Navigeren door het belastinglandschap in Oekraïne is een cruciaal aspect voor elke werkgever die binnen het land opereert, of voor buitenlandse bedrijven die daar individuen in dienst hebben. Het systeem omvat bijdragen van zowel werkgevers als werknemers, die verschillende sociale zekerheidsuitkeringen en inkomstenbelastingverplichtingen dekken. Het begrijpen van deze vereisten is essentieel voor naleving en soepele loonadministratie.
Het Oekraïense belastingstelsel voor werkgelegenheid is voornamelijk gebaseerd op de Personal Income Tax (PIT) en de Unified Social Contribution (USC). Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en afdragen van deze belastingen namens hun werknemers, evenals het doen van hun eigen bijdragen aan het socialezekerheidsfonds. Naleving houdt in dat men zich houdt aan specifieke tarieven, berekeningsgrondslagen, rapportagedeadlines en het begrijpen van de nuances die kunnen gelden voor verschillende typen werknemers of entiteiten.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in Oekraïne zijn voornamelijk verantwoordelijk voor het bijdragen aan de Unified Social Contribution (USC), die verschillende sociale verzekeringsregelingen financiert, waaronder pensioenen, tijdelijke invaliditeit, werkloosheid en beroepsongevallen/-ziekten. Het standaard USC-tarief voor de meeste werkgevers wordt toegepast op het brutoloon van de werknemer.
Het standaard USC-tarief voor werkgevers is 22% van het brutoloon van de werknemer. Er zijn specifieke uitzonderingen, zoals een verlaagd tarief voor werknemers met een handicap (8,41% van de werkelijke kosten voor salarisbetaling) of voor bepaalde soorten inkomsten zoals vergoedingen onder civielrechtelijke contracten (22%). De maximale basis voor het berekenen van USC is begrensd op een bepaald veelvoud van het minimumloon. Voor 2025 wordt verwacht dat deze limiet wordt aangepast op basis van het voor dat jaar vastgestelde minimumloon. Bijdragen zijn maandelijks verschuldigd.
| Bijdrage Type | Tarief | Basis |
|---|---|---|
| Unified Social Contribution (USC) | 22% | Bruto salaris van werknemer (tot limiet) |
| USC (Werknemers met een handicap) | 8,41% | Bruto salaris van werknemer (tot limiet) |
Over het algemeen zijn er geen significante regionale variaties in de standaard USC-tarieven door heel Oekraïne.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verplicht om Personal Income Tax (PIT) en Military Tax in te houden op het brutoloon van hun werknemers en andere belastbare inkomsten. Deze belastingen worden bij de bron ingehouden voordat het nettoloon aan de werknemer wordt uitbetaald.
Het standaard PIT-tarief is 18% en wordt toegepast op het brutoloon van de werknemer na eventuele aftrekposten of vrijstellingen.
Het Military Tax-tarief is 1,5% en wordt toegepast op het brutoloon van de werknemer zonder aftrekposten.
Zowel PIT als Military Tax moeten door de werkgever telkens wanneer inkomen wordt uitbetaald (bijvoorbeeld salaris, bonussen, vakantiegeld) worden berekend en ingehouden. De totale ingehouden bedragen voor beide belastingen worden maandelijks afgedragen aan de belastingautoriteiten.
| Belastingtype | Tarief | Basis |
|---|---|---|
| Personal Income Tax (PIT) | 18% | Bruto inkomen (minus aftrekposten/vrijstellingen) |
| Military Tax | 1,5% | Bruto inkomen |
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers in Oekraïne kunnen in aanmerking komen voor bepaalde belastingaftrekken, voornamelijk via de Social Tax Credit (STC). De STC verlaagt de basis van het inkomen dat onder PIT valt. Om de STC te claimen, moet een werknemer een aanvraag en ondersteunende documenten indienen bij zijn werkgever.
Het standaard STC-bedrag is een percentage van het minimumloon dat is vastgesteld op 1 januari van het rapportagejaar. Voor 2025 zal dit bedrag gebaseerd zijn op het minimumloon dat op dat moment van kracht is. De STC kan over het algemeen worden toegepast als het maandelijkse brutoloon van de werknemer niet boven een bepaalde drempel uitkomt, die doorgaans een veelvoud van het minimumloon is.
Specifieke categorieën werknemers, zoals alleenstaande moeders, ouders met meerdere kinderen of personen met een handicap, kunnen in aanmerking komen voor hogere STC-bedragen. De werkgever past de STC toe bij het berekenen van de maandelijkse PIT-inhouding, op basis van de geldige aanvraag en geschiktheid van de werknemer.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers in Oekraïne hebben specifieke rapportageverplichtingen met betrekking tot loonbelasting en PIT. De belangrijkste rapportage is de Tax Calculation of Amounts of Income Accrued (Paid) in Favor of Taxpayers, en Amounts of Tax Withheld from Them, evenals Amounts of Accrued Single Contribution (vaak aangeduid als de "Tax Calculation" of "Unified Report").
Dit rapport bevat informatie over PIT, Military Tax en USC voor alle werknemers. Het moet kwartaal worden ingediend bij de belastingautoriteiten, uiterlijk op de 40e dag na afloop van het rapportagekwartaal.
Betalingstermijnen voor ingehouden PIT, Military Tax en geaccumuleerde USC zijn over het algemeen maandelijks. Betalingen moeten meestal vóór de 20e dag van de maand volgend op de rapportagemaand. Als salaris op specifieke data wordt uitbetaald, is de deadline voor belastingbetaling meestal binnen drie bankdagen na de datum van salarisbetaling.
Het niet naleven van rapportage- en betalingstermijnen kan leiden tot aanzienlijke boetes en sancties.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Buitenlandse personen die in Oekraïne werken, zijn onderworpen aan Oekraïense inkomstenbelastingregels. Hun belastingstatus (resident of niet-resident) bepaalt de reikwijdte van hun belastingplicht.
- Residents: Belasting op hun wereldwijde inkomen.
- Non-residents: Belasting alleen op hun in Oekraïne verworven inkomen.
Werkgevers die niet-resident buitenlandse werknemers in Oekraïne in dienst nemen, zijn over het algemeen verplicht om PIT en Military Tax in te houden op hun in Oekraïne verworven inkomen tegen de standaardtarieven (18% PIT, 1,5% Military Tax). USC is ook van toepassing op het salaris van buitenlandse werknemers die onder arbeidscontracten in Oekraïne werken.
Double Tax Treaties (DTTs) tussen Oekraïne en andere landen kunnen de belastingheffing van buitenlandse werknemers en buitenlandse bedrijven beïnvloeden. DTTs zijn bedoeld om dubbele belasting te voorkomen en kunnen voorzien in verlaagde belastingtarieven of vrijstellingen voor bepaalde soorten inkomsten, afhankelijk van de specifieke verdragsbepalingen en de belastingstatus van de persoon. Buitenlandse bedrijven die personen in Oekraïne in dienst nemen zonder een geregistreerde aanwezigheid, kunnen geconfronteerd worden met uitdagingen en complexiteiten met betrekking tot hun werkgeververplichtingen, vaak noodzakelijk makend dat zij gebruik maken van een Employer of Record om te zorgen voor naleving van de Oekraïense arbeids- en belastingwetten.
