Luxemburgo opera un sistema fiscal progresivo para las personas, donde las tasas del impuesto sobre la renta aumentan con mayores ingresos. Tanto los empleadores como los empleados tienen obligaciones distintas respecto a las contribuciones a la seguridad social y la retención del impuesto sobre la renta. Los empleadores son responsables de calcular, deducir y remitir el impuesto sobre la renta de los empleados y las contribuciones a la seguridad social, así como de pagar su propia parte de las contribuciones a la seguridad social. Entender estos requisitos es crucial para un procesamiento de nómina conforme en el Gran Ducado.
El año fiscal en Luxemburgo coincide con el año calendario, que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Las obligaciones fiscales se gestionan principalmente a través de la Luxembourg Inland Revenue (Administration des Contributions Directes - ACD) para el impuesto sobre la renta y el Joint Social Security Centre (Centre Commun de la Sécurité Sociale - CCSS) para las contribuciones a la seguridad social.
Obligaciones de Seguridad Social y de Impuestos sobre la Nómina del Employer
Los empleadores en Luxemburgo deben contribuir a varias ramas de la seguridad social según los salarios de los empleados. Estas contribuciones cubren áreas como pensiones, seguro de salud, seguro de accidentes y desempleo. La base para el cálculo generalmente es el salario bruto del empleado, hasta ciertos topes para algunas contribuciones.
Se espera que las tasas de contribución a la seguridad social del employer para 2025 estén en línea con las tasas actuales, calculadas como un porcentaje del salario bruto del empleado. Las contribuciones clave del employer incluyen:
- Seguro de Pensión: Un porcentaje del salario bruto.
- Seguro de Salud: Un porcentaje del salario bruto.
- Seguro de Accidentes: Varía dependiendo del sector y nivel de riesgo de la actividad de la empresa.
- Mutualité des Employeurs (Seguro Mutuo del Employer): La tasa de contribución depende de la tasa de absentismo de la empresa.
- Fondo de Desempleo: Un pequeño porcentaje del salario bruto.
Las tasas específicas están sujetas a revisión anual, pero generalmente se mantienen dentro de rangos. A modo de ejemplo, las tasas típicas del employer (excluyendo el seguro de accidentes variable y mutualité) podrían sumar aproximadamente entre el 12-15% del salario bruto, hasta los respectivos topes de contribución. No existe un "impuesto sobre la nómina" separado que se aplique al valor total de la nómina del employer; el principal costo del employer relacionado con la nómina son las contribuciones a la seguridad social.
Los empleadores deben registrarse en el CCSS y declarar los salarios de los empleados mensualmente, remitiendo tanto las contribuciones del employer como las del empleado antes de las fechas límite especificadas.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores están obligados a retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados bajo el sistema Pay As You Earn (PAYE). La cantidad de impuesto a retener depende de varios factores, incluyendo la clase fiscal del empleado, nivel de ingresos y cualquier asignación o deducción especificada en su tarjeta fiscal (fiche de retenue d'impôt).
A los empleados se les asigna una clase fiscal basada en su situación personal:
- Clase Fiscal 1: Personas solteras, separadas, divorciadas y personas en una pareja registrada gravadas individualmente.
- Clase Fiscal 2: Personas casadas gravadas conjuntamente, personas en una pareja registrada gravadas conjuntamente.
- Clase Fiscal 1a: Personas solteras con un hijo, o personas solteras de 65 años o más.
La escala progresiva del impuesto sobre la renta para 2025 se aplica a la renta gravable del empleado. La tarjeta fiscal proporcionada por la ACD informa al empleador de la clase fiscal correcta y de cualquier asignación específica a considerar al calcular la retención mensual.
A continuación, un ejemplo ilustrativo de la escala progresiva del impuesto sobre la renta (las tasas y los tramos son indicativos y están sujetos a la confirmación oficial para 2025):
| Renta Gravable (EUR) | Tasa de Impuesto (%) |
|---|---|
| Hasta 12.438 | 0 |
| 12.439 - 14.508 | 8 |
| 14.509 - 16.578 | 9 |
| 16.579 - 18.648 | 10 |
| 18.649 - 20.718 | 11 |
| 20.719 - 22.788 | 12 |
| 22.789 - 24.858 | 14 |
| 24.859 - 26.928 | 16 |
| 26.929 - 29.064 | 18 |
| 29.065 - 38.892 | 20 |
| 38.893 - 48.720 | 22 |
| 48.721 - 58.548 | 24 |
| 58.549 - 68.376 | 26 |
| 68.377 - 78.204 | 28 |
| 78.205 - 88.032 | 30 |
| 88.033 - 97.860 | 32 |
| 97.861 - 107.688 | 34 |
| 107.689 - 117.516 | 36 |
| 117.517 - 127.344 | 38 |
| 127.345 - 150.000 | 39 |
| Más de 150.000 | 40 |
Además, se aplica un impuesto de solidaridad (impôt de solidarité) como porcentaje del impuesto sobre la renta, generalmente del 7% o 9% dependiendo del nivel de ingreso.
Los empleadores deben remitir el impuesto sobre la renta retenido a la ACD mensualmente.
Deducciones y Asignaciones Fiscales para Empleados
Los empleados en Luxemburgo pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones fiscales que reducen su renta gravable, disminuyendo así su carga tributaria total. Algunas deducciones comunes incluyen:
- Deducciones Estándar: Cantidades fijas por gastos profesionales, costos de viaje entre hogar y trabajo, y gastos especiales que a menudo se aplican automáticamente a menos que se reclamen costos mayores reales.
- Gastos Profesionales: Se pueden reclamar costos reales que excedan la deducción estándar (por ejemplo, formación relacionada con el trabajo, literatura profesional).
- Costos de Viaje: Una asignación fija por kilómetro para desplazamientos, sujeta a un máximo.
- Gastos Especiales (Dépenses Spéciales): Incluyen contribuciones a ciertas pólizas de seguro (vida, salud, accidente, responsabilidad civil), intereses de préstamos personales (dentro de límites), y ciertas donaciones.
- Primas de Seguro: Las primas de seguros de vida, salud y otros tipos de seguros personales son deducibles hasta un máximo anual.
- Intereses de Préstamos: Los intereses pagados en préstamos personales (excluyendo intereses hipotecarios en una residencia principal, que se tratan de manera diferente) son deducibles hasta un máximo anual.
- Costos de Cuidado Infantil: Los costos por cuidado externo (guardería, guardería diurna) son deducibles hasta un límite anual por niño.
- Pagos de Mantenimiento: La pensión alimenticia o pagos de mantenimiento a un cónyuge divorciado pueden ser deducibles bajo condiciones específicas.
- Contribuciones a Pensiones: Las contribuciones a ciertos esquemas de pensiones voluntarios son deducibles dentro de límites.
Los empleados pueden informar a su empleador de ciertos gastos deducibles mediante su tarjeta fiscal para ajustar la retención mensual, o reclamarlos anualmente al presentar su declaración de impuestos.
Plazos para Cumplimiento Fiscal y Reportes
Los empleadores tienen plazos estrictos para reportar y remitir impuestos y contribuciones a la seguridad social.
- Declaraciones mensuales de Seguridad Social y Pagos: Los empleadores deben declarar los salarios y pagar las contribuciones a la seguridad social tanto del employer como del empleado antes del 10º día del mes siguiente al período de nómina.
- Remisión mensual de la retención del impuesto sobre la renta: El impuesto retenido de los salarios de los empleados debe pagarse a la ACD antes del 10º día del mes siguiente al período de nómina.
- Actualización anual de la tarjeta fiscal: Los empleadores reciben las tarjetas fiscales actualizadas para los empleados anualmente, generalmente al final del año anterior o al inicio del año fiscal.
- Certificados de salario anuales: Los empleadores deben emitir certificados de salario anuales (certificat de salaire) a los empleados antes de finales de febrero del año siguiente, detallando salario bruto, impuestos retenidos y contribuciones a la seguridad social. También se envía una copia a la ACD.
- Declaración anual del empleador: Los empleadores pueden necesitar presentar una declaración anual que resuma los salarios totales pagados y los impuestos/contribuciones retenidos.
Los empleados generalmente deben presentar una declaración de impuestos anual (déclaration d'impôt) antes del 31 de marzo del año siguiente al año fiscal, aunque a menudo se conceden extensiones, generalmente hasta el 31 de diciembre. La presentación es obligatoria para ciertos niveles de ingreso o situaciones (por ejemplo, múltiples fuentes de ingreso, deducciones específicas reclamadas).
Consideraciones Fiscales Especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras
El sistema fiscal de Luxemburgo incluye reglas específicas para personas que no son residentes a efectos fiscales y para empresas extranjeras que emplean personal en el país.
- Residencia Fiscal: Una persona se considera generalmente residente fiscal en Luxemburgo si su domicilio habitual está en Luxemburgo o si permanece en el país por más de seis meses consecutivos. Los residentes están gravados por su ingreso mundial. Los no residentes solo están gravados por sus ingresos de fuente luxemburguesa.
- Empleados No Residentes: Los empleados no residentes que trabajan en Luxemburgo están sujetos a la retención del impuesto sobre la renta de sus ingresos laborales de fuente luxemburguesa. Por lo general, se les asigna a la Clase Fiscal 1, a menos que opten por la asimilación a un contribuyente residente (bajo ciertas condiciones, permitiendo acceso a clases fiscales residentes y deducciones).
- Tratados de Doble Imposición: Luxemburgo tiene una extensa red de tratados de doble imposición con numerosos países. Estos tratados buscan evitar que individuos y empresas sean gravados dos veces sobre la misma renta y a menudo determinan qué país tiene el derecho principal de gravar los ingresos laborales, especialmente para trabajadores transfronterizos (frontaliers) o empleados en misiones internacionales.
- Empresas Extranjeras que Emplean en Luxemburgo: Una empresa extranjera que emplea a personas que trabajan en Luxemburgo puede establecer una presencia fiscal (establecimiento permanente) en Luxemburgo, lo que genera obligaciones de impuesto corporativo. Incluso sin un establecimiento permanente, la empresa extranjera debe registrarse como empleador en Luxemburgo, cumplir con la legislación laboral luxemburguesa y cumplir con todas las obligaciones de retención de impuestos y contribuciones a la seguridad social para los empleados que trabajan allí. Contratar un Employer of Record es una solución común para que las empresas extranjeras gestionen estas obligaciones de manera conforme sin establecer una entidad local.
