Formulier I-9, of het "Employment Eligibility Verification Form," is een essentieel document dat in de Verenigde Staten wordt gebruikt om de identiteit en werkvergunning van personen die voor werk in het land worden aangenomen te verifiëren. Afgedwongen door de US Department of Homeland Security's US Citizenship and Immigration Services (USCIS), is het van vitaal belang voor het waarborgen van naleving van immigratiewetten en het voorkomen van ongeautoriseerd werk.
Voltooiing van Formulier I-9
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om Formulier I-9 in te vullen bij het aannemen van nieuwe werknemers, waaronder US burgers, niet-burgers, wettige permanente bewoners en niet-burgers die gemachtigd zijn om in de VS te werken. Het formulier bestaat uit twee secties, waarbij Sectie 1 door de werknemer moet worden ingevuld en Secties 2 en Supplement B door de werkgever. Laatstgenoemde moet gedetailleerde instructies geven om het invulproces te vergemakkelijken.
Tijdlijn en Bewaarvereisten
Formulier I-9 moet binnen de eerste drie werkdagen na de start van het werk door de werknemer worden ingevuld. Daarnaast moeten werkgevers Formulier I-9 bewaren voor elke huidige werknemer tot de beëindigingsdatum of drie jaar na indiensttreding, afhankelijk van wat later is. Deze formulieren kunnen worden geïnspecteerd door verschillende overheidsinstanties om naleving te waarborgen.
Gevolgen van Niet-naleving
Het niet correct uitvoeren van I-9-verificatie kan leiden tot zware boetes, uitsluiting van overheidscontracten en strafrechtelijke gevolgen. Werkgevers moeten ook voorkomen dat ze het I-9-proces gebruiken voor discriminerende praktijken op basis van nationale herkomst, burgerschap of immigratiestatus, wat tot juridische problemen kan leiden.
Best Practices en Up-to-date Blijven
Best practices voor I-9-verificatie omvatten het trainen van HR-personeel, het uitvoeren van interne audits en het gebruik van elektronische systemen voor het beheren van formulieren. Up-to-date blijven over wijzigingen met betrekking tot I-9-verificatie kan worden bereikt door de officiële USCIS-website te monitoren, zich in te schrijven voor nieuwsbrieven en deel te nemen aan HR-compliance webinars.
Recente Updates en Veelvoorkomende Fouten
Recente updates van Formulier I-9 omvatten de uitgifte van een nieuw formulier en wijzigingen in verificatieprocedures vanwege de pandemie. Veelvoorkomende fouten bij I-9-verificatie zijn onder meer te late invulling van het formulier en fouten bij het beoordelen van documenten, wat kan leiden tot niet-naleving en boetes.
I-9 Verificatie voor Employer of Record (EOR)
I-9 Verificatie voor Employer of Record (EOR) houdt in dat de identiteit en werkvergunning van een nieuw aangenomen werknemer worden bevestigd of opnieuw gevalideerd. EORs zorgen voor naleving door identiteitsdocumenten te controleren en het I-9 formulier in te vullen, volgens de bijgewerkte verificatieprocessen.
Global Hiring en Remote Work Implicaties
Voor bedrijven die binnen de VS aannemen, is I-9-verificatie cruciaal, ongeacht hun basislocatie. Bij remote werken kan het verificatieproces complex zijn, maar gemachtigde vertegenwoordigers kunnen de naleving faciliteren door documenten fysiek te beoordelen namens werkgevers.