Gecentraliseerde vs. Decentralized Global Payroll: Een Vergelijking

Niets wordt meer bediscussieerd in het veld van Human Resource dan welke tussen gecentraliseerde versus gedecentraliseerde global payroll een beter payrollsysteem is. Het zou verstandig zijn om eerst een uitgebreid begrip te krijgen van de verschillen tussen deze twee systemen voordat je een beslissing neemt.

Als het jouw verantwoordelijkheid is om de payroll van de werknemer in jouw bedrijf te regelen, heb je waarschijnlijk veel vragen, vooral over de juiste benadering van payroll. Zit je vast in de twijfel of gecentraliseerde payroll beter is dan gedecentraliseerde payroll, of andersom? Wat zijn de voordelen die je uit beide benaderingen kunt halen?

Het zoeken naar de perfecte aanpak voor jouw organisatie zal nooit een makkelijke klus zijn. Gelukkig heeft Rivermate het werk voor je gedaan. Dit artikel zal je helpen meer te begrijpen over de twee benaderingen van payroll zodat je kunt beslissen welke optie het beste past bij jouw organisatie.

Voordelen en voordelen van gedecentraliseerde Payroll

Een gedecentraliseerd global payroll-model omvat meerdere payroll-teams binnen het hoofdkantoor van een organisatie met uitbestede in-country payroll management partners voor elk land waar het bedrijf actief is.

Gebaseerd op een studie door Deloitte, een accountants- en adviesbureau, gebruikt slechts 13 procent van de grote bedrijven de gedecentraliseerde global payroll-benadering, terwijl 60 procent van de respondenten zei dat ze de gecentraliseerde global payroll-benadering implementeren. Dit kan te maken hebben met de betaalbaarheid ervan.

Vraagt slechts een klein aantal resources

In gecentraliseerde payroll moet een bedrijf een toegewijd departement en personeel hebben om zijn payroll-verantwoordelijkheden uit te voeren. Er moet een voortdurende investering worden gedaan in de meer technische aspecten van payroll zoals hardware, werknemers, ruimte en software. Daarentegen vermijdt de gedecentraliseerde aanpak deze problemen. In deze payroll-benadering kan elke werknemer die een extra uur over heeft, payrollbeheer en taken uitvoeren, zelfs als ze niet zijn toegewezen aan Human Resources-gerelateerde taken. Als gevolg hiervan zijn minder resources, geld en tijd nodig om payrolltaken uit te voeren in dit systeem.

Goedkopere kosten van systeemtransitie

Het overstappen van het ene systeem naar het andere kan veel kosten en de financiën van je bedrijf schaden. Met een gedecentraliseerde payroll-aanpak zou het gemakkelijker en goedkoper zijn om compatibele boekhoudsystemen te integreren, vooral wanneer de problemen met betrekking tot je informatiesysteem en managementstructuur beginnen te ontstaan. Deze voordeel, in het bijzonder, is een van de belangrijke redenen waarom steeds meer bedrijven upgraden en uitbreiden met gedecentraliseerde payroll-systemen.

Verminderde risico’s

Een nadeel van een gecentraliseerd payroll-systeem is dat wanneer het uitvalt, werknemers hun maandelijkse salarissen of lonen niet kunnen ontvangen. Als de waarheid moet worden verteld, kan dit slechts een van de vele risico’s zijn waarmee je bedrijf te maken kan krijgen als je je abonneert op het idee van het centraliseren van je payroll. In een gedecentraliseerde payroll benadering, echter, wanneer het systeem faalt, zullen alleen de werknemers wiens salarissen worden vertraagd, dat systeem gebruiken, maar alle andere werknemers worden betaald.

Bij het kiezen van de betere payroll-benadering moet je in gedachten houden dat je werknemers bezig zijn met betaald krijgen, dus het uitstellen van de payroll door een systeemfout kan ripple-effecten veroorzaken, en deze effecten zullen hoogstwaarschijnlijk je bedrijf schaden.

Verbeterde werknemersdossiers

Een ander voordeel van gedecentraliseerde systemen is dat het komt met het voordeel van betere headcount management. In deze aanpak kan elke werknemer zijn of haar dossier bijhouden zonder dat uitgebreide instructies nodig zijn. Hiermee hoef je niet langer een persoon toe te wijzen of een medewerker in te huren om deze taak uit te voeren. Dit vermindert niet alleen de kosten van je bedrijf, maar bespaart je ook veel tijd.

Maar nogmaals, het is nog steeds jouw verantwoordelijkheid om een effectief planningssysteem voor je werknemers op te zetten. Daarnaast, als je werknemers overweldigd zijn met vereisten, hebben ze misschien geen tijd meer om de payroll-taken uit te voeren.

Realtime reactie

Een gedecentraliseerd payroll-systeem impliceert dat werknemers betere toegang hebben tot hun loonstrookjes, en een nauwere relatie met de mensen die deze loonstrookjes uitgeven. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om eventuele problemen met hun loonstrookjes op te lossen die kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld, als de medewerker die gewezen is om de werkuren van de werknemer te tellen per vergissing heeft vastgesteld dat de werknemer 30 uur heeft gewerkt in één week, terwijl het volgens de werkelijke telling 34 uur moest zijn, kan de werknemer gemakkelijk de medewerker benaderen en dit probleem aankaarten.

Dit voordeel komt ook met een groter plaatje, omdat meer feedback en suggesties over het payroll-systeem worden ingediend bij het hogere management. Bijvoorbeeld, één gedecentraliseerd payroll-kantoor kan opmerken dat de werknemers beter bediend kunnen worden als ze twee of drie keer per maand betaald worden in plaats van wekelijks. Het hogere management kan dan besluiten om de wijziging door te voeren, vooral als de organisatie nog klein en flexibel is.

Voordelen en voordelen van gecentraliseerde Payroll

Veel bedrijven, vooral grote wereldwijde ondernemingen, voeren hun payrolltaken uit met behulp van het gecentraliseerde payroll-systeem. In deze aanpak hebben werkgevers en senior executives meer controle over de kosten en uitgaven van hun organisatie, wat voordelig is aangezien het hun primaire verantwoordelijkheid is om elk probleem of elke zorg in hun bedrijf aan te pakken. De volgende zijn de voordelen en voordelen van de gecentraliseerde payroll-benadering.

Beveiligde gegevens

Een nadeel van een gedecentraliseerd betalingssysteem is het gebrek aan beveiliging van payroll-gegevens. Deze aanpak kan fouten in documentatie, onderhoud, technologische aankopen, kennisverlies en een aantal andere gevolgen stimuleren. Veel bedrijven die een gedecentraliseerde payroll-benadering gebruiken, hebben problemen met het bieden van oplossingen voor deze problemen. Maar bedrijven met een gecentraliseerd payroll vermijden deze problemen door meer beveiliging en controle uit te oefenen over payroll-gegevens.

Naast de betere controle en autoriteit over je werknemers, kan een gecentraliseerde global payroll ook de kosten van je organisatie verlagen en waarschijnlijk producten van hoge kwaliteit opleveren.

Georganiseerde gegevens

Zoals eerder vermeld, hebben gegevens die verband houden met payroll een betere beveiliging in het gecentraliseerde payroll-systeem. Dit komt vooral doordat, als je payroll-systeem gecentraliseerd is, je gegevens beter georganiseerd zullen zijn omdat ze in slechts één systeem of locatie worden opgeslagen. Hierdoor worden problemen zoals dataduplicatie, datainconsistentie en verspilde opslag voorkomen.

Beter toegang tot gegevens

Een goed georganiseerd gecentraliseerd payroll-systeem biedt betere en meer gemakkelijke toegang tot de gegevens die door de hele organisatie worden gebruikt op één plek. Dit betekent dat alle staf, werknemers, contractors en de hele werknemersbestand gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot de database. Dit maakt het zowel sneller als gemakkelijker om organisatie-brede activiteiten uit te voeren. Centrale planning en operatie maken ook de introductie van compatibele technologie en vaardigheden mogelijk.

Vooruitgang boeken

Nu je een beter begrip hebt van de voordelen en nadelen van zowel de gecentraliseerde als gedecentraliseerde payroll-benaderingen, kun je nu een meer omvattende analyse en discussie voeren over de aanpak die het beste bij jouw organisatie past. Hoewel het waar is dat beide benaderingen geschikt zijn voor elk bedrijf, ongeacht de grootte of de industrie waarin het actief is, is het nog steeds verstandig om een uitgebreide scrutinie uit te voeren over de perfecte payroll-benadering voor jouw organisatie.

Voor multinationale bedrijven kunnen de uitdagingen gepaard gaan met diverse regelgeving, talen en valuta’s. Daarom moet je strategisch zijn in het kiezen van een geschikt payroll-model voor je bedrijf. Payroll global management speelt een essentiële rol in het stimuleren van succes voor je organisatie. Dus, het plannen en aanpakken van deze obstakels alleen zal moeilijk zijn, en een enkele fout in één afdeling kan de rest van de organisatie schaden.

Rivermate biedt diensten en tools om je te helpen je payroll effectief te plannen en te beheren zonder je portemonnee te belasten. Neem contact met ons op om meer te leren over deze diensten.