Acht indicatoren om een Contractor over te zetten naar een Employee

De discussie over het aannemen van werknemers of zelfstandige contractors is nog steeds gaande. Elke optie brengt zijn voor- en nadelen met zich mee, dus het is aan de werkgever, de huidige situatie in het bedrijf en het wervingsbudget om te beslissen welke optie het beste past.

In sommige gevallen spreekt de beslissing om zelfstandige contractors om te zetten in werknemers voor zich. In bepaalde situaties is het noodzakelijk om je zelfstandige contractor om te zetten in een werknemer.

Laten we een korte samenvatting maken en die signalen doornemen die aangeven dat het tijd is om je zelfstandige contractor om te zetten in een werknemer.

Wat is het verschil tussen zelfstandige contractors en werknemers?

Een werknemer is een vaste medewerker van je bedrijf. Als werkgever ben je verplicht om hen hun salaris te betalen, hun belasting in te houden en te voldoen aan de arbeids- en loonwetgeving. In ruil daarvoor voert de werknemer zijn dagelijkse taken uit, en heb jij het recht om te bepalen waar, hoe en wanneer zij deze taken uitvoeren.

Zelfstandige contractors daarentegen hebben hun eigen bedrijf, en zij voeren taken voor jou uit als dienstverlener. Ze beschikken meestal over niche-expertise. Ze bepalen ook hun werktijden, uurtarief, en waar ze willen werken. Over het algemeen sluiten ze contracten met bedrijven en worden ze betaald op basis van de voorwaarden van hun contract.

De verschillen zijn ook vanuit juridisch oogpunt belangrijk. De Internal Revenue Service (IRS) in de Verenigde Staten heeft richtlijnen om te bepalen of iemand een zelfstandige contractor is of een werknemer. Ze kijken naar waar de persoon werkt, of ze hun eigen gereedschap en apparatuur gebruiken, wie de werkbelasting controleert, en hoe de persoon wordt gecompenseerd.

Wanneer moet je een zelfstandige contractor omzetten in een werknemer?

Er zijn verschillende omstandigheden waarin je je zelfstandige contractor in een werknemer moet veranderen. Sommige daarvan hebben juridische vereisten, veranderingen in de scope van het werk dat de contractor voor je doet, of simpelweg omdat één of beide partijen het een goed idee vinden. Laten we in detail gaan.

1. De contractor is al een werknemer van het bedrijf

Zoals eerder vermeld, zijn er bepaalde richtlijnen die de IRS gebruikt om te bepalen of de werker een werknemer of een zelfstandige contractor is. Kijk eens naar de zelfstandige contractors die je hebt ingehuurd om je te helpen - voldoen ze aan alle vereisten?

Als je zelfstandige contractors geen contract of gespecificeerde takenlijst hebben die ze moeten uitvoeren, of als ze fulltime voor je bedrijf werken, zijn ze misschien overal al werknemers, behalve op papier. Ze zijn geen zelfstandigen als jij bepaalt hoe, wanneer en waar ze het werk moeten doen.

Zelfs als jij of je contractor hiermee akkoord gaan, wordt dit juridisch beschouwd als een misclassificatie van een werknemer. Je kunt aanzienlijke boetes en kosten krijgen als je schuldig wordt bevonden aan het classificeren van een werknemer als zelfstandige contractor.

Dus, als je contractor al aan de criteria voor werknemers voldoet, is dat een teken dat het misschien tijd is om ze om te zetten in een werknemer binnen je bedrijf. Dit kan lastig zijn als je contractor uit een ander land komt, omdat internationaal aannemen complex kan zijn. In dat geval kan het kiezen van de juiste Employer of Record-service een goed idee zijn.

2. Wanneer je de contractor wilt opnemen in je kernactiviteiten

Sommige contractors zijn simpelweg de sleutel tot het succes van je bedrijf. Hun bijdrage kan de drijfveer zijn die je bedrijf vooruit helpt. In die gevallen is het normaal om de contractor meer te betrekken en te vertrouwen op hun expertise voor meer dan ze nu voor je bedrijf doen.

Als je je contractors wilt opnemen in je bedrijfsvoering, ze het grotere geheel wilt laten zien, en hen meer wilt laten bijdragen, moet je ze aannemen als werknemers. Als contractor opereren ze meestal op een need-to-know basis en zijn ze niet betrokken bij de toekomst van je bedrijf zoals een werknemer dat zou zijn.

3. Wanneer je je werkrelatie wilt omzetten in een onbepaalde tijd

Zelfstandige contractors worden meestal ingehuurd op basis van behoefte. Hun contracten hebben doorgaans deadlines of vervaldatums. Na deze datums werkt je contractor niet meer voor je. Ze zijn vrij om andere banen en gigs na te streven.

Als je hier niet meer in geïnteresseerd bent, is het tijd om ze als je werknemer aan te nemen. Dit verwijdert de tijdsdruk uit je samenwerking en stelt je in staat om op de contractor te blijven rekenen zolang dat nodig en gewenst is.

4. Wanneer je meer controle over hun werk wilt hebben

Contractors beschikken doorgaans over niche-expertise, en zij voeren de taken die ze via het contract krijgen op hun eigen manier uit, met hun eigen apparatuur, gereedschap en methoden. Werkgevers kunnen wel richtlijnen geven, maar het is aan de contractor of ze die accepteren of niet.

Als dat iets is waar je je als werkgever niet comfortabel bij voelt, kun je overwegen ze als werknemer aan te nemen. Met een werknemer kun je de regels en richtlijnen vaststellen die je wilt dat je werknemers volgen bij het uitvoeren van hun taken.

5. Wanneer je wilt dat ze exclusief voor jou werken

De zelfstandige contractor, zoals de naam al aangeeft, is onafhankelijk. Dat betekent dat ze meerdere klanten tegelijk kunnen hebben. Jij bent waarschijnlijk niet de enige werkgever die profiteert van hun expertise en ervaring.

Wil je de enige werkgever zijn van zo'n talent, dan is de enige oplossing meestal om ze als fulltime werknemer aan te nemen. De meeste arbeidsovereenkomsten bevatten non-concurrentieclausules en andere bepalingen die verbieden dat je werknemers gevoelige informatie en data van je bedrijf delen.

6. Wanneer je eigendom wilt hebben over hun werk

Bij een werknemer behoort het intellectuele eigendom van hun werk volledig aan jouw bedrijf. Net als bij andere beschermingsclausules in hun arbeidsovereenkomst, is dit ook vanzelfsprekend. Als je werknemer ontevreden raakt en probeert terug te keren naar je bedrijf, weet je dat je de data, het werk en de rechten op de IP hebt.

Hoewel je met zelfstandige contractors beschermingen kunt regelen, is het niet vanzelfsprekend dat jij de intellectuele eigendomsrechten bezit. Je moet de intellectuele eigendom beschermen en eigendomsrechten vastleggen in het contract met je zelfstandige contractor.

7. Wanneer je de werkuren van zelfstandige contractors wilt bepalen

Werkuren kunnen lastig te regelen zijn, vooral als je remote werknemers hebt die wereldwijd in verschillende tijdzones werken. Daarbovenop heb je zelfstandige contractors die hun eigen uren bepalen, en wordt communicatie binnen je team moeilijk en gedwongen asynchroon.

Wil je de regels bepalen over wanneer, of waar, het werk wordt uitgevoerd, dan moet je je zelfstandige contractor als werknemer aannemen.

8. Wanneer ze je vragen om ze om te zetten in werknemers

Als je zelfstandige contractor het initiatief neemt om zich om te zetten in een werknemer, moet je dat overwegen. Het laat zien dat ze graag een grotere of belangrijkere rol in je bedrijf willen spelen en beter willen bijdragen aan het succes ervan.

Ze voelen zich misschien ook comfortabeler op de loonlijst, of hebben de voordelen nodig die gewoonlijk aan fulltime werknemers worden gegeven. Dit kan hen meer betrokken maken bij hun werk en het bedrijf.

Is het beter om werknemers of contractors te hebben?

Dit is een vraag zonder universeel antwoord. Of je bedrijf of onderneming baat heeft bij een van beide keuzes hangt af van veel factoren.

Echter, als ondernemer moet je bekend zijn met de voordelen van het hebben van werknemers in plaats van contractors. Er is een verhoogd gevoel van loyaliteit tegenover de werkgever, en je hebt meer controle over hoe, wanneer en waar het werk wordt gedaan.

Aan de andere kant beschikken contractors meestal al over niche-expertise die jaren kan duren om door je werknemers te ontwikkelen. Ze zijn ook kosteneffectievere opties voor kortlopende projecten, of projecten die niet zo vaak voorkomen dat het de moeite waard is om de persoon op de loonlijst te zetten.

Als je twijfelt, is het wellicht het beste om advies in te winnen bij een EOR of lokale expert over dit onderwerp. Zij kunnen je begeleiden bij zowel het aannemen als de juridische aspecten van de verschillen tussen contractors en werknemers.

Welke optie het beste is voor jouw bedrijf hangt af van het bedrijf. Maar als je een van deze acht signalen herkent, kan het de moeite waard zijn om je contractors om te zetten in werknemers, omdat dat de juiste keuze kan zijn voor zowel je bedrijf als de contractor.

FAQ:

Wat is het verschil tussen een contractor en een partner?

Een contractor werkt tijdelijk voor een bedrijf en onder een aparte bedrijfsnaam, terwijl een partner iemand is die mede-eigenaar is van een bedrijf en deelt in de winst en verlies. Contractors bieden specifieke diensten aan en zijn niet betrokken bij het management van het bedrijf. Partners hebben inspraak in de beslissingen van het bedrijf en hebben vaak langetermijnverplichtingen.

Kun je tegelijkertijd werknemer en contractor zijn voor hetzelfde bedrijf?

Nee, je kunt niet tegelijkertijd een werknemer en een contractor zijn voor hetzelfde bedrijf. Werknemers hebben een vaste rol met specifieke werktijden en voordelen, terwijl contractors tijdelijk onafhankelijk werken. Het mengen van de twee rollen kan juridische en fiscale problemen veroorzaken.

Wat is een contractconversie?

Contractconversie is wanneer de status van een contractor verandert in die van een werknemer. Dit gebeurt vaak wanneer het werk van een contractor essentieel wordt voor het bedrijf of hun werkperiode onbepaald wordt. Omzetten naar een werknemer kan voordelen bieden zoals baanzekerheid, voordelen en een stabiel inkomen.