¿Elegir un Proveedor de Nómina Global? 8 Factores para Evaluar

Gestionar la nómina no es fácil, y encontrar el proceso de nómina que funcione para tu empresa puede ser estresante. Cuando tu empresa comienza a expandirse a otros países, se vuelve más complejo. Tienes que navegar por leyes y regulaciones locales. También existen diferencias en idiomas y monedas, lo que puede hacer que la nómina sea abrumadora.

Es aquí donde un servicio de nómina global puede ser beneficioso. Permite simplificar la nómina y mantener el cumplimiento en nuevos países.

Un equipo experimentado que gestione la nómina global de tu empresa te liberará tiempo para que puedas enfocarte en tus actividades comerciales principales.

¿Cómo gestionas una nómina global?

Las pequeñas empresas con unos pocos empleados globales probablemente gestionarán la nómina internacional internamente. Lo mismo es válido para grandes empresas globales. Generalmente, es la solución más rentable para ambas. Contratan a una persona para gestionar la nómina de esos pocos empleados o a todo un equipo para hacerlo a nivel de toda la empresa.

Sin embargo, también existe el caso curioso de las empresas de tamaño medio. Para ellas, es demasiado para que lo maneje una sola persona, pero contratar a todo un equipo resulta demasiado costoso. Estas empresas a menudo deciden externalizar las operaciones de nómina global. Confían en un Employer of Record (EOR) o en una Professional Employer Organization (PEO) para la nómina global.

En resumen, un EOR ofrece contratar talento global sin que requiera que establezcas una entidad local. A diferencia de un PEO, trabajar con un EOR te protegerá de las posibles implicaciones legales de una nómina mal gestionada.

Aún así, ¿cómo saber si un proveedor de nómina global es adecuado para tu negocio? Aquí tienes algunas pautas para elegir el mejor servicio de nómina global.

Cómo encontrar el proveedor de Global Payroll adecuado: Todo lo que debes saber

Al externalizar operaciones de nómina global, el PEO o EOR adecuado puede quitarte muchas responsabilidades de tu lista de tareas. Pueden asegurarse de que cada empleado reciba su salario a tiempo y que los procesos de HR relevantes sean conformes.

Sin embargo, debes evaluar a los proveedores cuidadosamente. Después de todo, estás externalizando una parte importante de tu negocio. Esto es lo que debes buscar al explorar tus opciones para identificar el proveedor correcto para tu empresa.

1. Ubicación

Tu proveedor de nómina global debe tener presencia en el país donde deseas contratar. Verifica en qué países cubren y compara esas ubicaciones con tus planes de crecimiento y expansión.

Ten en cuenta los planes de expansión a corto y largo plazo de tu empresa. Puede que hoy consideres un solo país, pero eso podría cambiar en el futuro.

Tu proveedor de nómina global hará todo lo posible por incorporar tu empresa de manera eficiente. Pero, el proceso puede ser riguroso y llevar tiempo, ya que implica manejar datos sensibles. Al elegir el proveedor correcto y evaluar las ubicaciones, podrás realizar el proceso lo más rápido posible.

Al entrevistar a los proveedores, recuerda preguntar sobre sus planes de expansión. Es posible que no incluyan un país específico hoy, pero, como tu negocio, también buscan crecer. Podrían tener nuevos países en cartera o considerar agregarlos para satisfacer tus necesidades.

2. Cumplimiento

Tener presencia en un país donde deseas contratar no es suficiente. Tu proveedor de nómina global también debe contar con un equipo experimentado y bien informado. Deben conocer los requisitos legales locales, monedas y otros factores relevantes.

Es fundamental elegir un proveedor que conozca las regulaciones en los países donde planeas expandirte. El objetivo principal es evitar posibles problemas legales o complicaciones en el futuro.

Es un factor decisivo, pero también uno de los más difíciles de estimar. Busca opiniones de clientes para entender qué tan familiarizado está tu proveedor con las regulaciones locales en un país en particular.

3. Funcionalidades ofrecidas

La mayoría de los proveedores de nómina global ofrecen servicios similares. Deberías esperar que tu servicio de nómina global incluya:

• Gestionar la nómina y retener impuestos,

• Distribuir recibos de sueldo y comprobantes de pago, y presentar impuestos,

• Realizar verificaciones de cumplimiento,

• Asistir en la clasificación de trabajadores,

También debería ofrecer:

• Gestión de Contractors,

• Servicios de Employer of Record,

• Administración de beneficios,

• Atención al cliente para el software de nómina,

• Protección de derechos de IP.

No todos ofrecen el mismo conjunto de servicios. Tómate tu tiempo para revisar las funciones y servicios específicos de cada proveedor de nómina global para asegurarte de que satisfacen las necesidades de tu empresa.

4. Empleados y Contractors

Un socio confiable debe ayudarte a cubrir todas tus bases. Por eso, si tienes empleados y Contractors independientes en tu equipo, necesitas un proveedor de pagos global capaz de atender los requisitos relevantes para ambos.

Existen reglas diferentes para estas dos entidades en algunos países, lo que complica aún más la nómina. Por eso, algunos proveedores evitan trabajar con Contractors y se enfocan solo en empleados. Si dependes mucho de Contractors, esto podría ser un factor decisivo.

Los mejores proveedores también pueden ofrecer ayuda con la clasificación y el cumplimiento legal en este aspecto. Pueden ayudarte a reducir los riesgos de una mala clasificación o a convertir a tus Contractors en empleados.

5. Confiabilidad

Deberás compartir datos sensibles sobre tu empresa con tu proveedor de nómina global. Por eso, necesitas un socio competente y confiable—uno en quien puedas confiar para mantener la seguridad de los datos. Asegúrate de evaluar el software del proveedor de nómina global en base a las mejores prácticas en seguridad de datos.

El proveedor de nómina debe ofrecer toda la información necesaria en su política de privacidad. También debe contar con una sólida encriptación de datos y una política de retención de datos.

El software debe cumplir con las regulaciones relevantes, incluyendo GDPR como ejemplo. Además, recuerda informarte sobre el plan de respaldo del proveedor y cómo responderían ante una posible brecha de datos.

6. Soporte al cliente

Un buen proveedor te dotará tanto del software de nómina global como del soporte necesario para usarlo. La plataforma debe ser fácil de usar y ofrecer las funciones necesarias sin abrumarte a ti ni a tu equipo. Deberías poder encontrar rápidamente los datos que necesitas y realizar cualquier tarea sin tener que leer un manual extenso.

La plataforma también debe ofrecer un conjunto sólido de funciones, ya que dependerás de ella para automatizar tareas manuales y complejas. Además, debe proporcionar informes detallados y precisos, preferiblemente en tiempo real.

Recuerda preguntar si la plataforma puede integrarse con tu software de contabilidad. Esto puede ayudar a minimizar los riesgos inherentes a la entrada manual de datos y a optimizar aún más el proceso de nómina.

Si la plataforma resulta abrumadora o confusa, necesitas que el proveedor esté allí para ofrecer soporte y orientación. Revisa sitios de opiniones de usuarios para ver qué experiencia han tenido otros. Debes saber si puedes confiar en ellos para ayudarte rápida y eficientemente.

7. Servicios adicionales

No te conformes con lo básico, especialmente si tienen un precio elevado. Confías en un proveedor para gestionar la nómina sin problemas. Pero también deberían ayudarte a escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo, o a realizar funciones adicionales de HR acordadas.

Por ejemplo, puede que necesites realizar pagos ad-hoc además del salario a tus empleados. Un buen proveedor debería poder soportarlo mientras cumple con las regulaciones locales.

La mayoría de los proveedores ofrecerán una demo, una prueba gratuita o una revisión de su plataforma y procesos, así que aprovecha esas oportunidades. Te ayudarán a estimar si el proveedor vale tu confianza y tu inversión.

8. Precio

Al evaluar proveedores, el precio debe ser un factor en tu decisión. Los proveedores de nómina global ofrecen diversos tipos de precios, por lo que debes encontrar el que mejor se ajuste a tu presupuesto.

Asegúrate de comparar y ver qué proveedor ofrece más funciones por el dinero que estás dispuesto a pagar. No quieres sacrificar funciones esenciales, ya que eso podría costarte mucho más a largo plazo. Pero tampoco tiene sentido pagar de más por funciones que no necesitas.

Elegir tu proveedor de Global Payroll se trata de evaluar bien

Existen muchos proveedores de nómina global de buena reputación, así que intenta evaluarlos en detalle antes de contratar sus servicios para escoger el adecuado.

El primer paso siempre es evaluar los objetivos y necesidades de tu negocio. Considera el número de empleados globales que tienes y planeas contratar en el futuro. Anota de qué países provienen. Investiga aspectos de tus operaciones de nómina que te beneficiaría externalizar. Además, sé pragmático con tu presupuesto.

Una vez que tengas una idea clara de la situación actual de tu empresa y dónde quisieras estar en unos años, compara esa lista con los posibles proveedores. Esto limitará las opciones y facilitará tu búsqueda del proveedor de Global Payroll correcto.

Recuerda entrevistar a cada proveedor y aprovechar cualquier demo, revisión o prueba gratuita que ofrezcan. Las opiniones de clientes también pueden ayudarte a estimar la calidad del servicio que puedes esperar.

Finalmente, contar con el proveedor de nómina global adecuado puede asegurar un crecimiento empresarial adicional. Asegúrate de evaluar cada uno según tus necesidades y requisitos específicos antes de decidirte. Con el socio correcto, podrás tener un proceso de nómina eficiente y sin preocupaciones por el cumplimiento.

FAQ:

¿Qué es global payroll?

Global payroll es el proceso de gestionar la nómina para empleados en diferentes países. Proporciona salarios a tu equipo global mientras cumple con las regulaciones locales.

¿Cómo funciona global payroll?

Global payroll funciona centralizando todos los procesos de nómina para empleados globales en un sistema o con un proveedor. Permite un procesamiento de nómina coherente y preciso, y asegura el cumplimiento con las regulaciones locales en cada país.

¿Cómo hacer nómina a nivel global?

Para hacer nómina global, las empresas deben establecer una entidad legal en cada país donde empleen trabajadores. O, pueden asociarse con un proveedor de global payroll.

Un proveedor de global payroll es una organización que gestiona la nómina en múltiples países. Simplifican la nómina para pagos precisos y oportunos a empleados en todo el mundo. El proveedor también puede garantizar el cumplimiento con las regulaciones locales.