'Het beheren van een internationale workforce in een remote setting'

Sinds de verklaring van de coronavirus-uitbraak als een wereldwijde pandemie door de World Health Organization ergens rond maart 2020, zijn veel bedrijven volledig overgestapt op een remote work regeling die in verschillende titels bekend staat, zoals telecommuting, telewerken, werken vanuit huis, of werken vanaf overal.

Dit is een werkregeling waarbij werknemers niet verplicht zijn om te pendelen en te reizen naar een centrale werkplek, zoals een kantoorgebouw, een winkel, of een magazijn. Hoewel sommigen geloven dat deze regeling slechts een maatregel is die bedoeld is om fysiek contact tussen werknemers te verminderen en daarom slechts tijdelijk, top bedrijfsanalisten zeggen dat telecommuting de toekomst van de werkplek is.

Dat gezegd hebbende, is het zowel handig als nuttig om te beginnen met het vergaren van kennis over de populariteit van remote work vandaag, de voordelen voor werknemers en leidinggevenden, en van daaruit te leren hoe je een effectieve en uitgebreide kleine werkstrategie kunt opbouwen. Deze blog zal proberen al deze onderwerpen te behandelen in de volgende volgorde:

1. De populariteit van remote work vandaag.
2. De voordelen van remote work voor werknemers en werkgevers.
3. Hoe een succesvolle remote work strategie te bouwen.
4. Hoe internationale werknemers op afstand betrokken te houden in een remote work regeling.

De populariteit van remote work vandaag

Een enquête door Enterprise Technology Research (ETR) veronderstelt dat het percentage werknemers dat permanent vanuit huis werkt, naar verwachting in 2021 zal verdubbelen. Evenzo onthult een andere recente Gartner-enquête dat ongeveer 74 procent van de Chief Financial Officers de intentie heeft om werknemers permanent over te zetten naar een remote work setup, zelfs na de COVID-19 crisis. Als er al iets is, impliceren deze gegevens dat leidinggevenden het remote work arrangement als een effectieve manier zien om zaken te doen, ondanks de pandemie.

Erik Bradley, die fungeert als chief engagement strategist bij ETR, citeert de productiviteitsmaat als bewijs dat remote work inderdaad werkt. “Dus, we dachten allemaal dat er een toename zou zijn in permanent remote work, maar we hadden niet verwacht dat het zou verdubbelen ten opzichte van pre-pandemische niveaus,” zegt Bradley.

Zelfs social media giganten zoals Twitter aankondigen dat haar 5.100 werknemers verspreid over 35 internationale kantoren voor onbepaalde tijd vanuit huis mogen werken als ze dat willen. Verschillende andere techbedrijven waarvan de diensten alleen een solide en stabiele internetverbinding vereisen, zullen waarschijnlijk Twitter volgen.

Square, een Amerikaans financieel dienstenbedrijf, merchant services aggregator, en mobiele betalingsbedrijf eigendom van Twitter CEO Jack Dorsey, deelt dezelfde visie en zal werknemers toestaan om “onbepaalde tijd vanuit huis te werken” zelfs nadat de kantoren weer open gaan. Andere topbedrijven zullen hun werknemers in staat stellen om op afstand te werken voor de lange termijn, waaronder:

1. Recreational Equipment, Incorporated.
2. Uber.
3. Microsoft.
4. Zillow.
5. Google.
6. Reuters.
7. Facebook.
8. Salesforce.
9. Amazon.
10. Spotify.
11. Hitachi.
12. Coinbase.
13. Mastercard.
14. Nielsen.
15. Nationwide Insurance.

Wereldwijd is 56 procent van de bedrijven toegestaan om op afstand te werken, terwijl alleen al in de Verenigde Staten 7 miljoen werknemers minstens de helft van de week vanuit huis werken. Volgens een rapport van Buffer geven de meeste, zo niet alle, van deze werknemers de voorkeur aan remote werken, een platform voor social media management. Dit rapport citeert gegevens uit interviews met 2500 remote workers waar 99 procent aangeeft dat ze ervoor kiezen om op afstand te werken, en dat ze overwerken in een kantoorgebouw voor “minstens enige tijd voor de rest van hun carrière.” HubSpot, een van de concurrenten van Buffer, heeft een team van 300 fulltime remote werknemers en geeft haar werknemers zelfs de optie om slechts gedeeltelijk op afstand te werken. Deze gegevens tonen aan dat steeds meer bedrijven zullen overschakelen naar 100 procent remote werken bij de start van COVID-19 en zelfs daarna, wanneer de pandemie is opgeheven.

Forbes voorspelt dat tegen 2025 naar schatting 70 procent van de wereldwijde beroepsbevolking minimaal vijf dagen per maand op afstand zal werken. 2020 mag dan wel uitgeroepen zijn tot het jaar van remote werken, maar het heeft ons zeker geopend voor de mogelijkheid van een toekomst waarin elke werknemer op afstand werkt.

Wat zijn de voordelen van remote work?

Zoals eerder vermeld, verschuiven steeds meer bedrijven vandaag niet alleen als maatregel om fysiek contact te vermijden, maar vanwege de voordelen en positieve effecten op werknemersprestaties, bedrijfsuitgaven, en dergelijke. De vier belangrijkste voordelen van de work-from-home regeling zijn als volgt:

Productieve werknemers.

Een reden waarom werknemers in de werkplek vaak onproductief worden, is de afleiding op kantoor. Ze kunnen niet vermijden dat ze triviale gesprekken voeren met collega’s die onnodig en niet behulpzaam zijn voor het voltooien van hun taken. Integendeel, helpt de telecommuting setup werknemers zich te concentreren op het uitvoeren van hun taken zonder onderbrekingen van collega’s. Bovendien geeft remote werken de werknemer de discretie om buiten reguliere kantooruren te werken, vooral wanneer ze zich productiever voelen.

Flexibele planning.

Het toestaan van je werknemers om flexibele schema’s te hebben, helpt hen hun werk- en privéprioriteiten beter te balanceren. Vanuit het perspectief van de werknemer is dit een van de gekoesterde voordelen van remote werken—meer tijd doorbrengen met je familie.

Bovendien stelt het niet vereisen dat je werknemers dagelijks pendelen, hen in staat om hun verantwoordelijkheden te volbrengen. Het zal ook de stress verminderen, wat meer geluk en tevredenheid over hun werk geeft.

Minder uitgaven.

Verlaagde kosten zijn een voordeel van remote work dat vooral nuttig is voor werkgevers. Aangezien je werknemers niet dagelijks hoeven te pendelen, hoeven ze hun salaris niet te verminderen met een vervoersvergoeding. Ook kunnen ze in plaats van te betalen voor parkeerkosten, benzine, autoonderhoud, en metrokaartjes, hun geld gebruiken om rekeningen te betalen, boodschappen te doen, en cadeaus te sturen naar geliefden—duizenden euro’s die ze kunnen besparen door remote te werken.

Gezonde werknemers.

Werken op kantoor kan het moeilijk maken voor werknemers om hun gezondheid en levensstijl te onderhouden. Beslissen wat ze aantrekken voor werk, pendelen, en maaltijden bereiden kost de werknemer veel tijd. Bij remote werken kunnen ze de tijd die aan deze activiteiten wordt besteed, gebruiken om te sporten, sporten te beoefenen, gezond te koken, en voor hun algehele gezondheid te zorgen. Dit is niet alleen een voordeel voor werknemers. Werkgevers kunnen hier ook van profiteren, want wanneer werknemers gezond zijn, kunnen ze de beste resultaten voor het bedrijf leveren.

Lees meer over de voordelen en nadelen van remote work: De voor- en nadelen van werken op afstand.

Hoe een succesvolle remote work strategie te bouwen

We hebben de voordelen van remote work al vastgesteld. Het zorgt voor gezondere en meer productieve werknemers. Het geeft hen meer flexibiliteit en voordelen voor het bedrijf door het verlagen van aanzienlijke kosten die bedoeld zijn voor de kantoorwerkplek, zoals vervoersvergoedingen voor werknemers, koffie, en andere diverse kosten.

Echter, overschakelen naar een remote work regeling garandeert niet dat het bedrijf effectief en efficiënt zal zijn in het doen van zaken. Een succesvol remote team vereist nog steeds een gedetailleerd beleid en communicatie strategie waarin elk teamlid zijn verwachtingen kent. De volgende factoren moeten worden overwogen bij het streven naar succes in telecommuting.

Communicatieplan.

Een dilemma dat alle remote workforces blijven uitzoeken, is communicatie. ICPlan gelooft dat er cruciale elementen zijn in effectieve communicatie op afstand:

1. Het juiste kanaalmix krijgen. Technologie is, bij alle middelen, de fundamentele basis voor communicatie op afstand. De “juiste kanaalmix” hangt volledig af van de behoeften en aard van je bedrijf. Desalniettemin zijn de meest gebruikte en effectieve chat- en samenwerkingssoftware Microsoft Teams, Slack, en zelfs Workplace van Facebook. Een videovergaderingssoftware die gesprekken tussen en onder de leden van een remote team faciliteert, is ook een must. Microsoft Teams, Zoom, en Facebook Workplace worden als de meest effectieve in dit gebied beschouwd. Een ander essentieel platform voor remote work is bedoeld voor cloud sharing en samenwerking. Google Drive, Microsoft OneDrive, en Modern helpen werknemers samen te werken in documenten, spreadsheets, presentaties, en andere vormen van content.
2. Feedback krijgen. Communicatie moet, zonder twijfel, op twee manieren plaatsvinden. Je wilt niet dat je werknemers klachten en problemen tegen je ontwikkelen omdat je hen afsluit. Daarom is het noodzakelijk om wegen in te richten waar je werknemers hun zorgen, suggesties, en aanbevelingen over je leiderschap en andere werkgerelateerde kwesties kunnen delen. Wanneer een werknemer ziet dat hun feedback wordt gelezen en beantwoord, cultiveert dat een bedrijfscultuur van openheid en bereidheid tot verbetering.
3. Betrokkenheid volgen. Het is gemakkelijker om zelfgenoegzaam te worden wanneer je remote teamleden zo ver weg zijn. Dit kan gemakkelijk een recept voor ramp zijn, omdat het moeilijker is om de effectiviteit van je leiderschap te evalueren wanneer je letterlijk de zorgen en problemen van je werknemers niet kunt zien of voelen. Engagement surveys kunnen helpen de betrokkenheid en interactie van je werknemers te volgen. Deze moeten doelgericht worden afgestemd op het meten van de effectiviteit van een project in termen van de meest essentiële criteria in betrokkenheid: begrip, productiviteit, tevredenheid, en gelijkheid. Het plannen van individuele consultaties met je werknemers om hun gedachten en meningen te krijgen, kan ook een goed idee zijn.

Dagelijkse persoonlijke routines.

Het vaststellen van dagelijkse persoonlijke routines kan je helpen consistenter, productiever, en over het algemeen stabieler te zijn. Door te laten zien dat je de privacy van je werknemers waardeert en hen aanmoedigt zich aan te passen op basis van hun behoeften, kun je een cultuur van validatie en bevestiging bevorderen.

Je kunt communiceren met je teamleden over manieren waarop zij hun privéleven beheren en toch hun rollen en verantwoordelijkheden op het werk zo efficiënt mogelijk blijven uitvoeren. Je kunt rituelen opnemen in dagelijkse check-ins en check-outs, zoals het luiden van een bel tijdens een videovergadering om aan te geven dat de vergadering bijna begint, of het spelen van een overwinningliedje aan het einde van de werkuren. Consistente routines helpen de dag te starten, de doelen en verwachtingen van je bedrijf te bevestigen, en bieden een duidelijker beeld van een effectieve en efficiënte dag die voor je ligt.

Duidelijke prestatieverwachtingen.

Het behalen van doelen omvat het stellen van realistische verwachtingen voor de leden van een remote team. Het sleutelwoord dat hier moet worden genoteerd, is sensible. Als leider kun je niet zomaar verwachten dat je werknemers taken uitvoeren die verder gaan dan hun functiebeschrijving in een onredelijke tijdspanne. Als je wilt dat ze kwaliteitsvol werk leveren, moet je hen begeleiden door beschikbaar te zijn om vragen en zorgen over hun toegewezen taken te beantwoorden.

Hoe internationale werknemers op afstand betrokken te houden in een remote work regeling

Resources bieden.

Toegang tot informatie kan beperkt zijn voor je werknemers. Het bieden van tools die hen kunnen helpen bij het navigeren door documenten of bestanden die ze nodig hebben om hun verantwoordelijkheden uit te voeren, is noodzakelijk om hen betrokken te houden. Een goed onderhouden bestandssysteem en documentopslag, zoals Google Drive of Microsoft OneDrive, zijn essentieel om je werknemers toegang te geven tot belangrijke informatie. Dit zorgt voor een soepele ervaring en voorkomt dat ze tijd verspillen aan het zoeken naar documenten, tools, en trainingsmaterialen, wat allemaal de productiviteit van werknemers verhoogt.

Regelmatige updates geven.

Regelmatige communicatie van de leidinggevenden naar de remote teams is cruciaal voor het succes van het bedrijf. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat bedrijfsaankondigingen via kanalen worden verspreid waar iedereen gemakkelijk toegang toe heeft. Remote werken kan werknemers gemakkelijk het gevoel geven dat ze geïsoleerd zijn, dus ervoor zorgen dat ze updates ontvangen van het topmanagement is een belangrijke zakelijke initiatief.

Voorkeur voor een goede werk-privébalans.

Remote werken heeft je slaapkamer ook tot kantoorruimte gemaakt. Het kan moeilijk zijn om een grens te trekken tussen werk en privé in deze werkregeling, dus een bedrijf dat alles in het werk stelt om te stimuleren dat de werknemer een betekenisvolle relatie met zijn of haar familie onderhoudt, terwijl ook werktaken worden voltooid, is een bedrijf dat de werk-privébalans van werknemers waardeert.

Slotgedachten

De groeiende interesse in remote work regelingen wordt ondersteund door grote bedrijven zoals Twitter, Facebook, Google, en andere techgiganten. Analisten hebben aangenomen dat remote work de toekomst van de werkplek is vanwege het gemak, de eenvoud, en het comfort dat het zowel voor werknemers als werkgevers biedt. Echter, alleen omdat je bedrijf is overgestapt op een remote work regeling, betekent niet dat je gegarandeerd groeit in omzet en exposure.

Een goed geschreven en uitgewerkte remote work strategie blijft de sleutel tot een soepele overgang van de traditionele werkregeling naar de work-from-home situatie. De belangrijkste boodschap van deze blog is dat, ongeacht hoe getalenteerd een team van remote werknemers is, wanneer ze niet worden gecommuniceerd en gewaardeerd in een bedrijf, er een enorme kans is dat ze zullen vertrekken naar een ander bedrijf.

Ben je geïnteresseerd in global payroll, remote working, belastingen, compliance, en benefits? Rivermate biedt een breed scala aan artikelen die meerdere facetten in deze gebieden behandelen.