HR-Dokumentenmanagement bezieht sich auf die systematische Speicherung, Organisation und Handhabung verschiedener Mitarbeitendendokumente, einschließlich Mitarbeitendenakten, Leistungsbeurteilungen und Leistungsnachweise. Es ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Gewährleistung eines effizienten Zugriffs auf wichtige Mitarbeitendeninformationen.
Wichtige HR-Dokumente
Mehrere wesentliche HR-Dokumente sind integraler Bestandteil jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Dazu gehören:
- Mitarbeitendenhandbücher: Dokumente, die Unternehmensrichtlinien und -verfahren umreißen.
- Mitarbeitendenverträge: Rechtlich bindende Vereinbarungen, die die Beschäftigungsbedingungen detaillieren.
- Leistungsbeurteilungen: Zusammenfassungen der Arbeitskompetenzen eines Mitarbeitenden.
- Urlaubsakten: Aufzeichnungen über beantragte und genehmigte bezahlte Freizeit.
- Recruiting-Akten: Informationen im Zusammenhang mit Vorstellungsgesprächen und Einstellungsprozessen.
- Gehaltsabrechnungen: Anwesenheitslisten, Stundenzettel und Steuerformulare.
- Leistungsnachweise: Details zu Leistungsplänen und Einschreibedokumenten.
- Schulungsmaterialien: Ressourcen für Mitarbeiterschulungsprogramme.
- Sicherheits- und Unfallberichte: Dokumentation von Vorfällen und medizinischen Informationen.
HR Document Management System (HRDMS)
Ein Human Resources Document Management System (HRDMS) ist eine Software, die entwickelt wurde, um Mitarbeitendendokumente effizient zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Es bietet Funktionen wie Dokumentenspeicherung, elektronische Signaturen und Workflow-Automatisierung.
Vorteile eines HRDMS
- Zeitersparnis: Zentralisierte Speicherung vereinfacht die Dokumentenabrufung und verbessert die HR-Effizienz.
- Kosteneinsparungen: Reduziert Ausgaben im Zusammenhang mit verlorenen Dokumenten und manueller Suche.
- Verbesserte Sicherheit: Gewährleistet sichere digitale Speicherung und Zugriffskontrolle, was den Datenschutz verbessert.