La Guía Completa: Cómo pagar a empleados remotos

Muchos empleadores dudan en adoptar la tendencia de contratación global. Contratar empleados remotos tiene muchas ventajas, incluyendo la capacidad de contratar talento de primer nivel sin importar su ubicación. Pero, contratar a nivel global no está exento de desafíos.

Cuando se contrata a nivel global, los empleadores deben navegar por la nómina internacional. Esto incluye cumplir con diferentes leyes laborales y fiscales, y otras regulaciones de nómina. Todo esto puede rápidamente poner una carga significativa en su equipo de Recursos Humanos, y en consecuencia, en usted como empleador.

Por lo tanto, no es sorprendente que pueda ser reacio a contratar a alguien que no vive en el mismo país. Sin embargo, eso no quiere decir que sea imposible o que deba evitarlo. Hay muchas formas de contratar talento remoto sin causar dolores de cabeza.

Vamos a cubrir todas las formas en que puede pagar a los empleados remotos.

Comprendiendo los tipos de empleo para trabajadores remotos

Cómo paga a los trabajadores remotos depende del tipo de empleo que usted y el trabajador hayan acordado. Ya sea que trate con freelancers, Contractors independientes o empleados a tiempo completo, cada acuerdo tiene sus propias reglas y expectativas. Es importante conocer las diferencias antes de establecer procesos de pago.

Contratación de trabajadores como freelancers

Los freelancers son individuos autónomos que generalmente toman varios proyectos a corto plazo. Trabajan proyecto por proyecto y a menudo tienen varios clientes a la vez. Los freelancers establecen sus propias tarifas, y los pagos suelen estar vinculados a hitos del proyecto o a la finalización del mismo. No esperan beneficios como seguro de salud o tiempo libre pagado.

Con freelancers, normalmente no tiene que preocuparse por el cumplimiento en cuanto a impuestos y nómina. Sin embargo, debe tener en cuenta los derechos de propiedad intelectual y las leyes de privacidad de datos.

Contratación de trabajadores como Contractors independientes

Los Contractors independientes son similares a los freelancers, pero a menudo mantienen relaciones a más largo plazo con las empresas. Ofrecen servicios bajo un contrato y mantienen control sobre cómo completan su trabajo.

Al igual que los freelancers, los Contractors independientes no reciben beneficios como empleados. Son responsables de pagar sus propios impuestos. Emiten facturas por sus servicios y generalmente acuerdan los términos de pago por adelantado. Como con los freelancers, no tiene que preocuparse por el cumplimiento de nómina, pero debe tener en cuenta las leyes de IP y privacidad.

Contratación de trabajadores como empleados

A diferencia de freelancers o Contractors, los empleados son oficialmente parte de su empresa. Reciben salarios y beneficios regulares y están bajo su supervisión directa. Cuando contrata empleados remotos, debe garantizar el cumplimiento de las leyes laborales. También debe tener en cuenta las regulaciones fiscales y leyes de nómina en su país de origen. Los empleados también esperan la estabilidad de un trabajo a largo plazo con beneficios adicionales como licencia pagada y planes de jubilación.

Cómo pagar a sus trabajadores

Ahora que comprende las tres formas más comunes de contratar personas a distancia, puede que no sea tan complejo como antes. Es importante entender qué tipo de empleo sería el más adecuado para el rol y el tipo de trabajo que necesita que hagan. Aquí están sus opciones para pagarlos mientras se mantiene el cumplimiento.

Pago a freelancers

Por lo general, pagaría a los freelancers a través de una de las plataformas de freelancers. Estas están diseñadas específicamente para trabajos freelance. Algunas opciones populares incluyen Upwork, Fiverr y Freelancer.com. Estas plataformas procesan los pagos a los freelancers.

También puede usar servicios como PayPal, Wise o Payoneer para hacer pagos directos. Sin embargo, si no pasa por alguna de las plataformas, podría necesitar firmar documentación adicional. Considere redactar los Acuerdos de Servicio, NDAs y otros documentos relevantes. Desde allí, los servicios de pago directo son la forma de pagarles. Estos métodos ofrecen flexibilidad y son rápidos de configurar, facilitando la gestión de pagos a nivel global.

Pago a Contractors independientes

Ahora, la forma más común de pagar a freelancers es a través de una plataforma. Sin embargo, como se mencionó antes, los freelancers suelen ser contratados y pagados en función de hitos y proyectos. Las tarifas de plataforma para estos pueden acumularse en proyectos más largos. Es una de las razones por las que puede optar por contratar Contractors independientes.

Los Contractors independientes son su propio negocio. Normalmente, le emiten una factura una vez que el trabajo está completo. Puede acordar el tiempo y el método de pago por adelantado. Como los freelancers, puede ser una transferencia bancaria, depósito directo o un servicio de pago en línea como PayPal. Los Contractors esperan pagos puntuales porque pagan sus propios impuestos y beneficios. Al contratar Contractors, intente tener una comunicación clara sobre los términos y los cronogramas.

Pago a empleados

Contratar empleados remotos legalmente requiere más pasos. Puede usar dos formas para contratar y pagar empleados desde países extranjeros legalmente.

La primera forma es establecer una presencia legal en su país de origen. La mayoría de los gobiernos requieren que establezca una entidad local para ponerlos en la nómina y pagar impuestos y beneficios. Su nueva entidad local debe seguir las leyes de nómina de ese país.

Este proceso puede ser costoso y tomar tiempo. Sin embargo, seguramente valdrá la pena si planea contratar a todo un equipo de empleados en un país nuevo. Pero, para unos pocos empleados, ofrecerles que se trasladen en su lugar podría ser una opción más rentable. Desafortunadamente, depende de los empleados si aceptan o no su oferta.

Alternativamente, puede usar un Employer of Record (EOR). Un EOR es una organización de terceros que maneja responsabilidades legales y de nómina en su nombre. Ya tienen entidades establecidas en todos los países que ofrecen como servicio. Estas entidades contratan al empleado en su país de origen y aseguran que cumple con las leyes locales.

Un EOR también manejará la nómina, impuestos y otros requisitos de cumplimiento para garantizar que todo esté en regla. Con un EOR, su empleado remoto trabaja para usted sin el estrés adicional de gestionar la nómina y cumplir con los requisitos legales.

Navegando el cumplimiento y las regulaciones fiscales

Contratar trabajadores remotos implica obligaciones legales y fiscales que varían según el país. Entender y cumplir con estas reglas es crucial para evitar sanciones o problemas legales en el futuro.

Cumplimiento con las leyes laborales

Cuando contrata empleados remotos, debe seguir las leyes laborales del país donde residen. Esto no aplica a freelancers y Contractors independientes. Pero, contratar empleados requiere cumplir con los requisitos de las leyes laborales del país correspondiente.

Estas leyes dictan todo, desde el salario mínimo hasta las horas de trabajo y los beneficios para empleados. No cumplir puede resultar en multas o demandas, por lo que es importante investigar o consultar a expertos legales sobre las regulaciones locales.

Consideraciones fiscales

Para empleados remotos, usted es responsable de gestionar los impuestos de nómina. También debe cumplir con las contribuciones a la seguridad social y otras deducciones obligatorias de su país. Cada país tiene sus propias regulaciones fiscales, y si no cumple, podría enfrentarse a multas considerables.

Los freelancers y Contractors independientes generalmente gestionan sus propios impuestos. Sin embargo, debe asegurarse de que estén correctamente clasificados para evitar responsabilidades fiscales.

Importancia de mantenerse en cumplimiento

Clasificar incorrectamente a los empleados como freelancers o Contractors independientes puede llevar a desafíos legales. Los gobiernos a menudo examinan la clasificación de los trabajadores. Esto es para garantizar que las empresas no eviten pagar impuestos o proporcionar beneficios.

Para mantenerse en cumplimiento, considere usar servicios como un Employer of Record (EOR) para manejar estas complejidades en su nombre.

Pago a empleados remotos

Navegar el proceso de pagar a empleados remotos puede parecer complicado al principio. Sin embargo, entender los tipos de empleo y los métodos de pago disponibles hace que sea mucho más sencillo. Ya sea que elija freelancers, Contractors independientes o empleados a tiempo completo, todo depende de las necesidades de su empresa y sus objetivos a largo plazo.

Contratar empleados ofrece la mayor estabilidad y beneficios a largo plazo, pero todas las opciones tienen sus ventajas. Al final, elegir el camino correcto para su equipo remoto le ayudará a mantenerse en cumplimiento y garantizar operaciones fluidas en las fronteras.

FAQ:

¿Cómo recibir pagos por trabajo remoto?

Los trabajadores remotos pueden recibir pagos mediante diversos métodos como transferencias bancarias, PayPal o plataformas de freelancers. Los términos de pago generalmente se acuerdan por adelantado, ya sea por hora, por proyecto o con un salario fijo. El método suele depender del tipo de empleo y la preferencia del empleador.

¿Cómo clasificar a los empleados remotos?

Los trabajadores remotos se clasifican según su relación laboral con la empresa. Los freelancers y Contractors independientes trabajan por proyecto con mayor control sobre su horario. Los empleados son gestionados directamente por la empresa y reciben beneficios. La clasificación incorrecta puede generar problemas legales y fiscales.

¿Cómo rastrean los empleadores a los trabajadores remotos?

Los empleadores suelen usar software de seguimiento de tiempo o herramientas de gestión de proyectos. Estas ayudan a monitorear la productividad y los plazos de los trabajadores remotos. Algunas empresas usan métricas de rendimiento o reuniones periódicas para asegurar que las tareas se completen. Los métodos de seguimiento deben respetar la privacidad del trabajador mientras mantienen la responsabilidad.