Polen is een van de landen waarvan de economie en de grote beroepsbevolking elk jaar meer en meer buitenlandse bedrijven aantrekken. Het Bruto Binnenlands Product (BBP) steeg in 2019 met 4,1 procent tot $566 miljard. In hetzelfde jaar stond Polen op de 40e plaats in de Ease of Doing Business Survey van de World Bank.
Deze ontwikkelingen zetten Polen op de kaart en maakten het tot een markt waar veel bedrijven naar willen uitbreiden. Het ligt ook gunstig in het midden van Europa, wat een verbinding vormt met een aanzienlijk aantal grote markten.
Polen beschikt ook over een hooggekwalificeerde arbeidskracht. Het staat bekend om zijn universiteiten. Polen biedt opgeleide en gemotiveerde werknemers, die perfect passen bij een internationale markt. Ze excellereren in de IT-, engineering- en wetenschapsectoren.
Er zijn een paar dingen die je moet weten als je besluit iemand uit Polen aan te nemen. Je vertrouwd maken met de arbeidswetgeving en loonadministratie van Polen helpt je de beste werknemers te krijgen en naleving te behouden.
Employment essentials in Poland
In de meeste landen moet je, om iemand uit een ander land te huren, een aanwezigheid in dat land vestigen of samenwerken met een Employer of Record provider. Polen vereist niet dat je een aanwezigheid hebt om een Poolse burger aan te nemen, maar je moet je wel registreren bij verschillende overheidsinstanties. Je kunt ook vertrouwen op een lokale payroll provider om je te helpen met de loonadministratie.
Om je te registreren bij de relevante autoriteiten, moet je een officiële vertegenwoordiger aanstellen. Zij registreren je dan bij de Polish Tax Authority, en krijgen een Poolse belastingidentificatienummer (NIP) voor je.
De volgende stap is het indienen van een ZUS ZPA-formulier bij de Poolse Sociale Zekerheidsinstelling (ZUS), om jezelf als werkgever te registreren. Je moet ook je werknemers registreren bij de sociale zekerheidsautoriteit. Beide registraties moeten binnen zeven dagen voltooid zijn. Na de registratie ontvangt elke werknemer zijn PESEL-nummer. Dit nummer wordt gebruikt om de werknemer te identificeren voor belastingdoeleinden.
Vereiste documenten voor nieuwe werknemers
Je moet een schriftelijk arbeidscontract hebben om iemand legaal in Polen aan te nemen. Een formeel arbeidscontract moet door zowel de werkgever als de werknemer ondertekend worden uiterlijk op de startdatum van de werknemer. Werkgevers zonder contract met hun werknemers kunnen boetes en sancties krijgen.
In Polen moeten arbeidscontracten in het Pools zijn. Ze kunnen ook tweetalig zijn, zolang één van de talen Pools is.
Arbeidscontracten in Polen
Volgens het Polish Labour Code moet het contract bepaalde essentiële elementen bevatten. Ten eerste moeten de namen van de partijen worden vermeld — dit betekent zowel de werkgever als de werknemer. Het moet ook het type contract, de datum waarop het is opgesteld, en de arbeidsvoorwaarden specificeren.
De arbeidsvoorwaarden omvatten het soort werk dat de werknemer zal doen. Het behandelt ook waar ze zullen werken en de details van hun salaris. Het contract moet ook aangeven hoe lang de werknemer per dag en week zal werken, en de startdatum van hun dienstverband.
Binnen zeven dagen na ondertekening van het arbeidscontract moet de werkgever de werknemer informeren over verschillende zaken. Dit omvat de werkuren per dag en week. Het moet ook vermelden hoe vaak ze betaald krijgen, hun vakantieberechtiging, en de opzegtermijn.
Het contract moet ook de uren vermelden die als nachtarbeid worden beschouwd, indien het bedrijf geen specifieke arbeidsregels heeft. De contracten moeten ook de plaats, datum en tijd van salarisbetaling vermelden. Tot slot moet het contract de regels voor het registreren van aanwezigheid en het verklaren van afwezigheid beschrijven.
Employee benefits and compensation
Elke werknemer moet volgens de Poolse Arbeidswet de juiste behandeling en bescherming krijgen van hun werkgevers. Dit omvat voordelen en compensatie.
Minimumloon
Het minimumloon in Polen is PLN 4.242,00 per maand, of PLN 27,70 per uur. Deze minimumloonvereiste is sinds 1 januari 2024 van kracht. Het geldt echter alleen voor voltijdwerkers.
De werkuren in Polen zijn over het algemeen 40 uur per week, of 8 uur per dag. De werkdag begint meestal om 8 uur 's ochtends en eindigt om 4 uur 's middags.
Overwerk
Polen staat niet toe dat er overwerk wordt gedaan, tenzij de werknemer zich hiervoor heeft afgemeld. De werknemer kan overwerk aanvragen, maar dit moet per werknemer worden besproken. Werknemers die overwerken, mogen niet meer dan 150 uur overwerk per kalenderjaar verrichten.
Werknemers die overwerken, hebben recht op overwerkvergoeding. Als een werknemer 's nachts, op zondagen, of op feestdagen werkt, verdienen ze 100% extra loon.
Voor overwerk op andere dagen krijgen ze 50% extra loon. Als ze overwerk dat de gemiddelde wekelijkse werkuren overschrijdt, krijgen ze ook 100% extra loon voor elk uur.
In plaats van extra overwerkloon kan de werkgever de werknemer ook tijd-voor-tijd geven. Als de werkgever dit zonder verzoek van de werknemer doet, is elk uur overwerk gelijk aan 1,5 uur betaalde tijd. Als de werknemer zelf om tijd-voor-tijd vraagt, is elk uur overwerk gelijk aan één uur betaalde tijd.
What are the employer's social security contributions in Poland?
In Polen betalen werkgevers verschillende sociale zekerheidsbijdragen. Deze zijn gebaseerd op de bruto salarissen van hun werknemers. Ze dragen 19,52% bij aan pensioenen en arbeidsongeschiktheidsverzekering. Voor ongevallenverzekering betalen werkgevers met maximaal negen werknemers 1,67%, terwijl die met meer dan negen werknemers tussen 0,67% en 3,33% betalen. De werkelijke kosten hangen af van de sector waarin ze actief zijn, maar buitenlandse werkgevers betalen een vast tarief van 1,67%.
Daarnaast betalen werkgevers 2,45% aan het Labour Fund en 0,10% aan het Employee Guaranteed Benefits Fund. Werkgevers dragen ook bij aan het Solidarity Fund for Support of Disabled Persons, tenzij ze ten minste 6% van hun werknemers met een handicap in dienst hebben. De bijdrage wordt berekend op basis van een formule die 40,65% van het gemiddelde salaris omvat.
The Employee Capital Plan (PPK)
Het Employee Capital Plan (PPK) is een spaarprogramma in Polen dat werknemers helpt sparen voor hun pensioen. Het wordt gefinancierd door bijdragen van de werknemer, de werkgever, en de overheid.
Werkgevers dragen 1,5% van het bruto salaris van de werknemer bij aan de PPK, en kunnen ervoor kiezen om tot 2,5% extra toe te voegen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en indienen van zowel hun eigen als de PPK-bijdragen van de werknemer bij de financiële instelling die de PPK beheert.
In Polen zijn werknemers verantwoordelijk voor hun ziektekostenverzekering. In tegenstelling tot PPK, betalen de werknemers deze zelf. De werkgever berekent, houdt in en dient de bijdragen namens hen in tijdens de loonadministratie. Dit systeem zorgt ervoor dat de noodzakelijke ziektekostenverzekeringsbetalingen op tijd en correct worden gedaan.
Employee tax in Poland
Werknemersbijdragen in Polen omvatten inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Inwoners van Polen betalen belasting over hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-inwoners alleen belasting betalen over inkomsten die in Polen zijn verdiend:
-
Inkomen tot 120.000 PLN wordt belast tegen 12%, en inkomen boven dit bedrag tegen 32%.
-
Werknemers onder de 26 jaar hoeven geen belasting te betalen over inkomsten tot 85.528 PLN per jaar.
-
Daarnaast is er een solidariteitstoeslag van 4% over inkomsten boven 1 miljoen PLN.
Employee Social Security in Poland
Voor sociale zekerheid betalen werknemers 13,71% van hun bruto salaris. Werkgevers houden dit bedrag in op het salaris van de werknemer en dienen het samen met hun eigen bijdragen in. Deze betaling dekt pensioenen, arbeidsongeschiktheid en ziekteverzekering. Werknemers betalen ook een bijdrage van 9% voor de gezondheidszorg, waarvan maximaal 7,75% aftrekbaar is van hun belasting, terwijl de resterende 1,25% niet aftrekbaar is.
Tot slot is deelname aan de PPK meestal vrijwillig voor werknemers. Werknemers tussen 19 en 54 jaar worden automatisch ingeschreven, maar kunnen zich afmelden als ze dat willen. Degenen tussen 55 en 69 moeten zich aanmelden als ze willen deelnemen, terwijl werknemers ouder dan 70 niet kunnen deelnemen.
Werknemers dragen 2% van hun bruto salaris bij aan de PPK, en kunnen ervoor kiezen om tot 2% extra toe te voegen.
Holidays and leaves in Poland
In Polen heeft elke werknemer recht op jaarlijks betaald verlof, en moeten werkgevers ervoor zorgen dat werknemers dit opnemen. Bij het starten van een nieuwe baan krijgen werknemers recht op betaald verlof, waarbij ze 1/12 van hun jaarlijkse verlof per maand gewerkt verdienen.
Gewoonlijk nemen werknemers hun volledige verlof in één keer op, maar ze kunnen verzoeken het op te splitsen, met één periode van minimaal 14 aaneengesloten dagen.
De hoeveelheid vakantiedagen hangt af van de duur van het dienstverband. Werknemers hebben recht op 20 dagen als ze minder dan tien jaar werken. 26 dagen is de norm voor degenen met ten minste tien jaar. Parttime werknemers krijgen vakantiedagen aangepast op basis van hun werkuren, afgerond op een volledige dag.
Interessant is dat onderwijs ook meetelt voor de werkperiode die de vakantieberechtiging bepaalt. Bijvoorbeeld, een hogere opleiding wordt gelijkgesteld aan acht jaar werkervaring.
Ongebruikte vakantiedagen kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar en moeten vóór 30 september worden opgenomen. Betaling in plaats van opname van vakantie is alleen toegestaan als het dienstverband eindigt.
Public holidays
Werknemers in Polen hebben recht op 13 betaalde feestdagen per jaar. Werknemers die op een feestdag werken, krijgen een compensatiedag of extra betaling van 100% voor elk gewerkt uur.
Sick leave in Poland
Werknemers die ziek zijn, ontvangen 80% van hun salaris voor de eerste 33 dagen ziekte binnen een kalenderjaar. Dit wordt door de werkgever betaald. Het bedrag stijgt naar 100% als de ziekte tijdens zwangerschap optreedt of het gevolg is van een arbeidsongeval.
Na de eerste 33 dagen neemt het Social Security Institute het over van de werkgever. Het betaalt 80% van het basisloon voor maximaal 182 dagen achtereenvolgend per jaar. Deze periode omvat de eerste door de werkgever betaalde periode.
Maternity, paternity, and parental leave
Polen heeft een van de meest progressieve zwangerschaps-, vaderschaps- en ouderschapsverlofregelingen ter wereld.
Vrouwelijke werknemers hebben recht op zwangerschapsverlof na de bevalling of adoptie van een kind onder zeven jaar. Ze krijgen 20 weken voor één kind, 31 weken voor een tweeling, en tot 37 weken voor vijf of meer kinderen.
Werknemers kunnen binnen 24 maanden na de geboorte of adoptie van hun kind twee weken betaald vaderschapsverlof opnemen.
Ouders komen in aanmerking voor maximaal 41 weken (43 voor meerlingen) betaald ouderschapsverlof na het gebruik van het zwangerschapsverlof. Betaald op 70% van het salaris, kan ouderschapsverlof door een of beide ouders tegelijk worden opgenomen, maar niet meer dan het totale aantal toegestane weken.
Special leave in Poland
Werknemers hebben ook recht op bijzonder verlof voor belangrijke familiegebeurtenissen. Dit omvat bruiloften of begrafenissen, met twee dagen voor gebeurtenissen met nauwe familieleden en één dag voor anderen. Werknemers hebben ook recht op verlof voor rechtbankbezoek, verplichte medische onderzoeken, of bloeddonatie.
Employee termination procedures and guidelines in Poland
In Polen kan het dienstverband op vier manieren eindigen:
-
Door wederzijds akkoord,
-
Door een van de partijen met opzegging,
-
Door een van de partijen zonder opzegging,
-
Of wanneer de contractduur afloopt (voor proef- of bepaalde tijd contracten).
Ongeacht wie de beëindiging initieert, moet de verklaring schriftelijk zijn.
Wanneer de werkgever de beëindiging initieert, moet hij de werknemer informeren over zijn recht om in beroep te gaan bij de Arbeidsrechtbank. Na het einde van het dienstverband moet de werkgever een Certificaat van Dienstverband verstrekken. Ze moeten de werknemer ook uitschrijven bij de Sociale Zekerheidsinstantie (ZUS). De laatste betaling moet plaatsvinden in de volgende reguliere loonronde.
Termination by Mutual Agreement
Wanneer zowel de werkgever als de werknemer akkoord gaan met het beëindigen van het dienstverband, kan dit door beide partijen worden geïnitieerd. Ontslagvergoeding is verplicht als de werkgever het contract met opzegging of in onderling overleg beëindigt.
Termination with notice
Werknemers kunnen op elk moment ontslag nemen met opzegging, zonder een reden te hoeven geven. Werkgevers moeten echter geldige redenen geven voor het beëindigen van een contract voor onbepaalde tijd. Werkgevers kunnen niet betalen in plaats van opzegging.
Termination without notice
Werkgevers kunnen het dienstverband zonder opzegging beëindigen als de werknemer verwijtbaar is, bijvoorbeeld bij ernstig wangedrag, het plegen van een misdrijf dat door een rechter is bevestigd, of het verliezen van een vereiste werkvergunning door eigen schuld.
Werkgevers kunnen ook zonder opzegging beëindigen als de werknemer niet kan werken door ziekte die langer dan drie maanden duurt. Dit geldt alleen voor werknemers die minder dan zes maanden bij het bedrijf werken.
Werknemers kunnen zonder opzegging ontslag nemen bij ernstige schending van essentiële werkgeververplichtingen. Ook als de werkgever weigert hen over te plaatsen naar een andere functie wanneer hun huidige functie schadelijk voor hun gezondheid blijkt te zijn.
Employee termination protection
Bepaalde categorieën werknemers zijn beschermd tegen ontslag met opzegging. Dit omvat degenen die op:
-
Vakantie-, zwangerschaps-, ouderschaps- of onbetaald mantelzorgverlof zijn;
-
Ziekteverlof met doktersverklaring;
-
Werknemers binnen vier jaar voor pensioen;
-
Zwangere werknemers;
-
Leden van vakbonden.
Redundancy pay and entitlement
Ontslagregelingen gelden voor bedrijven met meer dan 20 werknemers. Werknemers hebben recht op ontslagvergoeding als hun ontslag te wijten is aan bedrijfsredenen zoals reorganisatie of sluiting van de baan.
De ontslagvergoeding hangt af van de duur van het dienstverband. Werknemers hebben recht op:
-
Eén maand salaris bij minder dan twee jaar dienst;
-
Twee maanden salaris bij twee tot acht jaar dienst;
-
Drie maanden salaris bij meer dan acht jaar dienst.
Bedrijven met minder dan 20 werknemers zijn niet verplicht een ontslagvergoeding te betalen.
Other End-of-Employment guidelines
De opzegtermijn hangt af van het contracttype en de duur van het dienstverband. Voor proefperiodecontracten varieert de opzegtermijn van drie werkdagen tot twee weken. Voor vaste en onbepaalde tijd contracten varieert de opzegtermijn van twee weken tot drie maanden.
Tijdens de opzegtermijn in Polen ontvangen werknemers hun reguliere salaris. Ze kunnen worden gevraagd om wettelijk verlof op te nemen of vrijgesteld te worden om nieuw werk te zoeken.
Werknemers die minimaal 365 dagen in de afgelopen 18 maanden hebben gewerkt, komen in aanmerking voor werkloosheidsuitkeringen van zes tot twaalf maanden. Dit hangt mogelijk af van de lokale werkloosheidscijfers en andere criteria.
FAQs
Wat is de payroll frequentie in Polen?
In Polen worden werknemers meestal eenmaal per maand betaald. De exacte betaaldatum staat meestal in het arbeidscontract of het bedrijfsbeleid. Salarissen worden meestal voor de 10e van elke maand uitbetaald voor de vorige maand.
Hoeveel heb je nodig om comfortabel te leven in Polen?
Om comfortabel te leven in Polen, heeft een persoon doorgaans ongeveer 6.000-8.000 PLN per maand nodig. Dit hangt af van de stad. In grotere steden zoals Warschau of Krakau zijn de kosten hoger dan in kleinere steden. Dit bedrag dekt huur, voedsel, vervoer en enkele vrijetijdsactiviteiten.
Wat is de payroll belasting in Polen?
In Polen omvat de payroll belasting inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Het inkomstenbelastingtarief is 12% voor jaarlijks inkomen tot 120.000 PLN, en 32% voor inkomen boven dit bedrag. Werknemers en werkgevers dragen ook bij aan sociale zekerheid, die gezondheidszorg, pensioen en andere voordelen dekt.
