La Guía Completa: Cómo pagar a empleados remotos (Actualizado en 2026)

Conclusiones clave:

• 1. Pagar a los trabajadores remotos depende de su tipo de empleo. Puedes contratarlos como freelancers, Contractors o empleados. Cada uno con diferentes métodos de pago y responsabilidades.
• 2. Contratar empleados en lugar de freelancers ofrece estabilidad a largo plazo. También simplifica el cumplimiento legal y ayuda a construir una cultura empresarial más sólida.
• 3. Para pagar legalmente a empleados remotos, puedes establecer una presencia local o usar un Employer of Record (EOR) para gestionar la nómina y el cumplimiento.

Muchos empleadores dudan en adoptar la tendencia de contratación global. Contratar empleados remotos tiene muchos beneficios, incluyendo la capacidad de acceder a talento de primer nivel sin importar su ubicación. Pero, contratar a nivel global no está exento de desafíos.

Al contratar globalmente, los empleadores deben navegar por nómina internacional. Esto incluye cumplir con diferentes leyes laborales y fiscales, y otras normas de nómina. Todo esto puede poner una carga significativa en tu equipo de RR.HH., y en consecuencia, en ti como empleador.

Por eso, no es de extrañar que puedas sentir reticencia a contratar a alguien que no vive en el mismo país. Sin embargo, eso no significa que sea imposible o que debas evitarlo. Existen muchas formas de contratar talento remoto sin causar dolores de cabeza.

Vamos a cubrir todas las maneras en que puedes pagar a los empleados remotos.

Entendiendo los tipos de empleo para trabajadores remotos

Cómo pagas a los trabajadores remotos depende del tipo de empleo que tú y el trabajador hayan acordado. Ya sea que trabajen como freelancers, Contractors o empleados a tiempo completo, cada forma tiene sus propias reglas y expectativas. Es importante conocer las diferencias antes de establecer procesos de pago.

Contratar trabajadores como freelancers

Los freelancers son individuos autónomos que generalmente toman varios proyectos a corto plazo. Trabajan por proyecto y a menudo tienen varios clientes al mismo tiempo. Los freelancers establecen sus propias tarifas y los pagos suelen estar ligados a hitos o finalización del proyecto. No esperan beneficios como seguro médico o tiempo libre pagado.

Con freelancers, normalmente no tienes que preocuparte por el cumplimiento en relación con impuestos y nómina. Sin embargo, debes tener en cuenta los derechos de propiedad intelectual y las leyes de privacidad de datos.

Contratar trabajadores como Contractors independientes

Los Contractors independientes son similares a los freelancers pero suelen tener relaciones de mayor duración con las empresas. Proporcionan servicios bajo un contrato y mantienen control sobre cómo realizan su trabajo.

Al igual que los freelancers, los Contractors no reciben beneficios laborales. Son responsables de pagar sus propios impuestos. Emiten facturas por sus servicios y generalmente acuerdan los términos de pago por adelantado. Como con freelancers, no tienes que preocuparte por el cumplimiento de nómina, pero debes tener en cuenta las leyes de IP y privacidad.

Contratar trabajadores como empleados

A diferencia de freelancers o Contractors, los empleados son parte oficial de tu empresa. Reciben salarios y beneficios regulares y están bajo tu supervisión directa. Cuando contratas empleados remotos, debes garantizar el cumplimiento de las leyes laborales. También debes ser consciente de las regulaciones fiscales y leyes de nómina en su país de origen. Los empleados también esperan la estabilidad de un empleo a largo plazo, con beneficios adicionales como permisos pagados y planes de retiro.

Cómo pagar a tus trabajadores

Ahora que entiendes las tres formas más comunes de contratar personas de forma remota, puede parecer menos complejo que antes. Es importante entender qué tipo de empleo sería el más adecuado para el puesto y el tipo de trabajo que necesitas que realicen. Aquí están tus opciones para pagarlos mientras te mantienes en cumplimiento.

Pagar a freelancers

Por lo general, pagarás a freelancers a través de alguna de las plataformas freelance. Estas están diseñadas específicamente para trabajo freelance. Algunas opciones populares incluyen Upwork, Fiverr y Freelancer.com. Estas plataformas procesan los pagos a los freelancers.

También puedes usar servicios como PayPal, Wise o Payoneer para realizar pagos directos. Sin embargo, si no utilizas alguna de las plataformas, probablemente necesites firmar documentación adicional. Considera redactar Acuerdos de Servicio, NDAs y otros documentos relevantes. Desde ahí, los servicios de pagos directos son la forma de pagarles. Estos métodos ofrecen flexibilidad y son rápidos de configurar, facilitando el manejo de pagos a nivel global.

Pagar a Contractors independientes

La forma más común de pagar a freelancers es mediante una plataforma. Pero, como mencioné, los freelancers suelen ser contratados y pagados según hitos y proyectos. Las tarifas de estas plataformas pueden acumularse en proyectos largos. Es una de las razones por las que puedes optar por contratar Contractors independientes.

Los Contractors independientes son sus propios negocios. Normalmente te emiten una factura una vez que el trabajo esté terminado. Puedes acordar el momento y método de pago con anticipación. Como freelancers, puede ser mediante transferencia bancaria, depósito directo o un servicio de pagos en línea como PayPal. Los Contractors esperan pagos puntuales porque ellos mismos pagan sus impuestos y beneficios. Al contratar Contractors, intenta tener una comunicación clara sobre términos y cronogramas.

Pagar a empleados

Contratar empleados remotos legalmente requiere más pasos. Puedes usar dos formas para contratar y pagar empleados desde países extranjeros de manera legal.

La primera forma es establecer una presencia legal en su país de origen. La mayoría de los gobiernos requiere que establezcas una entidad local para ponerlos en nómina y pagar impuestos y beneficios. Tu nueva entidad local debe seguir las leyes laborales de ese país.

Este proceso puede ser costoso y llevar tiempo. Sin embargo, puede ser muy rentable si planeas contratar todo un equipo de empleados en un nuevo país. Pero, para unos pocos empleados, ofrecerles trasladarse puede ser una opción más rentable. Lamentablemente, depende de los empleados si desean aceptar la oferta.

Como alternativa, puedes usar un Employer of Record. Un EOR es una organización externa que gestiona las responsabilidades legales y de nómina en tu nombre. Ellos ya tienen entidades establecidas en todos los países en los que ofrecen servicios. Estas entidades contratan al empleado en su país de origen y te aseguran cumplir con las leyes locales.

Un EOR también se encargará de la nómina, impuestos y otros requisitos de cumplimiento para que todo esté en orden. Con un EOR, tu empleado remoto trabaja para ti sin el estrés adicional de gestionar la nómina y cumplir con las normativas.

Navegando por el cumplimiento y las regulaciones fiscales

Contratar trabajadores remotos implica obligaciones legales y fiscales que varían según el país. Entender y cumplir con estas reglas es crucial para evitar sanciones o problemas legales en el futuro.

Cumplimiento con leyes laborales

Al contratar empleados remotos, debes seguir las leyes laborales del país en donde residan. Esto no aplica a freelancers ni Contractors independientes. Pero, contratar empleados requiere cumplir con los requisitos de las leyes laborales relevantes del país.

Estas leyes dictan todo, desde el salario mínimo hasta las horas de trabajo y beneficios para empleados. No cumplir puede resultar en multas o demandas, así que es importante investigar o consultar a expertos legales sobre las regulaciones locales.

Consideraciones fiscales

Para los empleados remotos, eres responsable de gestionar los impuestos de nómina. También debes cumplir con las contribuciones a la seguridad social y otras deducciones obligatorias de su país. Cada país tiene sus propias regulaciones fiscales, y si no las cumples, puedes enfrentarte a multas elevadas.

Los freelancers y Contractors suelen gestionar sus propios impuestos. Aún así, debes asegurarte de que estén correctamente clasificados para evitar responsabilidades fiscales.

La importancia de cumplir

Clasificar incorrectamente a empleados como freelancers o Contractors puede llevar a desafíos legales. Los gobiernos suelen revisar la clasificación de los trabajadores. Esto es para asegurarse de que las empresas no evaden pagar impuestos o proporcionar beneficios.

Para mantenerte en cumplimiento, considera usar servicios como un Employer of Record (EOR) para gestionar estas complejidades en tu nombre.

Pagar a empleados remotos

Navegar por el proceso de pagar a empleados remotos puede parecer complicado al principio. Sin embargo, entender los tipos de empleo y métodos de pago disponibles lo hace mucho más sencillo. Ya sea que elijas freelancers, Contractors o empleados a tiempo completo, todo depende de las necesidades de tu empresa y tus objetivos a largo plazo.

Contratar empleados ofrece la mayor estabilidad y beneficios a largo plazo, pero todas las opciones tienen sus propias ventajas. Al final, escoger la mejor vía para tu equipo remoto te ayudará a mantener el cumplimiento y garantizar operaciones sin contratiempos en diferentes fronteras.

Preguntas frecuentes:

¿Cómo empezar a cobrar por trabajo remoto?

Los trabajadores remotos pueden recibir pagos mediante varias opciones como transferencias bancarias, PayPal o plataformas freelance. Los términos de pago generalmente se acuerdan por adelantado, ya sea por hora, por proyecto o en salario fijo. El método suele depender del tipo de empleo y la preferencia del empleador.

¿Cómo clasificar a los empleados remotos?

Los trabajadores remotos se clasifican según su relación laboral con la empresa. Los freelancers y Contractors trabajan por proyecto con mayor control sobre su horario. Los empleados son gestionados directamente por la empresa y reciben beneficios. La clasificación incorrecta puede causar problemas legales y fiscales.

¿Cómo rastrean las empresas a los trabajadores remotos?

Las empresas suelen usar software de seguimiento de tiempo o herramientas de gestión de proyectos. Estos ayudan a monitorizar productividad y plazos. Algunas empresas usan métricas de rendimiento o check-ins regulares para asegurar que las tareas se completen. Los métodos de seguimiento deben respetar la privacidad del trabajador y mantener la responsabilidad.