Niets wordt meer bediscussieerd in het veld van Human Resource dan welke tussen
gecentraliseerde versus gedecentraliseerde global payroll een beter payrollsysteem is. Het
zou verstandig zijn om eerst een uitgebreid begrip te krijgen van de verschillen
tussen deze twee systemen voordat je een beslissing neemt.
Als het jouw verantwoordelijkheid is om de payroll van de werknemer in jouw bedrijf te regelen,
heb je waarschijnlijk veel vragen, vooral over de juiste
benadering van payroll. Zit je vast in de twijfel of gecentraliseerde payroll
beter is dan gedecentraliseerde payroll, of andersom? Wat zijn de
voordelen die je uit beide benaderingen kunt halen?
Het zoeken naar de perfecte aanpak voor jouw organisatie zal nooit een makkelijke
klus zijn. Gelukkig heeft Rivermate het werk voor je gedaan. Dit artikel zal je helpen
meer te begrijpen over de twee benaderingen van payroll zodat je kunt beslissen
welke optie het beste past bij jouw organisatie.
Voordelen en voordelen van gedecentraliseerde Payroll
Een gedecentraliseerd global payroll-model omvat meerdere payroll-teams
binnen het hoofdkantoor van een organisatie met uitbestede in-country payroll
management partners voor elk land waar het bedrijf actief is.
Gebaseerd op een
studie door
Deloitte, een accountants- en adviesbureau, gebruikt slechts 13 procent van de grote
bedrijven de gedecentraliseerde global payroll-benadering, terwijl 60
procent van de respondenten zei dat ze de gecentraliseerde
global payroll-benadering implementeren. Dit kan te maken hebben met de betaalbaarheid ervan.
Vraagt slechts een klein aantal resources
In gecentraliseerde payroll moet een bedrijf een toegewijd departement en personeel
hebben om zijn payroll-verantwoordelijkheden uit te voeren. Er moet een voortdurende
investering worden gedaan in de meer technische aspecten van payroll zoals hardware,
werknemers, ruimte en software. Daarentegen vermijdt de gedecentraliseerde aanpak
deze problemen. In deze payroll-benadering kan elke werknemer die een extra uur
over heeft, payrollbeheer en taken uitvoeren, zelfs als ze niet zijn toegewezen
aan Human Resources-gerelateerde taken. Als gevolg hiervan zijn minder resources, geld
en tijd nodig om payrolltaken uit te voeren in dit systeem.
Goedkopere kosten van systeemtransitie
Het overstappen van het ene systeem naar het andere kan veel kosten en de financiën
van je bedrijf schaden. Met een gedecentraliseerde payroll-aanpak zou het gemakkelijker
en goedkoper zijn om compatibele boekhoudsystemen te integreren, vooral wanneer de problemen
met betrekking tot je informatiesysteem en managementstructuur beginnen te ontstaan.
Deze voordeel, in het bijzonder, is een van de belangrijke redenen waarom steeds meer
bedrijven upgraden en uitbreiden met gedecentraliseerde payroll-systemen.
Verminderde risico’s
Een nadeel van een gecentraliseerd payroll-systeem is dat wanneer het uitvalt, werknemers
hun maandelijkse salarissen of lonen niet kunnen ontvangen. Als de waarheid moet worden verteld,
kan dit slechts een van de vele risico’s zijn waarmee je bedrijf te maken kan krijgen als je
je abonneert op het idee van het centraliseren van je payroll. In een gedecentraliseerde payroll
benadering, echter, wanneer het systeem faalt, zullen alleen de werknemers wiens salarissen
worden vertraagd, dat systeem gebruiken, maar alle andere werknemers worden betaald.
Bij het kiezen van de betere payroll-benadering moet je in gedachten houden dat je
werknemers bezig zijn met betaald krijgen, dus het uitstellen van de payroll door een
systeemfout kan ripple-effecten veroorzaken, en deze effecten zullen hoogstwaarschijnlijk
je bedrijf schaden.
Verbeterde werknemersdossiers
Een ander voordeel van gedecentraliseerde systemen is dat het komt met het voordeel van
betere headcount management. In deze aanpak kan elke werknemer zijn of haar dossier bijhouden
zonder dat uitgebreide instructies nodig zijn. Hiermee hoef je niet langer een persoon toe te wijzen
of een medewerker in te huren om deze taak uit te voeren. Dit vermindert niet alleen de kosten
van je bedrijf, maar bespaart je ook veel tijd.
Maar nogmaals, het is nog steeds jouw verantwoordelijkheid om een effectief
planningssysteem voor je werknemers op te zetten. Daarnaast, als je werknemers
overweldigd zijn met vereisten, hebben ze misschien geen tijd meer om de payroll-taken uit te voeren.
Realtime reactie
Een gedecentraliseerd payroll-systeem impliceert dat werknemers betere toegang hebben
tot hun loonstrookjes, en een nauwere relatie met de mensen die deze loonstrookjes uitgeven. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om eventuele problemen met
hun loonstrookjes op te lossen die kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld, als de medewerker die
gewezen is om de werkuren van de werknemer te tellen per vergissing heeft vastgesteld dat
de werknemer 30 uur heeft gewerkt in één week, terwijl het volgens de werkelijke telling 34 uur
moest zijn, kan de werknemer gemakkelijk de medewerker benaderen en dit probleem aankaarten.
Dit voordeel komt ook met een groter plaatje, omdat meer feedback en suggesties over
het payroll-systeem worden ingediend bij het hogere management. Bijvoorbeeld, één gedecentraliseerd payroll-kantoor kan opmerken dat de werknemers beter bediend kunnen worden
als ze twee of drie keer per maand betaald worden in plaats van wekelijks. Het hogere management
kan dan besluiten om de wijziging door te voeren, vooral als de organisatie nog klein en flexibel is.
Voordelen en voordelen van gecentraliseerde Payroll
Veel bedrijven, vooral grote wereldwijde ondernemingen, voeren hun payrolltaken uit met behulp
van het gecentraliseerde payroll-systeem. In deze aanpak hebben werkgevers en senior executives
meer controle over de kosten en uitgaven van hun organisatie, wat voordelig is aangezien het hun
primaire verantwoordelijkheid is om elk probleem of elke zorg in hun bedrijf aan te pakken. De volgende
zijn de voordelen en voordelen van de gecentraliseerde payroll-benadering.
Beveiligde gegevens
Een nadeel van een gedecentraliseerd betalingssysteem is het gebrek aan beveiliging van payroll-gegevens.
Deze aanpak kan fouten in documentatie, onderhoud, technologische aankopen, kennisverlies en een aantal
andere gevolgen stimuleren. Veel bedrijven die een gedecentraliseerde payroll-benadering gebruiken, hebben
problemen met het bieden van oplossingen voor deze problemen. Maar bedrijven met een gecentraliseerd payroll
vermijden deze problemen door meer beveiliging en controle uit te oefenen over payroll-gegevens.
Naast de betere controle en autoriteit over je werknemers, kan een gecentraliseerde
global payroll ook de kosten van je organisatie verlagen en waarschijnlijk producten van hoge kwaliteit opleveren.
Georganiseerde gegevens
Zoals eerder vermeld, hebben gegevens die verband houden met payroll een betere beveiliging in
het gecentraliseerde payroll-systeem. Dit komt vooral doordat, als je payroll-systeem gecentraliseerd is,
je gegevens beter georganiseerd zullen zijn omdat ze in slechts één systeem of locatie worden opgeslagen.
Hierdoor worden problemen zoals dataduplicatie, datainconsistentie en verspilde opslag voorkomen.
Beter toegang tot gegevens
Een goed georganiseerd gecentraliseerd payroll-systeem biedt betere en meer
gemakkelijke toegang tot de gegevens die door de hele organisatie worden gebruikt op één plek.
Dit betekent dat alle staf, werknemers, contractors en de hele
werknemersbestand gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot de database. Dit maakt het zowel sneller als
gemakkelijker om organisatie-brede activiteiten uit te voeren. Centrale planning en
operatie maken ook de introductie van compatibele technologie en vaardigheden mogelijk.
Vooruitgang boeken
Nu je een beter begrip hebt van de voordelen en nadelen van zowel
de gecentraliseerde als gedecentraliseerde payroll-benaderingen, kun je nu een meer
omvattende analyse en discussie voeren over de aanpak die het beste bij jouw organisatie past.
Hoewel het waar is dat beide benaderingen geschikt zijn voor elk bedrijf,
ongeacht de grootte of de industrie waarin het actief is, is het nog steeds verstandig om een
uitgebreide scrutinie uit te voeren over de perfecte payroll-benadering voor jouw organisatie.
Voor multinationale bedrijven kunnen de uitdagingen gepaard gaan met diverse
regelgeving, talen en valuta’s. Daarom moet je strategisch zijn in het kiezen van een geschikt payroll-model voor je bedrijf. Payroll global
management speelt een essentiële rol in het stimuleren van succes voor je organisatie.
Dus, het plannen en aanpakken van deze obstakels alleen zal moeilijk zijn, en een enkele
fout in één afdeling kan de rest van de organisatie schaden.
Rivermate biedt diensten en tools om je te helpen je payroll
effectief te plannen en te beheren zonder je portemonnee te belasten. Neem contact
met ons op om meer te leren over deze diensten.
