Zodra je begint met het aannemen van mensen om je te helpen met je werklast, krijg je te maken met beslissingen over hun type arbeidsovereenkomst. Je zou besluiten iemand fulltime aan te nemen. Soms is een contractor misschien een betere optie.
Het is belangrijk om het verschil tussen een zelfstandige contractor en een werknemer te begrijpen. Dit zal invloed hebben op hoe ze kunnen bijdragen aan je bedrijf en hoe je ze gaat betalen. Je moet ook het verschil tussen 1099- en W-2-formulieren begrijpen, om naleving te waarborgen wanneer het belastingseizoen nadert.
Hier is alles wat je moet weten over 1099-contractors en W-2-werknemers. Laten we de voordelen van elk bespreken, en wat je kunt verwachten bij het aannemen van beide.
Wat is het verschil tussen een zelfstandige contractor en een werknemer?
Er zijn verschillende verschillen tussen een contractor en een werknemer die elke werkgever moet kennen.
Wanneer je een werknemer aanneemt, doe je dat meestal fulltime of parttime, en krijg je de leiding over welk werk ze voor je bedrijf doen. Je bepaalt wanneer ze werken, aan welk project ze werken, en hoe ze de klus klaren.
Aan de andere kant werken zelfstandige contractors op basis van een contract. Bij contractors moet je de vereisten vooraf definiëren en overeenstemming bereiken over deadlines, opleveringen en prijs. Deze samenwerking kan wat beperkend zijn en vereist meer voorafgaande planning. Maar zodra het contract eindigt, eindigen ook je verplichtingen jegens de contractor.
Beide kunnen werkzaamheden voor je bedrijf uitvoeren. Maar hier zijn enkele zaken waarmee je rekening moet houden:
1. Niveau van autonomie
Wanneer je iemand fulltime in dienst neemt, heb je alle vrijheid om hun werklast volledig te sturen. Je kunt de regels bepalen over wanneer, waar en hoe je werknemer werkt. Je werknemer kan ook extra verantwoordelijkheden op zich nemen. Ze volgen de richtlijnen van het bedrijf en jouw instructies bij het uitvoeren van het werk.
Zelfstandige contractors zijn hun eigen bazen. Een zelfstandige contractor bepaalt zelf zijn werktijden en salaris. In tegenstelling tot werknemers volgen ze vaak een set best practices voor het werk in plaats van jouw richtlijnen.
Zelfstandige contractors houden mogelijk rekening met jouw voorkeuren en vereisten, maar dat hoeft niet altijd. Ze zijn autonomer wat betreft hun werklast. Als je meer controle wilt over het werk, is een werknemer wellicht een betere keuze. Maar zelfstandige contractors zullen waarschijnlijk de taak snel en effectief voltooien. Ze hebben ook geen of weinig toezicht nodig.
2. Expertise
De belangrijkste reden waarom werkgevers besluiten zelfstandige contractors in te huren, is dat ze meestal over een specifieke vaardigheid beschikken. Ze hebben een niche-expertise die je bedrijf mogelijk op dit moment nodig heeft. Je kunt erop vertrouwen dat ze het werk veel sneller afronden dan wanneer je een van je werknemers moet trainen.
Zelfstandige contractors werken ook vaak op basis van noodzaak, waardoor je het gedetailleerde onboardingproces kunt overslaan. Kort gezegd, je kunt rekenen op zelfstandige contractors om het werk veel sneller te voltooien dan een reguliere werknemer.
3. Loyaliteit
Wanneer je werknemers vergelijkt met zelfstandige contractors, springt loyaliteit eruit als een belangrijk verschil. Je zult snel merken dat contractors niet dezelfde loyaliteit aan je bedrijf voelen als je werknemers.
Bij werknemers werk je naar een gemeenschappelijk doel toe. Een 1099 contractor richt zich op het snel en efficiënt afronden van het werk en op betaald krijgen daarvoor. Een zelfstandige contractor zet zich in om zijn deel van de klus te klaren. Maar ze hebben mogelijk geen interesse in het grotere geheel van je bedrijf.
Ook is er niets dat de contractor ervan weerhoudt om met meerdere bedrijven tegelijk te werken. Tenzij je een NDA of vergelijkbare overeenkomst ondertekent, kan de zelfstandige contractor de opgedane ervaring gebruiken voor andere projecten.
Er is ook de kwestie van IP-rechten, die je ook vooraf met een zelfstandige contractor moet bespreken. Bij een werknemer behoren de intellectuele eigendomsrechten automatisch toe aan het bedrijf. Dit is niet het geval bij zelfstandige contractors.
4. Flexibiliteit
Een ander groot voordeel van het inhuren van zelfstandige contractors is de flexibiliteit. Je kunt zelfstandige contractors inhuren voor korte termijn werkzaamheden en taken. Bijvoorbeeld voor taken die een paar uur duren. Of wanneer het inhuren van iemand fulltime niet de meest kosteneffectieve oplossing is.
Soms gaat het om een eenmalig project dat je in de toekomst niet meer nodig hebt. Het inhuren van zelfstandige contractors kan ook een goed idee zijn als je specifieke expertise nodig hebt.
Zodra je contract is afgerond, ben je niet meer verplicht aan de contractor. Tenzij je meer werk voor hen hebt, zoeken ze mogelijk andere projecten en contracten. Het beëindigen van een fulltime werknemer is een veel complexer proces. Net zoals ze geen speciale onboarding nodig hadden, heb je ook geen offboarding nodig voor zelfstandige contractors, onder andere.
5. Prijs
Zelfstandige contractors kunnen kosteneffectiever zijn, afhankelijk van het soort werk waarvoor je hen inhuurt. Als je af en toe taken hebt, kan het inhuren van een zelfstandige contractor een goede optie zijn.
Omdat je geen belastingen en voordelen voor een zelfstandige contractor hoeft te betalen, lijkt het misschien goedkoper. Maar zelfstandige contractors moeten deze kosten zelf betalen. Daarom zullen hun uurtarieven waarschijnlijk deze extra kosten weerspiegelen in vergelijking met het uurtarief van een werknemer.
Dus, als je ze af en toe nodig hebt, kan het duurder zijn om ze als werknemer in dienst te nemen. Maar als je ze vaak opnieuw moet inhuren, kan fulltime dienstverband kosteneffectiever zijn. Als je ze fulltime nodig hebt en ze gaan akkoord met je aanbod, kan het omzetten naar een werknemer je op de lange termijn veel besparen.
Wat is het verschil tussen 1099 vs. W-2?
Nu het verschil tussen de twee duidelijk is, moet je begrijpen hoe de belastingformulieren aan het einde van het jaar passen. In termen van 1099 vs. W-2, stuur je als bedrijf het ene of het andere formulier naar je werknemers of zelfstandige contractors.
Het W-2-formulier wordt elk jaar eind januari naar je werknemers gestuurd. Dit formulier bevat informatie die ze nodig hebben om hun belastingen in te dienen, zoals hun loon en ingehouden belastingen.
Het 1099-formulier, meer precies 1099-NEC, wordt gestuurd naar zelfstandige contractors. Als bedrijf moet je een 1099-NEC sturen naar elke contractor die je in het jaar $600 of meer hebt betaald, en dat voor eind januari.
Om dit te kunnen doen, moet je eerst je contractor vragen een W-9-formulier te sturen. Dit formulier bevat alle relevante informatie die je nodig hebt om de 1099-NEC in te vullen en te versturen. De contractor gebruikt vervolgens de informatie van de 1099 om de inkomsten en uitgaven voor zijn bedrijf te rapporteren.
Arbeidsclassificatie
Het is belangrijk om het verschil tussen deze belastingformulieren te begrijpen. Maar je moet ook de parameters in acht nemen die zelfstandige contractors van werknemers scheiden.
Fouten in de classificatie van werknemers kunnen een serieus risico vormen voor een bedrijf. In wezen, voor werknemers moet je salaris betalen, belastingen inhouden en wettelijke voordelen bieden. Dit geldt niet voor zelfstandige contractors, die daarentegen een zekere mate van vrijheid hebben die niet op werknemers van toepassing is.
De IRS heeft strikte richtlijnen over hoe je je werknemers moet classificeren. Sommige lijnen kunnen wat vaag zijn door de groeiende gig-economie. Toch is het belangrijk om te begrijpen hoe je je werknemers correct classificeert om naleving te behouden.
Verschillende factoren spelen een rol bij het bepalen of iemand een werknemer of een zelfstandige contractor is. Deze factoren draaien om het niveau van onafhankelijkheid dat ze hebben bij het uitvoeren van het werk. Als iemand fulltime werkt en een vast salaris ontvangt op maand- of weekbasis, is hij waarschijnlijk een werknemer. Zelfstandige contractors bepalen zelf hun werktijden en krijgen betaald zodra het contract is afgerond.
Een werknemer werkt meestal vanuit een kantoor. Ze gebruiken de apparatuur van het bedrijf en volgen de richtlijnen van het bedrijf in plaats van een universele set best practices. Hun dagelijkse werklast kan variëren, en ze kunnen extra werk aannemen.
Een zelfstandige contractor heeft het recht om te kiezen waar ze werken, hoe ze de taak voltooien en welke tools ze willen gebruiken of waarop ze werken. Of ze meer werk accepteren, is aan hen. Ze zullen waarschijnlijk voor meerdere bedrijven tegelijk werken.
Wat gebeurt er als ik een werknemer verkeerd heb geclassificeerd?
Als je ontdekt dat je zelfstandige contractor meer richting W-2 dan 1099 neigt, moet je met hen praten over het aannemen als werknemer. Er zijn veel voordelen aan het hebben van een werknemer, en het zal op de lange termijn kosteneffectiever zijn.
Het verkeerd classificeren van een werknemer kan leiden tot ernstige boetes en kosten. Vaak moet de werkgever achterstallige sociale zekerheids- of pensioenbijdragen betalen. De werkgever zal ook waarschijnlijk achterstallige voordelen, salaris, overwerk en verlof betalen. Er kunnen ook boetes en kosten worden opgelegd.
Sommige landen leggen een aanzienlijke persoonlijke verantwoordelijkheid bij werkgevers voor het verkeerd classificeren van een werknemer. Dit kan leiden tot boetes voor de directeuren die een werknemer verkeerd hebben geclassificeerd, en in sommige landen zelfs tot gevangenisstraf.
Als je niet zeker weet of je contractor een werknemer is, raadpleeg dan de IRS-richtlijnen of je wereldwijde payrollprovider. Zij kunnen je inzicht geven dat relevant is voor jouw bedrijf en situatie.
Voorbeelden van 1099 vs. W-2 Workers
Het kan moeilijk zijn te bepalen of je iemand als werknemer of contractor moet aannemen. Hier zijn enkele voorbeelden uit de praktijk om je te helpen het verschil te herkennen.
Je zou iemand als 1099 aannemen als hij:
-
Consultants die je bedrijf ondersteunen bij projecten met een duidelijke start- en einddatum.
-
Webdesigners en ontwikkelaars die op projectbasis werken.
-
Freelance schrijvers die je per artikel betalen in plaats van per uur.
Maar, je zou al deze personen als W-2-werknemers moeten aannemen als:
-
De consultants meer werken als projectmanager dan als eenmalige adviseur.
-
Je zou kunnen besluiten webdesigners fulltime in te huren als je doorlopend ontwerpen nodig hebt voor je marketingteam. Of als je upgrades of doorlopende onderhoudswerkzaamheden aan je website of app wilt laten uitvoeren, overweeg dan webontwikkelaars als W-2.
-
Als je wilt dat je schrijvers vaste werktijden hebben op regelmatige basis.
De kosten van W-2 vs 1099
Er bestaat een veelvoorkomend misverstand dat 1099-contractors goedkoper zijn dan iemand fulltime in dienst nemen. De waarheid is dat kosteneffectiviteit afhangt van de situatie per geval.
Meestal eindigen de uurtarieven voor zelfstandige contractors en werknemers op hetzelfde niveau. Bedrijfseigenaren denken vaak dat een contractor goedkoper is, omdat ze niet verplicht zijn belastingen of pensioen en ziektekosten te betalen.
Echter, de contractor betaalt deze kosten zelf, dus zullen ze die waarschijnlijk in hun maand- of uurtarief verwerken. Dit geldt ook voor werkapparatuur, HR-activiteiten en andere zakelijke kosten. Ze zullen de typische kosten van een werkgever in hun prijs opnemen, wat vaak het uurtarief beïnvloedt.
Bijvoorbeeld, stel dat je een W-2-werknemer hebt met een basissalaris van $100.000 per jaar. Als je de voordelen meerekent, die normaal tussen 15-30% liggen, kost die werknemer je bedrijf tot $130.000. Gedeeld door het aantal gewerkte uren, kost die werknemer je ongeveer $62 per uur.
Maar je zelfstandige contractor heeft ook dezelfde voordelen en bijdragen te leveren. Gemiddeld betalen zelfstandige contractors ook meer belastingen. Er zijn ook de kosten van de voordelen die normaal aan een werknemer worden geboden. Ze moeten ziektekosten, vakantiedagen, apparatuur, tijd voor HR-activiteiten, kantoorruimte en meer in hun uurtarief verwerken.
Om het basissalaris van $100.000 te halen, zal je zelfstandige contractor je waarschijnlijk meer dan $80 per uur moeten rekenen om het salaris van de werknemer te dekken. Als je een zelfstandige contractor voor een volledig jaar durend project inhuurt, betaal je meer dan $166.000.
Op de lange termijn kan het inhuren van een zelfstandige contractor duurder zijn dan iemand fulltime in dienst nemen.
Moet je een W-2 of 1099 aannemen?
Of je een werknemer of een zelfstandige contractor moet aannemen, hangt af van de huidige en toekomstige zakelijke behoeften. Beide opties hebben voor- en nadelen, en het is belangrijk om die realistisch te evalueren voordat je beslist.
Het inhuren van een zelfstandige contractor kan een snelle en kosteneffectieve manier zijn om het werk gedaan te krijgen, vooral als je iemand voor incidenteel werk nodig hebt. Ze beschikken vaak ook over nuttige niche-expertise en kunnen snel aan de slag, omdat er geen langdurig onboardingproces nodig is.
Toch kun je overwegen hen om te zetten naar een werknemer als je vaak op je zelfstandige contractor vertrouwt. Ze kunnen interesse tonen om een meer vaste waarde in het team te worden, wat een goede reden is om hen te converteren naar een werknemer.
Is het beter om een W-2 of 1099 te zijn?
Of je een 1099 contractor moet zijn of in dienst wilt treden als W-2, hangt af van je persoonlijke voorkeuren.
Als zelfstandige contractor ben je je eigen baas. Je zult waarschijnlijk een eenmanszaak moeten oprichten en je voordelen en belastingen zelf regelen. Als werknemer kun je rekenen op je werkgever voor salaris en voordelen.
Als 1099 contractor heb je meer vrijheid in het kiezen voor wie je werkt, hoe en wanneer. Een contractor kan meer dan één werkgever tegelijk hebben. Je hebt sterke organisatorische vaardigheden nodig om tijd en geld te beheren terwijl je aan meerdere projecten werkt.
Als W-2-werknemer heb je recht op bepaalde voordelen. Dit omvat wettelijke voordelen, maar ook pensioen, gezondheidszorg en andere perks.
Als zelfstandige contractor moet je manieren vinden om deze voordelen te compenseren. Je moet potentiële vrije dagen en ziekteverlof in je uurtarief verwerken. Je moet ook systemen vinden voor het vinden van nieuwe klanten en het beheren van facturen en financiën. Als zelfstandige contractor moet je aanpassingen maken waar werknemers geen zorgen over hoeven te maken.
Wil je meer zelfstandigheid in je werk, dan kan werken als 1099 contractor een goede keuze zijn. Als je de zekerheid van een regulier salaris en bijbehorende voordelen prettig vindt, is een W-2 werknemer wellicht een betere optie.
FAQ:
Is het beter om 1099 of W-2 betaald te worden?
Dit hangt af van je werkgever-werknemerrelatie. Als contractor onder 1099 ben je zelf verantwoordelijk voor het betalen van 100% van de Medicare- en Social Security-belastingen elk kwartaal. Als W-2-werknemer moet je 50% van die belastingen betalen, terwijl de rest door de werkgever wordt ingehouden.
Zowel zelfstandige contractors als werknemers moeten inkomstenbelasting betalen, maar het tarief varieert afhankelijk van hun belastingschijf.
Waarom kreeg ik een 1099 in plaats van een W-2?
Als je een 1099 hebt gekregen in plaats van een W-2, betekent dit dat je werkgever je als contractor heeft geclassificeerd. Je moet je vertrouwd maken met de financiële en juridische verschillen tussen een 1099 en een W-2. Als zelfstandige contractor moet je je belastingen zelf betalen, inclusief de zelfstandigenbelasting. Raadpleeg je belastingadviseur om te begrijpen wat dit verschil voor jou betekent.
Wordt 1099 minder belast?
Zelfstandige contractors worden over het algemeen meer belast dan werknemers, omdat er geen werkgever is die de helft van de belastingen dekt. Voor werknemers wordt 7,65% van het inkomen automatisch ingehouden voor belastingen, ter dekking van Social Security en Medicare. De werkgever draagt hetzelfde bedrag bij.
Omdat de zelfstandige contractor zowel werkgever als werknemer is, vallen alle belastingen op hen. Ze moeten beide helften bijdragen, wat dicht bij 15,3% van hun inkomen komt.
