pueden tener dispositivos de la empresa en casa. Necesitas un proceso claro para recuperar estos artículos de manera segura y eficiente.

• Define expectativas de devolución desde el principio – Cuando contratas a empleados remotos, establece políticas claras sobre la devolución de equipos al terminar.

• Proporciona etiquetas de envío prepagadas – Facilita el proceso para evitar retrasos innecesarios.

• Haz seguimiento de los artículos devueltos – Confirma que laptops, teléfonos y otros activos regresen antes de cerrar el proceso de offboarding.

Ejemplo: Envíale una caja prepagada con seguimiento incluido para que pueda devolver su equipo sin complicaciones.

Manejar reacciones emocionales a distancia

Las terminaciones nunca son fáciles, y manejarlas remotamente añade otra capa de dificultad. Debes estar preparado para reacciones emocionales fuertes. Si suceden, es tu responsabilidad que la conversación se mantenga profesional.

• Mantén la calma y compostura – La conversación debe ser profesional. Reconoce también las emociones del empleado.

• Ofrece recursos de apoyo mental si aplica – Algunas empresas ofrecen programas de asistencia al empleado (EAPs) para facilitar la transición.

• Permite que procese la noticia – Dale un momento para asimilar y hacer preguntas aclaratorias.

Evitar errores legales

Las terminaciones remotas deben cumplir con las leyes laborales, que varían según la ubicación del empleado. No seguir los requisitos legales puede derivar en problemas legales costosos o daño reputacional.

• Revisa las leyes laborales locales – Asegúrate de cumplir con las políticas de indemnización, períodos de aviso y regulaciones de pago final.

• Consulta con expertos legales – Cuando terminas a empleados internacionales, busca asesoría legal para evitar errores.

• Documenta todo – Mantén registros de problemas de rendimiento, avisos de terminación y acuerdos de indemnización.

Siguiendo estas mejores prácticas reduces riesgos legales y