HR-compliance-uitdagingen en hoe deze te overwinnen

The following are the most common HR compliance issues faced by companies worldwide:

1. Verschuivingen in Marktcompliance

Toen Wells Fargo & Company in 2016 een onderzoek uitvoerde om te achterhalen of de daling van de wereldeconomie Amerikaanse bedrijven zou beïnvloeden bij het betreden van internationale markten, bleek dat 87% van de Amerikaanse bedrijven en ondernemingen nog steeds denkt dat het uitbreiden van hun activiteiten naar het buitenland noodzakelijk is om op lange termijn te groeien. Bovendien bleek uit de enquête dat zes van de tien respondenten geloofden dat hun bedrijven verwachten een toename van hun internationale zakelijke inspanningen te zien, en 54% bleef ervan overtuigd dat de wereldwijde aanwezigheid van hun bedrijf belangrijker zal worden in de komende maanden. Evenzo gaf 63% aan dat zij verwachten in 2016 een langetermijnplanning voor wereldwijde bedrijfsuitbreiding te realiseren. Hieruit kan worden afgeleid dat plannen voor internationalisering of globalisering de hoogste prioriteit blijft voor de meeste Amerikaanse bedrijven. Echter, wereldwijde bedrijfsuitbreiding is geen eenvoudig proces. Elk land heeft zijn eigen wetten en regelgeving. Als werkgever moet je kennis hebben van hoe de loonadministratie werkt (d.w.z. het vervullen van vereisten op het gebied van werkgelegenheid, bedrijfsregistratie, onder andere). Bedrijven zijn verplicht om een overvloed aan documenten en andere nalevingsvereisten in te dienen binnen een periode van 3 maanden, vooral als we de vraag van de organisatie in overweging nemen ten opzichte van haar wereldwijde uitbreidingsplannen. Met andere woorden, naleving vereist niet alleen nauwkeurigheid, maar ook veel tijdsinvestering. Dit wordt nog ingewikkelder als de verschuivingen en nieuwe trends in internationale marktcompliance plaatsvinden. Om nog maar te zwijgen van de langere tijd die nodig is om aan deze vereisten te voldoen. Gelukkig zijn er Employers of Record (EOR) die je helpen je bedrijf uit te breiden naar de wereldmarkt zonder enige complexiteit. Rivermate biedt eersteklas tools waarmee je werknemers overal ter wereld kunt aannemen. Rivermate zorgt voor de loonadministratie, naleving en voordelen, zodat jij je volledig kunt richten op de groei van je bedrijf. Het biedt de oplossingen die je nodig hebt om je bedrijf op de wereldmarkt te krijgen zonder je portemonnee leeg te trekken.

2. Mismanagement van Payroll Compliance

Payroll compliance is een van de meest cruciale aspecten bij wereldwijde bedrijfsuitbreiding. De regels, voorschriften en wetten variëren van land tot land en veranderen regelmatig. Het verkeerd beheren van je loonadministratie is vaak een oorzaak van het betalen van zware boetes en straffen. Dat gezegd hebbende, moet je Human Resource-afdeling scherp letten op updates met betrekking tot deze kwestie, vooral omdat er ook landen zijn die verschillende voorschriften hanteren van regio tot regio of gemeente tot gemeente. Met andere woorden, meerdere regio's en gemeenten binnen een land kunnen verschillende wetten hebben. Het zou niet verbazen als HR fouten maakt in dit specifieke facet gezien de complexiteit ervan. In sommige landen zoals Chili, Argentinië en Uruguay vereisen de wetten dat werknemers hun loonstroken ondertekenen bij ontvangst. Als dit over het hoofd wordt gezien, kan een rechtszaak tegen je bedrijf worden aangespannen wegens verloren loon, wat de financiën van je bedrijf verder schaadt. Valerie Bolden-Barrett vermeldde in haar artikel op 7 juni 2017 dat minstens twee fouten in de loonadministratie kunnen leiden tot het ontslag van werknemers. Volgens The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG) is 49% van de Amerikaanse werknemers bereid hun functie op te zeggen zodra ze slechts twee problemen met hun loonstroken ervaren. Dit zegt veel over hoe belangrijk het is voor HR om de payroll compliance correct uit te voeren, niet alleen in de ogen van arbeidswetten, maar ook voor de werknemers. Het wordt sterk aanbevolen voor. HR moet maatregelen nemen om hun loonadministratie efficiënt en nauwkeurig te monitoren om ervoor te zorgen dat er geen fouten in de loonstroken van werknemers zitten. Werkgevers moeten ook effectief communiceren met hun werknemers zodra er onvoorziene fouten optreden. Dit helpt niet alleen werkgevers om problemen met de loonadministratie op te lossen, het toont ook transparantie en verantwoordelijkheid aan zowel huidige als potentiële werknemers, waardoor het bedrijf de "place to be" wordt voor deze werknemers.

3. Voordelenbeleid

Er zijn verschillende manieren om werknemersvoordelen te benaderen en af te dwingen. Je kunt de officiële overheidswebsite van het land waar je je bedrijf wilt uitbreiden bezoeken om meer te weten te komen over hun wettelijke voordelen, vereisten voor werknemers tevredenheid en alle andere noodzakelijke details. Je HR kan ook direct contact opnemen met de contactpersoon om meer uitgebreide informatie over voordelen te verkrijgen. Het plannen van een voordelenbeleid is een geweldige kans om te evalueren en te beoordelen of je je budget overschrijdt met werknemersvoordelen. Bijvoorbeeld, je hoeft geen particuliere ziektekostenverzekering meer aan je werknemers te verstrekken als de staat al openbare zorgpakketten aanbiedt. Voor senior werknemers in het Verenigd Koninkrijk is dit echter niet het geval. Hun arbeidswetten vereisen dat senior directeuren particuliere ziektekostenverzekering voor hun families en zelfs een bedrijfsauto ontvangen. Het zijn dit soort kleine verschillen waarbij HR hun nauwkeurige kant moet laten zien om te voorkomen dat er boetes aan het bedrijf worden opgelegd. Bovendien hebben werkende ouders in Denemarken recht op 52 weken ouderschapsverlof. Moeders kunnen vier weken verlof krijgen voor de bevalling, en daarna nog eens 14 weken, terwijl vaders twee weken verlof krijgen tijdens de eerste 14 weken na de geboorte van een kind. Het is niet goed voor een bedrijf om onderbezet te zijn, en daarom is de HR-afdeling een van de belangrijkste afdelingen die helpen de status van het bedrijf te behouden. Ze moeten daarom weten hoe ze het verlies in de personeelsbezetting kunnen opvangen. Wanneer de meeste werknemers met ouderschapsverlof zijn, wordt de stroom van de personeelsbezetting sterk beïnvloed. Human Resources moet leren om de bedrijfsagenda efficiënt te beheren, taken uit te besteden en overlap en crossover teams te behandelen.

4. Pensioen- en pensioenplannen

Een studie van het Pew Research Center vond dat 58% van de beroepsbevolking bestaat uit babyboomers of Gen Xers, wat een significante oorzaak was van de toename van de vraag naar pensioen- en pensioenplanning in 2019. Dit staat in contrast met enkele decennia geleden toen pensioen- en pensioenplannen niet genoeg aandacht kregen. Als de primaire afdeling in het bedrijf die verantwoordelijk is voor deze facetten, moet Human Resources daarom alert zijn op zowel de vraag van werknemers als de arbeidswetten met betrekking tot de wettelijke vereisten voor pensioen- en pensioenplannen om ervoor te zorgen dat de meest gunstige plannen worden uitgevoerd. Bovendien moeten werkgevers bij wereldwijde bedrijfsuitbreiding ook rekening houden met de verplichte pensioenleeftijden die van land tot land verschillen. In sommige landen is bijvoorbeeld de verplichte pensioenleeftijd 60, terwijl andere een verplichte pensioenleeftijd van 62 jaar hanteren. Een fout die werkgevers vaak maken, is het misbruik en de verwisseling van de termen pensioen en pensioen. Deze twee termen zijn verschillend, en hoewel ze met elkaar verbonden zijn, is het als werkgever essentieel om een duidelijke definitie van elk woord te hebben. Volgens Differencebetween is pensioen de gecontroleerde en geconstrueerde som geld op basis van het salaris en de diensten van de werknemer. Het komt neer op de tijd dat een werknemer dienst heeft verleend aan het bedrijf. Pensioen daarentegen verwijst naar een leeftijd waarop de werknemer besluit geen deel meer uit te maken van de beroepsbevolking. Naarmate je meer werknemers in het buitenland aanneemt, zul je ook vertrouwd raken met de naleving, loonadministratieprocessen en arbeidswetten die deze landen implementeren. inclusief en vooral pensioen- en pensioenregelingen. Het hebben van een internationaal personeelsbestand kan uitdagend zijn en zal u veel geld kosten. Daarom kan het vertrouwen op een Employer of Record (EOR) de meest effectieve manier zijn om de complexiteit van wereldwijde bedrijfsuitbreiding te verminderen.

5. Gegevensprivacy en cyberinbreuken

Het doelwit zijn van hackers is geen onbekende zaak voor de grootste bedrijven ter wereld. In oktober 2013 had een datalek bij Adobe invloed op 153 miljoen gebruikersrecords. Volgens het rapport hebben hackers meer dan 3 miljoen versleutelde creditcardgegevens van hun klanten en cliënten gestolen. Later dat jaar werd Adobe aangeklaagd voor $1,1 miljoen aan juridische kosten en een niet bekendgemaakt bedrag aan sommige getroffen gebruikers om hun claims wegens schending van de Customer Records Act te schikken. Als cyberinbreuken kunnen gebeuren bij giganten zoals Adobe, zou het gek zijn om te denken dat kleine en middelgrote ondernemingen immuun zijn voor deze problemen. Met technologische vooruitgang hier en daar zijn de bedreigingen van hacking en andere vormen van cyberaanvallen meer dan ooit duidelijk geworden. Alle bedrijven lopen risico, inclusief en vooral de kleine bedrijven. U, als bedrijfsleider, moet ervoor zorgen dat alle belangrijke en gevoelige informatie wordt opgeslagen, versleuteld en beschermd tegen elke vorm van cyberaanval. Een oplossing die u kunt implementeren om deze uitdaging te overwinnen, is het bieden van gegevensbeschermingsvoordelen aan al uw werknemers, die mogelijk in uw voordelenbeleid zijn opgenomen. Er zijn veel software en diensten die u kunt gebruiken om identiteitsdiefstal en bedreigingen te monitoren. Hiermee beschermt u niet alleen uw klanten, maar ook uw hele personeelsbestand.

Het overwinnen van HR-compliance-uitdagingen is niet beperkt tot salarisadministratie, staatswetten en regelgeving. Hoewel het bieden van voordelen en extraatjes aan uw werknemers hen kan helpen hun diensten te verbeteren en te voldoen aan de vraag van de huidige markt.