Los costos ocultos de construir un equipo global sin un EOR

Expandir tu negocio internacionalmente puede desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento. Sin embargo, también conlleva costos ocultos que muchas empresas pasan por alto. Contratar talento global puede parecer un proceso sencillo. Pero, los desafíos financieros y operativos pueden acumularse rápidamente.

Aquí tienes lo que necesitas considerar antes de construir un equipo global.

Configuración de entidades legales en cada país

Uno de los mayores costos ocultos de la contratación global es establecer entidades legales en cada país donde planeas contratar empleados. Muchas naciones requieren que las empresas registren una entidad comercial local antes de poder emplear legalmente a los trabajadores. Esto implica una inversión financiera significativa y una complejidad administrativa.

Costos de configuración de la entidad

Registrar una entidad legal suele incluir honorarios legales y costos de registro gubernamental. A veces, también implica contratar expertos locales para navegar regulaciones complejas. Por ejemplo, establecer una subsidiaria en Alemania puede costar entre €10,000 y €25,000. En China, puede superar los $50,000 debido a los requisitos de depósito de capital y tasas regulatorias.

Cumplimiento y mantenimiento continuos

Más allá de la configuración inicial, mantener una entidad requiere cumplimiento continuo con las leyes locales. Esto significa gestionar declaraciones fiscales, procesamiento de nóminas, administración de beneficios y reportes financieros. En algunos países, los costos anuales de cumplimiento pueden variar entre $10,000 y $50,000 por entidad. El incumplimiento de las regulaciones locales puede resultar en multas elevadas y interrupciones operativas.

Gestión de nóminas y cumplimiento fiscal

Gestionar la nómina para una fuerza laboral global no es solo enviar salarios. La nómina implica entender las leyes fiscales locales, contribuciones a la seguridad social y requisitos de reporte. Cada país tiene regulaciones fiscales únicas que los empleadores deben cumplir. Esto requiere planificación cuidadosa y asesoramiento legal.

Variaciones en las regulaciones de nómina

Diferentes países tienen ciclos de nómina específicos, deducciones fiscales y contribuciones a beneficios. Tú, como empleador, debes seguirlas para mantener el cumplimiento. Por ejemplo, en Francia, los empleadores contribuyen aproximadamente con el 45% del salario de un empleado a programas de seguridad social. En EE. UU., los impuestos sobre la nómina del empleador generalmente oscilan entre el 7.65% y el 15.3%.

Costos administrativos ocultos

Gestionar la nómina en varios países significa contratar contadores especializados. También puede implicar suscribirse a software de nómina o trabajar con proveedores locales de nómina. Estos costos pueden acumularse rápidamente, con proveedores de nómina global cobrando entre $200 y $500 por empleado al mes. El precio real depende del país y de la complejidad de las regulaciones de nómina.

Beneficios para empleados y requisitos estatutarios

Cada país tiene reglas distintas respecto a los beneficios para empleados. Debes considerar gastos relacionados con atención médica, pensiones y licencias pagadas. Los empleadores deben ofrecer beneficios que cumplan con las leyes locales, lo cual puede ser más costoso de lo anticipado.

Contribuciones obligatorias

En muchos países, los empleadores deben contribuir a fondos de jubilación, seguros de salud y programas de desempleo. En Brasil, por ejemplo, los empleadores están obligados a pagar un salario adicional de 13 meses al final del año. Esto aumenta efectivamente los costos laborales en más del 8% anualmente. En el Reino Unido, las empresas deben contribuir al menos con el 3% del salario de un empleado a un esquema de pensiones en el lugar de trabajo.

Expectativas culturales respecto a beneficios

Más allá de los requisitos legales, los empleados en diferentes regiones pueden esperar beneficios adicionales. Estos podrían incluir ventajas como vales de comida, subsidios de transporte o bonos anuales. En Japón, las empresas suelen ofrecer subsidios de transporte, que cuestan alrededor de $100–$300 por empleado al mes. En México, los empleados generalmente reciben vales de despensa por aproximadamente el 10% de su salario, lo que aumenta los costos del empleador.

Navegando las leyes laborales y contratos de empleo

Las leyes laborales varían ampliamente de un país a otro. Estas cubren áreas como políticas de terminación, períodos de prueba y restricciones en las horas de trabajo. Malinterpretar estas regulaciones puede llevar a disputas legales costosas.

Riesgo de incumplimiento

No cumplir con las leyes laborales locales puede resultar en demandas, multas y daños a la reputación. Por ejemplo, una terminación indebida en Alemania puede llevar a pagos de indemnización equivalentes a medio mes de salario por cada año de servicio. En España, los empleadores que no cumplen con las leyes laborales pueden enfrentarse a multas superiores a €6,000 por infracción.

Complejidad de las políticas en múltiples países

Crear políticas estandarizadas en varios países es un desafío. Cada jurisdicción puede tener requisitos diferentes. Personalizar los contratos de empleo para cada ubicación requiere experiencia legal y ajustes continuos. En muchas regiones, las tarifas de asesoría legal oscilan entre $300 y $600 por hora.

El costo de contratar y gestionar equipos remotos

Más allá de consideraciones legales y financieras, gestionar una fuerza laboral distribuida implica costos adicionales relacionados con tecnología, herramientas de productividad y cohesión del equipo.

Inversiones en herramientas de colaboración

Los equipos remotos dependen de herramientas digitales para comunicación, gestión de proyectos y automatización del flujo de trabajo. Las suscripciones a estas herramientas pueden convertirse en un gasto importante. Plataformas como Slack, Zoom y Asana cuestan entre $10 y $30 por usuario al mes. Para equipos grandes, esto puede sumar miles de dólares anualmente.

Mantener la cultura y compromiso de la empresa

Construir una cultura empresarial sólida en diferentes zonas horarias requiere esfuerzo intencional. Las empresas deben invertir en actividades virtuales de integración y capacitación en liderazgo. También deberían considerar otros programas de compromiso de empleados para mantener la cohesión. Dependiendo de la ubicación y el alcance, organizar retiros virtuales o encuentros globales puede costar entre $1,000 y $3,000 por empleado por evento.

Cómo un Employer of Record (EOR) puede ayudar a reducir costos

Los costos de gestionar una fuerza laboral global pueden ser significativos. Sin embargo, asociarse con un Employer of Record (EOR) puede ofrecer una alternativa rentable. Un EOR actúa como el empleador legal en nombre de tu empresa. Ellos manejan el cumplimiento, la nómina, los beneficios y otras responsabilidades laborales en múltiples países.

Eliminando costos de configuración y mantenimiento de entidades

Un EOR ya tiene entidades legales establecidas en varios países. Con un EOR, las empresas pueden evitar los altos costos de crear y mantener sus propias entidades. Esto puede ahorrar decenas de miles de dólares por país, asegurando cumplimiento legal completo.

Simplificando la nómina y el cumplimiento

Un EOR gestiona la nómina, las retenciones fiscales y los beneficios estatutarios. También garantiza el cumplimiento con las leyes locales. En lugar de contratar múltiples proveedores de nómina o consultores legales, puedes cubrirlo con un solo socio de EOR. Esto reduce la carga administrativa y las penalizaciones imprevistas.

Gestionando beneficios para empleados de manera eficiente

Los EOR ofrecen acceso a paquetes de beneficios que cumplen con las normativas locales a tarifas competitivas. Esto ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos estatutarios y a reducir costos. Por ejemplo, un EOR puede negociar planes de seguro de salud grupal que sean más asequibles que lo que una empresa individual podría obtener por sí misma.

Reduciendo riesgos y responsabilidades

Al gestionar contratos laborales y cumplimiento, un EOR mitiga riesgos legales. Esto protege a tu empresa de disputas laborales costosas. Es especialmente valioso en países con leyes laborales complejas. También es importante en países donde el incumplimiento puede acarrear sanciones financieras severas.

Los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global

Aunque la expansión global ofrece muchos beneficios, los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global pueden ser sustanciales. Desde la configuración de entidades legales y cumplimiento fiscal hasta beneficios para empleados y diferencias culturales, las empresas deben evaluar cuidadosamente estos desafíos financieros y operativos antes de escalar internacionalmente.

Sin embargo, trabajando con un EOR, las empresas pueden simplificar la contratación global. También ayudará a reducir costos y a garantizar el cumplimiento. Asociarse con un EOR hace que la expansión internacional sea más eficiente y sostenible.

Preguntas frecuentes:

¿Cuáles son los mayores costos ocultos de contratar un equipo global?

Los mayores costos ocultos incluyen la configuración de entidades legales y el cumplimiento de la nómina. El segundo costo principal son las contribuciones obligatorias y los honorarios legales relacionados con las leyes laborales. Gestionar estos factores requiere una inversión financiera sustancial y experiencia.

¿Cómo puede un Employer of Record (EOR) ayudar a reducir los costos de contratación global?

Un EOR elimina la necesidad de costosas entidades legales. También asegura el cumplimiento con las leyes laborales locales y gestiona la nómina y los beneficios. Contratar un EOR puede reducir significativamente los gastos administrativos y legales.

¿Es un EOR más rentable que crear una entidad legal?

Sí, para muchas empresas, un EOR es una alternativa rentable. La configuración de una entidad puede costar más de $50,000 por país, mientras que un EOR ofrece una solución de contratación conforme a la ley a una fracción de ese costo.