Employer of Record in Svalbard en Jan Mayen

Een Employer of Record (EOR) is een dienst die jouw team in Svalbard en Jan Mayen wettelijk in dienst neemt namens jou. Dit betekent dat de EOR alle juridische en HR-verantwoordelijkheden van het werkgeverschap op zich neemt, terwijl jij je bezighoudt met de dagelijkse werkzaamheden van je medewerkers. Het is een manier om mensen in de regio aan te nemen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. Voor bedrijven die willen aannemen in Svalbard en Jan Mayen, kan een EOR zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Svalbard en Jan Mayen

Het gebruik van een EOR om te werven in Svalbard en Jan Mayen volgt een eenvoudige procedure:

1. Je vindt het talent: Je identificeert de kandidaat die je wilt aannemen in Svalbard en Jan Mayen.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst: De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst onder hun lokale entiteit.
3. Conformiteitscontracten worden opgesteld: De EOR stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de lokale arbeidswetgeving.
4. Onboarding wordt verzorgd: De EOR regelt het onboardingproces, inclusief het opzetten van loonadministratie en voordelen.
5. Loonadministratie en belastingen worden beheerd: De EOR verzorgt de maandelijkse loonadministratie, belastinginhoudingen en bijdragen, en zorgt voor naleving van de specifieke belastingregels van Svalbard en Jan Mayen.
6. HR- en juridische ondersteuning wordt geboden: De EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning en zorgt dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de lokale regelgeving.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor werving in Svalbard en Jan Mayen

Het gebruik van een EOR om te werven in Svalbard en Jan Mayen biedt verschillende voordelen. Het stelt je in staat om talent in de regio te benaderen zonder de aanzienlijke tijd en kosten van het opzetten van een lokale entiteit. Dit maakt het een snellere en kosteneffectievere manier om je team uit te breiden.

• Snellere markttoetreding: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in een fractie van de tijd die nodig zou zijn om een lokaal bedrijf op te zetten.
• Verminderde administratieve last: De EOR regelt alle HR-gerelateerde administratieve taken, inclusief loonadministratie, belastingen en voordelenbeheer.
• Naleving van lokale wetten: EORs zijn experts in de lokale arbeidswetgeving, waardoor het risico op niet-naleving van complexe regelgeving met betrekking tot contracten, ontslag en verlof wordt verminderd.
• Toegang tot lokale expertise: Je krijgt ondersteuning van lokale HR- en juridische professionals die het specifieke arbeidslandschap van Svalbard en Jan Mayen begrijpen.
• Focus op je bedrijf: Door het uitbesteden van arbeidsadministratie kun je je concentreren op je kernactiviteiten en het beheer van je team.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Svalbard en Jan Mayen uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Svalbard en Jan Mayen wordt gewaarborgd.

Werven in Svalbard en Jan Mayen is uniek. Deze gebieden vallen onder de Noorse wetgeving, maar hebben hun eigen specifieke overwegingen. Bijvoorbeeld, Svalbard heeft een visumvrije beleidslijn, maar Jan Mayen volgt de immigratieregels van het vasteland Noorwegen. Het begrijpen van deze lokale regels is essentieel voor het succesvol aannemen van talent in deze afgelegen Arctische regio.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Geschreven arbeidsovereenkomsten zijn verplicht. Ze vormen de basis van je relatie met je nieuwe medewerker. Om alles duidelijk en compliant te houden, voeg deze essentiële clausules toe:

• Functiegegevens: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden.
• Compensatie: Vermeld het salaris en eventuele andere voordelen.
• Werkuren: Specificeer de verwachte werkuren.
• Duur van het contract: Noteer of het contract voor bepaalde tijd is of vast.
• Proeftijd: Indien van toepassing, schets de voorwaarden van de proeftijd.
• Beëindiging: Geef de opzegtermijnen voor beëindiging weer.

Proeftijd

In Svalbard en Jan Mayen worden proeftijden gereguleerd door de Noorse wet. Dit is wat je moet weten:

• Maximale duur: Een proeftijd kan maximaal zes maanden duren.
• Geschreven overeenkomst: De proeftijd moet schriftelijk worden overeengekomen in de arbeidsovereenkomst.
• Beëindiging: Tijdens de proeftijd is de opzegtermijn meestal 14 dagen, tenzij anders overeengekomen. Beëindiging moet worden gerechtvaardigd op basis van de prestaties, vaardigheden of betrouwbaarheid van de werknemer.
• Publieke sector: Voor overheidsbanen is een proeftijd van zes maanden standaard.

Werkuren & overwerk

De werkuren in Svalbard en Jan Mayen volgen ook de Noorse regelgeving.

Publieke & regionale feestdagen

Je werknemers in Svalbard en Jan Mayen hebben recht op de volgende feestdagen in 2025:

• Nieuwjaarsdag: 1 januari
• Witte Donderdag: 17 april
• Goede Vrijdag: 18 april
• Eerste Paasdag: 20 april
• Paasmaandag: 21 april
• Dag van de Arbeid: 1 mei
• Koningsdag: 17 mei
• Hemelvaartsdag: 29 mei
• Pinkster: 8 juni
• Pinkstermaandag: 9 juni
• Kerstmis: 25 december
• Tweede Kerstdag: 26 december

Werven van contractors in Svalbard en Jan Mayen

Je kunt zelfstandige contractors aannemen, maar het is belangrijk om ze correct te classificeren. Als de werkrelatie van een contractor meer op een arbeidsrelatie lijkt, loop je het risico op misclassificatie. Dit kan leiden tot juridische en financiële sancties.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR stelt je in staat om compliant werknemers aan te nemen zonder een juridische entiteit op te zetten in het gebied. Dit vereenvoudigt het wervingsproces en zorgt ervoor dat je alle lokale arbeidswetten naleeft.

Werken in Svalbard en Jan Mayen is uniek, en dat geldt ook voor de regels voor vergoeding en loonadministratie. Deze gebieden maken deel uit van Noorwegen, maar hebben hun eigen specifieke regelgeving, vooral Svalbard. Je zult merken dat veel van de arbeidswetten van Noorwegen van toepassing zijn, maar met lokale aanpassingen. Dit betekent dat je goed moet letten op de specifieke regels voor elke locatie om ervoor te zorgen dat je alles correct doet.

Looncyclus & loonstructuur

De standaard looncyclus is maandelijks. Je betaalt je werknemers meestal eenmaal per maand, meestal aan het einde van de maand. Betalingen worden bijna altijd gedaan via bankoverschrijving naar een Noors bankrekening. Je moet een loonstrook verstrekken met een duidelijke uitsplitsing van het brutoloon, alle inhoudingen en het nettoloon.

Salarissen in Svalbard zijn concurrerend om het hoge levensonderhoud te weerspiegelen. De daadwerkelijke lonen worden vaak vastgesteld door collectieve arbeidsovereenkomsten tussen werkgevers en vakbonden. Deze overeenkomsten specificeren minimumloon voor verschillende soorten banen. Voor functies die niet onder deze overeenkomsten vallen, onderhandel je het salaris rechtstreeks met de werknemer als onderdeel van hun contract.

Overwerk & minimumlonen

Er is geen officieel door de overheid vastgestelde minimumloon in Svalbard en Jan Mayen. In plaats daarvan bepalen collectieve arbeidsovereenkomsten meestal het minimumloon voor diverse sectoren.

Standaard werkuren volgen de Noorse wet, die doorgaans een werkweek van 40 uur is, of 8 uur per dag. Werk dat deze uren overschrijdt wordt beschouwd als overwerk. Je moet werknemers compenseren voor overwerk tegen een hoger tarief, meestal 1,5 keer hun normale uurloon. Er zijn ook limieten aan hoeveel overwerk een werknemer mag maken:

• 10 uur in een periode van 7 dagen
• 25 uur in 4 opeenvolgende weken
• 200 uur in een kalenderjaar

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Svalbard is je belangrijkste loon-gerelateerde kost de sociale zekerheidsbijdrage. Dit tarief ligt veel lager dan op het vasteland van Noorwegen. Voor Jan Mayen gelden over het algemeen dezelfde regels als op het vasteland van Noorwegen, wat betekent dat de bijdragepercentages hoger zijn.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op het salaris van je werknemers. Svalbard heeft een vereenvoudigd, laagtarief belastingstelsel. In Jan Mayen gelden dezelfde inkomstenbelastingtarieven als op het vasteland van Noorwegen, die hoger en complexer zijn.

In Svalbard en Jan Mayen zijn uw voordelen en verlof grotendeels gebaseerd op de Noorse wetgeving. Dit betekent dat u een solide basis krijgt van betaalde vrije tijd en sociale zekerheid. Echter, vanwege de afgelegen locatie, zijn er enkele unieke aspecten om rekening mee te houden. Zie het als Noorse voordelen met een arctische twist.

Wettelijk verlof

U hebt recht op verschillende soorten betaald verlof. Dit zijn de minimumeisen die door de wet zijn vastgesteld.

• Jaarlijks verlof: U krijgt 25 werkdagen vakantie per jaar. Als u ouder bent dan 60, krijgt u een extra week. Vakantiegeld wordt berekend op basis van uw inkomsten van het voorgaande jaar.

• Ouderschapsverlof: Nieuwe ouders ontvangen een royaal verlofpakket. U kunt in totaal 49 weken opnemen met 100% salaris of 59 weken met 80% salaris. Dit is een gecombineerd verlof voor beide ouders. Moeders hebben een specifieke quota van 15 weken, en vaders of co-moeders hebben ook een quota van 15 weken.

• Ziekteverlof: Als u ziek bent, hebt u recht op ziekteverlof. Uw werkgever betaalt voor de eerste 16 dagen. Daarna neemt de Noorse Arbeids- en Welzijnsorganisatie (NAV) het over.

• Verlof om voor een kind te zorgen: U kunt verlof opnemen om voor een ziek kind onder de 12 jaar te zorgen. Dit is meestal tot 10 dagen per jaar voor elke ouder.

Feestdagen & regionale feestdagen

U krijgt betaald verlof voor feestdagen. Hier zijn de feestdagen voor 2025.

Typische aanvullende voordelen

Veel werkgevers bieden meer dan de wettelijke minimumvereisten om goede medewerkers aan te trekken en te behouden. De unieke omgeving van Svalbard en Jan Mayen maakt sommige voordelen bijzonder waardevol.

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van voordelen

Het opzetten van voordelen op een nieuwe locatie kan lastig zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit voor u.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw team in Svalbard en Jan Mayen. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische taken met betrekking tot tewerkstelling afhandelen. U blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van uw team.

Dit is wat een EOR doet:

• Zorgt voor naleving: Ze zorgen ervoor dat uw voordelenpakket voldoet aan alle lokale wettelijke vereisten.
• Beheert voordelen: Een EOR regelt alles van het inschrijven van uw team in verplichte plannen tot het afhandelen van vernieuwingen.
• Regelt salarisadministratie: Ze verzorgen de salarisverwerking, inclusief alle benodigde belastinginhoudingen en bijdragen.
• Biedt lokale expertise: Een EOR begrijpt de lokale markt en kan u helpen om concurrerende voordelen aan te bieden om top talent aan te trekken.

Wanneer uw bedrijf en een werknemer uit elkaar gaan in Svalbard en Jan Mayen, moet u een duidelijk proces volgen. Dit zorgt ervoor dat u uw voormalige teamlid eerlijk behandelt en binnen de wettelijke kaders blijft. De regels voor ontslag in Svalbard en Jan Mayen zijn grotendeels gebaseerd op Noors recht. U moet een geldige reden hebben om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, zoals problemen met de prestaties van een werknemer of als u uw bedrijf wilt verkleinen.

Opzegtermijnen

U moet een schriftelijke opzegtermijn geven vóór de laatste werkdag van een werknemer. De lengte van deze periode hangt af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt. Dit zijn de minimale opzegtermijnen die wettelijk vereist zijn:

• Tot 5 jaar dienst: 1 maand
• 5 tot 10 jaar dienst: 2 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst: 3 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst (en ouder dan 50 jaar): 4 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst (en ouder dan 55 jaar): 5 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst (en ouder dan 60 jaar): 6 maanden

Houd er rekening mee dat een individuele arbeidsovereenkomst een langere opzegtermijn kan specificeren. Tijdens de opzegtermijn blijft de werknemer werken en ontvangt hij/zij zijn/haar reguliere salaris en voordelen.

Ontslagvergoeding

In Svalbard en Jan Mayen bent u niet automatisch verplicht om een ontslagvergoeding te betalen aan een werknemer bij beëindiging. Een rechtbank kan u echter verplichten tot het betalen van een schadevergoeding als een ontslag als onrechtvaardig wordt beschouwd.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Wanneer u een Employer of Record zoals Rivermate gebruikt, regelen wij het volledige offboardingproces voor u. We zorgen ervoor dat elke stap in overeenstemming is met de lokale wetgeving. Dit omvat:

• Zorgen voor geldige gronden voor ontslag: We werken met u samen om de redenen voor ontslag te documenteren en ervoor te zorgen dat deze juridisch correct zijn.
• Beheren van opzegtermijnen: We berekenen en beheren de juiste opzegtermijn voor uw werknemer op basis van diens diensttijd en eventuele contractuele afspraken.
• Afhandelen van de laatste betaling: We zorgen ervoor dat uw werknemer al zijn/haar laatste salaris en eventuele openstaande voordelen ontvangt.
• Uw risico verminderen: Door het proces voor u te beheren, helpen wij u de juridische risico’s van onrechtvaardige ontslagclaims te vermijden.

Svalbard en Jan Mayen hebben unieke immigratieregels. Svalbard is visa-vrij voor iedereen, maar je moet jezelf financieel kunnen onderhouden. Jan Mayen daarentegen volgt dezelfde immigratiewetten als het vasteland van Noorwegen. Dit betekent dat je waarschijnlijk een visum of verblijfsvergunning nodig hebt om daar te wonen en te werken.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteit

De open immigratiepolitiek van Svalbard betekent dat je geen visum of werkvergunning nodig hebt om in dienst te zijn. Mensen uit elk land kunnen in Svalbard wonen en werken. De belangrijkste voorwaarde is dat je jezelf kunt onderhouden. Je moet een baan hebben of genoeg geld om van te leven. Het is een goed idee om een baan en een woonplek te vinden voordat je aankomt.

Vanwege dit systeem is het concept van visumsponsoring door een Employer of Record (EOR) niet van toepassing in Svalbard. Een EOR kan je nog steeds in dienst nemen, je salaris regelen en ervoor zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten, maar zij zullen niet betrokken zijn bij enige visum- of werkvergunningsprocedure.

Voor Jan Mayen is de situatie anders. Aangezien het de immigratiewetten van het vasteland van Noorwegen volgt, heb je een verblijfsvergunning nodig voor werk. Dit proces vereist meestal een baanaanbieding van een Noorse werkgever. Een EOR kan optreden als je wettelijke werkgever en je werkvergunning sponsoren, mits je voldoet aan de criteria die door de Noorse overheid zijn vastgesteld.

Hier is een eenvoudige samenvatting:

Zakelijke reis naleving

Voor korte zakelijke bezoeken aan Svalbard heb je geen visum nodig. Je zult echter waarschijnlijk door het vasteland van Noorwegen reizen, dat deel uitmaakt van het Schengengebied. Als je een visum voor het Schengengebied nodig hebt, moet je er een verkrijgen voordat je reist. Zorg dat je een dubbele-entry visum krijgt. Hiermee kun je vanuit Svalbard opnieuw het Schengengebied binnenkomen op weg naar huis.

Bij aankomst in Svalbard moet je je identiteit kunnen bewijzen. Een paspoort is het standaard reisdocument.

Voor zakelijke reizen naar Jan Mayen volg je dezelfde regels als voor het vasteland van Noorwegen. Dit betekent meestal dat je een zakenvisum nodig hebt als je niet uit een visumvrij land komt.