Het Verenigd Koninkrijk beschikt over een uitgebreid belastingsysteem dat zowel werkgevers als werknemers beïnvloedt. Voor werkgevers omvat het beheer van de loonadministratie het begrijpen van verplichtingen met betrekking tot Pay As You Earn (PAYE) inkomstenbelasting en National Insurance Contributions (NICs). Werknemers worden onderworpen aan inhoudingen op hun brutoloon voor inkomstenbelasting en NICs, terwijl ze mogelijk ook profiteren van verschillende belastingvrijstellingen en aftrekposten die hun belastbaar inkomen verminderen. Het nauwkeurig navigeren door deze vereisten is cruciaal voor naleving en soepele loonadministratie.
Het begrijpen van de specifieke regels voor het belastingjaar, dat loopt van 6 april tot 5 april, is essentieel. Het belastingjaar 2025/2026 zal zijn eigen set tarieven, drempels en regelgeving hebben waaraan werkgevers zich moeten houden bij het verwerken van de loonadministratie en rapportage aan HM Revenue and Customs (HMRC).
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in het VK zijn primair verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en betalen van National Insurance Contributions (NICs) namens hun werknemers, naast hun eigen werkgeversbijdragen. Deze bijdragen financieren staatsuitkeringen en diensten.
Employer's Class 1 NICs worden betaald over werknemersverdiensten boven een bepaalde drempel. Het tarief wordt toegepast op verdiensten boven de secundaire drempel, zonder bovengrens voor de werkgeversbijdrage.
| Verdienperiode | Secundaire Drempel (per week) | Secundaire Drempel (per maand) | Secundaire Drempel (per jaar) | Employer Class 1 NIC Tarief |
|---|---|---|---|---|
| Wekelijks | £175 | - | - | 13,8% |
| Maandelijks | - | £758 | - | 13,8% |
| Jaarlijks | - | - | £9.100 | 13,8% |
Opmerking: Deze drempels en tarieven zijn gebaseerd op het belastingjaar 2024/2025 en kunnen wijzigen voor het belastingjaar 2025/2026.
Werkgevers kunnen ook aansprakelijk zijn voor de Apprenticeship Levy als hun jaarlijkse loonsom meer dan £3 miljoen bedraagt. Het heffingspercentage is 0,5% van de jaarlijkse loonsom, en werkgevers ontvangen een vrijstelling van £15.000 om af te trekken van hun levy-betaling.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verplicht het Pay As You Earn (PAYE) systeem te gebruiken om inkomstenbelasting in te houden op het loon of salaris van hun werknemers voordat deze worden uitbetaald. Het bedrag aan ingehouden belasting hangt af van de belastingcode van de werknemer, hun verdiensten en de huidige tarieven en schijven voor inkomstenbelasting.
De belastingcode van een werknemer wordt uitgegeven door HMRC en weerspiegelt hun belastingvrije vrijstellingen. De standaard persoonlijke vrijstelling is het bedrag dat een individu kan verdienen voordat inkomstenbelasting verschuldigd is. Voor het belastingjaar 2024/2025 is de standaard Personal Allowance £12.570. Deze vrijstelling wordt verminderd voor personen met een inkomen boven £100.000 en wordt volledig verloren bij een inkomen boven £125.140.
Inkomstenbelastingtarieven variëren afhankelijk van het inkomensniveau en de regio van het VK waar de werknemer woont (Engeland, Wales, Noord-Ierland of Schotland).
Inkomstenbelastingtarieven en schijven (Engeland, Wales en Noord-Ierland - belastingjaar 2024/2025)
| Belastingschijf | Tarief |
|---|---|
| Tot £12.570 | 0% |
| £12.571 tot £50.270 | 20% |
| £50.271 tot £125.140 | 40% |
| Boven £125.140 | 45% |
Inkomstenbelastingtarieven en schijven (Schotland - belastingjaar 2024/2025)
| Belastingschijf | Tarief |
|---|---|
| Tot £12.570 | 0% |
| £12.571 tot £14.732 | 19% |
| £14.733 tot £25.296 | 20% |
| £25.297 tot £43.662 | 21% |
| £43.663 tot £75.000 | 42% |
| £75.001 tot £125.140 | 46% |
| Boven £125.140 | 48% |
Opmerking: Deze tarieven en schijven zijn gebaseerd op het belastingjaar 2024/2025 en kunnen wijzigen voor het belastingjaar 2025/2026. Schotse tarieven en schijven worden vastgesteld door het Schotse Parlement.
Werkgevers berekenen de belastinginhouding voor elke loonperiode op basis van de belastingcode van de werknemer en de proportie van de jaarlijkse belastingschijven die op die periode van toepassing zijn (bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks).
Employee Tax Deductions and Allowances
De belastingplicht van werknemers wordt verminderd door hun persoonlijke vrijstelling en mogelijk andere vrijstellingen of in aanmerking komende belastingverminderingen. De standaard Personal Allowance is de meest voorkomende aftrekpost.
Andere vrijstellingen en verminderingen die invloed kunnen hebben op de belastingcode van een werknemer zijn onder meer:
- Marriage Allowance: Hiermee kan een echtgenoot of geregistreerde partner 10% van hun Personal Allowance overdragen aan hun partner als zij minder verdienen dan de Personal Allowance en hun partner geen hogere of aanvullende tariefbelasting betaalt.
- Blind Person's Allowance: Een extra belastingvrije vrijstelling voor geregistreerde blinde personen.
- Belastingvermindering op pensioenbijdragen: Bijdragen aan geregistreerde pensioenregelingen kunnen belastingvoordelen krijgen. Dit wordt vaak op bron gegeven door de pensioenaanbieder, maar voor sommige regelingen ontvangt de werknemer belastingvermindering via hun belastingcode.
- Gift Aid: Donaties aan goede doelen onder Gift Aid kunnen de basisband voor de schenker uitbreiden.
- Werkgerelateerde kosten: Werknemers kunnen mogelijk belastingvermindering claimen voor bepaalde werkgerelateerde kosten die niet door hun werkgever worden vergoed, zoals zakenreizen, professionele vergoedingen of uniformen.
Deze vrijstellingen en verminderingen worden meestal meegenomen in de belastingcode van de werknemer, die de werkgever instrueert over hoeveel belastingvrij inkomen moet worden toegepast voordat de belastinginhoudingen worden berekend.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
UK-werkgevers moeten voldoen aan de vereisten voor Real Time Information (RTI) rapportage. Dit betekent dat zij looninformatie moeten indienen bij HMRC op of vóór de datum dat werknemers worden betaald.
Belangrijke RTI-rapportages omvatten:
- Full Payment Submission (FPS): Wordt ingediend elke keer dat een werkgever werknemers betaalt, met details over betalingen, inhoudingen en start-/vertrekgegevens.
- Employer Payment Summary (EPS): Wordt maandelijks ingediend (indien van toepassing) om cijfers te rapporteren zoals NICs teruggevorderd (bijvoorbeeld wettelijke betalingen), Apprenticeship Levy, of als er geen werknemers in een periode zijn betaald.
Werkgevers moeten ook:
- Werknemers aan het einde van het belastingjaar een P60-formulier geven (voor 31 mei) met hun totale loon en inhoudingen voor dat jaar.
- Onkosten en verstrekkingen aan werknemers (die niet via loonadministratie lopen) rapporteren op P11D-formulieren (voor 6 juli na afloop van het belastingjaar).
- De PAYE-belasting en NICs die zijn ingehouden op het loon van werknemers, plus de NICs van de werkgever, betalen aan HMRC, meestal vóór de 22e van de maand volgend op de loonperiode (19e als betaling per post plaatsvindt).
Het niet naleven van deze rapportage- en betalingsdeadlines kan leiden tot boetes en rente.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in het VK brengt extra belastingcomplexiteiten met zich mee.
- Residency Status: De belastingplicht van een individu in het VK hangt af van hun fiscale residentiestatus. Verschillende regels gelden voor residents, non-residents en degenen die tijdelijk non-resident zijn. Dit beïnvloedt hoe hun wereldwijde inkomen in het VK wordt belast.
- National Insurance Contributions: De verplichting om UK NICs te betalen hangt over het algemeen af van waar het werk wordt uitgevoerd. Speciale regels en overeenkomsten (zoals sociale zekerheidsakkoorden of EU-regelgeving, hoewel na Brexit andere regels gelden) kunnen bepalen of NICs verschuldigd zijn in het VK of een ander land, vooral voor gedetacheerde werknemers.
- Double Taxation Treaties: Het VK heeft verdragen ter voorkoming van dubbele belasting met veel landen. Deze verdragen kunnen bepalen welk land het primaire recht heeft om bepaalde inkomsten te belasten en bieden verlichting om te voorkomen dat personen dubbel worden belast over hetzelfde inkomen.
- Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf kan onderworpen worden aan de VK-vennootschapsbelasting als wordt vastgesteld dat het een 'permanente vestiging' in het VK heeft. Het in dienst nemen van personeel in het VK kan bijdragen aan het ontstaan van een permanente vestiging.
- PAYE for Foreign Employers: Zelfs als een buitenlands bedrijf geen geregistreerd kantoor of filiaal in het VK heeft, kan het nog steeds verplicht zijn PAYE te voeren als het personen in dienst heeft die in het VK werken. In dergelijke gevallen is het vaak noodzakelijk om een agent aan te stellen of een Employer of Record te gebruiken om de UK payroll en belastingverplichtingen correct af te handelen.
