Opereren van een bedrijf wereldwijd brengt veel kansen en uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste uitdagingen is het waarborgen van internationale compliance. Niet alleen moet je voldoen aan de wetten en regelgeving van jouw land. Het hebben van een wereldwijd team vereist naleving van juridische vereisten in vele landen.

Compliance is cruciaal om juridische en financiële risico’s te vermijden. Dit omvat boetes, geschillen, reputatieschade en het stilleggen van de bedrijfsactiviteiten.

Compliance vormt een grote uitdaging. Het vereist inzicht in arbeidswetten, belastingregels en rapportagevereisten.

Bedrijven kunnen alles bovenstaande uitbesteden aan global payroll providers. Om de rol van global payroll providers beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten wat global payroll betekent. Laten we in detail treden en uitleggen wat internationale payroll inhoudt.

Stapsgewijs begrip van internationale compliance

De opkomst van remote werken heeft de mogelijkheid gebracht om talent van overal ter wereld aan te nemen. Maar, bedrijven moeten voldoen aan vele wetten, regels en rapportagevereisten. Deze kunnen ook verschillen per land en regio.

Internationale compliance betekent naleving van juridische en regelgevende vereisten in meerdere landen. Het omvat het volgen van regelgeving op het gebied van arbeid, belasting, gegevensbescherming en andere gebieden.

Zoals eerder vermeld, is compliance essentieel voor bedrijven om juridische en financiële risico’s te vermijden. Niet-naleving kan leiden tot boetes en sancties. Het kan ook juridische geschillen en reputatieschade veroorzaken. In het ergste geval kan het leiden tot het stilleggen van bedrijfsactiviteiten in bepaalde landen.

In de kern gaat internationale payroll over het zorgen dat werknemers correct en op tijd betaald worden. Werknemers moeten betaald worden, ongeacht hun locatie of het land waar ze werken.

Bovendien helpt nauwkeurige betalingsverwerking om goede relaties tussen werkgevers en werknemers te behouden.

Wat maakt internationale compliance complex?

Een van de grootste uitdagingen is het aantal wetten en regels waar bedrijven zich bewust van moeten zijn. Elk land heeft zijn eigen arbeidswetten, belastingregels en rapportagevereisten.

Zo moeten bedrijven in de Verenigde Staten voldoen aan de Fair Labor Standards Act (FLSA). Ze moeten ook in overeenstemming zijn met de Family and Medical Leave Act (FMLA), en de Occupational Safety and Health Act (OSHA), onder andere.

In de Europese Unie moeten bedrijven de General Data Protection Regulation (GDPR) naleven. Er zijn ook de Working Time Directive en de Posted Workers Directive, onder andere.

Het bijhouden van de wisselende wetten en regels vereist een diepgaand begrip van de juridische kaders van elk land. Het vereist ook expertise om deze te interpreteren en toe te passen op de specifieke omstandigheden van het bedrijf.

Het omvat het begrijpen van de minimumeis voor het loon. Bedrijven moeten letten op werkuren en verlofregelingen. Er zijn ook procedures voor ontslag en andere arbeidsgerelateerde regelgeving.

Daarnaast moeten bedrijven navigeren door de complexiteit van internationale belastingheffing. Elk land heeft zijn eigen belastingwetten en -regels. Bedrijven moeten zorgen dat ze belastingen correct inhouden en afdragen voor hun werknemers. Dit omvat het begrijpen van de regels voor fiscale residentie en tarieven. Met globale teams moeten bedrijven ook belastingverdragen tussen landen volgen om dubbele belasting te voorkomen.

Gegevensbescherming is een ander gebied van internationale compliance dat bedrijven moeten overwegen. Bij het overdragen van data over grenzen heen, moeten bedrijven de gegevensbeschermingswetten in elk land waarin ze actief zijn naleven.

Hoe beheer je dan internationale payroll?

Er zijn diverse opties beschikbaar voor het beheren van payroll voor internationale werknemers. Bedrijven kunnen kiezen uit global payroll providers en uitbestede payroll oplossingen. Of ze kunnen gebruik maken van softwaregebaseerde systemen van internationale payroll providers.

Wat is een International Payroll Provider?

Een internationale payroll provider is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het leveren van global payroll services aan bedrijven met wereldwijde werknemers.

Dit type service helpt bedrijven hun complexe internationale payrolls te beheren. Het zorgt er ook voor dat ze voldoen aan lokale wetten en regelgeving.

Internationale payroll providers bieden diensten die het beheer van werknemerssalarissen makkelijker maken, waaronder:

1. Het berekenen van belastingen;

2. Het opzetten van directe stortingen;

3. Het tijdig uitbetalen van lonen;

4. Het bijhouden van vakantiedagen of andere verlofregelingen;

5. Het indienen van vereiste documenten zoals W-2 formulieren of 1099’s;

6. Het afhandelen van valutaconversies indien nodig;

7. Het opstellen van rapportages voor managementbeoordelingen, enzovoort.

Veel providers bieden ook aanvullende ondersteuning. Dit kan helpen bij het opzetten van voordelenplannen. Of ze bieden advies over arbeidsrechtelijke kwesties gerelateerd aan het aannemen van buitenlandse werknemers.

Samenwerken met een ervaren internationale payroll provider kan van onschatbare waarde zijn. Het vermindert kosten die gepaard gaan met boetes bij niet-naleving. Dit geldt vooral voor bedrijven zonder toegewijd HR-personeel dat vertrouwd is met de belastingregels van elk land.

Samenwerken met zo’n partner geeft meer zekerheid. Het biedt ook meer controle over de uitgaven voor salarisverwerking. Een internationale payroll provider geeft ook gemoedsrust op het gebied van compliance.

Er zijn vele andere voordelen verbonden aan het gebruik van een specialistische provider, waaronder:

1. Verbeterde efficiëntie door geautomatiseerde systemen;

2. Betere zichtbaarheid in de kosten van internationale operaties;

3. Grotere nauwkeurigheid bij het berekenen van belastingen en inhoudingen op basis van actuele tarieven/wetten;

4. Verminderde risico’s;

5. Ondersteuning voor meerdere valuta’s;

Al deze factoren maken het uitbesteden van je wereldwijde payroll noodzakelijk voor elk bedrijf. Het is een goede keuze voor bedrijven die willen uitbreiden buiten de binnenlandse markt naar buitenlandse markten.

Welke soorten internationale payroll zijn er?

Elke soort internationale provider heeft zijn eigen voor- en nadelen. Overweeg beide voordat je beslist welke provider het beste aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf.

1. Global Payroll Providers

Global payroll providers bieden uitgebreide diensten. De diensten zijn specifiek ontworpen voor multinationale bedrijven met operaties over de hele wereld.

Deze diensten omvatten belastingnaleving en ondersteuning bij valutaconversie. Ze kunnen ook het beheer van werknemersvoordelen en rapportagemogelijkheden omvatten. Het belangrijkste is dat deze diensten gelden op alle locaties waar een organisatie actief is.

Het grootste voordeel van een globale provider is consistente service-standaarden in elk land. Ze zorgen er ook voor dat je voldoet aan regelgeving in elke jurisdictie waar je actief bent.

Dit geeft je meer tijd om je te richten op de kernactiviteiten zonder je zorgen te maken over mogelijke juridische problemen. Het voorkomt ook niet-naleving van lokale regelgeving of wetten op het gebied van belasting of arbeidspraktijken.

Echter, dit serviceniveau brengt vaak hogere kosten met zich mee. Deze organisaties zijn meestal niet gespecialiseerd in één regio, maar dekken veel gebieden. Dit verhoogt hun overheadkosten aanzienlijk.

2. Uitbestede Payroll oplossingen

Uitbestede payroll providers zijn bedrijven die de internationale payrolls van andere bedrijven beheren. Ze bieden een scala aan diensten, zoals het berekenen van belastingen, het verwerken van betalingen en het indienen van rapporten bij overheidsinstanties.

De voordelen van het gebruik van een uitbestede provider zijn onder andere kostenbesparing. Eén bedrijf dat de globale payrollbehoeften afhandelt, is goedkoper dan per land/regio een aparte provider.

Het verbetert ook de nauwkeurigheid. Deze bedrijven beschikken over de benodigde expertise op het gebied van arbeidsrecht, belasting en sociale zekerheidsbijdragen.

Daarnaast verhoogt het de efficiëntie door processen te stroomlijnen via automatiseringstechnologie zoals cloud computing.

Uitbestede leveranciers bieden vaak ook aanvullende diensten, zoals advies over het structureren van vergoedingspakketten. Ze geven dit advies op basis van de huidige markttrends en omstandigheden.

Outsourcing geeft toegang tot gespecialiseerde kennis en ervaring. Dit zou een aanzienlijke investering in training van bestaand personeel vereisen. Veel bedrijven kunnen dat niet qua tijd, maar het is wel voordelig tijdens snelle uitbreidingen.

3. Payroll Software Providers

Payroll software providers zijn bedrijven die gespecialiseerde payroll software aanbieden aan bedrijven. Voor kleine tot middelgrote ondernemingen is het vaak aantrekkelijk om in software te investeren voor het beheer van internationale payroll. Dit is vooral handig als de organisatie al een werknemer heeft met goede kennis van internationale payroll.

Deze diensten kunnen helpen bij het beheren van internationale payrolls door een reeks tools en functies aan te bieden. Payroll software providers bieden automatische belastingberekeningen en valutaconversie. Sommige omvatten ook zelfbedieningsportalen voor werknemers en andere functies.

De voordelen van het gebruik van payroll software omvatten het stroomlijnen van processen:

1. Het berekenen van belastingen in meerdere landen;

2. Het verminderen van handmatige fouten bij complexe gegevensinvoer;

3. Het verbeteren van de nauwkeurigheid bij betalingen over grenzen en valuta’s.

Daarnaast bieden veel leveranciers ook extra ondersteuning, zoals nalevingshulp of een klantenservice die vragen over lokale regelgeving of andere kwesties kan beantwoorden.

De voordelen van samenwerken met een internationale payroll provider

Als het gaat om het beheren van payroll voor een wereldwijde workforce, kan samenwerken met een internationale payroll provider de sleutel tot succes zijn. Het biedt toegang tot expertise in lokale regelgeving en kostenbesparingen.

Een van de belangrijkste voordelen is kostenbesparing. Ze kunnen je helpen geld te besparen op verwerkingskosten die verbonden zijn aan de unieke belastingwetten en compliance-eisen van elk land. Ze doen dit door gebruik te maken van hun bestaande infrastructuur en technologische oplossingen. Soms maken ze ook gebruik van hun relaties met andere leveranciers wereldwijd.

Een ander voordeel is toegang tot wereldwijde expertise. Dit is onschatbaar bij het omgaan met arbeidswetten en belastingstelsels in verschillende jurisdicties. Een ervaren internationale payroll provider weet hoe deze regels per regio verschillen. Ze kunnen zorgen voor nauwkeurige berekeningen op basis van actuele wetgeving, waar je ook actief bent.

Ze begrijpen ook nuances die voortvloeien uit culturele verschillen. Deze kunnen invloed hebben op betalingsprocessen zoals feestdagen of vakantiedagen die specifiek zijn voor bepaalde regio’s. Zonder een internationale payroll provider kan dit gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

Tot slot is naleving een van de belangrijkste aspecten. De diensten van een internationale payroll provider omvatten het up-to-date blijven met alle relevante juridische veranderingen.

Hoe kies je de juiste internationale payroll provider?

Bij het kiezen van een internationale payroll provider moet je rekening houden met verschillende factoren. Bedrijven moeten de beschikbare opties evalueren. Zo kunnen ze een weloverwogen beslissing nemen en de beste keuze maken voor hun behoeften.

Prijsstelling

De eerste factor om te overwegen is de kostprijs. Bedrijven moeten bepalen hoeveel ze kunnen besteden aan dergelijke diensten. Ze moeten ook de ROI inschatten die ze van hun gekozen oplossing verwachten.

Daarnaast moeten ze eventuele extra kosten berekenen die verbonden zijn aan het gebruik van een bepaalde dienst of platform. Dit kan installatiekosten of maandelijkse abonnementskosten omvatten. Voor sommige bedrijven kan outsourcing te duur uitvallen wanneer de kosten te hoog worden.

Klantenservice

Een andere belangrijke overweging is de kwaliteit en beschikbaarheid van de klantenservice. Bedrijven moeten reviews bekijken van andere klanten die dezelfde service hebben gebruikt. Dit geeft inzicht in hoe behulpzaam en responsief het supportteam is. Dit is cruciaal als er problemen ontstaan tijdens implementatie of later gebruik.

Verder willen bedrijven mogelijk kiezen voor een provider die 24/7 technische ondersteuning biedt, wat door sommige providers wordt aangeboden.

Schaalbaarheid

Tot slot is schaalbaarheid een belangrijke factor bij het selecteren van een internationale payroll provider. Biedt het oplossingen die afgestemd zijn op kleine bedrijven die net beginnen? Of richt de provider zich op grotere ondernemingen die hun activiteiten willen uitbreiden?

Zo weet je precies welke functies en mogelijkheden bij het pakket horen dat je kiest.

De uitdagingen van samenwerken met een internationale payroll provider

Veel uitdagingen gaan gepaard met het werken met een internationale payroll provider. Laten we enkele veelvoorkomende problemen bekijken die gepaard gaan met het uitbesteden van je internationale payroll, zodat je je hierop kunt voorbereiden.

Taalbarrières

Een grote uitdaging bij internationaal werken is het overwinnen van taalbarrières. Taalverschillen komen vaak voor tussen werknemers in verschillende landen of regio’s. Dit kan leiden tot miscommunicatie over loonbedragen en belastingregels. Documenten met betrekking tot werknemersinformatie moeten in alle relevante talen vertaald worden.

Culturele verschillen

Een ander probleem bij grensoverschrijdend werken zijn culturele verschillen tussen landen of regio’s. Sommige praktijken kunnen aanzienlijk verschillen van elkaar.

Dit omvat alles, van feestdagen waarop niet wordt gewerkt tot betaalmethoden die door werknemers worden geaccepteerd. Bedrijven moeten deze nuances begrijpen voordat ze overeenkomsten aangaan.

Gegevensbeveiligingszorgen

Veel risico’s komen kijken bij het omgaan met gevoelige financiële informatie zoals salarissen en belastingen in het buitenland. Om dit risico te beperken, moeten bedrijven zorgen dat ze robuuste systemen hebben. Dit omvat encryptieprotocollen die alle communicatiekanalen die intern en extern worden gebruikt, beveiligen.

Veelvoorkomende valkuilen bij het kiezen van een internationale payroll provider

Bij het kiezen van een internationale payroll provider zijn er enkele valkuilen. Deze kunnen variëren van onvoldoende klantenservice tot het niet voldoen aan lokale regelgeving. Uiteindelijk kunnen deze ook leiden tot verborgen kosten en dure fouten.

Zorg dat je weet of de provider ervaring heeft met het omgaan met specifieke wetten en regelgeving.

Het is verstandig om te controleren of ze eerder succesvol soortgelijke situaties hebben afgehandeld. Maar vraag ook naar hun processen. Gebruiken ze geautomatiseerde systemen? Hoe vaak worden updates doorgevoerd? Wat gebeurt er als er halverwege het jaar wijzigingen optreden?

Tot slot speelt technologie een grote rol in internationale payroll. Je provider moet up-to-date systemen hebben die gemakkelijk toegang bieden voor werkgevers en werknemers. Zo krijgt iedereen snel en nauwkeurig informatie, zonder zich zorgen te maken over beveiligingslekken.

Kortom, doe altijd grondig onderzoek vooraf en vergelijk providers. Zo weet je precies welke functies elke optie biedt voordat je een overeenkomst ondertekent.

Samenwerken met een EOR als internationale payroll provider

Samenwerken met een Employer of Record (EOR) kan ook helpen bij internationale compliance. De EOR regelt compliance-gerelateerde zaken, zodat bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten.

Een Global EOR fungeert als de juridische werkgever voor de internationale workforce van bedrijven. Ze regelen het aannemen, payroll, voordelen, belastingen en arbeidscontracten. Ze zorgen er ook voor dat alles voldoet aan de lokale arbeidswetgeving in elke jurisdictie.

Daarnaast beheert een Global EOR de complexiteit van internationale belastingregels. Je kunt vertrouwen op je EOR voor werknemersvoordelen volgens lokale regelgeving en bedrijfsbeleid.

Het gebruik van een Global EOR vereenvoudigt het buitenlandse arbeidsproces. Het vermindert ook de behoefte aan interne HR- en juridische teams met internationale expertise. Het vermindert risico’s, stroomlijnt processen en stelt bedrijven in staat zich te richten op hun kernactiviteiten. Over het algemeen zijn Global EORs essentieel voor naleving en het faciliteren van wereldwijde expansie.

Bij het kiezen van een internationale EOR voor compliance, overweeg factoren zoals:

1. Expertise in de gewenste marktregio’s,

2. Track record op het gebied van compliance,

3. Communicatiepraktijken,

4. Vermogen om in te spelen op specifieke behoeften.

De EOR moet diepgaande kennis hebben van lokale wetten en regelgeving, een sterke lokale aanwezigheid, en een netwerk van partners en bronnen.

Open en transparante communicatie is cruciaal. De EOR moet responsief zijn en duidelijke informatie verstrekken. Ze moeten ook efficiënte communicatiekanalen en tools hebben. Daarnaast moeten ze schaalbaar zijn om toekomstige groei te ondersteunen.

Bij het navigeren door internationale compliance speelt een Global EOR een belangrijke rol in het zorgen dat het bedrijf voldoet aan lokale belastingwetten. Een Global EOR neemt de verantwoordelijkheid voor het beheren van payroll voor internationale werknemers. Ze zorgen dat deze correct en op tijd betaald worden, in overeenstemming met lokale wetten.

Kosten en vergoedingen van internationale payroll providers analyseren

Bedrijven moeten begrijpen waar ze voor betalen bij het kiezen van een provider. De kosten voor het gebruik van een internationale payroll provider variëren afhankelijk van de omvang en complexiteit van je bedrijf. Het aantal werknemers in verschillende landen beïnvloedt ook de prijs.

Grotere organisaties kunnen mogelijk lagere tarieven onderhandelen. Sommige providers bieden kortingen of andere incentives bij langdurige contracten of bij het gebruik van extra diensten zoals belastingaangiftehulp of tools voor het beheer van werknemersvoordelen.

Het is ook belangrijk om rekening te houden met verborgen kosten bij het gebruik van een bepaalde provider. Deze kunnen omvatten:

1. Setupkosten,

2. Transactiekosten per loonperiode (of zelfs per betaling),

3. Kosten voor valutaconversie,

4. Belastinginhoudingen bij betalingen in het buitenland (die vervolgens weer naar huis moeten worden overgemaakt),

5. Extra kosten tijdens piekperiodes, zoals wereldwijde eindejaarsbonussen.

Al deze factoren moeten worden meegenomen bij het vergelijken van verschillende opties op de markt.

Deze elementen samen kunnen op de lange termijn tijd en geld besparen in vergelijking met handmatige verwerking.

FAQ:

Hoe voer ik internationale payroll uit?

Om internationale payroll uit te voeren, moet je de regels van elk land omtrent belastingen en werknemersvoordelen volgen. Je moet ook verschillende valuta’s beheren en zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten. Veel bedrijven besteden dit uit om tijdige betalingen aan hun internationale werknemers te garanderen.

Is er een global payroll provider?

Ja, global payroll providers zoals Rivermate bieden diensten aan om payroll over verschillende landen te beheren. Ze regelen ook belastingnaleving en valutaconversie. Ze zijn bekend met diverse lokale regelgeving voor bedrijven met internationale werknemers.

Hoe richt ik een internationale payroll in?

Om een internationale payroll in te richten, moet je je bedrijf registreren in elk land waar je werknemers hebt. Je moet de lokale arbeidswetten begrijpen en naleven. Daarnaast moet je belastinginhoudingen regelen en een methode of dienst kiezen voor het beheren van payroll en betalingen in verschillende valuta’s. Veel bedrijven gebruiken global payroll providers om deze processen te vereenvoudigen en te automatiseren.