Japan onderhoudt een gestructureerd immigratiesysteem om de toegang en het verblijf van buitenlandse nationals te beheren, inclusief degenen die op zoek zijn naar werk. Voor personen die van plan zijn in Japan te werken, is het verkrijgen van het juiste visum en de daaropvolgende werkvergunning een verplichte stap. Dit proces omvat meestal het verkrijgen van sponsoring van een Japanse werkgever of entiteit en het aantonen dat de aanvrager beschikt over de benodigde vaardigheden, kwalificaties of ervaring voor de beoogde rol, in overeenstemming met specifieke visumcategorieën die zijn ontworpen voor diverse professionele velden en activiteiten.
Het navigeren door het Japanse werkvisumsysteem vereist inzicht in de verschillende beschikbare visumtypes, de aanvraagprocedures en de voortdurende verplichtingen voor zowel de buitenlandse werknemer als de sponsorende organisatie. De belangrijkste route voor het verkrijgen van een werkvisum omvat het aanvragen van een Certificate of Eligibility (CoE) via de Immigration Services Agency van het Japanese Ministry of Justice, meestal geïnitieerd door de sponsorende werkgever in Japan. Zodra de CoE is afgegeven, dient de persoon een visumstempel aan te vragen bij een Japanse ambassade of consulaat in het buitenland.
Veelvoorkomende Visumtypes voor Buitenlandse Werknemers
Japan biedt diverse visumcategorieën die zijn afgestemd op verschillende soorten werk en professionele achtergronden. De meest voorkomende werkgerelateerde verblijfsstatussen (vaak aangeduid als visa) worden hieronder opgesomd, elk met specifieke geschiktheidscriteria en toegestane activiteiten.
| Verblijfsstatus | Typische Activiteiten | Typische Verblijfsduur |
|---|---|---|
| Engineer/Specialist in Humanities/International Services | IT-ingenieurs, werktuigbouwkundigen, ontwerpers, taalonderwijzers, marketingspecialisten, tolken, copywriters | 3 maanden, 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar |
| Gespecialiseerde Arbeid | Koks gespecialiseerd in buitenlandse keuken, sportinstructeurs, piloten, vakbekwame werknemers in specifieke industrieën | 3 maanden, 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar |
| Intra-company Transferee | Werknemers die worden overgeplaatst van een buitenlandse vestiging naar een Japans hoofdkantoor of filiaal (management, administratief, of gespecialiseerde vaardigheden) | 3 maanden, 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar |
| Hoge Gekwalificeerde Professional | Op punten gebaseerde systeem voor geavanceerd academisch onderzoek, geavanceerde gespecialiseerde/technische activiteiten, of geavanceerd bedrijfsbeheer | 5 jaar (kan sneller leiden tot Permanent Residency) |
| Business Manager | Personen die een bedrijf beheren of investeren in een bedrijf in Japan | 4 maanden, 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar |
| Specifieke Vaardigheden (Tokutei Ginou) | Ontworpen voor specifieke sectoren die arbeidskrapte ondervinden (bijv. verpleegzorg, bouw, landbouw) | Tot 5 jaar (Type 1), mogelijkheid tot vernieuwing en gezinshereniging (Type 2) |
Andere categorieën bestaan voor artiesten, religieuze activiteiten, journalisten, onderzoekers, medische diensten, juridische/boekhoudkundige diensten, en meer gespecialiseerde rollen.
Werkvergunning Aanvraagvereisten en Procedures
De standaardprocedure voor het verkrijgen van een werkvisum omvat twee hoofd stappen: het verkrijgen van een Certificate of Eligibility (CoE) in Japan en vervolgens het aanvragen van de visumstempel in het buitenland.
Certificate of Eligibility (CoE) Aanvraag
De CoE wordt afgegeven door de Immigration Services Agency in Japan en dient als bewijs dat de buitenlandse national voldoet aan de voorwaarden voor landing in Japan en de vereisten voor hun specifieke verblijfsstatus.
- Initiatie: De sponsorende werkgever of een wettelijke vertegenwoordiger in Japan vraagt de CoE aan namens de buitenlandse national bij het regionale immigratiebureau.
- Documentatie: Vereiste documenten omvatten doorgaans:
- Aanvraagformulier
- Foto’s van de aanvrager
- Kopieën van het paspoort van de aanvrager
- Documenten die de academische achtergrond en werkervaring bewijzen (diploma’s, transcripties, CV, aanbevelingsbrieven)
- Documenten gerelateerd aan het sponsorschap bedrijf (bedrijfsregistratie, financiële overzichten, overzicht van het bedrijf, details van de aangeboden functie, arbeidsovereenkomst)
- Specifieke documenten afhankelijk van de visumcategorie (bijv. bewijs van relevante vaardigheden voor Gespecialiseerde Arbeid, puntentelling voor Hoge Gekwalificeerde Professional).
- Verwerkingstijd: De verwerkingstijd van CoE kan aanzienlijk variëren afhankelijk van het immigratiebureau, het jaargetijde, en de complexiteit van de aanvraag. Typisch varieert de verwerking van 1 tot 3 maanden.
- Sponsoring: De Japanse werkgever fungeert als sponsor en levert documentatie over het bedrijf en de arbeidsdetails. Zij zijn verantwoordelijk voor het verzekeren dat het dienstverband voldoet aan de visumvereisten.
- Kosten: Er zijn doorgaans geen kosten verbonden aan de aanvraag van de CoE zelf.
Visumaanvraag
Zodra de CoE is afgegeven, wordt deze naar de aanvrager in het buitenland gestuurd. De aanvrager vraagt vervolgens het visumstempel aan bij een Japanse ambassade of consulaat in hun land van verblijf.
- Initiatie: De buitenlandse national dient het visumaanvraagformulier persoonlijk of via een gemachtigde in te dienen.
- Documentatie: Vereiste documenten omvatten doorgaans:
- Visumaanvraagformulier
- Paspoort
- Recente foto’s
- Het originele Certificate of Eligibility
- Andere ondersteunende documenten zoals vereist door de specifieke ambassade/consulaat (controleer hun website).
- Verwerkingstijd: De verwerking van het visum na ontvangst van de CoE verloopt meestal veel sneller, doorgaans tussen 2 en 5 werkdagen. In sommige gevallen kan het langer duren.
- Kosten: Visumkosten variëren afhankelijk van de nationaliteit van de aanvrager en het type visum. Per eind 2024 bedragen de gebruikelijke kosten voor een single-entry visum ongeveer ¥3.000, voor multiple-entry ongeveer ¥6.000, en voor transit ongeveer ¥700. Deze kosten kunnen wijzigen en worden mogelijk kwijtgescholden voor burgers van bepaalde landen op basis van reciproque overeenkomsten.
Wegen naar Permanent Residency
Het verkrijgen van permanent verblijf (PR) in Japan stelt een buitenlandse national in staat om onbeperkt te wonen zonder beperkingen op werktype of duur. De meest gebruikelijke weg vereist een aanzienlijke periode van aaneengesloten verblijf in Japan.
- Algemene Vereiste: Een aanvrager moet doorgaans minimaal 10 opeenvolgende jaren in Japan hebben gewoond, waarvan minstens 5 jaar onder een werkgerelateerde verblijfsstatus.
- Hoge Gekwalificeerde Professional (HSP) Versneld Traject: De HSP-visum biedt een snellere route naar PR. Personen met de HSP-status kunnen na slechts 3 jaar verblijf voor PR aanvragen, of zelfs na 1 jaar als ze hogere puntentellingen behalen.
- Andere Uitzonderingen: Echtgenoten van Japanse staatsburgers of permanente residents kunnen na een kortere periode aanvragen (meestal 1 jaar huwelijk en 3 jaar verblijf in Japan). Langdurige bewoners kunnen ook andere vereisten hebben.
- Belangrijke Criteria: Ongeacht de route moeten aanvragers aantonen:
- Goed gedrag (geen strafblad, voldoen aan publieke plichten zoals belastingbetaling).
- Voldoende vermogen of het vermogen om een zelfstandig bestaan te onderhouden.
- Dat hun permanente verblijf in het belang van Japan is (bijvoorbeeld bijdragen aan Japan).
- Het bezit van de langst toegestane verblijfsduur voor hun huidige verblijfsstatus.
- Aanvraag: De aanvraag wordt ingediend bij het regionale immigratiebureau.
- Verwerkingstijd: PR-aanvragen kunnen 4 maanden tot 1 jaar of langer in beslag nemen.
- Kosten: De aanvraagkosten voor Permanent Residency bedragen doorgaans ¥8.000 bij goedkeuring.
Opties voor Afhankelijke Visums
Buitenlandse nationals die in Japan verblijven onder bepaalde langetermijnstatussen, inclusief de meeste werkvisa, kunnen hun echtgenoot en ongehuwde, afhankelijke kinderen laten meereizen onder de "Dependent" status van verblijf.
- Geschiktheid: De hoofdvisumhouder moet in Japan verblijven onder een verblijfsstatus die het meenemen van gezinsleden toestaat (de meeste werkvisa kwalificeren). De afhankelijke moet een wettelijke echtgenoot of een biologische/geadopteerde kind zijn.
- Aanvraag: De hoofdvisumhouder of een vertegenwoordiger in Japan vraagt meestal een Certificate of Eligibility voor de afhankelijke aan bij het regionale immigratiebureau. Alternatief kan de afhankelijke direct het visum aanvragen bij een Japanse ambassade of consulaat in het buitenland als de hoofdhouder al in Japan is, hoewel de CoE-route wordt aanbevolen.
- Documentatie: Vereiste documenten omvatten doorgaans:
- Aanvraagformulier
- Foto’s van de afhankelijke
- Kopieën van het paspoort van de afhankelijke
- Bewijzen van de relatie (huwitsakte, geboorteakte, gezinsregister)
- Documenten van de hoofdvisumhouder (kopie van verblijfskaart, arbeidsverklaring, inkomens- en belastingdocumenten die het vermogen ondersteunen om de afhankelijke te onderhouden).
- Activiteiten: Afhankelijke mogen doorgaans niet werken onder deze status. Wil een afhankelijke werken, dan moeten ze toestemming aanvragen om activiteiten uit te voeren die niet toegestaan zijn onder hun verblijfsstatus (meestal beperkt tot 28 uur per week) of overstappen op een geschikt werkvisum als ze daarvoor in aanmerking komen.
- Duur: De verblijfsduur van de afhankelijke is gekoppeld aan die van de hoofdvisumhouder en de duur van hun status.
Visa-nalevingsverplichtingen voor Werkgevers en Werknemers
Het in stand houden van een legale status in Japan is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de buitenlandse national en hun sponsorende werkgever. Niet-naleving kan leiden tot ernstige gevolgen, waaronder boetes, uitzetting en beperkingen voor toekomstige toegang of aanwerving.
Verplichtingen van de Werkgever:
- Sponsorschap: De werkgever is verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van de informatie verstrekt tijdens de CoE-aanvraag en voor het verzekeren dat de buitenlandse werknemer wordt ingezet in de rol en onder de voorwaarden gespecificeerd in de aanvraag.
- Meldingsplicht: Werkgevers moeten de Immigration Services Agency informeren wanneer een buitenlandse werknemer bij het bedrijf in dienst treedt, het bedrijf verlaat (door ontslag, beëindiging, of contractafloop), of wanneer er belangrijke wijzigingen zijn in de bedrijfsgegevens. Deze meldingen moeten doorgaans binnen 14 dagen worden gedaan.
- Administratie: Houd administratie bij over het dienstverband en de visumstatus van de buitenlandse werknemer.
- Naleving van Arbeidswetten: Zorg dat de arbeidsomstandigheden, lonen en voordelen voldoen aan de Japanse arbeidswetten.
- Verificatie: Controleer de verblijfsstatus en de verblijfsduur van de buitenlandse national door hun verblijfskaart bij indiensttreding.
Verplichtingen van de Werknemer:
- Validiteit Bewaken: De buitenlandse national moet zorgen dat hun visum en verblijfsduur geldig blijven. Verlengingsaanvragen moeten worden ingediend voordat de huidige periode verloopt.
- Activiteiten Naleven: Alleen deelnemen aan activiteiten die zijn toegestaan onder hun specifieke verblijfsstatus. Werken buiten de toegestane scope zonder toestemming is een overtreding.
- Meldingsplicht: Binnen 14 dagen de Immigration Services Agency informeren over wijzigingen in persoonlijke gegevens (naam, nationaliteit) of wijzigingen met betrekking tot hun werkgever (nieuw dienstverband, werkgever wisselen, werk verlaten).
- Verblijfskaart Bij zich Hebben: Buitenlandse nationalen van 16 jaar of ouder moeten hun verblijfskaart altijd bij zich dragen en kunnen tonen op verzoek van immigratieambtenaren of politie.
- Voldoen aan de Japanse wetgeving: Aan alle Japanse wetten en regelgeving voldoen.
