El trabajo remoto es, sin duda, convirtiéndose en la "nueva normalidad". Los empleadores están explorando soluciones de trabajo remoto que abren oportunidades de empleo global. Una encuesta de Gartner mostró que el 74% de los CFOs y líderes financieros planean trasladar el 5% a trabajo remoto. Esto aplicaba a empleados previamente en sitio, por lo que el cambio a estado remoto permanente dice mucho.
Pero con estas oportunidades de trabajo remoto surgen algunos temas fiscales complejos. El trabajo remoto te permite trabajar desde cualquier ubicación, a nivel mundial. Pero, los impuestos son complicados, especialmente cuando los empleados trabajan en diferentes estados o países.
Así que, esto es lo que necesitas saber para evitar complicaciones fiscales inesperadas.
La ubicación es clave
Tu nueva ubicación remota puede y afectará tus obligaciones fiscales. Por ejemplo, algunos estados en EE. UU. te exigirán presentar una declaración de no residente, que incluye la retención de impuestos estatales, tan pronto como pongas un pie allí. Nueva York, por ejemplo, es conocida por gravar a los trabajadores remotos según la ubicación de su empleador. Entonces, si vives y trabajas en diferentes estados, podrías enfrentarte a una doble imposición.
Los impuestos de tu estado dependen tanto de la ubicación de tu empleador como de dónde trabajas remotamente. Esto puede crear cargas fiscales no deseadas, especialmente en estados que buscan agresivamente ingresos fiscales. Es esencial consultar con un asesor fiscal para planificar estas situaciones y asegurarte de no pagar más de lo que deberías.
Entendiendo el nexus: Cómo los estados gravan a los trabajadores remotos
En términos fiscales, "nexus" es la conexión que determina las obligaciones fiscales de una empresa en un estado en particular. Para los trabajadores remotos, este nexus puede activar impuestos adicionales. Esto puede suceder si la presencia de un empleado en un estado diferente establece una presencia comercial para su empleador.
Generalmente, el nexus de un estado depende de factores como propiedad, nómina y ventas. Si eres un trabajador remoto con base en un estado diferente al de tu empleador, podrías enfrentarte a presentaciones de impuestos sobre la renta de no residentes. Además, podrías ser responsable de los requisitos de retención de impuestos en tu lugar de trabajo.
Pero, si vives en un estado con un acuerdo de reciprocidad, podrías beneficiarte de impuestos reducidos. Busca los acuerdos de reciprocidad entre ciertos estados. Algunos estados también ofrecen créditos de impuestos sobre la renta a residentes que trabajan en otros lugares, reduciendo tu carga fiscal.
Consideraciones fiscales internacionales para trabajadores remotos
Para ciudadanos estadounidenses que se mudan al extranjero, tu situación fiscal se vuelve más complicada. Incluso si trabajas y vives en otro país, aún debes presentar una declaración de impuestos en EE. UU., independientemente de cuánto tiempo permanezcas en el extranjero. Enfrentarás la opción de reclamar un crédito por impuestos extranjeros pagados o excluir todos los ingresos extranjeros de los impuestos en EE. UU.
Reclamar un crédito puede ayudarte a evitar la doble imposición. La Exclusión de Ingresos Extranjeros permite excluir hasta $107,600 (año fiscal 2020) de ingresos extranjeros. Elegir el enfoque correcto depende de muchos factores. Debes considerar cosas como tus ganancias totales, ubicación y las leyes fiscales del país, por lo que consultar a un experto fiscal es crucial.
Si decides vivir en el extranjero, debes estar atento a requisitos adicionales de reporte. Cualquier interés en una cuenta financiera extranjera con un saldo superior a $10,000 en cualquier momento del año debe ser reportado. Debes reportarlo al Departamento del Tesoro de EE. UU. mediante un Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR).
Dependiendo de tus tenencias de activos, también puede ser necesario que presentes el Formulario 8398 ante el IRS. Es vital mantener registros detallados y presentar estos informes para evitar sanciones severas.
Requisitos de presentación estatal para trabajadores remotos
Las declaraciones de impuestos estatales pueden ser complicadas para los trabajadores remotos. Estados con altos impuestos, como Nueva York, aún pueden hacerte pagar impuestos sobre la renta, incluso si el gobierno federal te ha reconocido como residente extranjero.
Los estados pueden considerarte residente a efectos fiscales si posees propiedad, mantienes una cuenta bancaria o incluso solo tienes una tarjeta de biblioteca allí. Si estás considerando mudarte al extranjero, es buena idea establecer residencia en un estado con bajos o ningún impuesto para minimizar tus obligaciones fiscales.
Tratados fiscales y clasificación errónea de empleados
Los trabajadores remotos internacionales también deben conocer los tratados fiscales. Estos ayudan a prevenir la doble imposición entre países. Si tu país de destino tiene un tratado fiscal con EE. UU., podría significar exenciones, créditos o tasas impositivas reducidas, brindando una situación fiscal más favorable.
Por otro lado, tanto las empresas como los trabajadores deben tener cuidado con la clasificación errónea. Si eres clasificado como contratista en lugar de empleado, podrías perder beneficios y enfrentarte a facturas fiscales inesperadas. Las empresas deben asegurar una clasificación precisa para evitar sanciones.
Mejores prácticas para el mantenimiento de registros y deducciones
Mantener registros detallados de dónde trabajas y cuánto tiempo permaneces allí es esencial para demostrar tu residencia fiscal y evitar auditorías. Los trabajadores remotos deben registrar sus días laborales en cada estado para demostrar cumplimiento. Además, conocer las deducciones a las que tienes derecho puede ahorrarte dinero.
Aquí algunas de las mejores prácticas para gestionar los impuestos:
1. Establecer tu Residencia Fiscal
Registros detallados de tus ubicaciones de trabajo y tiempo en cada una son cruciales para establecer tu residencia fiscal. Documentando dónde vives y trabajas y por cuánto tiempo, puedes demostrar a las autoridades fiscales que estás cumpliendo con las leyes fiscales estatales y locales. Esto es especialmente importante para trabajadores remotos que cruzan fronteras estatales o trabajan en múltiples jurisdicciones. La residencia fiscal y las obligaciones pueden cambiar incluso con relocaciones temporales.
2. Registrar los Días Laborales para Cumplimiento
Los trabajadores remotos deben registrar consistentemente sus días laborales en cada estado para garantizar el cumplimiento. Esto implica mantener registros o usar herramientas digitales para contar los días que trabajas en cada ubicación.
Estos registros pueden servir como evidencia en caso de una auditoría fiscal o disputa de residencia, ayudándote a evitar sanciones elevadas o impuestos atrasados. No se trata solo de cumplir con los requisitos estatales. Estos registros prueban el cumplimiento con varias leyes fiscales en distintas regiones.
3. Identificar Deducciones Elegibles
Además, entender qué deducciones calificas puede llevar a ahorros significativos. Muchas jurisdicciones fiscales ofrecen deducciones específicas para trabajadores remotos.
Por ejemplo, si mantienes una oficina en casa, podrías ser elegible para deducir ciertos gastos. Esto incluye aspectos como alquiler, servicios públicos o suministros de oficina, siempre que cumplas con los criterios. Sin embargo, las deducciones por oficina en casa varían mucho entre estados y países. Conocer las reglas en tu área específica puede marcar una gran diferencia.
4. Aprovechar Créditos por Educación y Viajes
Algunos estados y países ofrecen créditos o deducciones por gastos de educación y viajes. Esto puede incluir gastos en cursos que mejoren tus habilidades profesionales o costos incurridos al viajar por actividades relacionadas con el trabajo.
Es fundamental explorar todas las opciones disponibles en tu estado o país, ya que estas deducciones pueden reducir colectivamente tu ingreso gravable y disminuir tu carga fiscal total. Entender estas reglas y documentar los gastos relevantes puede colocarte en una posición más sólida al momento de presentar tus impuestos.
Gestionando los impuestos para trabajadores remotos
El trabajo remoto abre puertas a una fuerza laboral global, pero también introduce consideraciones fiscales complejas. Ya sea que te mudes entre estados o trabajes desde otro país, entender cómo se aplican las leyes fiscales a ti es esencial. Como empleador, contratar un EOR podría ayudar a aliviar estas complejidades.
Ser consciente del impacto de tu ubicación en los impuestos, mantener el cumplimiento con los requisitos de reporte y aprovechar créditos y exclusiones fiscales puede ayudarte a evitar la doble imposición y mantenerte en el lado correcto de la ley. Mantener registros claros y entender las regulaciones fiscales tanto de EE. UU. como internacionales es clave para aprovechar al máximo tu experiencia de trabajo remoto sin sorpresas desagradables de las autoridades fiscales.
Preguntas frecuentes
¿Cómo afecta mi ubicación de trabajo a mis impuestos?
Tus impuestos dependen de dónde vives y dónde está basado tu empleador. Algunos estados requieren presentaciones de no residentes si trabajas remotamente desde otro estado.
¿Los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero aún deben presentar impuestos?
Sí, los ciudadanos estadounidenses deben presentar impuestos independientemente de su ubicación. Pueden optar por excluir ingresos extranjeros o reclamar créditos por impuestos extranjeros pagados para evitar la doble imposición.
¿Qué es el nexus fiscal y cómo afecta a los trabajadores remotos?
El nexus fiscal se refiere a una conexión que establece obligaciones fiscales en un estado. Para los trabajadores remotos, vivir en un estado diferente al de su empleador puede crear presentaciones adicionales de impuestos estatales.
