Puerto Rico opereert zijn eigen belastingsysteem, dat verschilt van het federale systeem van de VS, hoewel het enkele overeenkomsten vertoont. Werkgevers die op het eiland actief zijn, zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op werknemerssalarissen en het bijdragen aan verschillende sociale zekerheids- en werkloosheidsverzekeringsprogramma's. Werknemers zijn op hun beurt onderworpen aan inkomstenbelasting over hun inkomsten en kunnen in aanmerking komen voor bepaalde aftrekken en vrijstellingen die hun belastbaar inkomen verlagen. Het begrijpen van deze verplichtingen en voordelen is cruciaal voor een conforme en efficiënte loonadministratie in de Commonwealth.
Het navigeren door de complexiteit van de belastingregels van Puerto Rico vereist nauwkeurige aandacht voor detail, met name met betrekking tot bijdragepercentages, inhoudingsberekeningen en rapportagedeadlines. Zowel werkgevers als werknemers moeten zich houden aan de regels opgesteld door het Puerto Rico Department of the Treasury (Hacienda) om naleving te garanderen en boetes te voorkomen. De volgende secties schetsen de belangrijkste belastingverplichtingen voor werkgevers en mogelijke aftrekken voor werknemers in Puerto Rico, gebaseerd op de regelgeving die naar verwachting van kracht zal zijn voor het belastingjaar 2025.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in Puerto Rico zijn verantwoordelijk voor verschillende loonbelastingverplichtingen naast de inhouding van inkomstenbelasting. Deze bijdragen financieren sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsverzekeringsprogramma's.
- Social Security and Medicare (FICA): Hoewel Puerto Rico zijn eigen belastingsysteem heeft, zijn werkgevers en werknemers onderworpen aan de Amerikaanse federale Social Security- en Medicare-belastingen.
- Social Security: Werkgevers en werknemers dragen elk een percentage van het loon bij tot een maximum loonbasis per jaar. Voor 2025 kunnen het tarief en de loonbasis wijzigen, maar historisch gezien was het tarief 6,2% voor zowel werkgever als werknemer.
- Medicare: Werkgevers en werknemers dragen elk een percentage van alle lonen bij, zonder loonbasislimiet. Voor 2025 is het tarief historisch 1,45% voor zowel werkgever als werknemer. Een extra Medicare-heffing kan van toepassing zijn op hoogverdieners.
- Puerto Rico Unemployment Insurance (PRUI): Werkgevers dragen bij aan het lokale werkloosheidsfonds. Het bijdragepercentage wordt toegewezen op basis van de ervaringsscore van elke werkgever, die hun geschiedenis van werkloosheidsclaims weerspiegelt. Nieuwe werkgevers beginnen doorgaans met een standaardtarief. De belastbare loonbasis voor PRUI is ook onderworpen aan een jaarlijkse limiet.
- Federal Unemployment Tax Act (FUTA): Werkgevers kunnen ook onderworpen zijn aan FUTA-belasting, hoewel een krediet op het federale tarief meestal beschikbaar is vanwege het bestaan van het PRUI-programma. Het standaard FUTA-tarief is 6% op de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer, maar werkgevers in Puerto Rico krijgen meestal een aanzienlijke krediet, waardoor het effectieve tarief wordt verminderd.
- State Insurance Fund (Fondo del Seguro del Estado): Werkgevers moeten bijdragen aan dit fonds, dat werknemerscompensatieverzekering biedt. Het tarief varieert sterk afhankelijk van de sector en het risico dat gepaard gaat met de werkzaamheden van de werknemer.
- Disability Insurance (Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal - SINOT): Werkgevers en werknemers dragen doorgaans bij aan dit programma, dat uitkeringen biedt voor niet-werkgerelateerde invaliditeiten. Het bijdragepercentage wordt meestal verdeeld tussen werkgever en werknemer, tot een bepaald loonbasis.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verplicht Puerto Rico inkomstenbelasting in te houden op het brutoloon van hun werknemers bij elke loonperiode. Het bedrag dat wordt ingehouden, hangt af van verschillende factoren, waaronder het loonbedrag van de werknemer, de aangiftestatus en het aantal vrijstellingen en allowances dat op hun withholding certificate (Form 499 R-4 of gelijkwaardig) wordt vermeld.
De inhoudingsberekening omvat het toepassen van de toepasselijke belastingtarieven op basis van inkomensschijven. Hoewel de specifieke belastingschijven voor 2025 onderworpen zijn aan legislatieve herziening, bestaat de structuur doorgaans uit progressieve tarieven, wat betekent dat hogere inkomensniveaus tegen hogere percentages worden belast.
| Jaarlijkse belastbare inkomsten (voorbeeldschijven) | Belastingtarief (voorbeeld) |
|---|---|
| $0 - $9.000 | 7% |
| $9.001 - $25.000 | 14% |
| $25.001 - $41.000 | 25% |
| $41.001 - $61.000 | 33% |
| Meer dan $61.000 | 33% + % van het overschot |
Opmerking: Deze schijven en tarieven zijn illustratief op basis van voorgaande jaren en kunnen wijzigen voor 2025.
Werkgevers gebruiken inhoudingstabellen of goedgekeurde payrollsoftware die de actuele belastingtarieven, schijven en werknemersspecifieke informatie bevat om het juiste inhoudingsbedrag voor elke loonperiode te bepalen.
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers in Puerto Rico kunnen hun belastbaar inkomen verminderen door bepaalde aftrekken en allowances aan te vragen bij het indienen van hun jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte. Sommige hiervan beïnvloeden ook het bedrag aan inkomstenbelasting dat door de werkgever wordt ingehouden.
- Persoonlijke vrijstellingen: Belastingplichtigen kunnen vrijstellingen claimen voor zichzelf, hun echtgenoot (indien gezamenlijk ingediend) en afhankelijke personen. De waarde van elke vrijstelling is een vast bedrag dat het belastbaar inkomen verlaagt.
- Standaardaftrek: Belastingplichtigen kunnen kiezen voor een standaardaftrek in plaats van specificieke aftrekken. De hoogte van de standaardaftrek varieert afhankelijk van de aangiftestatus (bijvoorbeeld alleenstaand, gehuwd gezamenlijk, hoofd van huishouden).
- Gespecificeerde aftrekken: Alternatief kunnen belastingplichtigen bepaalde kosten specificeren om mogelijk hun belastbaar inkomen verder te verlagen als de totale aftrek de standaardaftrek overschrijdt. Veel voorkomende gespecificeerde aftrekken zijn:
- Rente op een hypotheek voor een primaire woning.
- Medische kosten die een bepaald percentage van het aangepaste bruto-inkomen overschrijden.
- Charitatieve bijdragen.
- Bepaalde onderwijsuitgaven.
- Bijdragen aan pensioenregelingen (bijv. 401(k), IRA).
- Andere allowances: Werknemers kunnen allowances claimen op hun withholding certificate voor bepaalde aftrekken die ze verwachten te nemen, wat het bedrag aan belasting dat wordt ingehouden op hun loon vermindert.
De specifieke bedragen voor persoonlijke vrijstellingen en de standaardaftrek worden jaarlijks vastgesteld en kunnen wijzigen voor het belastingjaar 2025.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers in Puerto Rico hebben specifieke deadlines voor het rapporteren van betaalde lonen, ingehouden belastingen en werkgeversbijdragen, evenals voor het storten van de geïnde belastingen.
- Belastingstortingen: Werkgevers zijn over het algemeen verplicht om ingehouden inkomstenbelasting, Social Security- en Medicare-belastingen semi-weekly of maandelijks te storten, afhankelijk van de totale belastingverplichting gedurende een lookback-periode. PRUI, SINOT en State Insurance Fund bijdragen hebben hun eigen stortingsschema's, vaak maandelijks of per kwartaal.
- Kwartaalrapportages: Werkgevers moeten kwartaalrapportages indienen met details over lonen, ingehouden belastingen en bijdragen voor Social Security, Medicare en PRUI. Deze rapportages zijn meestal verschuldigd op de laatste dag van de maand na het einde van het kwartaal (30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari).
- Jaarlijkse rapportages: Voor 31 januari van elk jaar moeten werkgevers werknemers voorzien van een loon- en belastingverklaring (vergelijkbaar met een U.S. W-2) die hun jaarlijkse inkomsten en ingehouden belastingen samenvat. Een reconciliatierapport dat de jaarlijkse loonlijst en belastingverplichtingen samenvat, moet ook worden ingediend bij Hacienda, meestal eind februari of maart.
- Informatieretouren: Werkgevers kunnen verplicht zijn om andere informatieaangiften te doen voor bepaalde betalingen (bijv. betalingen aan zelfstandigen).
Het naleven van deze deadlines is essentieel om boetes en rente te voorkomen.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in Puerto Rico brengt extra belastingoverwegingen met zich mee.
- Residency Status: De belastingverplichtingen van een persoon in Puerto Rico hangen sterk af van hun residency status. Niet-residenten die op het eiland werken, zijn over het algemeen alleen onderworpen aan Puerto Rico inkomstenbelasting over inkomsten die binnen Puerto Rico worden gegenereerd. Residenten worden belast op hun wereldwijde inkomen. Het bepalen van residency omvat het evalueren van factoren zoals fysieke aanwezigheid en intentie.
- Inhouding voor niet-residenten: De inhoudingsregels voor niet-resident werknemers kunnen verschillen van die voor residenten, vaak met een vaste inhoudingspercentage op het brutoloon uit Puerto Rico-bronnen, tenzij een belastingverdrag of specifieke vrijstelling van toepassing is.
- Buitenlandse bedrijven: Buitenlandse bedrijven met een belastbare aanwezigheid (nexus) in Puerto Rico zijn onderworpen aan Puerto Rico vennootschapsbelasting op hun inkomen dat effectief verband houdt met hun handel of bedrijf in de Commonwealth. Ze hebben ook werkgeversverplichtingen als ze werknemers in Puerto Rico aannemen.
- Act 60 (voorheen Acts 20 en 22): Puerto Rico biedt aanzienlijke belastingvoordelen onder Act 60 voor bepaalde bedrijven en individuele investeerders die naar het eiland verhuizen. Hoewel deze vooral gericht zijn op het aantrekken van nieuwe economische activiteiten, kunnen deze wetten de belastingbehandeling van kwalificerende personen en entiteiten beïnvloeden, inclusief degenen die lokale werknemers in dienst hebben. Het begrijpen of deze incentives van toepassing zijn, is cruciaal voor buitenlandse bedrijven die operaties opzetten.
- Tax Treaties: Hoewel Puerto Rico geen soevereine natie is, kan de belastingrelatie met de VS en andere landen worden beïnvloed door Amerikaanse belastingverdragen, hoewel de toepassing ervan op de lokale belastingen van Puerto Rico complex kan zijn.
Het navigeren door het belastinglandschap voor buitenlandse werknemers en bedrijven vereist zorgvuldige overweging van residencyregels, bron van inkomsten en mogelijke kwalificatie voor lokale belastingvoordelen.
