HRMS is een gestroomlijnd, cloud-gebaseerd systeem dat is ontworpen om de mogelijkheid van HR-professionals te verbeteren om werknemers te beheren en HR-gerelateerde gegevens met grotere nauwkeurigheid, efficiëntie en gemak te genereren. Door gebruik te maken van geautomatiseerde processen en een gecentraliseerde database faciliteert HRMS snelle opslag, bijwerking en delen van informatie, samen met realtime, op gegevens gebaseerde rapportages.
Belangrijkste functionaliteiten in een HRMS
Wanneer aangepast aan de behoeften van de organisatie, minimaliseert of elimineert HRMS HR-werkdocumenten door workflows te coördineren, management en werknemers op de hoogte te houden van belangrijke HR-beleidslijnen en gegevens. Veel voorkomende functionaliteiten die door HRMS worden gedekt, omvatten onboarding, offboarding, prestatiebeheer, gegevensbeheer, benefits administratie, sollicitant tracking, verlofaanvragen, roosterwijzigingen en opvolgingsplanning.
HRMS vs. HRIS vs. HCM: Wat is het verschil?
Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er belangrijke verschillen: HRIS: Staat voor Human Resource Information System, voornamelijk gericht op het elektronisch opslaan van werknemersinformatie, inclusief basis HR-functionaliteiten zoals documentbeheer, aanwezigheidsregistratie en beloningsbeheer. HRMS: Moderne uitbreiding van HRIS, omvat alle HRIS-functies en meer, zoals sollicitant tracking en leer- en ontwikkelingsfunctionaliteiten. HCM: Staat voor Human Capital Management, omvat taken van sollicitant screening tot werknemersmonitoring, inclusief beloning, benefits, planning, prestatie en meer. Tegenwoordig omvat uitgebreide HRMS-systemen effectief zowel HRIS- als HCM-functionaliteiten.
Waarom bedrijven een HRMS zouden moeten gebruiken
Het implementeren van een HRMS biedt verschillende voordelen, waaronder: Hogere nauwkeurigheid en snelheid bij diverse HR-taken, dankzij gecentraliseerde gegevensopslag. Snellere en kostenefficiënte recruitmentprocessen. Verbeterde werknemerbetrokkenheid, retentie en optimalisatie van onboarding. Betere talentmanagement, opvolgingsplanning en besluitvorming met een holistisch overzicht van werknemersgegevens.
Wanneer een HRMS te implementeren
Het is tijd om over te stappen op een HRMS wanneer: Nauwkeurige financiële rapportage tijdrovend wordt. HR te veel tijd besteedt aan taken die werknemers zelfstandig kunnen uitvoeren. Arbeidskosten toenemen, wat inzicht vereist voor hogere winstgevendheid. Kritieke beslissingen inzicht vereisen in werknemersgegevens. Meer organisatie en transparantie nodig zijn naarmate de organisatie groeit. Gestroomlijnde onboarding-processen en talentmanagement essentieel worden. Onnauwkeurigheden in werknemersbeheer en informatie rapportage leiden tot financiële verliezen.