South Africa hanteert een progressief belastingstelsel waarbij individuen en bedrijven belasting betalen over hun inkomen. Voor werkgevers betekent dit het beheren van diverse loonbelasting en het inhouden van inkomstenbelasting op de salarissen van werknemers namens de South African Revenue Service (SARS). Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor naleving en een soepele bedrijfsvoering binnen het land.
De belangrijkste loonbelastingen en inhoudingsmechanismen omvatten Pay As You Earn (PAYE) voor inkomstenbelasting, bijdragen aan het Unemployment Insurance Fund (UIF), en Skills Development Levy (SDL). Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en afdragen van deze bedragen aan SARS op regelmatige basis, met correcte administratie en tijdige rapportage.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in South Africa zijn verplicht bij te dragen aan specifieke socialezekerheids- en loonfonds op basis van de beloning van hun werknemers. De hoofdbijdragen zijn voor het Unemployment Insurance Fund (UIF) en de Skills Development Levy (SDL).
Unemployment Insurance Fund (UIF)
UIF biedt kortetermijnhulp aan werknemers wanneer zij werkloos worden of niet kunnen werken door ziekte, moederschaps- of adoptieverlof. Zowel de werkgever als de werknemer dragen bij aan het fonds.
- Bijdragepercentage: De totale bijdrage is 2% van de bruto beloning van de werknemer, met een maandelijkse plafond.
- Verdeling: De werkgever draagt 1% en de werknemer 1%.
- Plafond: Het maandelijkse beloningsplafond voor bijdragen wordt periodiek aangepast. Voor het belastingjaar eindigend in februari 2024 (vaak gebruikt als basis voor het komende jaar totdat nieuwe tarieven worden aangekondigd), was het plafond R17.711,58 per maand. Dit betekent dat de maximale maandelijkse bijdrage per werknemer R177,12 van de werkgever en R177,12 van de werknemer bedraagt, in totaal R354,24.
- Berekening: Bijdrage = (Bruto maandloon of plafond, afhankelijk van wat lager is) * 2%.
Skills Development Levy (SDL)
SDL is een heffing die wordt opgelegd om leren en ontwikkeling in Zuid-Afrika te stimuleren en wordt gebruikt om opleidingsinitiatieven te financieren.
- Bijdragepercentage: Het tarief is 1% van de totale beloning van de werknemer.
- Wie betaalt: Deze bijdrage wordt doorgaans volledig door de werkgever gedragen.
- Vrijstellingen: Werkgevers met een jaarlijkse loonsom onder een bepaalde drempel (bijvoorbeeld R500.000 voor het belastingjaar eindigend in februari 2024) zijn vrijgesteld van het betalen van SDL. Overheidswerkgevers en bepaalde publieke entiteiten zijn ook vrijgesteld.
- Berekening: Bijdrage = Totale beloning van de werknemer * 1%.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn wettelijk verplicht inkomstenbelasting in te houden op de salarissen en lonen van hun werknemers via het Pay As You Earn (PAYE)-systeem. Deze ingehouden belasting wordt vervolgens maandelijks afgedragen aan SARS.
Pay As You Earn (PAYE)
PAYE wordt berekend op basis van het belastbaar inkomen van de werknemer, dat salaris, lonen, bonussen, toelagen en de waarde van bepaalde fringe benefits omvat, verminderd met toegestane aftrekken. De belasting wordt berekend met behulp van progressieve belastingtarieven en aangepast voor toepasselijke belastingkortingen.
Belastingtarieven en -schijven (Op basis van belastingjaar eindigend in februari 2024, onderhevig aan wijzigingen voor 2025)
Individuele inkomstenbelastingtarieven zijn gestructureerd in schijven, waarbij hogere inkomens in progressieve hogere tarieven worden belast. Jaarlijkse belastingkortingen verminderen het te betalen belastingbedrag.
| Belastbaar Inkomen (R) | Belastingtarief (%) |
|---|---|
| 0 - 237.100 | 18 |
| 237.101 - 370.500 | 26 |
| 370.501 - 512.800 | 31 |
| 512.801 - 673.000 | 36 |
| 673.001 - 857.900 | 39 |
| 857.901 - 1.817.000 | 41 |
| 1.817.001 en hoger | 45 |
Belastingkortingen (Op basis van belastingjaar eindigend in februari 2024, onderhevig aan wijzigingen voor 2025)
Kortingen worden afgetrokken van de berekende belastingplicht.
- Primaire korting: Van toepassing op alle belastingplichtigen. (bijvoorbeeld R17.235)
- Secundaire korting: Van toepassing op belastingplichtigen van 65 jaar en ouder. (bijvoorbeeld R9.444)
- Tertiaire korting: Van toepassing op belastingplichtigen van 75 jaar en ouder. (bijvoorbeeld R3.145)
PAYE Berekening
Werkgevers gebruiken belastingrichtlijnen of belastingtabellen verstrekt door SARS om het juiste bedrag aan PAYE te berekenen dat moet worden ingehouden op basis van het geprojecteerde jaarlijkse belastbare inkomen van de werknemer, rekening houdend met de toepasselijke belastingschijven en kortingen. De berekening wordt meestal maandelijks of wekelijks uitgevoerd, afhankelijk van de loonbetalingsfrequentie.
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers kunnen profiteren van bepaalde belastingaftrekken en -toelagen die hun belastbaar inkomen verlagen, waardoor hun PAYE-verplichting afneemt.
Toegestane Aftrekken
Veelvoorkomende aftrekken zijn onder andere:
- Pensioenfondsbijdragen: Bijdragen aan goedgekeurde pensioen-, provident- en pensioenannuïteitsfondsen zijn aftrekbaar, met limieten. De aftrek is beperkt tot 27,5% van het hogere van belastbaar inkomen (exclusief pensioenfonds-lumpsums en ontslagvergoedingen) of beloning, tot een jaarlijks maximum (bijvoorbeeld R350.000 voor belastingjaar eindigend in februari 2024).
- Medische Bijdragen: Bijdragen door de werknemer aan een geregistreerde medische regeling komen in aanmerking voor een maandelijkse belastingkorting, niet als aftrek van belastbaar inkomen. De waarde van de korting hangt af van het aantal begunstigden.
- Donaties: Donaties aan goedgekeurde Public Benefit Organisations (PBO's) zijn aftrekbaar, beperkt tot 10% van het belastbaar inkomen vóór de aftrek van donaties.
Belastbare Toelagen en Fringe Benefits
Bepaalde toelagen (bijvoorbeeld reiskostenvergoeding, subsistentievergoeding) en fringe benefits (bijvoorbeeld bedrijfsauto, huisvestingsvergoeding) worden beschouwd als onderdeel van het belastbare inkomen van een werknemer en moeten worden opgenomen in de PAYE-berekening, hoewel specifieke regels en mogelijke aftrekken van toepassing kunnen zijn op sommige.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers hebben strikte deadlines voor het afdragen van ingehouden belastingen en het indienen van reconciliatierapporten bij SARS.
Maandelijkse Rapportages (EMP201)
- Werkgevers moeten een maandelijkse Employer Declaration (EMP201) indienen bij SARS, waarin de totale PAYE, SDL en UIF bedragen die zijn ingehouden en bijgedragen voor alle werknemers, worden gespecificeerd.
- Betaling van deze bedragen moet gepaard gaan met de EMP201-rapportage.
- Deadline: De EMP201 en betaling moeten uiterlijk op de 7e van de volgende maand worden gedaan, of de laatste werkdag voor de 7e als deze op een weekend of feestdag valt.
Halfjaarlijkse Reconciliatie (EMP501)
- Werkgevers moeten twee keer per jaar een Employer Reconciliation Declaration (EMP501) indienen. Dit rapport stemt de maandelijkse EMP201-rapportages af met het totale betaalde PAYE, SDL en UIF, en de uitgereikte belastingcertificaten (IRP5/IT3(a)).
- Indieningsperiodes:
- Tussentijdse periode: 1 maart tot 31 augustus. De EMP501 en relevante IRP5/IT3(a)-certificaten moeten eind oktober worden ingediend.
- Jaarlijkse periode: 1 maart tot 28/29 februari. De EMP501 en alle IRP5/IT3(a)-certificaten voor het volledige belastingjaar moeten eind mei worden ingediend.
Employee Tax Certificates (IRP5/IT3(a))
- Werkgevers moeten voor elke werknemer een IRP5-certificaat uitreiken met details over hun beloning, inhoudingen en het totale PAYE, SDL en UIF dat tijdens het belastingjaar is ingehouden of bijgedragen. Een IT3(a) wordt uitgegeven in specifieke gevallen waar PAYE niet is ingehouden.
- Deze certificaten zijn essentieel voor werknemers om hun jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte te doen.
- IRP5/IT3(a)-gegevens worden als onderdeel van het EMP501-reconciliatieproces ingediend bij SARS.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlandse onderneming in Zuid-Afrika brengt extra belastingcomplexiteiten met zich mee.
Tax Residency
- De belastingverplichtingen van een persoon in Zuid-Afrika hangen af van hun belastingresidentiestatus. Inwoners worden over het algemeen belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-inwoners alleen belast worden op in Zuid-Afrika verworven inkomen.
- Residentie wordt bepaald door de "ordinarily resident"-test of de "physical presence"-test.
- Werkgevers moeten de belastingresidentie van buitenlandse werknemers correct vaststellen om de juiste PAYE-regels toe te passen.
Double Tax Agreements (DTA's)
- Zuid-Afrika heeft Double Tax Agreements met talrijke landen. Deze verdragen zijn bedoeld om dubbele belastingheffing over inkomen te voorkomen en kunnen van invloed zijn op de belasting van buitenlandse werknemers, afhankelijk van hun land van herkomst en de bepalingen van de relevante DTA.
- DTA's kunnen de PAYE-verplichtingen beïnvloeden, mogelijk bepaalde inkomsten vrijstellen of belastingvermindering bieden.
Tax for Non-Resident Employers
- Buitenlandse bedrijven die personen in Zuid-Afrika in dienst nemen, kunnen worden beschouwd als werkgevers voor Zuid-Afrikaanse belastingdoeleinden, zelfs als ze geen geregistreerde vestiging of vaste inrichting hebben.
- Dergelijke niet-inwonende werkgevers moeten nog steeds registreren bij SARS, PAYE, SDL en UIF inhouden en voldoen aan alle rapportageverplichtingen, tenzij een vrijstelling van toepassing is, vaak gerelateerd aan de duur van de aanwezigheid van de werknemer in Zuid-Afrika en de bepalingen van een DTA.
- Het inschakelen van een Employer of Record kan de naleving voor buitenlandse bedrijven vereenvoudigen door op te treden als de juridische werkgever in Zuid-Afrika, en alle payroll-, belasting- en arbeidsrechtelijke verplichtingen af te handelen.
