Employer of Record in Puerto Rico

Wie ein Employer of Record in Puerto Rico funktioniert

Um vom schnell wachsenden Arbeitsmarkt in Puerto Rico zu profitieren, müssen ausländische Unternehmen eine juristische Person gründen, was jedoch zeitaufwendig und kostspielig sein kann. Eine Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR). Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber in Puerto Rico und übernimmt Gehaltsabrechnung, Steuern, Verwaltung von Sozialleistungen und Compliance, während Sie die Kontrolle über die täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden behalten. Weitere Vorteile sind:

• Unterstützung durch puerto-ricanische HR-Experten, die das lokale Arbeitsrecht kennen.
• Konforme Arbeitsverträge.
• Laufende Verwaltung der HR-Administration und Compliance.
• Die Sicherheit, dass Ihre Mitarbeitenden vor Ort gut betreut werden.

Der Arbeitsmarkt in Puerto Rico: Ein Überblick

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	San Juan
Einstellungszeiträume:	Lokal: Bis zu 9 Tage
Ausländische Staatsangehörige: Arbeitnehmer, die sich bereits in Puerto Rico/den USA befinden und über eine Arbeitserlaubnis verfügen - Bis zu 2 Wochen
Arbeitnehmer, die eine Arbeitserlaubnis benötigen - Zwischen 3 und 6 Monaten.
Gefragte Branchen:	Energie, Gesundheitswesen, Biowissenschaften, Fertigung und IT
Branchen mit Fachkräftemangel:	Fertigung, freiberufliche, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen, Information sowie Handel und Logistik

Der Gehaltsmarkt
Gesetzliche Arbeitgeberbeiträge:	Sozialversicherung (FICA): 6,2 % Medicare: 1,45 %
FUTA: 6 %, kann jedoch auf 0,6 % reduziert werden, wenn die volle Arbeitgebergutschrift von 5,4 % verfügbar ist. SUTA (Arbeitslosenversicherung - erfahrene Arbeitgeber): 1,20 % - 5,40 % SUTA (Arbeitslosenversicherung - neue Arbeitgeber): 2,8 % Arbeitsunfallversicherung: Variiert je nach Risikoklassifizierung (halbjährliche Zahlung) Besonderer Arbeitgeberbeitrag: 1 % Temporäre Invaliditätsversicherung: 0,6 %
Mindestlohn pro Stunde:	$10,50
Durchschnittlicher Wochenlohn:	$724 (landesweit)
$902 (San Juan - höchster) $411 (Las Marías - niedrigster)
Einkommensteuersätze:	Progressive Steuersätze von 0 % - 33 %

Was kostet eine Einstellung in Puerto Rico

Eine genaue finanzielle Simulation der Beschäftigungskosten in Puerto Rico sollte mehr als das Grundgehalt umfassen. Variable Vergütung, Pflichtbeiträge, zusätzliche Leistungen und sogar bestimmte gesetzliche Ansprüche (wie angesammelter Urlaub) beeinflussen die Gesamtkosten der Beschäftigung.

Grundgehalt und variable Vergütung

Das Grundgehalt ist das feste Gehalt, das ein Arbeitnehmer jeden Monat erhält. Die variable Vergütung hängt von der Branche, dem Beruf und sogar der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers ab. Beispiele für variable Vergütung sind:

• Überstunden
• Leistungsbezogene Boni
• Provisionen
• Gewinnbeteiligungen
• Projektboni

Gesetzlicher „Weihnachtsbonus“

Act No. 148 of 1969 schreibt für berechtigte Arbeitnehmer im Privatsektor einen jährlichen Bonus vor, der zwischen dem 15. November und dem 15. Dezember jedes Jahres gezahlt werden muss. Für Arbeitnehmer gelten je nach Kategorie unterschiedliche Regeln und Zahlungen:

Kategorie	Anspruchsberechtigung	Bonusbetrag
Eingestellt vor dem 26. Januar 2017	700 geleistete Arbeitsstunden zwischen dem 1. Oktober eines Jahres und dem 30. September des Folgejahres.	3 % der ersten $10.000 des Lohns für Arbeitgeber mit bis zu 15 Mitarbeitenden. 6 % für Arbeitgeber mit mehr als 15 Mitarbeitenden.
Eingestellt am oder nach dem 26. Januar 2017	1.350 geleistete Arbeitsstunden zwischen dem 1. Oktober eines Jahres und dem 30. September des Folgejahres. Im ersten Dienstjahr eines Arbeitnehmers beträgt der maximale Bonus 50 % des gesetzlich vorgesehenen Betrags.	2 % des verdienten Gehalts.
Begrenzt auf $300 für Arbeitgeber mit 20 oder weniger Mitarbeitenden. Begrenzt auf $600 für Arbeitgeber mit mehr als 20 Mitarbeitenden.

Pflichtbeiträge

Von Arbeitgebern in Puerto Rico werden mehrere bundesstaatliche und lokale Pflichtbeiträge verlangt. Bestimmte Beiträge werden durch Arbeitgebergutschriften reduziert, andere gelten nur für bestimmte Risikoklassen. So kann beispielsweise der FUTA-Beitrag auf 0,6 % reduziert werden, wenn Arbeitgeber Anspruch auf die volle Gutschrift von 5,4 % haben.

Berechnen Sie mit unserem Kostenrechner die gesamten Beschäftigungskosten für Ihre Einstellung in Puerto Rico.

Rechner für Beschäftigungskosten

Gesetzliche Leistungen

Gesetzliche Leistungen	Beschreibung
Arbeitszeit	8 Stunden pro Tag
40 Stunden pro Woche
Gesetzliche Feiertage	17 offizielle gesetzliche Feiertage. Im Privatsektor werden bezahlte freie Tage durch die Richtlinien des Arbeitgebers, den Arbeitsvertrag oder einen Tarifvertrag bestimmt. Arbeitgeber sind derzeit gesetzlich nicht verpflichtet, den Betrieb zu schließen, und ein Zuschlag für Feiertage gilt nur, wenn die Voraussetzungen für reguläre Überstunden erfüllt sind (siehe unten).
Überstunden	Für Arbeitnehmer, die am oder nach dem 26. Januar 2017 (Reform) eingestellt wurden: das 1,5-Fache des regulären Satzes für Stunden über 8 pro Tag oder das 1,5-Fache des regulären Satzes für Stunden über 40 pro Woche sowie das 1,5-Fache des regulären Satzes für Arbeitnehmer, die an einem siebten aufeinanderfolgenden Tag in der Woche arbeiten. Arbeitnehmer, die vor der Reform vom 26. Januar 2017 eingestellt wurden, behalten die Überstundenansprüche, die ihnen zustanden. Für bestimmte Branchen und Tätigkeiten gelten abweichende Überstundenregelungen.
Bezahlter Jahresurlaub	Für Arbeitgeber mit mehr als 12 Mitarbeitenden:
Im ersten Jahr - Ansammlung von ½ Tag pro Monat (6 Tage)
Von Jahr 1 bis Jahr 5 - Ansammlung von ¾ Tag pro Monat (9 Tage)
Von Jahr 5 bis Jahr 15 - Ansammlung von 1 Tag pro Monat (12 Tage)
Nach dem 15. Jahr - Ansammlung von 1 ¼ Tagen pro Monat (15 Tage)
Für Arbeitgeber mit 12 oder weniger Mitarbeitenden:
½ Tag pro Monat. Arbeitgeber müssen angesammelten Jahresurlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitnehmer auszahlen.
Krankheitsurlaub	Nach mindestens 130 Arbeitsstunden pro Monat sammeln Arbeitnehmer 1 Tag Krankheitsurlaub pro Monat an.
Bezahlter Mutterschaftsurlaub	Acht Wochen Urlaub, in der Regel vier vor dem voraussichtlichen Geburtstermin und vier Wochen danach.
Vaterschaftsurlaub und Elternzeit für Väter	Berechtigte Arbeitnehmer können nach dem Bundesgesetz FMLA bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Vaterschaftsurlaub beantragen.

Wie Einstellungen in Puerto Rico wirklich aussehen

Ein eigenständiger arbeitsrechtlicher Rahmen

Puerto Rico folgt einer aus dem spanischen Rechtssystem übernommenen Tradition des Zivilrechts, den US-Bundesarbeitsgesetzen und lokal erlassenen Gesetzen. Dieser vielfältige Rahmen macht den Arbeitsmarkt in Puerto Rico einzigartig. Drei Gesetze bilden die Grundlage des arbeitsrechtlichen Rahmens:

• Law No. 80 of 1976 (Unjust Dismissal Act)
• Law No. 4 of 2017 (Puerto Rico Labor Transformation and Flexibility Act)
• Fair Labor Standards Act (FLSA)

Neben den wichtigsten Arbeitsgesetzen gibt es lokale Vorschriften, die Mindestlohn, Überstunden, gesetzliche Leistungen und Boni regeln und Arbeitnehmer vor Diskriminierung schützen.

Der Ansatz Puerto Ricos zur Remote-Arbeit

Der Anstieg der Remote-Arbeit bietet Arbeitgebern in Puerto Rico sowohl Chancen als auch Herausforderungen. Zunehmend stehen Arbeitgeber vor der Frage, wie Arbeitsgesetze und Vorschriften, die für traditionelle Arbeitsmodelle geschrieben wurden, auf Remote-Arbeit anzuwenden sind. Als Reaktion auf diese Herausforderungen hat Puerto Rico zwei Gesetze erlassen, die die Remote-Beschäftigung für Unternehmen außerhalb des Landes erleichtern.

Gesetz	Zusammenfassung des Gesetzes
Act No. 52 of June 30, 2022	Unternehmen mit Mitarbeitenden, die remote von Puerto Rico aus arbeiten, gelten unter bestimmten Bedingungen nicht als „in Puerto Rico geschäftlich tätig“ und müssen daher keine Steuern auf die an Remote-Arbeitnehmer gezahlten Gehälter einbehalten. Stattdessen liegt es in der Verantwortung des Arbeitnehmers, vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen zu leisten.
Act No. 27-2024	Legte fest, dass Arbeitsverhältnisse mit Remote-Arbeit ausschließlich durch die im Arbeitsvertrag getroffenen Vereinbarungen geregelt werden, wenn das Verhältnis bestimmte im Gesetz festgelegte Bedingungen erfüllt.

Der Ansatz Puerto Ricos zu unabhängigen Auftragnehmern

Puerto Ricos Labor Transformation and Flexibility Act [Act No. 4-2017, in der geänderten Fassung, Section 2.3] enthält sehr klare Richtlinien für die Einstufung unabhängiger Auftragnehmer, um zu verhindern, dass Arbeitgeber Arbeitnehmer versehentlich falsch einstufen.

Gemäß dem Gesetz gelten für unabhängige Auftragnehmer bestimmte Vermutungen. Wenn die Vermutungen nicht greifen, wird weiterhin ein Test nach dem Common Law angewendet, um festzustellen, ob eine Person Arbeitnehmer oder unabhängiger Auftragnehmer ist. Dieses Gesetz unterstreicht die Notwendigkeit von Klarheit über die Art der Beziehung, die zwischen den Parteien begründet wird.

Warum ist die Einstufung der Art eines Arbeitsverhältnisses wichtig? Die Feststellung, ob eine Person Arbeitnehmer oder unabhängiger Auftragnehmer ist, hängt nicht von der Berufsbezeichnung ab. Entscheidend sind die Art der Arbeit und wie viel Autonomie die Person behält. Wird jemand als Auftragnehmer bezeichnet, arbeitet aber tatsächlich als Vollzeitbeschäftigter unter der Kontrolle eines Unternehmens, hat diese Person Anspruch auf gesetzliche Leistungen und Rechte. Wird die Einstufung angefochten, muss ein Arbeitgeber wahrscheinlich Nachzahlungen von Gehalt, Pflichtbeiträgen und anderen Leistungen leisten.

Schnell wachsender Einstellungsmarkt

Der Einstellungsmarkt in Puerto Rico hat 2026 mit einem Net Employment Outlook (NEO) von 48 % an Stärke gewonnen. Das wachsende Interesse von US-Unternehmen, Puerto Rico als Standort für Technologie- und Supportdienstleistungen zu nutzen, hat zu dieser Entwicklung beigetragen. Einer der größten Vorteile ist, dass US-Bürger im Land ohne Arbeitserlaubnis arbeiten und leben können und dass die Geschäftspraktiken US-Unternehmen vertraut sind.

Globale Handelsstörungen haben zudem ein erneutes Interesse an der Rückverlagerung der Fertigung geweckt, wobei Puerto Rico eine Top-Wahl dafür ist. Dies hat eine Nachfrage nach Stellen in den Bereichen Produktion, Logistik, Transport und Lieferkettenmanagement geschaffen.

Compliance-Risiken, die Arbeitgeber kennen müssen

Compliance-Pflicht	Was Arbeitgeber wissen müssen
Arbeitsverträge	Der Vertrag kann in jeder Sprache verfasst werden, solange der Arbeitnehmer diese Sprache versteht. Elektronische Empfangsbestätigungen, Annahmen oder Unterschriften in einem Arbeitsvertrag haben dieselbe Rechtswirkung wie schriftliche.
Probezeiten	Automatische Probezeit von 9 Monaten für allgemeine Arbeitnehmer und 12 Monaten für bestimmte leitende Positionen. Durch eine schriftliche, von beiden Parteien vereinbarte Abmachung kann die Probezeit verkürzt werden.
Kündigungen	Arbeitnehmer dürfen nicht jederzeit oder aus beliebigem Grund entlassen werden. Kündigungen erfordern entweder eine einvernehmliche Vereinbarung, den Ablauf eines Vertrags, die Kündigung oder den Ruhestand des Arbeitnehmers oder einen triftigen Grund (just cause).
Kündigungsfristen	Das lokale Arbeitsrecht schreibt keine verbindliche Kündigungsfrist vor, EOR-Anbieter können jedoch interne Zeitpläne für die Abwicklung von Abfindungsleistungen und Endabrechnungen des Gehalts festlegen.
Abfindung	Eine Abfindung ist für berechtigte Arbeitnehmer nach Act 80 nur vorgeschrieben, wenn eine Kündigung „ohne triftigen Grund“ erfolgt. Für Arbeitnehmer, die am oder nach dem 26. Januar 2017 eingestellt wurden:
Basis: 3 Monatsgehälter Zuzüglich: 2 Wochengehälter für jedes volle Dienstjahr Begrenzt auf maximal neun Monatsgehälter. Arbeitnehmer, die vor der Reform vom 26. Januar 2017 eingestellt wurden, behalten ihre Abfindungsansprüche aus der Zeit vor diesem Datum.

Warum einen EOR für Einstellungen in Puerto Rico nutzen?

Ein unbestreitbarer Vorteil für Arbeitgeber, die in Puerto Rico einstellen, ist die Nähe zu den USA und die vertrauten Geschäftspraktiken. Puerto Rico teilt eine Reihe bundesstaatlicher Arbeitsgesetze mit den USA, was Unternehmen den Markteintritt erleichtert, hat aber auch eigene Gesetze und Beschäftigungsstrukturen.

Ausländische Unternehmen, die in diesen Markt eintreten möchten, müssen dennoch eine juristische Person gründen und die erforderliche Infrastruktur aufbauen, um die lokalen Vorschriften zu Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Compliance einzuhalten. Ein EOR wie Rivermate übernimmt die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers und nutzt seine eigene Infrastruktur, um die Beschäftigungsvorschriften Puerto Ricos einzuhalten. So können Sie sich auf Ihre Geschäftsziele und die täglichen operativen Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden konzentrieren.

Rivermate kümmert sich um die Komplexität des puerto-ricanischen Arbeitsmarkts, damit Sie es nicht tun müssen.

Bereit, in Puerto Rico einzustellen?

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Quellen:
Puerto Rico Employment Law Requirements 101 - GovDocs
Resources for Puerto Rico | U.S. Department of Labor
https://www.trabajo.pr.gov/
“Labor Transformation and Flexibility Act”