Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) es una herramienta que ayuda a las empresas a organizar y acceder a su conocimiento organizacional de manera efectiva. Centraliza el conocimiento de la empresa en una base de conocimientos, facilitando el acceso fácil a la información para empleados y partes externas.
Tipos de Bases de Conocimientos
Base de Conocimientos Interna: Contiene información privada o confidencial accesible solo a los miembros del equipo de la empresa. Base de Conocimientos Externa: Incluye información accesible a clientes, usuarios, partes interesadas o al público en general.
Funciones de los Sistemas de Gestión del Conocimiento
Los sistemas de gestión del conocimiento automatizan el proceso de recopilación, almacenamiento y compartición del conocimiento en toda una organización. Facilitan la navegación sencilla a través de grandes volúmenes de información, ofrecen potentes capacidades de búsqueda y permiten la personalización y automatización del mantenimiento.
Tipos de Sistemas de Gestión del Conocimiento
Sistemas de Gestión del Conocimiento a nivel empresarial: Apoyan los esfuerzos de toda la empresa para recopilar, almacenar, distribuir y aplicar el conocimiento. A menudo incluyen herramientas de colaboración en grupo, portales, herramientas de búsqueda y herramientas de clasificación. Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS): Apoyan la creación de nuevo conocimiento y su integración en una organización, a menudo adaptados a operaciones específicas como análisis financiero. Sistemas Inteligentes: Utilizan inteligencia artificial para capturar y preservar conocimientos tácitos complejos, principalmente utilizados en ciencia, medicina y negocios.
Herramientas Alternativas de Gestión del Conocimiento
Diversas herramientas y software, como sistemas de gestión de documentos, sistemas de gestión de contenidos, bases de datos, intranets y wikis, sirven como soluciones alternativas de gestión del conocimiento dependiendo del tamaño de la empresa, presupuesto y necesidades.
Ventajas de un Sistema de Gestión del Conocimiento Efectivo
Experiencia del Cliente Mejorada: Permite la resolución proactiva de consultas de clientes, llevando a una mayor satisfacción. Reducción de Costos de Soporte al Cliente: Disminuye el volumen de tickets de soporte, permitiendo que los equipos se enfoquen en problemas complejos. Mejora del Rendimiento de la Empresa: Facilita el intercambio de conocimientos, la colaboración y la innovación entre los miembros del equipo. Seguridad Mejorada de los Datos: Ofrece control de permisos personalizable y mejora la seguridad de los documentos. Optimización en la Resolución de Problemas: Centraliza el conocimiento organizacional, permitiendo un acceso rápido a la información relevante para resolver problemas.