La guía completa: Cómo pagar a empleados remotos

Muchos empleadores dudan en adoptar la tendencia de contratación global. La contratación de empleados remotos tiene muchas ventajas, incluida la posibilidad de contratar talento de alto nivel sin importar su ubicación. Pero, contratar a nivel mundial no está exento de desafíos.

Al contratar a nivel global, los empleadores deben navegar por pago internacional. Esto incluye cumplir con diferentes leyes laborales y fiscales, y otras regulaciones de nómina. Todo esto puede rápidamente generar una carga significativa para su equipo de Recursos Humanos, y en consecuencia, para usted como empleador.

Por ello, no es sorprendente que pueda ser reticente a contratar a alguien que no vive en el mismo país. Sin embargo, esto no significa que sea imposible o que deba evitarlo. Existen muchas formas de contratar talento remoto sin que eso le cause dolores de cabeza.

Vamos a cubrir todas las formas en que puede pagar a empleados remotos.

Comprender los tipos de empleo para trabajadores remotos

Cómo paga a los trabajadores remotos depende del tipo de empleo que usted y el trabajador hayan acordado. Ya sea que esté tratando con Freelancers, Contractors, o empleados a tiempo completo, cada acuerdo tiene sus propias reglas y expectativas. Es importante conocer las diferencias antes de establecer los procesos de pago.

Contratar trabajadores como freelancers

Los Freelancers son individuos autónomos que generalmente toman varios proyectos a corto plazo. Trabajan proyecto por proyecto y, a menudo, tienen varios clientes a la vez. Los Freelancers establecen sus propias tarifas, y los pagos suelen estar ligados a hitos del proyecto o a la finalización del mismo. No esperan beneficios como seguro de salud o días libres pagados.

Con los Freelancers, normalmente no tiene que preocuparse por el cumplimiento en materia de impuestos y nómina. Sin embargo, debe tener en cuenta los derechos de propiedad intelectual y las leyes de privacidad de datos.

Contratar trabajadores como contractors independientes

Los Contractors independientes son similares a los Freelancers, pero frecuentemente mantienen relaciones a más largo plazo con las empresas. Brindan servicios bajo un contrato y mantienen control sobre cómo completan su trabajo.

Como los Freelancers, los Contractors no reciben beneficios laborales. Son responsables de pagar sus propios impuestos. Emiten facturas por sus servicios y generalmente acuerdan los términos de pago por adelantado. Al igual que con los Freelancers, no tiene que preocuparse por el cumplimiento de nómina, pero debe tener en cuenta las leyes de propiedad intelectual y privacidad.

Contratar trabajadores como empleados

A diferencia de los Freelancers o Contractors, los empleados son una parte oficial de su empresa. Reciben salarios y beneficios regulares y están bajo su supervisión directa. Cuando contrata empleados remotos, debe asegurarse de cumplir con las leyes laborales. También debe tener en cuenta las regulaciones fiscales y de nómina en su país de residencia. Los empleados también esperan la estabilidad de un trabajo a largo plazo con beneficios adicionales como licencias pagadas y planes de jubilación.

Cómo pagar a sus trabajadores

Ahora que comprende las tres formas más comunes de contratar personas de forma remota, puede que no sea tan complejo como antes. Es importante entender qué tipo de empleo sería el más adecuado para el rol y el tipo de trabajo que necesita que hagan. Aquí están sus opciones para pagarles mientras mantiene el cumplimiento.

Pagar a freelancers

Por lo general, pagará a los Freelancers a través de una de las plataformas de freelancers. Estas plataformas están diseñadas específicamente para trabajos freelance. Algunas opciones populares incluyen Upwork, Fiverr, y Freelancer.com. Estas plataformas procesan los pagos a los Freelancers.

También puede usar servicios como PayPal, Wise o Payoneer para realizar pagos directos. Sin embargo, si no pasa por una de las plataformas, podría necesitar firmar documentación adicional. Considere redactar Acuerdos de Servicios, NDAs y otros documentos relevantes. A partir de ahí, los servicios de pago directo son la forma de pagarles. Estos métodos ofrecen flexibilidad y son rápidos de configurar, facilitando el manejo de pagos a nivel global.

Pagar a contractors independientes

Ahora, la forma más común de pagar a freelancers es mediante una plataforma. Sin embargo, como se mencionó antes, los Freelancers suelen ser contratados y pagados en función de hitos y proyectos. Las comisiones de la plataforma para estos pueden acumulase en proyectos largos. Es una de las razones por las que quizás prefiera contratar Contractors independientes.

Los Contractors independientes son sus propios negocios. Normalmente, le emiten una factura una vez que el trabajo está terminado. Puede acordar el tiempo y el método de pago con antelación. Como con los Freelancers, puede ser una transferencia bancaria, depósito directo o un servicio de pago en línea como PayPal. Los contratistas esperan pagos puntuales porque pagan sus propios impuestos y beneficios. Al contratar contratistas, trate de tener una comunicación clara sobre los términos y los cronogramas.

Pagar a empleados

Contratar empleados remotos legalmente requiere más pasos. Puede usar dos formas para contratar y pagar empleados desde países extranjeros legalmente.

La primera forma es establecer una presencia legal en su país de residencia. La mayoría de los gobiernos requieren que establezca una entidad local para incluirlos en la nómina y pagar impuestos y beneficios. Su nueva entidad local debe seguir las leyes de nómina del país.

Este proceso puede ser costoso y lleva tiempo. Sin embargo, será rentable si planea contratar un equipo completo de empleados en un nuevo país. Pero, para unos pocos empleados, ofrecerles que se trasladen podría ser una opción más económica. Lamentablemente, depende de los empleados si desean aceptar su oferta.

Alternativamente, puede usar una [Employer of Record (EOR)](https://www.rivermate.com/). Un EOR es una organización de terceros que gestiona las responsabilidades legales y de nómina en su nombre. Ya tienen entidades establecidas en todos los países que ofrecen como servicio. Estas entidades contratan al empleado en su país de origen y aseguran que mantenga el cumplimiento con las leyes locales.

Un EOR también se encargará de la nómina, impuestos y otros requisitos de cumplimiento para asegurarse de que todo esté en regla. Con un EOR, su empleado remoto trabaja para usted sin estrés adicional de gestionar la nómina ni preocuparse por el cumplimiento legal.

Navegando las regulaciones de cumplimiento y fiscales

Contratar trabajadores remotos conlleva obligaciones legales y fiscales que varían según el país. Entender y cumplir con estas reglas es crucial para evitar sanciones o problemas legales en el futuro.

Cumplimiento con las leyes laborales

Cuando contrata empleados remotos, debe seguir las leyes laborales del país donde residen. Esto no aplica a Freelancers ni Contractors. Pero, contratar empleados requiere cumplir con los requisitos de las leyes laborales del país correspondiente.

Estas leyes determinan todo, desde el salario mínimo hasta las horas de trabajo y beneficios para empleados. No cumplirlas puede resultar en multas o demandas, por lo que es importante investigar o consultar con expertos legales sobre las regulaciones locales.

Consideraciones fiscales

Para empleados remotos, usted es responsable de administrar los impuestos de nómina. También debe cumplir con las contribuciones a la seguridad social y otras deducciones obligatorias en su país de residencia. Cada país tiene sus propias regulaciones fiscales, y si no cumple, puede enfrentarse a multas elevadas.

Los Freelancers y Contractors generalmente gestionan sus propios impuestos. Sin embargo, debe asegurarse de que estén correctamente clasificados para evitar cualquier responsabilidad fiscal.

La importancia de mantenerse en cumplimiento

Clasificar mal a empleados como Freelancers o Contractors puede llevar a desafíos legales. Los gobiernos a menudo examinan minuciosamente la clasificación de los trabajadores. Esto para garantizar que las empresas no evadan pagar impuestos o beneficios.

Para mantenerse en cumplimiento, considere usar servicios como un Employer of Record (EOR) para gestionar estas complejidades en su nombre.

Pago a empleados remotos

Navegar el proceso de pagar a empleados remotos puede parecer complicado al principio. Sin embargo, entender los tipos de empleo y métodos de pago disponibles facilita mucho las cosas. Ya sea que elija Freelancers, Contractors o empleados a tiempo completo, dependerá de las necesidades y objetivos a largo plazo de su empresa.

Contratar empleados ofrece la mayor estabilidad y beneficios a largo plazo, pero todas las opciones tienen sus propias ventajas. Al final, escoger la opción adecuada para su equipo remoto le ayudará a mantener el cumplimiento y a que las operaciones transfronterizas funcionen sin problemas.

FAQ:

¿Cómo puedo recibir pago por trabajo remoto?

Los trabajadores remotos pueden recibir pagos mediante diversos métodos como transferencias bancarias, PayPal o plataformas de freelance. Los términos de pago generalmente se acuerdan de antemano, ya sea por hora, por proyecto o con un salario fijo. El método a elegir suele depender del tipo de empleo y la preferencia del empleador.

¿Cómo clasificar a los empleados remotos?

Los trabajadores remotos se clasifican según su relación laboral con la empresa. Los Freelancers y Contractors trabajan por proyectos con más control sobre su horario. Los empleados son gestionados directamente por la empresa y reciben beneficios. Una clasificación errónea puede generar problemas legales y fiscales.

¿Cómo monitorean los empleadores a los trabajadores remotos?

Los empleadores suelen usar programas de seguimiento de tiempo o herramientas de gestión de proyectos. Estos ayudan a monitorear productividad y plazos. Algunas empresas usan métricas de rendimiento o reuniones periódicas para asegurar que las tareas se completen. Los métodos de seguimiento deben respetar la privacidad del trabajador y mantener la responsabilidad.