Employer of Record in Vanuatu

Het uitbreiden van je team naar Vanuatu biedt toegang tot een divers talentenpool, maar het begrijpen van het lokale arbeidslandschap is cruciaal. Om legaal werknemers in Vanuatu aan te nemen, hebben bedrijven doorgaans een paar hoofdwegen, elk met verschillende implicaties voor compliance, kosten en operationele complexiteit. Het effectief navigeren door deze opties zorgt ervoor dat je uitbreiding zowel compliant als strategisch is.

Bij het overwegen van het aannemen in Vanuatu, zijn je belangrijkste opties:

• Het oprichten van een lokale juridische entiteit: Dit houdt in dat je een dochteronderneming of vestiging registreert binnen Vanuatu, wat je bedrijf de mogelijkheid geeft om rechtstreeks personeel in dienst te nemen. Deze weg vereist aanzienlijke voorafgaande investering in tijd, juridische kosten en administratieve middelen.
• Samenwerken met een Employer of Record (EOR): Een EOR, zoals Rivermate, fungeert als de juridische werkgever voor je personeel in Vanuatu, en regelt alle lokale compliance en administratieve taken, terwijl jij volledige controle houdt over het dagelijkse management.
• Het inhuren van zelfstandige contractors: Deze optie maakt projectgebaseerd werk mogelijk zonder formele arbeidsovereenkomst, maar vereist zorgvuldige classificatie om risico's op misclassificatie onder de arbeidswetgeving van Vanuatu te voorkomen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Vanuatu

Een Employer of Record vereenvoudigt wereldwijde aanwervingen door de juridische verantwoordelijkheden van arbeid op zich te nemen namens jou. In Vanuatu verzorgt een EOR doorgaans:

• Juridische compliance: Zorgen voor naleving van de specifieke arbeidswetten, arbeidsovereenkomsten en wettelijke vereisten van Vanuatu, inclusief minimumloon, werkuren en beëindigingsprotocollen.
• Loonadministratie: Afhandelen van lokale loonverwerking, belastinginhoudingen, sociale zekerheidsbijdragen en andere verplichte inhoudingen volgens de regelgeving van Vanuatu.
• HR-Administratie: Beheren van onboarding van werknemers, benefits administratie (indien van toepassing), verlofbeheer en toezien op conforme beëindigingsprocessen.
• Risicobeperking: De juridische en compliance risico's die gepaard gaan met arbeid in Vanuatu op zich nemen, waardoor je bedrijf beschermd is tegen mogelijke boetes of geschillen.

Voordelen voor bedrijven die in Vanuatu willen aannemen zonder een lokale entiteit

Het gebruik van een EOR-dienst biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die in Vanuatu willen aannemen zonder de verplichting van het oprichten van een lokale entiteit:

• Snelle markttoegang: Snel werknemers onboarden in Vanuatu zonder het lange proces van entiteitregistratie en opzet.
• Kostenbesparing: Vermijden van de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het oprichten en onderhouden van een lokale dochteronderneming, inclusief juridische kosten, kantoorruimte en administratieve overhead.
• Compliance-garantie: Volledige naleving van de complexe en voortdurend evoluerende arbeidsregels van Vanuatu, waardoor compliance risico's worden geminimaliseerd.
• Flexibiliteit: De Vanuatu-markt testen of gespecialiseerde talenten inhuren voor specifieke projecten zonder langdurige zakelijke verplichtingen.
• Focus op kernactiviteiten: Administratieve, HR- en compliance-belastingen delegeren aan de EOR, zodat je interne teams zich kunnen richten op strategische initiatieven en groei.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Vanuatu uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Vanuatu garandeert.

Het belastingstelsel van Vanuatu kent geen inkomsten-, vermogenswinst- en bronbelasting, en vertrouwt vooral op indirecte belastingen zoals btw en invoerrechten. Werkgevers hebben specifieke sociale zekerheidsverplichtingen, voornamelijk door bij te dragen aan het Vanuatu National Provident Fund (VNPF), dat pensioen-, invaliditeits- en overlijdensuitkeringen financiert. Werkgevers moeten 4% van het brutoloon van werknemers inhouden en daarnaast nog eens 4% bijdragen, totaal 8%, met betalingen die maandelijks voor de 15e gedaan moeten worden.

Vanuatu heft geen inkomstenbelastingbronbelasting, en er zijn geen belastingaftrekken of -toeslagen voor werknemers. Buitenlandse werknemers en bedrijven moeten voldoen aan de VNPF-bijdragen, en buitenlandse entiteiten moeten mogelijk ook rekening houden met btw-registratie indien van toepassing. Boetes kunnen worden opgelegd voor te late of onjuiste betalingen, wat het belang van tijdige naleving benadrukt.

In Vanuatu variëren de salarisniveaus afhankelijk van de industrie, rol, ervaring en locatie, waarbij stedelijke centra zoals Port Vila hogere lonen bieden. Bijvoorbeeld, hotelmanagers verdienen tussen 4.000.000 en 7.000.000 VT per jaar, terwijl IT support specialisten variëren van 2.200.000 tot 4.000.000 VT. Het minimumloon vanaf 2025 is vastgesteld op 220 VT/uur voor algemene werknemers, met mogelijke sector-specifieke verhogingen. Employers moeten voldoen aan dit wettelijke minimum en op de hoogte blijven van eventuele wetswijzigingen.

Compensatiepakketten omvatten vaak bonussen en toelagen zoals prestatiebonussen, huisvesting, vervoer, maaltijdtoeslagen, overwerkvergoeding (tegen 1,5x het normale tarief) en wettelijke verlofrechten. Sommige bedrijven bieden ook een 13e maand salaris als eindejaarsbonus. Loonadministratie wordt doorgaans tweewekelijks of maandelijks verwerkt via bankoverschrijvingen, waarbij employers verantwoordelijk zijn voor belasting- en sociale zekerheidsbijdragen. Salaristrends worden verwacht te stijgen door economische groei, inflatie, tekorten aan vaardigheden en beleidswijzigingen, wat het belang benadrukt voor employers om hun compensatiestrategieën regelmatig te herzien en aan te passen.

Werknemers in Vanuatu hebben recht op minimaal 2 weken (10 werkdagen) jaarlijkse vakantie per jaar van onafgebroken dienst, met pro-rata opbouw en betaald op het reguliere loon. De vakantietijd is flexibel, meestal overeengekomen tussen werkgever en werknemer, en kan soms vooraf worden opgenomen of worden uitbetaald onder specifieke voorwaarden.

Feestdagen worden erkend met betaalde vrije dagen, inclusief belangrijke data zoals Nieuwjaarsdag, Dag van de Arbeid, Onafhankelijkheidsdag, Kerstmis en andere. Werknemers die op feestdagen werken, hebben over het algemeen recht op overwerkvergoeding of een vrije dag in plaats daarvan.

Ziekteverlof biedt 6 betaalde dagen per jaar, met medische certificering vereist voor afwezigheid van meer dan twee dagen. Ouderschapsverlof omvat 14 weken zwangerschapsverlof, 5 dagen vaderschapsverlof en adoptieverlof, allemaal met betalingen van het Vanuatu National Provident Fund (VNPF). Andere verloftypes zoals rouwverlof, studieverlof, sabbatical en bijzonder verlof zijn beschikbaar afhankelijk van het beleid van de werkgever.

In Vanuatu moeten werkgevers verplichte voordelen bieden zoals een minimumloon, betaald jaarlijks verlof, feestdagen, ziekteverlof, zwangerschaps- en vaderschapsverlof, en ontslagvergoeding, waardoor basiszekerheid voor werknemers wordt gewaarborgd. Daarnaast worden optionele voordelen zoals ziektekostenverzekering, levensverzekering, extra betaald verlof, vervoer- en huisvestingsvergoedingen, professionele ontwikkeling en Employee Assistance Programs (EAPs) vaak aangeboden om de compensatiepakketten te verbeteren en talent aan te trekken.

Ziektekostenverzekering is een belangrijk voordeel, met dekking die doorgaans medische consulten, ziekenhuisopnames en medicijnen omvat; werkgevers kunnen volledige of gedeeltelijke premies betalen, afgestemd op de verwachtingen van werknemers, vooral voor gespecialiseerde functies. Het nationale providentiefonds (VNPF) vereist zowel werkgevers- als werknemersbijdragen, waarbij werknemers bij pensionering of onder specifieke omstandigheden toegang krijgen tot hun spaargeld. Verpakkingen van voordelen variëren per sector en bedrijfsgrootte, waarbij grotere bedrijven en sectoren zoals financiën en toerisme meer uitgebreide voordelen bieden.

Arbeidsovereenkomsten in Vanuatu zijn essentieel voor het vastleggen van de rechten en verplichtingen van werkgevers en werknemers, het waarborgen van wettelijke naleving en het verminderen van geschillen. Ze bevatten doorgaans belangrijke clausules zoals functiebeschrijving, vergoeding, voordelen, verlofregelingen en beëindigingsprocedures. De overeenkomsten kunnen ofwel voor bepaalde tijd zijn, geschikt voor tijdelijke functies, of onbepaalde tijd, wat voortdurende werkzekerheid biedt.

Proeftijd, meestal 1-3 maanden, stelt werkgevers in staat om nieuwe aanstellingen te beoordelen, met kortere opzegtermijnen tijdens deze fase. Vertrouwelijkheid en niet-concurrentieclausules komen vaak voor om zakelijke belangen te beschermen, maar niet-concurrentieclausules moeten redelijk zijn in scope en duur om afdwingbaar te zijn. Wijzigingen in het contract vereisen wederzijds akkoord en schriftelijke documentatie, terwijl beëindiging moet voldoen aan wettelijke opzegtermijnen op basis van de duur van de dienst, met mogelijke aanspraak op ontslagvergoeding.

Vanuatu ontwikkelt zich als een gunstige bestemming voor remote work vanwege de ontspannen levensstijl, het tropische klimaat en de verbeterende digitale infrastructuur. Hoewel er geen specifieke wetgeving voor remote work is, gelden de bestaande arbeidswetten—zoals de Employment Act—eveneens voor remote employees, inclusief rechten, minimumlonen, gezondheid en veiligheid, en belastingverplichtingen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het bieden van een veilige werkomgeving, het naleven van wettelijke normen en het onderhouden van duidelijke communicatie en de benodigde middelen voor remote staff.

Flexibele werkopties omvatten full-time remote, hybride, gecomprimeerde werkweken, flextijd, job sharing en parttime regelingen. Het implementeren van effectieve beleidslijnen, communicatieprotocollen en regelmatige prestatiecontroles wordt aanbevolen voor een soepele werking. Gegevensbescherming blijft een prioriteit, waarbij werkgevers worden geadviseerd vertrouwelijkheidsovereenkomsten, beveiligingsmaatregelen en werknemersopleiding af te dwingen, ondanks de ontwikkeling van datalaws in Vanuatu. Apparatuur- en onkostenbeleid moeten details specificeren over de levering, terugbetalingslimieten (bijvoorbeeld internet tot VUV 5.000/maand, kantoorbenodigdheden tot VUV 2.000/maand) en mogelijke thuiswerkstimulansen (bijvoorbeeld VUV 20.000).

Connectiviteit kan variabel zijn, vooral buiten stedelijke centra, met internet- en mobiele netwerken die beschikbaar zijn maar soms onbetrouwbaar. Werkgevers zouden het overwegen om VPN's, samenwerkingshulpmiddelen en back-upoplossingen zoals mobiele hotspots te bieden om consistente remote toegang te waarborgen.

Ontslag in Vanuatu wordt gereguleerd door de Employment Act en het gemeenrecht, waarbij werkgevers verplicht zijn om specifieke procedures te volgen, kennisgevingen of vergoedingen te bieden en het proces te documenteren. De opzegtermijn varieert op basis van de diensttijd van de werknemer, met minima van 1 week voor minder dan 1 jaar, 2 weken voor 1-3 jaar, en 4 weken voor 3 jaar of meer. Werkgevers kunnen kiezen voor betaling in plaats van opzegging, en arbeidsovereenkomsten kunnen langere periodes specificeren.

Ontslagvergoeding is over het algemeen verschuldigd wanneer werknemers worden ontslagen zonder geldige reden of wegens herstructurering, berekend als ongeveer twee weken loon per jaar dienstverband, op voorwaarde dat de werknemer minimaal één jaar in dienst is geweest. Ontslaggronden omvatten "just cause" (bijvoorbeeld wangedrag, slechte prestaties) waarbij geen kennisgeving of vergoeding vereist is, en "without cause" (bijvoorbeeld herstructurering), die een opzegging of betaling in plaats daarvan en ontslagvergoeding verplicht stelt.

Werkgevers moeten zich houden aan procedurele stappen zoals het uitvoeren van onderzoeken, het verstrekken van schriftelijke kennisgevingen, het bieden van de mogelijkheid voor reactie van de werknemer, het bijhouden van documentatie en het tijdig betalen van de laatste salarisbetalingen. Bescherming van werknemers tegen onrechtmatig ontslag omvat claims van oneerlijke ontslag en discriminatie, met remedies zoals herplaatsing of vergoeding. Juridisch advies wordt aanbevolen om naleving te waarborgen en juridische risico's te beperken.

Vanuatu biedt diverse freelancingmogelijkheden in sectoren zoals toerisme, bouw, IT, zakelijke diensten en landbouw. Belangrijke rollen omvatten gidsen, vakbekwame arbeiders, ontwikkelaars, consultants en landbouwarbeiders. Het werken met freelancers vereist inzicht in juridische verschillen; contractors worden gekenmerkt door beperkte controle, zelfstandigheid en eigendom van gereedschappen, terwijl werknemers sterk gecontroleerd worden en geïntegreerd zijn in de kernactiviteiten.

Juridische naleving vereist duidelijke contracten waarin de scope, betaling, IP-rechten en geschillenbeslechting worden vastgelegd. IP-rechten kunnen worden overgedragen of gelicentieerd, met contracten die eigendom en gebruik specificeren. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun belastingen, inclusief inkomstenbelasting en btw indien van toepassing, en moeten hun eigen verzekering regelen, aangezien bedrijven niet verplicht zijn dekking te bieden.

Het werkvergunningensysteem van Vanuatu is voornamelijk gericht op buitenlandse nationals die werk zoeken, met belangrijke visumtypes waaronder de Work Permit Visa, Business Visa, Investor Visa en Special Category Visa. De Work Permit Visa vereist sponsoring door een lokale werkgever, een arbeidsmachtiging en indiening van documenten zoals kopieën van paspoorten, kwalificaties, politiecertificaten en medische rapporten. De verwerkingstijd varieert van 4 tot 8 weken, met kosten die verschillen op basis van de duur en het type van het dienstverband.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle buitenlandse werknemers geldige vergunningen hebben, voldoen aan de arbeidswetten en de autoriteiten op de hoogte stellen van wijzigingen in het dienstverband. Werknemers zijn verantwoordelijk voor het naleven van de visumvoorwaarden en het tijdig verlengen van vergunningen. Voor langdurig verblijf vereisen paden naar permanent verblijf doorgaans 10 jaar onafgebroken verblijf, goed gedrag en economische bijdrage, met aanvragen ondersteund door woon- en financiële documenten.