2025 Gids: Werkvergunningen en werkvisa in Polen

Polen is een van de landen die steeds aantrekkelijker wordt voor expats. De bloeiende economie, in combinatie met lage levensonderhoudskosten en de grote Poolse gastvrijheid, biedt een uitstekende omgeving om uw bedrijf of remote team te starten of uit te breiden.

Een van de eerste dingen om te overwegen bij het verplaatsen van uw werknemers naar Polen, is dat u zich moet verdiepen in de Poolse wetten en regelgeving. Het meest complexe onderdeel, vooral als u geen ervaring hebt met internationale hiring, is het verkrijgen van de werkvergunningen en de relevante visa voor Polen die uw werknemer mogelijk nodig heeft.

Laten we dieper ingaan op alles wat u moet weten over het verkrijgen van een visum en de juiste werkvergunningen voor Polen. Er zijn intricacies in termen van soorten visa, de vereisten kunnen variëren op basis van vele factoren, en u krijgt inzicht in doorlooptijden en benodigde documentatie.

Wie heeft een visum voor Polen nodig?

Of uw werknemers een visum voor Polen nodig hebben, hangt sterk af van het land waar ze vandaan komen. Polen heeft verschillende vereisten voor mensen uit andere EU-landen, mensen uit landen die deel uitmaken van het Schengengebied, en degenen die niet tot de Europese Unie behoren.

Er zijn ook uitzonderingen op elk van deze regels. Bijvoorbeeld, het type werk dat de werknemer doet, zal aanzienlijk bepalen welke werkvergunning of visum voor Polen ze nodig hebben, of zelfs of ze er überhaupt een nodig hebben.

Zorg ervoor dat u zich informeert over uitzonderingen en gedetailleerde processen per werknemer. U kunt ook overleggen met relevante autoriteiten, een EOR of PEO om te zorgen dat uw werknemers alle benodigde documentatie hebben om legaal in Polen te wonen en werken.

Laten we de beschikbare werkvergunningen en visumtypes voor werknemers in Polen doornemen. Werkgevers moeten begrijpen wat deze vereisten zijn en welke stappen ze moeten nemen om mensen legaal in Polen aan te nemen.

Werkvergunningen in Polen

Voordat u begint met het aanvragen van Polen werkvisa’s, moeten werknemers werkvergunningen hebben. Gewoonlijk is het de werkgever die de werkvergunningen voor hun werknemers verkrijgt. De werkgever moet relevante documentatie indienen bij Voivode, de lokale overheidsautoriteit die werkvergunningen uitgeeft.

Laten we bespreken welke werkvergunningen beschikbaar zijn en welke u uw werknemers moet helpen verkrijgen.

1. Type A werkvergunning

Werkgevers die in Polen actief zijn en hun werknemers willen verplaatsen, kunnen een type A werkvergunning aanvragen. Type A vergunning is degene waarvoor de werkgever moet aanvragen, omdat deze bedoeld is voor buitenlanders die voor een Poolse werkgever werken onder een arbeidsovereenkomst. Deze vergunning is vereist voordat u een Polen visum voor uw werknemers aanvraagt.

Werkgevers moeten een relevant aanvraagformulier indienen om deze vergunning te verkrijgen. Het moet ook een kopie bevatten van het geldige reisdocument van de werknemer, inclusief alle ingevulde pagina’s. In sommige gevallen moet de werkgever een arbeidsmarkttest uitvoeren en bewijs leveren dat bevestigt dat de werknemer voldoet aan de vereisten voor de functie.

Afhankelijk van de omstandigheden, kan de werkgever aanvullende documentatie moeten overleggen. Ze zijn ook verplicht de benodigde vergoedingen te betalen.

2. Type B werkvergunning

Type B werkvergunning wordt uitgegeven aan buitenlandse personen die verantwoordelijkheden op zich nemen als bestuurslid van een Poolse onderneming of als kapitaalvennootschap binnen de organisatie. Deze vergunning is een vereiste voor Polen’s ​​National D Visa en geldt voor personen die een commanditaire vennootschap runnen als beherend vennoot.

Om deze vergunning aan te vragen, moeten ondernemers of hun werkgevers een aanvraag voor een werkvergunning indienen bij het Voivodeship-kantoor. De aanvraag vereist daarnaast een set documenten. Over het algemeen vereist dit type vergunning bedrijfsdocumenten (KRS-inschrijving, financiële overzichten en bedrijfsakten indien van toepassing). Uw werkgever moet ook een kopie van uw paspoort, bewijs van kwalificaties (indien nodig), een verklaring die uw dienstverband rechtvaardigt, en details van uw contract overleggen. Daarnaast moeten ze aantonen dat uw salaris voldoet aan de wettelijke vereisten en bewijs leveren van betaling van de vergunningkosten.

Andere documenten kunnen nodig zijn om deze vergunning te verkrijgen voor een Polen werkvisum, dus het is het beste om vooraf te overleggen met relevante autoriteiten voordat uw werkgever uw aanvraag indient.

3. Type C werkvergunning

Type C werkvergunning wordt uitgegeven wanneer iemand werkt voor een niet-Poolse werkgever, maar wordt gedelegeerd naar de Poolse vestiging of faciliteit. Om in aanmerking te komen voor deze werkvergunning, moet de werknemer gedelegeerd zijn naar een Poolse vestiging voor meer dan 30 dagen.

Sommige documenten die nodig zijn voor de type C werkvergunning zijn gebaseerd op het bevestigen van het huidige dienstverband van de werknemer en hun doel in het bedrijf of de organisatie in Polen. Het vereist documenten die bewijzen dat het werk wordt uitgevoerd voor de buitenlandse werkgever en dat de werknemer is gedelegeerd om in Polen te werken. Deze vergunning wordt vervolgens gebruikt als basis voor een Polen werkvisum.

Het vereist ook een delegatiebrief van de huidige werkgever, een geldig paspoort, en eventuele aanvullende documentatie die het recht van de werknemer om in het land te werken, bewijst.

4. Type D werkvergunning

Type D werkvergunning wordt vaak uitgegeven aan werknemers die werken voor een buitenlandse werkgever zonder vestiging of andere georganiseerde activiteit in Polen. De diensten van werknemers onder deze vergunning zijn meestal tijdelijk en incidenteel.

Om een Type D werkvergunning te verkrijgen, hebt u een vergelijkbare set documenten nodig als voor een Type C werkvergunning. U hebt een document nodig dat uw bedrijfsactiviteit bevestigt om deze werkvergunning geschikt te maken voor het Polen visumaanvraagproces. U hebt ook bewijs van delegatie en een kopie van een overeenkomst op basis waarvan de dienst wordt geleverd. Werknemers hebben doorgaans een geldig paspoort nodig.

5. Type E werkvergunning

Type E werkvergunning wordt uitgegeven aan een buitenlandse werknemer die voor een buitenlandse werkgever werkt. Deze vergunning dekt het recht van een werknemer om in Polen te werken en valt niet onder categorieën B, C, of D.

Om in aanmerking te komen voor een Type E werkvergunning, moeten de Poolse autoriteiten bevestiging krijgen van de bevoegde instantie over de juridische status en het type werk dat de werknemer doet, een delegatiebrief, en andere documenten.

Types visa in Polen

Zodra u de benodigde visa voor uw werknemers hebt verkregen, is het tijd om te beginnen met het verkrijgen van visa.

Polen biedt een verscheidenheid aan visa, maar welke geschikt is voor uw bedrijf en de behoeften van uw organisatie, hangt af van de nationaliteit van uw werknemer, de duur van hun verblijf, en andere factoren.

1. Visa-vrij verblijven en werken in Polen

Afhankelijk van het land van herkomst van uw werknemers, hebben ze mogelijk geen visum nodig als u uw team in Polen voor maximaal 90 dagen wilt laten verblijven.

Dit geldt voor burgers van de Europese Unie en enkele landen binnen de Schengenzone. Deze omvatten Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland, onder anderen die geen werkvisum nodig hebben in Polen.

Er zijn ook landen buiten West-Europa waarvan de burgers de mogelijkheid hebben om in Polen te werken zonder visum. Deze omvatten Moldavië, Oekraïne, Armenië, Georgië, Rusland en Wit-Rusland.

Seizoensgebonden werkvergunningen zijn ook beschikbaar, waarmee buitenlanders voor de voorgestelde periode in het land kunnen verblijven en werken. Dit kan tot 9 maanden binnen het kalenderjaar zijn.

2. Zakelijk visum voor Polen

Degenen die in Polen willen verblijven of voor minder dan 90 dagen willen bezoeken, kunnen vertrouwen op een Schengen-visum voor kort verblijf. U kunt ook vertrouwen op een Type C visum voor zakelijke bijeenkomsten en korte verblijven. Beide stellen u in staat het land te bezoeken en zakelijke bijeenkomsten bij te wonen. Voor werk moet u echter een Polen werkvisum aanvragen.

U kunt zakelijk naar Polen reizen zonder visum als u afkomstig bent uit een ander EU-land of een land dat behoort tot de Europese Economische Ruimte (EER).

3. Freelancer visum

Helaas biedt Polen geen freelancer- of digitale nomad visa’s aan. Bovendien is het illegaal om Polen te bezoeken op een reisvisum en te werken. U hebt een Poolse werkgever nodig om een werkvisum te verkrijgen als u buiten de EU en EER komt om in Polen te wonen en te werken.

U kunt echter een type D werkvergunning aanvragen in Polen, waarmee u twee jaar in het land mag verblijven. Voor dit visum moet u zich registreren als eenmanszaak in het land en Poolse belastingen betalen.

Aan de andere kant, als u een EU- of EER-burger bent, kunt u in Polen werken als digitale nomad zonder beperkingen. Het is raadzaam uw verblijf bij de relevante autoriteit te registreren als u van plan bent langer dan drie maanden te blijven en te werken.

4. Type D visum voor Polen

Type D visum wordt uitgegeven aan niet-EU of EER-burgers die langer dan 90 dagen in Polen willen verblijven en werken. Type D visum wordt doorgaans verleend voor maximaal een jaar.

Type D visum wordt vaak afwisselend “National D visa” of “Polen werkvisum” genoemd. Zodra een werkgever werkvergunningen heeft verkregen, vraagt de werknemer meestal een Type D visum aan. Een Type D visum wordt ook uitgegeven aan studenten en degenen die hun familie in Polen bezoeken.

Europese Unie Blue card

Veel EU-landen bieden gespecialiseerde visa voor hooggekwalificeerde werknemers, en Polen is geen uitzondering. Het geeft de European Union’s Blue Card visa uit, gegeven aan buitenlanders buiten de EU. Deze kaart stelt hen in staat om in Polen te werken en te wonen. De vaardigheid waarop ze excelleren, kan echter meer of minder in vraag staan in het land van hun keuze.

Met dit werkvisum voor Polen kunnen werknemers het werk uitvoeren dat ze in de aanvraag hebben aangegeven. Deze kaart kan geldig zijn van drie maanden tot drie jaar.

Om in aanmerking te komen voor een EU Blue card in Polen, moet de aanvrager voldoen aan de volgende criteria:

1. Een hogere opleiding en diploma in het type werk dat ze willen doen.
2. Een geldig arbeidsovereenkomst voor hooggekwalificeerd werk dat minimaal een jaar heeft geduurd.
3. Voldoen aan de minimumsalariseisen, die in Polen staan op 12.272,58 PLN voor 2025, wat ongeveer €3.000 bruto per maand is.
4. Geldige reisdocumenten hebben.

Hoe ziet de Polen visumaanvraag eruit?

Uw aanvraagproces hangt af van het type werkvergunning en het relevante Polen visum dat u voor uw werknemers wilt indienen. Zoals u hebt gezien, ligt het meeste werk rond het verkrijgen van werkvergunningen en visa bij de werkgever.

Het is belangrijk om het doel van de werknemerstijd in Polen te bepalen en de benodigde documenten voor te bereiden voordat u solliciteert. Afhankelijk van het type werk kunnen verschillende documenten vereist zijn.

Als u niet zeker bent over welk type werkvergunningen u moet verkrijgen of over de vereiste documentatie, is het het beste om advies in te winnen bij experts. U kunt contact opnemen met your EOR, visa-bureaus, of zelfs de relevante autoriteiten om uzelf te informeren over de specificaties van uw geval.

Welke documenten moet u indienen voor de Polen visumaanvraag?

De documenten die u moet indienen, hangen sterk af van het type visum of werkvergunning dat u nodig hebt. Gewoonlijk moeten uw werknemers geldige paspoorten, ziektekostenverzekering en bewijs van hun opleiding hebben.

De overige benodigde documenten voor visumaanvragen vallen onder de verantwoordelijkheid van de werkgever of een partner EOR. De werkgever moet de arbeidsbrief en documenten die relevant zijn voor het bedrijf overleggen. Deze kunnen de bedrijfsakte, de actuele registratie van de economische activiteit van het bedrijf, en een kopie van de winst- en verliesrekening van het werkgeverbedrijf omvatten.

Voor sommige werkvergunningen moet de werkgever ook documenten overleggen die bewijzen dat de werknemer naar Polen is gedelegeerd om een Polen werkvisum te krijgen. In andere gevallen moet de werkgever een Labor Market test uitvoeren om te controleren of ze lokaal talent kunnen aannemen.

Hoeveel kost een werkvisum voor Polen?

De visumkosten voor Polen variëren afhankelijk van het type visum, werkvergunning, nationaliteit en andere factoren. Gemiddeld betaalt u ongeveer €80 voor een visumaanvraag. Deze prijs geldt voor kort- en langverblijf visa voor niet-EU/EEA of Zwitserse burgers, familievisa’s en werkvisa’s voor Polen.

Een andere vergoeding die u moet betalen, is die voor een verblijfsvergunning, die €140 kost voor permanente verblijf en €74 voor tijdelijk verblijf. Er is ook de kosten van medische verzekering, die €106 bedraagt.

Wat zijn de verwerkingstijden voor Polen visa?

Net als de kosten variëren ook de verwerkingstijden. De wachttijd hangt af van de werkvergunning die u hebt aangevraagd en de lokale autoriteit die deze afgeeft. Bijvoorbeeld, in Kraków duurt de screening en beslissing meestal 55 dagen, terwijl het in Wrocław 98 dagen kan duren.

Over het algemeen weet de werknemer binnen 30 dagen de beslissing van het Voivodaship over de werkvergunning. Daarna kan het visumproces variëren van een maand tot drie maanden.

U moet minstens drie maanden van tevoren een werkvergunning en Polen werkvisum aanvragen. Gemiddeld kan het verkrijgen van beide documenten 10-12 weken duren.

FAQ:

Hoeveel soorten werkvergunningen zijn er in Polen?

Er zijn momenteel vijf werkvergunningen beschikbaar in Polen, namelijk type A, B, C, D, en E vergunningen. Deze worden uitgegeven aan werknemers die werken voor een Poolse onderneming of door een buitenlandse werkgever aan een Poolse onderneming worden gedelegeerd.

Kunnen Amerikaanse burgers in Polen werken?

Ja, Amerikaanse burgers kunnen in Polen werken, maar ze moeten zowel een werkvergunning als een werkvisum voor Polen verkrijgen om dat te doen. Afhankelijk van het type werk en de verblijfsduur, hebt u verschillende opties qua visa en vergunningen. Het is het beste om uzelf te informeren bij de relevante autoriteiten of uw EOR over uw opties.

Is het mogelijk om een toeristenvisum om te zetten in een werkvergunning in Polen?

Nee, Polen staat niet toe dat u een toeristenvisum omzet in een werkvergunning. Hetzelfde geldt voor bijna alle EU-landen. Toeristenvisa en werkvergunningen vereisen volledig verschillende procedures en documentatie. Als u in Polen wilt werken, moet u een werkvergunning en werkvisum aanvragen.

Wat is het minimale banksaldo voor een Polen werkvisum?

Als u naar Polen wilt gaan en werken met het EU blue card visum, moet u maandelijks minimaal €2.200 hebben. Daarnaast moet u in Polen PLN 75 per dag hebben voor verblijven langer dan 4 dagen of andere documenten die aantonen dat u over middelen beschikt om uzelf te onderhouden.