De verborgen kosten van het opbouwen van een Global Employment-team zonder een EOR

Het uitbreiden van je bedrijf naar internationaal kan nieuwe groeikansen ontsluiten. Het brengt echter ook verborgen kosten met zich mee die veel bedrijven over het hoofd zien. Het aannemen van wereldwijde talenten lijkt misschien een eenvoudig proces. Maar de financiële en operationele uitdagingen kunnen snel oplopen.

Hier is wat je moet overwegen voordat je een wereldwijd team opbouwt.

Het opzetten van juridische entiteiten in elk land

Een van de grootste verborgen kosten van global hiring is het oprichten van juridische entiteiten in elk land waar je werknemers wilt aannemen. Veel landen vereisen dat bedrijven een lokale bedrijfsentiteit registreren voordat ze legaal werknemers kunnen in dienst nemen. Dit brengt aanzienlijke financiële investeringen en administratieve complexiteit met zich mee.

Kosten van het opzetten van entiteiten

Het registreren van een juridische entiteit omvat vaak juridische kosten en registratiekosten bij de overheid. Soms is het ook nodig lokale experts in te schakelen om complexe regelgeving te navigeren. Bijvoorbeeld, het opzetten van een dochteronderneming in Duitsland kan tussen de €10.000 en €25.000 kosten. In China kan dit meer dan $50.000 bedragen vanwege kapitaalstortingsvereisten en regelgevende kosten.

Voortdurende naleving en onderhoud

Naast de initiële opzet vereist het onderhouden van een entiteit voortdurende naleving van lokale wetten. Dit betekent het beheren van belastingaangiften, loonadministratie, benefitsbeheer en financiële rapportage. In sommige landen kunnen de jaarlijkse nalevingskosten variëren van $10.000 tot $50.000 per entiteit. Niet naleven van lokale regelgeving kan leiden tot forse boetes en operationele verstoringen.

Loonadministratie en belastingnaleving

Het beheren van payroll voor een wereldwijd personeelsbestand gaat niet alleen over het versturen van salarissen. Payroll omvat het begrijpen van lokale belastingwetten, sociale zekerheidsbijdragen en rapportagevereisten. Elk land heeft unieke belastingregels waaraan werkgevers moeten voldoen. Dit vereist zorgvuldige planning en juridische begeleiding.

Variaties in payroll-regelgeving

Verschillende landen hebben specifieke payroll-cycli, belastingaftrekken en bijdragen aan benefits. Jij als werkgever moet deze naleven om compliant te blijven. Bijvoorbeeld, in Frankrijk dragen werkgevers ongeveer 45% van het salaris van een werknemer bij aan sociale zekerheidsprogramma’s. In de VS varieert de payrollbelasting van werkgevers meestal tussen 7,65% en 15,3%.

Verborgen administratieve kosten

Het beheren van payroll in meerdere landen betekent dat je gespecialiseerde accountants moet inhuren. Het kan ook betekenen dat je abonnementen op payrollsoftware afsluit of samenwerkt met lokale payroll-aanbieders. Deze kosten kunnen snel oplopen, met globale payroll-providers die tussen de $200 en $500 per werknemer per maand vragen. De werkelijke prijs hangt af van het land en de complexiteit van de payroll-regelgeving.

Employee benefits en wettelijke vereisten

Elk land heeft eigen regels omtrent employee benefits. Je moet rekening houden met uitgaven voor gezondheidszorg, pensioenen en betaalde verlofdagen. Werkgevers moeten benefits aanbieden die voldoen aan lokale wetten, wat duurder kan uitvallen dan verwacht.

Verplichte bijdragen

In veel landen moeten werkgevers bijdragen aan pensioenfondsen, ziektekostenverzekeringen en werkloosheidsprogramma’s. In Brazilië bijvoorbeeld, moeten werkgevers een 13e maand salaris betalen aan het eind van het jaar. Dit verhoogt de arbeidskosten effectief met meer dan 8% per jaar. In het VK moeten bedrijven minimaal 3% van het salaris van een werknemer bijdragen aan een pensioenregeling op de werkplek.

Culturele verwachtingen omtrent benefits

Naast wettelijke vereisten kunnen werknemers in verschillende regio’s aanvullende benefits verwachten. Dit kunnen voordelen zijn zoals maaltijdcheques, vervoersvergoedingen of jaarlijkse bonussen. In Japan bieden bedrijven vaak reiskostenvergoedingen, die ongeveer $100–$300 per werknemer per maand kosten. In Mexico ontvangen werknemers meestal boodschappenkaarten ter waarde van ongeveer 10% van hun salaris, wat de kosten voor de werkgever verhoogt.

Navigeren door arbeidswetten en arbeidsovereenkomsten

Arbeidswetten verschillen sterk van land tot land. Ze omvatten zaken zoals ontslagbeleid, proeftijd en beperkingen op werkuren. Het verkeerd interpreteren van deze regelgeving kan leiden tot kostbare juridische geschillen.

Risico op niet-naleving

Het niet naleven van lokale arbeidswetten kan leiden tot rechtszaken, boetes en reputatieschade. Bijvoorbeeld, onrechtmatig ontslag in Duitsland kan leiden tot ontslagvergoedingen ter waarde van een half maandloon per dienstjaar. In Spanje kunnen werkgevers die de arbeidswetten niet naleven boetes krijgen die meer dan €6.000 per overtreding bedragen.

Complexiteit van multi-country beleid

Het creëren van gestandaardiseerde beleidslijnen voor meerdere landen is uitdagend. Elke jurisdictie kan verschillende vereisten hebben. Het aanpassen van arbeidsovereenkomsten voor elke locatie vereist juridische expertise en voortdurende aanpassingen. In veel regio’s variëren de kosten voor juridisch advies van $300 tot $600 per uur.

De kosten van het aannemen en beheren van remote teams

Naast juridische en financiële overwegingen brengt het beheren van een gedistribueerd personeelsbestand extra kosten met zich mee, zoals technologie, productiviteitstools en teamcohesie.

Investeringen in samenwerkingshulpmiddelen

Remote teams vertrouwen op digitale tools voor communicatie, projectmanagement en workflow-automatisering. Abonnementen op deze tools kunnen een aanzienlijke uitgave worden. Platforms zoals Slack, Zoom en Asana kosten tussen de $10 en $30 per gebruiker per maand. Voor grotere teams kan dit jaarlijks duizenden dollars kosten.

Het onderhouden van bedrijfscultuur en betrokkenheid

Het opbouwen van een sterke bedrijfscultuur over verschillende tijdzones heen vereist bewuste inspanning. Bedrijven moeten investeren in virtuele teambuildingactiviteiten en leiderschapstraining. Ze moeten ook andere programma’s voor werknemersbetrokkenheid overwegen om de cohesie te behouden. Afhankelijk van de locatie en scope kunnen virtuele retreats of wereldwijde bijeenkomsten tussen de $1.000 en $3.000 per werknemer per evenement kosten.

Hoe een employer of record (EOR) kan helpen kosten te verlagen

De kosten van het beheren van een wereldwijd personeelsbestand kunnen aanzienlijk zijn. Maar samenwerken met een Employer of Record (EOR) kan een kosteneffectief alternatief bieden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever namens jouw bedrijf. Ze regelen compliance, payroll, benefits en andere employment-gerelateerde verantwoordelijkheden in meerdere landen.

Het elimineren van kosten voor entiteit opzetten en onderhoud

Een EOR heeft al juridische entiteiten in diverse landen. Met een EOR kunnen bedrijven de hoge kosten van het opzetten en onderhouden van hun entiteiten vermijden. Dit kan tienduizenden dollars per land besparen en zorgt voor volledige juridische naleving.

Vereenvoudigen van payroll en compliance

Een EOR beheert payroll, belastinginhoudingen en wettelijke benefits. Ze zorgen er ook voor dat je voldoet aan lokale wetten. In plaats van meerdere payroll-aanbieders of juridische consultants in te huren, kun je dit onderbrengen bij één EOR-partner. Dit vermindert administratieve overhead en onverwachte boetes.

Efficiënt beheer van employee benefits

EORs bieden toegang tot lokaal conforme benefits-pakketten tegen concurrerende tarieven. Dit helpt bedrijven te voldoen aan wettelijke vereisten en kosten te besparen. Bijvoorbeeld, een EOR kan groepszorgverzekeringen onderhandelen die betaalbaarder zijn dan wat een individuele onderneming zelf zou kunnen regelen.

Risico en aansprakelijkheid verminderen

Door arbeidscontracten en compliance te regelen, vermindert een EOR juridische risico’s. Dit beschermt je bedrijf tegen kostbare arbeidsconflicten. Het is vooral waardevol in landen met complexe arbeidswetten. Ook in landen waar niet-naleving kan leiden tot zware financiële boetes, is het bijzonder belangrijk.

De verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team

Hoewel internationale uitbreiding veel voordelen biedt, kunnen de verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team aanzienlijk zijn. Van het opzetten van juridische entiteiten en belastingnaleving tot employee benefits en culturele verschillen, moeten bedrijven deze financiële en operationele uitdagingen zorgvuldig evalueren voordat ze internationaal groeien.

Maar door samen te werken met een EOR kunnen bedrijven het global hiring proces vereenvoudigen. Het helpt ook kosten te verlagen en compliance te waarborgen. Een partnership met een EOR maakt internationale expansie efficiënter en duurzamer.

FAQ’s:

Wat zijn de grootste verborgen kosten van het aannemen van een wereldwijd team?

De grootste verborgen kosten omvatten het opzetten van juridische entiteiten en payroll-naleving. De tweede grote kost is verplichte benefits en juridische kosten gerelateerd aan arbeidswetten. Het beheren van deze factoren vereist aanzienlijke financiële investering en expertise.

Hoe kan een Employer of Record (EOR) helpen de kosten van global hiring te verlagen?

Een EOR elimineert de noodzaak voor kostbare juridische entiteiten. Het zorgt ook voor naleving van lokale arbeidswetten en regelt payroll en benefits. Het inhuren van een EOR kan de administratieve en juridische kosten aanzienlijk verlagen.

Is een EOR kosteneffectiever dan het opzetten van een juridische entiteit?

Ja, voor veel bedrijven is een EOR een kosteneffectief alternatief. Het opzetten van een entiteit kan meer dan $50.000 per land kosten, terwijl een EOR een conforme hiring-oplossing biedt voor een fractie daarvan.