Confiar en trabajadores por contrato puede ser una solución rentable para externalizar tareas a corto plazo en tu empresa. Cuando llega la temporada de impuestos, probablemente tendrás que completar un conjunto específico de formularios para tus contractors independientes. Para empleadores que están acostumbrados a llenar formularios W-2, cambiar a 1099 puede ser complicado.
Como entidad que emplea a contractors independientes, debes familiarizarte con los formularios fiscales W-9 y 1099-NEC. El formulario fiscal 1099 se menciona a menudo como el formulario relevante para contractors independientes. Sin embargo, existe un subconjunto de formularios 1099 que no se aplican a ellos.
Aquí tienes todo lo que debes saber sobre los formularios fiscales 1099. También cubriremos las diferencias entre 1099-MISC y 1099-NEC, y cómo gestionar los formularios 1099 como empleador.
Los formularios fiscales 1099 son una colección de diferentes formularios. Algunos de ellos tienen como objetivo reportar los ingresos del individuo que provienen de fuentes distintas a un salario al IRS. La persona que realiza el pago es la responsable de completar todos los formularios 1099 y enviarlos al IRS y al individuo.
Por lo general, un formulario 1099 incluirá información como el Número de Identificación del Contribuyente (TIN) o Número de Seguro Social. Recibir un formulario 1099 significa que el dinero fue reportado al IRS por el empleador.
Existen varios tipos de formularios 1099. Dado que la mayoría de estos se llaman comúnmente formularios 1099, puede generar cierta confusión sobre qué formularios puedes usar para un propósito específico.
Los tipos de formularios 1099 son los siguientes:
1. 1099-MISC
Utilizarías este tipo de formulario para reportar ingresos misceláneos. Incluye premios y alquileres, por ejemplo.
2. 1099-NEC
El 1099-NEC es el formulario utilizado para reportar ingresos pagados a contractors independientes. El IRS lo estableció en 2020 para tener en cuenta el creciente gig economy en EE.UU.
3. 1099-R
El formulario 1099-R se usa para reportar ingresos de jubilación o pensiones.
4. 1099-INT
Si tienes ingresos por intereses, usarías 1099-INT para reportarlo al IRS.
5. 1099-DIV
De manera similar a 1099-INT, usarás 1099-DIV para presentar información sobre dividendos al IRS.
Como puedes ver, solo uno de estos registros reporta pagos que una empresa o un individuo realiza a un individuo que no es empleado. También contiene información sobre los ingresos y el tipo de ingresos que han obtenido.
Ahora que conoces tus formularios 1099, sabes que si pagas a contractors independientes, puedes usar el formulario 1099-NEC para reportarlo.
Existe cierta confusión sobre el uso correcto de 1099-MISC vs 1099-NEC. Esto se debe a que hasta hace unos años, el 1099-MISC se usaba para reportar ingresos de no empleados. Sin embargo, a medida que los traders independientes ganaron prominencia, el IRS creó el 1099-NEC. Se usa para distinguir los pagos a contractors de otros gastos misceláneos que tiene una empresa.
Para completar el formulario 1099-NEC como empleador, debes solicitar un formulario W-9 a tus contractors independientes. El formulario W-9 contendrá la información necesaria para presentar el 1099-NEC.
El formulario W-9 incluye el Número de Seguro Social del contractor, o Número de Identificación del Empleador (EIN). También incluye su dirección registrada. Como empleador, no tienes que enviar el W-9 a ningún lado. Más bien, debes mantenerlo en archivo para garantizar que los datos proporcionados en el 1099-NEC sean precisos.
Debes presentar el formulario 1099-NEC al IRS y enviar una copia al contractor individual antes del 31 de enero.
Debes completar y tener cinco copias del mismo 1099-NEC por contractor. Las dos primeras copias debes enviarlas al IRS, y las otras dos al contractor independiente. La quinta copia debe mantenerse en archivo en tu empresa.
Llenar el formulario 1099-NEC requiere tres conjuntos de información:
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Información sobre tu empresa
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Información sobre el contractor independiente
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Monto pagado.
Para el primero, deberás incluir tu información, como nombre, dirección y TIN. Verifica esta información cuidadosamente, ya que debe ser precisa y sin errores. De lo contrario, es posible que tengas que volver a presentar el 1099-NEC.
La segunda sección incluye la información que has recibido del contractor en el formulario W-9. Incluye su nombre, dirección y TIN, si corresponde. Por último, también deberás incluir el monto pagado al contractor.
Los campos adicionales en el formulario pueden o no aplicar a tu colaboración con el contractor. Si aplican, es mejor seguir las directrices establecidas por el IRS en su sitio web sobre cómo completar estas secciones.
El monto de referencia para el formulario 1099-NEC es de $600. Por lo tanto, si tu negocio ha pagado $600 o más a un contractor independiente en el año fiscal, debes presentar el formulario 1099-NEC al IRS. Esto significa que podrías tener que completar más de un formulario 1099-NEC.
Necesitarás un formulario 1099-NEC para cada contractor independiente. Cuando presentes el 1099-NEC al IRS, debes enviarlo junto con el Formulario 1096, Resumen Anual y Transmisión de la Declaración de Información de EE.UU.
El formulario 1099-MISC se usa para reportar gastos comerciales misceláneos. Incluye alquileres, gastos médicos, premios y compensación para un abogado. Existen varios gastos que el IRS señala que debes reportar mediante 1099-MISC, así que asegúrate de informarte sobre ellos.
¿Qué pasa si usas 1099-MISC en lugar de 1099-NEC?
Estos formularios son similares, por lo que es común cometer un error al elegir entre 1099-MISC y 1099-NEC. Este último también es nuevo, y algunos empleadores pueden estar acostumbrados a usar el 1099-MISC para reportar los ingresos de los contractors independientes.
Debes presentar una corrección al IRS si has confundido 1099-MISC con 1099-NEC. No tienes un límite de tiempo para correcciones y puedes presentar una corrección por papelería presentada en los últimos tres años.
Para presentar una corrección, necesitas otra copia del formulario correspondiente. En este caso, un formulario 1099-NEC. Debes marcar la casilla junto a la palabra “CORREGIDO” en la parte superior. También deberás enviar el formulario 1096 junto con él.
Como contractor independiente, un subcontractor debe completar un formulario W-9 y enviarlo al empleador. El empleador usará la información del W-9 para completar el formulario 1099-NEC. Luego, el empleador presenta el 1099-NEC al IRS y envía una copia de regreso al contractor independiente.
El contractor luego usa el 1099-NEC para reportar ingresos o pérdidas de su negocio de propietario único. Las propiedades unipersonales reportan sus ingresos y pérdidas mediante el Formulario 1040.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-2?
La diferencia entre 1099 y W-2 radica en el tipo de empleo. 1099 se emite a contractors independientes, mientras que el formulario W-2 es para empleados.
¿Cómo obtengo mi formulario fiscal 1099?
Es responsabilidad del empleador o pagador entregarte el formulario fiscal 1099 antes del 31 de enero. En algunos casos, el empleador puede entregarlo antes del 15 de febrero.
Si no has recibido tu formulario 1099 para mediados de febrero, es recomendable contactar a tu empleador y consultarle al respecto.
¿Necesito emitir un 1099 a un contractor independiente?
Si tu negocio ha pagado $600 o más a alguien que no fue tu empleado en el año fiscal anterior, debes emitir un formulario 1099.
¿Cómo reporto los ingresos de contractors independientes en mis impuestos?
Los contractors independientes deben usar el Formulario 1040 para reportar sus ingresos y gastos comerciales.
