Een knowledge management system (KMS) is een hulpmiddel dat bedrijven helpt hun organisatiekennis effectief te organiseren en te ontsluiten. Het centraliseert bedrijfskennis in een knowledge base, waardoor gemakkelijke toegang tot informatie mogelijk is voor werknemers en externe belanghebbenden.
Types van Knowledge Bases
Internal Knowledge Base: Bevat privé- of vertrouwelijke informatie die alleen toegankelijk is voor de teamleden van het bedrijf. External Knowledge Base: Bevat informatie die toegankelijk is voor klanten, cliënten, belanghebbenden of het grote publiek.
Functies van Knowledge Management Systems
Knowledge management systems automatiseren het proces van het verzamelen, opslaan en delen van kennis binnen een organisatie. Ze vergemakkelijken eenvoudige navigatie door grote hoeveelheden informatie, bieden krachtige zoekmogelijkheden en maken aanpassing en onderhoudsautomatisering mogelijk.
Types van Knowledge Management Systems
Enterprise-wide Knowledge Management Systems: Ondersteunen bedrijfsbrede inspanningen om kennis te verzamelen, op te slaan, te distribueren en toe te passen. Ze omvatten vaak tools voor groepssamenwerking, portals, zoektools en classificatietools. Knowledge Work Systems (KWS): Ondersteunen het creëren van nieuwe kennis en de integratie ervan in een organisatie, vaak afgestemd op specifieke operaties zoals financiële analyse. Intelligente Systemen: Gebruiken kunstmatige intelligentie om complexe tacit knowledge vast te leggen en te behouden, voornamelijk gebruikt in wetenschap, geneeskunde en zaken.
Alternatieve Knowledge Management Tools
Verschillende tools en software, zoals document management systems, content management systems, databases, intranets en wikis, dienen als alternatieve knowledge management oplossingen afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het budget en de behoeften.
Voordelen van een effectief Knowledge Management System
Verhoogde Klantbeleving: Maakt proactieve oplossing van klantvragen mogelijk, wat leidt tot meer tevredenheid. Verlaagde Supportkosten: Vermindert het aantal supporttickets, waardoor teams zich kunnen richten op complexe problemen. Verbeterde Bedrijfsresultaten: Bevordert kennisdeling, samenwerking en innovatie onder teamleden. Verbeterde Gegevensbeveiliging: Biedt aanpasbare toestemmingscontrole en versterkt de beveiliging van documenten. Gestroomlijnde Probleemoplossing: Centraliseert organisatiekennis, waardoor snelle toegang tot relevante informatie voor probleemoplossing mogelijk is.