Externalización: ¿Pueden los Recursos Externos Beneficiar a Su Negocio?

Externalizar trabajo adicional es una práctica común para las empresas que experimentan un crecimiento rápido. Existe un debate en curso sobre si insourcing es mejor que outsourcing. Pero, las empresas pequeñas y medianas generalmente se benefician mucho de externalizar cargas de trabajo y procesos.

Pocas empresas pueden permitirse completar todos los procesos internamente. Externalizar tareas a socios, Contractors, o agencias ayuda a las empresas a centrarse en su negocio. Como beneficio adicional, la externalización también ayuda a reducir costos.

Vamos a cubrir qué es, dar algunos ejemplos de outsourcing, y analizar los pros y contras de aprovechar recursos externos para tu negocio.

¿Qué es outsourcing?

Outsourcing es un proceso empresarial de delegar tareas contratando a una parte o empresa para gestionar esas responsabilidades. La empresa externa asume el trabajo, realiza servicios, o fabrica bienes. Libera mucho tiempo y recursos, ya que un equipo interno tendría que realizar estas tareas en lugar de enfocarse en tareas principales.

Ventajas del outsourcing en los negocios

El outsourcing se usa típicamente como una medida de reducción de costos. Fue una estrategia empresarial reconocida y ampliamente utilizada en los 90s. Al externalizar, las empresas ahorran en gastos generales. También pueden ahorrar en costos de nuevas tecnologías o equipos.

Más recientemente, las empresas están externalizando tareas que consumen mucho tiempo y que afectan al equipo principal. Externalizar tareas pequeñas, complejas, o continuas del día a día puede mejorar la eficiencia y productividad. También puede dar a algunas empresas una ventaja competitiva. Al externalizar, pueden completar la carga de trabajo más rápido que contratando personal interno.

¿Cuáles son algunos ejemplos de outsourcing?

Algunos de los ejemplos más externalizados incluyen:

1. Tecnología de la Información

Las empresas que necesitan servicios de TI a menudo enfrentan altos costos por salarios de desarrolladores, y herramientas y equipos necesarios. Externalizar TI es una solución rentable para crear una infraestructura de TI en tu negocio.

Al externalizar TI, obtienes un equipo de desarrollo experimentado y bien entrenado a tu lado. Además, no tienes que pasar por un proceso costoso y que consume mucho tiempo para encontrar desarrolladores, diseñadores, gerentes de proyectos, etc.

2. Contabilidad

Asegurar que todo esté en regla en cuanto a contabilidad en tu organización puede ser una tarea tediosa. No es sorprendente que esta sea una de las tareas más comúnmente externalizadas.

Las empresas pueden externalizar su contabilidad, auditoría financiera e informes. Contratando una firma de contabilidad, las empresas también pueden externalizar la preparación y presentación de impuestos.

La contabilidad es una parte esencial de tu organización, y requiere un equipo dedicado para gestionarla. Puedes resolverlo contratando un equipo externo experimentado por una fracción del costo que gastarías en un equipo interno. Además, ya no tendrás que preocuparte por si tus transacciones financieras son legales, precisas y seguras.

3. Atención al cliente

Otra de las áreas de negocio más externalizadas es la atención al cliente. Esto incluye externalizar soporte proporcionado vía teléfono, chat o mensajes a otra organización.

La atención al cliente es clave para el éxito de tu negocio, pero contratar el equipo adecuado internamente puede ser costoso. Por eso, las empresas a menudo optan por externalizarlo.

Al externalizar soporte, las empresas pueden ofrecer ayuda de alta calidad y especializada a sus clientes. Dependiendo de la situación, terceros contratados incluso pueden brindar soporte en el idioma nativo o zona horaria de los clientes. Al mismo tiempo, libera tiempo del equipo principal para analizar las preguntas y comentarios de los clientes y usarlos para mejorar su producto o servicio.

4. Recursos Humanos

Las empresas con muchos empleados, especialmente las que contratan globalmente, a menudo externalizan actividades de RRHH. Optan por confiar en un Employer of Record o un PEO.

Tanto un EOR como un PEO ayudan con la nómina y cumplimiento. También pueden asistir con la seguridad laboral y la cultura de la empresa. Externalizar tareas administrativas relacionadas con sus empleados permite a las empresas centrarse en los entregables.

5. Publicidad y marketing

Otra de las áreas más comúnmente externalizadas en un negocio es la publicidad y marketing. Externalizar estas actividades a una agencia de marketing es una de las formas más rentables de crear una base de clientes y credibilidad para tu negocio.

Externalizar marketing significa que los expertos se encargan de crear y cumplir los planes de marketing. Pueden realizar investigaciones de mercado para tu negocio. También puedes contar con ellos para investigar a tu competencia o crear una estrategia de reconocimiento de marca en redes sociales.

¿Cuáles son las desventajas del outsourcing?

Aunque es mucho más fácil externalizar que contratar, capacitar y integrar empleados, hay algunas desventajas del outsourcing que debes tener en cuenta.

Lo más importante, encontrar el socio adecuado para externalizar tareas puede ser complicado. Esto es especialmente cierto para tareas que pueden requerir que compartas datos o información sensible. Necesitas evaluar y escoger al socio correcto. Debe tener la experiencia, y también sistemas claros para comunicación y soporte.

Si las tareas externalizadas manejan información sensible, debes asegurarte de que su configuración de seguridad sea de primera categoría. Cuando externalizas tareas, en esencia, estás cediendo control sobre esos aspectos.

Por ejemplo, si contratas un proveedor de nómina global no confiable, corres el riesgo de brechas de datos. Es importante encontrar un proveedor en quien puedas confiar para completar las tareas de manera rápida, segura y precisa.

¿Cuál es un ejemplo real de outsourcing?

Externalizar no es una práctica nueva o poco común. Puedes encontrar ejemplos reales de outsourcing en casi todas las empresas exitosas hoy en día.

Por ejemplo, Google es uno de los más famosos que confía en outsourcing. Ha externalizado soporte telefónico, proyectos de TI no principales y trabajo administrativo durante años.

Apple es otro ejemplo real de buenas prácticas de outsourcing. Apple famously outsources a large part of its manufacturing processes y la cadena de suministro. Tiene relaciones de larga data con empresas de outsourcing, algunas que abarcan varias décadas.

Es fácil entender los beneficios de externalizar la fabricación. Es bueno saber que muchas empresas basadas en software también externalizan su carga de trabajo. WhatsApp, Slack y Skype son plataformas de comunicación populares que han confiado en outsourcing para crecer y escalar. Skype y WhatsApp dependieron de desarrolladores europeos para trabajar en sus plataformas, en lugar de contratar personal interno.

FAQ:

¿Qué empresa es un ejemplo de outsourcing?

Casi todas las empresas exitosas han confiado en outsourcing en algún momento. Marcas famosas como Apple, Google, Amazon y Nike son ejemplos excelentes de outsourcing.

¿Cuáles son los tres 3 tipos más comunes de outsourcing practicados por las empresas?

Los tres tipos más comunes de outsourcing son:

1. Outsourcing de proyectos

Las empresas externalizan proyectos cuando tienen uno o más proyectos por completar, pero no cuentan con el personal necesario para hacerlo internamente. En este caso, el equipo externalizado asume un proyecto y lo completa en su totalidad.

2. Outsourcing profesional

Las empresas suelen optar por outsourcing profesional cuando necesitan ayuda especializada. Esto puede incluir ayuda para gestionar tareas que requieren experiencia específica, o una licencia particular. Por supuesto, las empresas pueden contratar o capacitar empleados, y obtener esas licencias. Pero, contratar otra empresa para externalizar un proyecto especializado puntual es más rentable.

3. Outsourcing de procesos específicos

Las empresas pequeñas y medianas a menudo eligen externalizar procesos específicos. Esto puede incluir externalizar el proceso de contratación. También puede incluir análisis de datos e investigación, o externalizar procesos legales.

¿Por qué el outsourcing es negativo?

Aunque el outsourcing ha sido un factor clave en el crecimiento de algunas de las empresas más reconocidas, también ha sido muy criticado. Los expertos temen que el outsourcing para reducir costos sea lo mismo que la explotación de trabajadores en países más pobres. Algunos piensan que puede eliminar oportunidades para la fuerza laboral local.

En algunos casos, externalizar aspectos de un negocio también puede dañar la lealtad de los empleados y reducir la base de clientes de la empresa.