Een factuur is een commercieel document dat dient als een registratie van een transactie tussen een koper en een verkoper, met details over de geleverde goederen of diensten en het verschuldigde bedrag.
Essentiële elementen van een factuur:
Factuurnummer: Een unieke identificatie voor trackingdoeleinden. Datum: Tijdstempel met de datum van uitgifte en vervaldatum voor betaling. Zakelijke contactgegevens: Contactgegevens van zowel koper als verkoper. Omschrijving van goederen en diensten: Regel-voor-regel details inclusief hoeveelheid, eenheidsprijs, belastingtarieven en totale kosten. Totaalbedrag verschuldigd: De som van alle regelkosten, inclusief kortingen en belastingen. Betalingsvoorwaarden: Duidelijke voorwaarden met vermelding van vervaldata, kortingen en boetes bij te late betaling.
Facturen zijn essentieel voor professionele transacties, en dienen onder andere voor:
Tijdige betaling aanvragen van klanten. Nauwkeurige financiële administratie bijhouden. Betalingen volgen en boekhouding beheren. Juridische bescherming bieden. Faciliteren van belastingaangifte en naleving. Documenteren van voltooide werkzaamheden, vooral voor op uren gebaseerde facturering. Ondersteunen van bedrijfsanalyse en besluitvorming.
Types van facturen:
Pro-forma factuur: Biedt een geschatte kostenopbouw voorafgaand aan de definitieve transactie. Commerciële factuur: Gebruikt voor douanedeklaraties in internationale handel. Creditnota's: Uitgegeven om fouten in eerder uitgebrachte facturen te corrigeren. Urenstaatfactuur: Facturering op basis van gewerkte uren. Retainer factuur: Verzamelt vooruitbetaling voor toekomstige producten of diensten. Terugkerende factuur: Gebruikt voor regelmatige, herhalende transacties op vaste intervallen.