Werkgelegenheid is een van de kernaspecten van elk bedrijf en moet worden afgehandeld door experts op dit gebied. Als u niet in de positie bent om dergelijke expertise te hebben, is het beter om de Employers of Record (EoR) te ontdekken.
Wat is een Employer of Record (EoR)?
De technische betekenis van EoR wordt vaak verwisseld met die van de Professional Employer Organization (PEO), en hoewel het verwisselen van deze termen een geldige vergissing is, moet u nog steeds weten wat een EoR is.
In China staat de EoR ook bekend als de lokale EoR, de lokale partner, of de Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Een Employment of Record (EoR) is een derde organisatie die de rol overneemt van het aannemen en betalen van de werknemers van hun klantbedrijf, evenals alle andere werkgelegenheid-gerelateerde taken van hun klant. Dit is vooral voordelig voor bedrijven die een wereldwijde uitbreidingsstrategie plannen, maar niet de logistiek hebben om dit te realiseren.
Zelfs als de geregistreerde werkgever van de werknemers, is de administratieve vrijheid van de EoR beperkt tot wat is vastgelegd in de overeengekomen employer of record-overeenkomst. Het klantbedrijf blijft alle beslissingen nemen met betrekking tot functiebeschrijvingen, vergoedingen, arbeidsregisters en beëindiging van werknemers. Vandaag de dag, te midden van een pandemische situatie, blijft de EoR-industrie groeien. (LEES: Global Employer of Record Services: Outsourcing’s Best Kept Secret).
Waarom een Employer of Record gebruiken?
Stel je voor dat je je eerste reis naar een ander land plant: de documenten die je nodig hebt om te voltooien, de hotels die je moet overwegen, en elk ander detail dat je moet bekijken. De taken die je op deze reis moet volbrengen, lijken sterk op je bedrijf’s werkgelegenheid-gerelateerde taken, behalve dat het stressniveau in werkgelegenheid honderd keer hoger is. Nou, dat gaat veranderen wanneer je wordt geïntroduceerd aan de Employer of Record.
Je EoR zal je helpen bij het aannemen, behouden en betalen van je werknemers. Het administratieve team van de EoR neemt veel van de Human Resource-taken over die gepaard gaan met het beheren van je internationale werknemers. Met andere woorden, je EoR doet al het vieze werk en zorgt voor een hogere slagingskans dan je ooit had kunnen voorstellen. Hier zijn redenen waarom je een Employer of Record van je eigen zou moeten inhuren:
Lokale je bedrijf op de juiste manier
De Employers of Record doen meer dan alleen je bedrijfsadvies geven. Ze stellen je in staat om te voldoen aan de regelgevende vereisten van het door jou gekozen land en de kosten die daarmee gepaard gaan. Hun taak is het uitvoeren van payrolling, tijdregistratie, staffing, legaal in dienst nemen, en andere werkgelegenheid-gerelateerde activiteiten. Onder deze activiteiten vallen onder andere het samenstellen van de arbeidsregisters van je werknemers, dienstverleningsregisters, en andere noodzakelijke documenten die hen helpen ervoor te zorgen dat je werknemers de vergoeding ontvangen die ze verdienen.
Elk land heeft zijn eigen unieke zakelijke vereisten met betrekking tot werkgelegenheid, lokale payroll, en de vereiste vergunningen. Een bedrijf uit een ander land zou nauwelijks van deze zaken op de hoogte zijn. Echter, onwetendheid van de wet kan niet als excuus worden gebruikt, en de gevolgen van niet-naleving kunnen kostbaar en beperkend zijn voor het voortbestaan van het bedrijf in dat buitenlandse land. Kleinere en nieuwere bedrijven moeten zo'n risico niet nemen. Daarom zal het inhuren van een International Employer of Record bedrijven helpen deze risico's te beperken door verantwoordelijkheid te nemen voor de wettelijke werkgelegenheid en naleving van hun bedrijf.
Zorgt voor immigratie- en werkgelegenheidsnaleving
Met de huidige pandemie worden immigratiebeleid van buitenlandse overheden steeds veranderlijker, waardoor de gastlanden strenger en meer gericht worden. De EoR is de perfecte entiteit om de absolute naleving van je bedrijf te waarborgen.
Enkele van deze beleidslijnen omvatten:
- beheer van werkvergunningen en arbeidsregisters,
- registratie van je bedrijf en het voldoen aan payroll-vereisten,
- het waarborgen van de legaliteit van de onderneming met betrekking tot de arbeidswetten en contracten van het gastland,
- arbeidsbescherming van je werknemers, en
- beëindigingsregels en bijbehorende opzegtermijnen en ontslagvergoedingen.
Beheert lokale payroll volgens lokale normen
Landen hebben verschillende payroll-standaarden en vereisten, en remote payrolls worden nauwelijks toegestaan. EoRs zijn goed op de hoogte van dit onderwerp en streven ernaar om een nauwkeurige en conforme afhandeling te bieden van de wettelijke inhoudingen, ziektekostenverzekering, pensioenen en belastingen voor elke werknemer van het bedrijf.
Biedt betrokkenheid en begeleiding in de workforce
Betrokkenheid en begeleiding zijn twee belangrijke aspecten bij het onderscheiden van de diensten die door de EoR en de internationale PEO worden geleverd. Terwijl PEO's functioneren als de HR voor een bedrijf, gaan EoRs een stap verder door betrokken te zijn bij het aannemen en onboarden van werknemers voor hun klantbedrijven.
Meer technisch gezien worden globale PEO-bedrijven niet als partij opgenomen in arbeidscontracten tussen het bedrijf en zijn werknemers. Het bedrijf stelt nog steeds de voorwaarden op en houdt zich aan de overeenkomsten. Bij een EoR is de opzet omgekeerd. De EoR is verantwoordelijk voor alle arbeidscontracten tussen het bedrijf en de werknemer, terwijl hij de naleving van de arbeidswetten van het land waar de werknemer is gevestigd, handhaaft.
(LEES: EoR vs PEO: Which does your business need?)
EoR-beperkingen waar je je bewust van moet zijn
Er zijn specifieke gevallen waarin het gebruik van EoRs niet wordt aanbevolen.
Bedrijven met minder dan tien werknemers zouden moeten kiezen voor het inhuren van lokale experts van het gastland. Echter, deze bedrijven kunnen nog steeds gebruik maken van EoRs voor het snelle aannemen van werknemers.
Het concept EoR is nog relatief nieuw en kan enige terughoudendheid bij werkgevers veroorzaken. Bovendien bevindt de EoR zich in feite tussen het management en hun lokale werknemers en kan het alleen maar het vuur aanwakkeren. Daarom moet het contract van je EoR vereisen dat zij handelen in het belang van het bedrijf.
De beste EoR kiezen
Bedrijven hebben verschillende zorgen, en de eerste stap is om deze te identificeren voordat je de geschikte EoR kiest.
Als outsourcing van werkgelegenheid en HR-oplossingen je prioriteiten zijn, zou je beste gok je globale PEO (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization), of zelfs BPO (Business Process Outsourcing) zijn. Als je op zoek bent naar het aannemen van vaste werknemers, zou een volledige serviceoplossing een goede keuze voor je zijn.
Vooruitgang boeken
De pandemie heeft een tijdperk ingeluid waarin belangrijke beslissingen worden genomen, en bedrijven kunnen kiezen om stil te staan of door te gaan met de goede strijd. Het zal uiteraard niet eenvoudig zijn, maar je kunt nu de moed hebben om verder te gaan met je EoRs om de risico's te minimaliseren en je internationale kansen te maximaliseren.
Ben je geïnteresseerd in globale payroll, remote werken, belastingen, naleving en voordelen? Rivermate biedt een breed scala aan artikelen die deze onderwerpen behandelen.
Veelgestelde vragen
Wat is het voordeel van EoR ten opzichte van een PEO?
Een employer of record biedt wat bekend staat als de General Liability, Workers’ Compensation en de vereisten voor payrolling die in een land worden ingesteld. Dit impliceert dat wat risicobeheer en werknemersvoordelen betreft, een EOR superieur is aan een PEO. EoRs hebben ook hun eigen verzekering en laten je minder tijd besteden aan papierwerk. Een EoR zal elke werkgelegenheid-gerelateerde zorg op zich nemen, waardoor je meer tijd hebt om andere taken uit te voeren. Employers of record nemen de volledige aansprakelijkheid voor de werkgelegenheidsregeling voor het klantbedrijf. Dit kun je niet zeggen van de PEO.
Wat is wereldwijde uitbreiding?
Wereldwijde uitbreiding gebeurt wanneer een bedrijf snel groeit en zijn activiteiten uitbreidt naar lucratieve buitenlandse markten. Deze bedrijven streven ernaar om het volgende groeistadium te bereiken. Dit wordt gedaan door een aanwezigheid op te bouwen in nieuwe landen over de hele wereld.
Hoeveel kost een employer of record?
Gemiddeld kost de Employer of Record je bedrijf ongeveer $15.000 tot $20.000. Het moet echter worden opgemerkt dat dit zeer variabele bedragen zijn en afhankelijk van de behoeften van je bedrijf en de taken die in de employer of record-overeenkomst zijn vastgelegd.
Hoeveel kosten payrolldiensten in Chicago?
De kosten van payrolldiensten variëren vooral afhankelijk van het type service dat je nodig hebt en het aantal werknemers op je payroll. Payrollbedrijven gebruiken een maandtarief plus het maandtarief per werknemer. De basisbedragen variëren van $25 per maand tot $200 per maand, terwijl elke extra werknemer op payroll tussen $2 en $15 per maand kost.
Heeft een EoR payroll?
Ja. Een Employer of Record kan een alternatief payroll-oplossing zijn. Andere diensten die door de EoR worden aangeboden, zijn tijdregistratie, naleving, voordelen, werkloosheidsclaims, werknemerscompensatie en andere werkgelegenheidstaken.
Welke werknemersgegevens moeten worden bewaard?
Als werkgever moet je drie soorten werknemersdocumenten bijhouden: personeelsdossiers, payroll-gegevens en medische dossiers.
Personeelsdossiers bevatten arbeidsverleden. Deze omvatten wervingsdocumenten, werknemer- en contactgegevens voor noodgevallen, en een ondertekende bevestiging van het werknemershandboek van je bedrijf. Documenten met betrekking tot salaris, voordelen en financiële beloningen moeten worden ondergebracht onder payroll. Het medische dossier moet formulieren bevatten voor gezondheidszorg, levensverzekering en andere werknemersvoordelen als je die aanbiedt.
(LEES: Recordkeeping 101: Tips for Organizing Employee Records)
Hoe lang bewaren werkgevers gegevens van voormalige werknemers?
De Fair Labor Standards Act (FLSA) vereist dat werkgevers werknemersgegevens bijhouden voor drie jaar vanaf de datum van beëindiging van het dienstverband. Echter, de FLSA vereist dat werkgevers de volgende gegevens twee jaar bewaren in plaats van drie:
- collectieve arbeidsovereenkomsten,
- prestatiebeoordelingen, en
- documenten die mogelijk voldoen aan de vereisten om loonstructuren, loonschalen en salarisniveaus te rechtvaardigen.
