Waarom naleving van wereldwijde loonlijst belangrijk is voor uw bedrijf

Wat is payroll compliance?

Payroll is een geïntegreerde lijst van werknemers in een bedrijf, het bedrag aan betaling dat deze werknemers per loonperiode ontvangen, en het totale bedrag aan betaling dat de bedrijven aan hun werknemers betalen. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een organisatie betaalbeleid, dat flexibele voordelen en verlofvergoedingsbeleid omvat. In de zakelijke wereld gaan payroll en compliance hand in hand. Als wetgeving voor payroll compliance niet wordt nageleefd, kan dit ertoe leiden dat het bedrijf rechtszaken krijgt.

Waarom is compliance belangrijk?

Compliance en gehoorzaamheid zijn belangrijk in multinationale bedrijven waarbij afdelingen zoals Human Resources ongeveer 36 uur per week besteden aan compliance-gerelateerde activiteiten. Dit omvat het navigeren door regelgevende veranderingen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsbeleid up-to-date blijven. Een gebied van global payroll dat vooral cruciaal is, is de privacy en beveiliging van werknemersgegevens. De belangrijkheid van dit onderdeel in global payroll is een gevolg van de General Data Protection Regulations (GDPR) van de Europese Unie, die pas in mei 2018 van kracht werden en wijzigingen in payroll compliance teweegbrachten.

Het moet worden opgemerkt dat deze wetgeving alleen van invloed is op organisaties met werknemers in de Europese Unie. Niet-naleving kan ertoe leiden dat bedrijven boetes krijgen volgens de wetten voor payroll fouten. Bedrijven die worden vastgesteld omdat ze werknemersinformatie onjuist en onrechtmatig hebben opgeslagen en verwerkt, kunnen boetes krijgen van tot 20 miljoen euro of vier procent van de jaarlijkse omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Teams binnen de Human Resources-afdeling die verantwoordelijk zijn voor payroll en wettelijke compliance-taken, worden daarom belast met het beheren en verwerken van gevoelige werknemersgegevens, waaronder namen, adressen, loonstructuren, belastingcodes, bankrekeningnummers en arbeidscontractstatussen. De werknemers in deze teams moeten waakzaam blijven, omdat zij de toekomst van het bedrijf in handen hebben. Een fout kan hun hele organisatie ten val brengen. Het is hun taak om zowel de werknemers als de organisaties die ze dienen te beschermen door nauwkeurig en tijdig payroll compliance rapportages uit te voeren.

Het afhandelen van payrollverwerking is een essentieel aspect van human capital management. Sommigen noemen dit de levensader van elke succesvolle organisatie. Payroll wordt nog uitdagender wanneer juridische entiteiten in meerdere staten, elke met eigen belastingregels en -voorschriften, in overweging worden genomen. Wanneer het bedrijf groeit in omvang en begint met het beheren van payroll op een wereldwijde schaal, wordt dat een hogere uitdaging. Zodra dit het geval is, huren bedrijven een gecertificeerde payroll compliance practitioner in om de payroll compliance-gerelateerde taken te beheren.

Het belangrijkste probleem bij het nauwkeurig beheren van payroll ligt in compliance. Elk land heeft zijn eigen economische omstandigheden, valuta’s en wetten over de vergoeding van werknemers. Compliance vereist dat bedrijven hun payroll beheren op een manier die werknemers correct compenseert en betrokken houdt bij hun werk, en die voldoet aan de verschillende nationale en internationale uitdagingen van payroll verwerking. Nauwkeurige Global Payroll Management heeft talloze aspecten om rekening mee te houden, maar hier is een samenvatting van deze overwegingen in drie aspecten.

1. Data Security

De meeste globale Human Resources-systemen bevatten geen payroll-specifieke gegevens—meestal slaan deze gevoelige werknemersgegevens op elke locatie op. Het opslaan van gevoelige werknemersgegevens in e-mails en spreadsheets kan leiden tot een onveilige omgeving. De kwetsbaarheid neemt toe doordat werknemers-, HR- en payrollgegevens handmatig op meerdere locaties worden opgeslagen.

Bedrijven moeten goed voor hun payrollgegevens zorgen. Dit is nog belangrijker voor bedrijven die wereldwijd opereren, en niet-naleving kan leiden tot enorme boetes. Bedrijven moeten de juiste vragen stellen over hoe werknemersgegevens worden opgeslagen en overgedragen aan het kernsysteem van record. Al deze gegevens zouden in een gedeelde service of gecentraliseerde payroll moeten worden gevonden.

De behoefte aan gegevensbeveiliging wordt vooral versterkt door de recente afschaffing van de Safe Harbor Act door de Europese Unie. Het bijhouden van wie toegang heeft tot payrollgegevens is ook noodzakelijk.

2. Data Accuracy

Informatie zoals tijd en aanwezigheid, vakantie- en ziekteverlof, en de bijbehorende rechtenbalansen vormen een cruciaal onderdeel van workforce management-informatie en moeten daarom tot in de kleinste details nauwkeurig zijn. Bijvoorbeeld, de loonstrookjes in een salarisstrook moeten voldoen aan de loonstrook-eisen van de staat. Idealiter zou het payroll-team het brutoloon bekijken en goedkeuren voordat dit wordt ingevoerd in de payroll-berekening, waardoor de nauwkeurigheid van het nettoloon aanzienlijk wordt verhoogd. In uurbasisomgevingen is de situatie echter anders.

Het begrijpen welke gegevensinvoer in elk land nodig is om payroll te berekenen, en de processen en mensen die de gegevens verzamelen, zijn daarom verantwoordelijkheden van het bedrijf.

3. Technology Leverage

Automatisering van gegevensverzamelingsprocessen en het verwijderen van spreadsheets zullen waarschijnlijk de manier zijn waarop gevoelige global payroll-gegevens in de komende jaren worden verzameld. Deze moderne technologische platforms kunnen systeemworkflow-mogelijkheden bieden die aangepaste goedkeuringsprocessen, gegevensvalidatie en, het belangrijkst, zelfbediening door werknemers mogelijk maken. Het verbeteren en beter begrijpen van gegevensbronnen en verzamelingsprocessen is belangrijk. Bedrijven moeten vandaag de dag bijblijven met de veranderende payroll-wetgeving in elk land waarin ze actief zijn. Een manier om dit te doen, is door te veranderen en de efficiëntie te verhogen in de gegevensverzameling met behulp van technologie.

Vooruitgang boeken

Dit artikel heeft vastgesteld hoe global payroll compliance belangrijk is voor uw bedrijf. Onvoldoende bekwaamheid en snelheid van uw werknemers die deze taak uitvoeren, kunnen leiden tot het ondergang van uw bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om tijd, moeite en geld te investeren in het voldoen aan de vereisten van global payroll.

(LEES: 4 stappen om de implementatie van global payroll te plannen)

Als u op zoek bent naar een bedrijf dat u precies dat kan bieden, Rivermate biedt diensten op het gebied van global payroll, compliance en Human Resource tools.

Rivermate heeft payroll compliance practitioners die graag payroll compliance-diensten leveren en uw vragen op dat gebied van uw bedrijf aanpakken.

Veelgestelde vragen

Wat is single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) is een initiatief van de Australische overheid dat de rapportage van belasting en informatie eenvoudiger en efficiënter maakt door afstemming en communicatie met de Australian Taxation Office (ATO). Een STP-compatibele software vereist dat u het salaris en loon van uw werknemers, ingehouden belasting en andere informatie verzendt. Meer specifiek verwacht de ATO dat u de volgende taken uitvoert:

• payroll-informatie aan de ATO rapporteert telkens wanneer u uw werknemers betaalt
• superverplichtingen aan de ATO rapporteert

De ATO zegt ook dat u niet langer een betalingssamenvatting hoeft te geven aan uw werknemers voor de informatie die u al hebt gerapporteerd en afgerond vanwege de STP. (LEES: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Waarom is payrollverwerking noodzakelijk?

Het verwerken van payroll is een essentiële taak in elk bedrijf omdat het de financiële stabiliteit en reputatie van het bedrijf beïnvloedt. Wanneer payroll nauwkeurig en op tijd wordt verwerkt, kunnen werknemers meer betrokken en gemotiveerd zijn om hun verantwoordelijkheden uit te voeren. Dit staat in contrast met situaties waarin werknemers loonstrookjes met fouten ontvangen. In dat geval kunnen ze het vertrouwen in het bedrijf verliezen waarvoor ze werken. Nog belangrijker is dat een bedrijf dat niet voldoet aan payroll compliance-wetten en -regels, waarschijnlijk wordt geconfronteerd met aanzienlijke boetes.

Wat is global payroll?

Global payroll is het algehele beheer van de volledige payroll-gegevens van een bedrijf voor alle locaties via één systeem. Bedrijven die hun hoofdkantoor op een bepaalde locatie hebben, moeten werknemers op verschillende locaties compenseren, waardoor een global payroll-systeem ontstaat.

Wat is payroll compliance?

Payroll compliance is de algemene term voor de activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan wetten en regelgeving die bepalen hoe payroll moet worden verwerkt. Dit omvat de integratie van gegevens, de berekening van toelagen, inhoudingen, voordelen en het nettoloon van elke werknemer in een organisatie.

Wat is een payroll aggregator?

Een payroll aggregator is een entiteit die payroll-gegevens verkrijgt van de werkgever van een bedrijf en deze distribueert naar het partnernetwerk van het bedrijf. Bedrijven met werknemers op meerdere landen besteden hun payroll uit aan een aggregator.

Wat zijn de diensten die door Global Payroll Solutions Mexico worden aangeboden?

Global Payroll Solutions Mexico biedt diensten gerelateerd aan de workforce en human resource-behoeften van hun klanten. Het positioneert zichzelf als een bedrijf dat payroll en alle aspecten van het personeel van hun klanten beheert.

Wat zijn de stappen in payrollverwerking in de Verenigde Staten?

Het payrollproces in de VS kan worden samengevat in vijf stappen, namelijk:

1. Pre-payroll verwerking;
2. Betalingen afdrukken;
3. Journaire entries;
4. Payroll rapporten; en
5. Definitieve update.

Om werknemers in de Verenigde Staten volledig te verwerken via een payrollcyclus, moeten deze stappen worden voltooid. Een basisbegrip van payrollverwerking is vereist voordat u verdergaat met het opzetten en verwerken van payrollinformatie voor uw werknemers. JD Edwards EnterpriseOne legt hier meer over uit. (LEES: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer is een werknemer in een bedrijf die ervoor zorgt dat het bedrijf volledig voldoet aan de regelgevende en wettelijke vereisten die door de staat waarin het bedrijf opereert, worden opgelegd. Dit omvat technische aspecten zoals payroll belasting compliance en loonstrookvereisten, en algemene aspecten zoals tijdigheid, volledigheid en dergelijke. De compliance officer initieert ook dat de interne beleidslijnen en statuten van het bedrijf voldoen aan de genoemde wettelijke vereisten. Compliance officers werken vaak samen met het management en het personeel om de regelgevende risico’s van het bedrijf te beheren en te beperken.