La guía completa: Cómo pagar a empleados remotos

Muchos empleadores dudan en adoptar la tendencia de contratación global. Contratar empleados remotos tiene muchos beneficios, incluyendo la capacidad de contratar talento de alto nivel sin importar su ubicación. Pero, contratar a nivel mundial no está exento de desafíos.

Cuando se contrata a nivel global, los empleadores necesitan navegar por la nómina internacional. Esto incluye cumplir con diferentes leyes laborales y fiscales, y otras regulaciones de nómina. Todo esto puede rápidamente poner una carga significativa en su equipo de Recursos Humanos, y en consecuencia, en usted como empleador.

Por lo tanto, no es sorprendente que pueda sentirse reticente a contratar a alguien que no vive en el mismo país. Sin embargo, eso no significa que sea imposible o que deba evitarlo. Hay muchas formas de contratar talento remoto sin que le cause dolores de cabeza.

Vamos a cubrir todas las formas en que puede pagar a empleados remotos.

Comprendiendo los tipos de empleo para trabajadores remotos

Cómo paga a los trabajadores remotos depende del tipo de empleo que usted y el trabajador hayan acordado. Ya sea que esté tratando con Freelancers, Contractors, o empleados a tiempo completo, cada acuerdo tiene sus propias reglas y expectativas. Es importante conocer las diferencias antes de establecer los procesos de pago.

Contratando trabajadores como freelancers

Los Freelancers son individuos autónomos que generalmente toman varios proyectos a corto plazo. Trabajan proyecto por proyecto y a menudo tienen varios clientes a la vez. Los Freelancers establecen sus propias tarifas, y los pagos suelen estar vinculados a hitos del proyecto o a su finalización. No esperan beneficios como seguro de salud o tiempo libre pagado.

Con los Freelancers, normalmente no tiene que preocuparse por el cumplimiento en cuanto a impuestos y nómina. Sin embargo, debe tener en cuenta los derechos de propiedad intelectual y las leyes de privacidad de datos.

Contratando trabajadores como Contractors independientes

Los Contractors independientes son similares a los Freelancers, pero a menudo mantienen relaciones a más largo plazo con las empresas. Ofrecen servicios bajo un contrato y mantienen control sobre cómo completan su trabajo.

Al igual que los Freelancers, los Contractors no reciben beneficios como empleados. Son responsables de pagar sus propios impuestos. Emiten facturas por sus servicios y generalmente acuerdan los términos de pago por adelantado. Como con los Freelancers, no tiene que preocuparse por el cumplimiento de nómina, pero debe ser consciente de las leyes de propiedad intelectual y privacidad.

Contratando trabajadores como empleados

A diferencia de los Freelancers o Contractors, los empleados son oficialmente parte de su empresa. Reciben salarios y beneficios regulares y están bajo su supervisión directa. Cuando contrata empleados remotos, debe asegurarse de cumplir con las leyes laborales. También debe tener en cuenta las regulaciones fiscales y de nómina en su país de residencia. Los empleados también esperan la estabilidad de un trabajo a largo plazo con beneficios adicionales como licencia pagada y planes de jubilación.

Cómo pagar a sus trabajadores

Ahora que comprende las tres formas más comunes de contratar personas de forma remota, puede que no sea tan complejo como antes. Es importante entender qué tipo de empleo sería el más adecuado para el rol y el tipo de trabajo que necesita que realicen. Aquí están sus opciones para pagarlos mientras mantiene el cumplimiento.

Pagando a freelancers

Por lo general, pagaría a los Freelancers a través de alguna de las plataformas de freelancers. Estas están diseñadas específicamente para trabajos freelance. Algunas opciones populares incluyen Upwork, Fiverr, y Freelancer.com. Estas plataformas procesan los pagos a los Freelancers.

También puede usar servicios como PayPal, Wise, o Payoneer para hacer pagos directos. Sin embargo, si no pasa por alguna de estas plataformas, puede que necesite firmar documentación adicional. Considere redactar Acuerdos de Servicio, NDAs y otros documentos relevantes. Desde allí, los servicios de pago directo son la forma de pagarles. Estos métodos ofrecen flexibilidad y son rápidos de configurar, facilitando el manejo de pagos a nivel global.

Pagando a contractors independientes

Ahora, la forma más común de pagar a los Freelancers es a través de una plataforma. Sin embargo, como se mencionó antes, los Freelancers suelen ser contratados y pagados en base a hitos y proyectos. Las tarifas de las plataformas para estos pueden acumularse en proyectos más largos. Es una de las razones por las que puede optar por contratar Contractors independientes.

Los Contractors independientes son su propio negocio. Normalmente le emiten una factura una vez que el trabajo está terminado. Puede acordar el tiempo y el método de pago con anticipación. Como los Freelancers, puede ser una transferencia bancaria, depósito directo, o un servicio de pago en línea como PayPal. Los Contractors esperan pagos puntuales porque pagan sus propios impuestos y beneficios. Al contratar Contractors, intente tener una comunicación clara sobre los términos y los cronogramas.

Pagando a empleados

Contratar empleados remotos legalmente requiere más pasos. Puede usar dos formas para contratar y pagar empleados de países extranjeros legalmente.

La primera es establecer una presencia legal en su país de residencia. La mayoría de los gobiernos requieren que establezca una entidad local para incluirlos en la nómina y pagar impuestos y beneficios. Su nueva entidad local debe seguir las leyes de nómina de ese país.

Este proceso puede ser costoso y llevar tiempo. Sin embargo, seguramente valdrá la pena si planea contratar a todo un equipo de empleados en un nuevo país. Pero, para unos pocos empleados, ofrecerles que se trasladen en su lugar podría ser una opción más rentable. Desafortunadamente, depende de los empleados si desean aceptar su oferta.

Alternativamente, puede usar un Employer of Record (EOR). Un EOR es una organización de terceros que maneja responsabilidades legales y de nómina en su nombre. Ya tienen entidades establecidas en todos los países que ofrecen como servicio. Estas entidades contratan al empleado en su país de residencia y aseguran que cumple con las leyes locales.

Un EOR también se encargará de la nómina, impuestos y otros requisitos de cumplimiento para garantizar que todo esté en regla. Con un EOR, su empleado remoto trabaja para usted sin el estrés adicional de gestionar la nómina y cumplir con los requisitos legales.

Navegando las regulaciones de cumplimiento y fiscales

Contratar trabajadores remotos conlleva obligaciones legales y fiscales que varían según el país. Entender y cumplir con estas reglas es crucial para evitar sanciones o problemas legales en el futuro.

Cumplimiento con las leyes laborales

Cuando contrata empleados remotos, debe seguir las leyes laborales del país en el que residen. Esto no aplica a Freelancers y Contractors. Pero, contratar empleados requiere cumplir con los requisitos de las leyes laborales del país correspondiente.

Estas leyes dictan todo, desde el salario mínimo hasta las horas de trabajo y beneficios para empleados. No cumplir puede resultar en multas o demandas, por lo que es importante investigar o consultar a expertos legales sobre las regulaciones locales.

Consideraciones fiscales

Para empleados remotos, usted es responsable de gestionar los impuestos de nómina. También debe cumplir con las contribuciones a la seguridad social y otras deducciones obligatorias de su país. Cada país tiene sus propias regulaciones fiscales, y si no cumple, podría enfrentarse a multas considerables.

Los Freelancers y Contractors generalmente gestionan sus propios impuestos. Sin embargo, debe asegurarse de que estén correctamente clasificados para evitar responsabilidades fiscales.

Importancia de mantenerse en cumplimiento

Clasificar incorrectamente a los empleados como Freelancers o Contractors puede derivar en desafíos legales. Los gobiernos suelen examinar la clasificación de los trabajadores. Esto es para asegurarse de que las empresas no evaden pagar impuestos o proporcionar beneficios.

Para mantenerse en cumplimiento, considere usar servicios como un Employer of Record (EOR) para manejar estas complejidades en su nombre.

Pagando a empleados remotos

Navegar por el proceso de pagar a empleados remotos puede parecer complicado al principio. Sin embargo, entender los tipos de empleo y los métodos de pago disponibles hace que sea mucho más sencillo. Ya sea que elija Freelancers, Contractors o empleados a tiempo completo, depende de las necesidades y objetivos a largo plazo de su empresa.

Contratar empleados ofrece la mayor estabilidad y beneficios a largo plazo, pero todas las opciones tienen sus propias ventajas. Al final, elegir el camino correcto para su equipo remoto le ayudará a mantenerse en cumplimiento y a garantizar operaciones sin problemas en diferentes países.

FAQ:

¿Cómo recibir pagos por trabajo remoto?

Los trabajadores remotos pueden recibir pagos mediante diversos métodos como transferencias bancarias, PayPal, o plataformas de freelancers. Los términos de pago generalmente se acuerdan por adelantado, ya sea por hora, por proyecto, o con un salario fijo. El método suele depender del tipo de empleo y la preferencia del empleador.

¿Cómo clasificar a los empleados remotos?

Los trabajadores remotos se clasifican según su relación laboral con la empresa. Los Freelancers y Contractors trabajan por proyecto con mayor control sobre su horario. Los empleados son gestionados directamente por la empresa y reciben beneficios. La clasificación incorrecta puede generar problemas legales y fiscales.

¿Cómo rastrean los empleadores a los trabajadores remotos?

Los empleadores suelen usar software de seguimiento del tiempo o herramientas de gestión de proyectos. Estas ayudan a monitorear la productividad y los plazos de los trabajadores remotos. Algunas empresas usan métricas de rendimiento o reuniones periódicas para asegurar que las tareas se completen. Los métodos de seguimiento deben respetar la privacidad del trabajador mientras mantienen la responsabilidad.