Work permits and visas in Indonesië

Navigeren door Indonesische Werkvergunningen & Visa's voor Werkgevers en Verhuisde Professionals

Indonesië is uitgegroeid tot een topbestemming voor internationaal talent, en staat hoog aangeschreven als voorkeursland voor expats. Voor werkgevers die buitenlandse werknemers aannemen of verhuizen naar Indonesië, en voor professionals met een baanaanbod of bedrijfsponsor, is het begrijpen van het werkvergunning- en visaproces cruciaal. De Indonesische overheid handhaaft strikte immigratieregels; buitenlanders kunnen niet werken op een toeristenvisum, en niet-naleving kan leiden tot hoge boetes of zelfs gevangenisstraf. Deze gids legt Indonesië’s werkvergunningen en visa in detail uit, met duidelijke secties voor eenvoudige navigatie. Ze is afgestemd op werkgevers die wereldwijde talentbewegingen beheren en op verhuisde professionals in Indonesië die compliant moeten blijven. We behandelen de soorten visa, geschiktheidsvereisten, aanvraagstappen en tips voor soepele, legale aanwervingen.

Waarom Immigratiecompliance Belangrijk is voor Werkgevers in Indonesië

Als je buitenlandse werknemers naar Indonesië brengt, is naleving van immigratie- en arbeidswetten niet onderhandelbaar. Indonesië handhaaft haar werkvergunningregels streng. Buitenlanders die zonder de juiste werkvisum of vergunning werken, kunnen boetes tot IDR 500 miljoen en vijf jaar gevangenisstraf krijgen, terwijl het te lang blijven op een visum boetes van IDR 1 miljoen per dag met zich meebrengt. Werkgevers die de regels overtreden riskeren boetes van IDR 36 miljoen. Duidelijk, de inzet is hoog voor zowel de werknemer als het bedrijf.

Deze strenge maatregelen weerspiegelen Indonesië’s doel om lokale banen te beschermen en te zorgen dat buitenlandse werknemers aan de wettelijke vereisten voldoen. Een werkvergunning systeem integreert buitenlandse werknemers ook in Indonesië’s arbeidskader, inclusief inschrijving in de nationale sociale zekerheid en naleving van lokale arbeidsnormen. Voor werkgevers betekent dit dat je de juiste visa moet sponsoren, alle procedures moet volgen en documentatie op orde moet houden. Het niet doen kan leiden tot juridische problemen, projectvertragingen en reputatieschade.

De kern voor werkgevers: probeer geen shortcuts of “workarounds” wanneer het om Indonesische visa’s gaat. Voldoe aan het officiële proces of werk samen met experts. Gezien de complexiteit en de gevolgen, besluiten veel bedrijven “werkvergunningvertragingen te voorkomen met een EOR.” Een Employer of Record (EOR) kan de lokale compliance voor je regelen. Laten we eerst begrijpen wie een werkvergunning nodig heeft en welke visumopties er bestaan.

Wie Heeft een Werkvergunning Nodig in Indonesië?

In Indonesië moet elke buitenlandse national die werkt of in dienst is, beschikken over de juiste werkvergunning. Deze vereiste geldt voor alle sectoren en functietypes. Met andere woorden, als iemand geen Indonesische burger is en werkzaamheden verricht (gedefinieerd als inkomsten genereren of in Indonesië in dienst zijn), moet hij door het werkvisum en vergunningproces. Er zijn geen uitzonderingen voor kortdurend werk of deeltijdfuncties—alle niet-burgers moeten een geldig werkvisum/vergunning hebben om in Indonesië te werken.

Zakenreizigers naar Indonesië: Ken je Limieten

Buitenlanders die naar Indonesië komen voor zakelijke bijeenkomsten, conferenties, trainingen of andere niet-werkgerelateerde activiteiten, kunnen een zakelijk visum gebruiken voor toegang, en hebben geen werkvergunning nodig zolang ze niet formeel in de lokale arbeidsmarkt worden ingezet. Indonesië biedt een single-entry Business Visa (B211) voor activiteiten zoals conferenties of het verkennen van zakelijke kansen voor maximaal 60 dagen. Echter, geen daadwerkelijk productief werk of inkomsten genererend werk is toegestaan op een zakelijk visum. Werkgevers moeten oppassen dat personeel geen reguliere taken onder een zakelijk visum uitvoert, omdat dit de regelgeving zou schenden.

Voor tijdelijke projecten, als een buitenlandse werknemer slechts voor een zeer korte opdracht komt (bijvoorbeeld een paar weken kennisoverdracht of installatie van apparatuur), kan een zakelijk- of kortverblijfsvisum volstaan, maar bij twijfel is het verkrijgen van een werkvergunning aan te raden. Indonesië staat niet toe dat buitenlanders werken op toeristenvisa onder welke omstandigheden dan ook. Classificeer het bezoek altijd correct—werken, zelfs kortdurend, zonder werkvergunning kan leiden tot boetes.

Samengevat: Elke buitenlander die salaris ontvangt of werk verricht in Indonesië, heeft een werkvergunning nodig. De enige uitzonderingen zijn degenen met een zakelijk visum voor strikt niet-arbeidsactiviteiten of de nieuwe categorie van remote workers (besproken later) die in het buitenland in dienst blijven en niet de lokale arbeidsmarkt betreden. Vervolgens gaan we de soorten visa en vergunningen bekijken die relevant zijn voor het in Indonesië aannemen van buitenlanders.

Belangrijke Indonesische Werkvisumtypes voor Verhuisde Professionals

Het immigratiesysteem van Indonesië kan verwarrend lijken omdat meerdere documenten betrokken zijn bij het aannemen van een buitenlandse werknemer. Voor werkgevers en verhuisde professionals zijn de belangrijkste visa- en vergunningstypes:

Expatriate Placement Plan (RPTKA): Jouw Eerste Stap in Indonesië

Dit is niet echt een visum, maar een verplichte werktoestemming. De RPTKA (Rencana Penempatan Tenaga Kerja Asing) is een goedkeuring van het Ministerie van Arbeid die een bedrijf machtigt om een buitenlandse werknemer in een specifieke rol aan te nemen. Een RPTKA moet worden verkregen voordat een werkvisum kan worden afgegeven. Het schetst waarom een buitenlandse medewerker nodig is en bevestigt dat de positie voor buitenlanders is toegestaan.

Temporary Stay Visa (VITAS): Toegang tot Indonesië voor Werk

Dit is het toegangsvisum voor een buitenlandse werknemer. Zodra een RPTKA is goedgekeurd, krijgt de werkgever een visumgoedkeuring (vaak een telex) en vraagt de buitenlandse werknemer een VITAS aan bij een Indonesische ambassade/consulaat. De VITAS (Visa Izin Tinggal Terbatas) wordt meestal uitgegeven onder index C312 voor werkdoeleinden (professionele werknemers) en geeft de houder toestemming om Indonesië binnen te komen om te werken. In essentie is de VITAS een beperkt verblijfvisum gekoppeld aan werk.

Limited Stay Permit (KITAS/ITAS): Jouw Indonesische Verblijfsvergunning

Bij aankomst in Indonesië met een VITAS moet de buitenlandse national deze omzetten in een KITAS (Kartu Izin Tinggal Terbatas), ook bekend als ITAS (Izin Tinggal Terbatas). De KITAS is de tijdelijke verblijfsvergunning waarmee iemand kan wonen en werken in Indonesië voor een bepaalde periode. Deze is meestal geldig voor 6 tot 12 maanden (soms tot 2 jaar voor bepaalde functies of investeerders). De KITAS is een fysieke kaart die dient als bewijs van de beperkte verblijfsvergunning. Een KITAS gesponsord door een Indonesisch bedrijf geeft ook toestemming om te werken in de goedgekeurde functie.

Werkvergunning (IMTA of Notification): Officiële Werktoestemming in Indonesië

In de praktijk gaf Indonesië vroeger een document uit genaamd IMTA (Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing)—de officiële werkvergunning. De procedure is recentelijk geïntegreerd in online systemen, maar werkgevers verwijzen nog vaak naar “het verkrijgen van de IMTA” als de stap waarbij het Ministerie van Arbeid toestemming verleent om de buitenlander te laten werken, na goedkeuring van RPTKA. Dit is effectief de uitgifte van de werkvergunning, nu vaak via een online systeem nadat de RPTKA is goedgekeurd.

Zakelijk Visum voor Indonesië (voor niet-arbeidsdoeleinden)

Zoals vermeld, is een Zakelijk Visum (B211) beschikbaar voor kortdurende bezoeken (tot 60 dagen, verlengbaar) voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Werkgevers kunnen dit gebruiken als bijvoorbeeld een buitenlandse partner of medewerker van een buitenlandse entiteit Indonesië bezoekt voor vergaderingen of training. Het staat niet toe dat er een arbeidsrelatie wordt aangegaan in Indonesië. Geen lokaal salaris of formele werkzaamheden mogen plaatsvinden onder dit visum.

Digital Nomad Visum (Remote Worker KITAS) voor Indonesië

In 2024 introduceerde Indonesië een “Remote Worker Visa” (visumcode E-33). Vaak genoemd de Digital Nomad Visa, het stelt buitenlandse remote professionals in staat om tot 1 jaar in Indonesië (bijvoorbeeld Bali) te wonen terwijl ze op afstand werken voor een buitenlands bedrijf of hun eigen bedrijf in het buitenland. Opmerkelijk is dat deze E33 “remote worker KITAS” bewijs vereist van buitenlandse tewerkstelling en een relatief hoog inkomen (bijvoorbeeld minimaal USD 60.000 per jaar). Het laat de persoon in Indonesië verblijven en werken voor hun buitenlandse werkgever, maar staat niet toe dat ze lokaal Indonesisch werk gaan doen of in lokale zakelijke activiteiten betrokken raken. Voor werkgevers met een remote workbeleid kan deze visumoptie een manier zijn voor een werknemer om tijdelijk in Indonesië te wonen zonder dat het bedrijf een lokale entiteit opricht.

Permanent Verblijfsvergunning (KITAP) in Indonesië

Buitenlandse werknemers die langdurig in Indonesië verblijven, kunnen streven naar permanente verblijfsstatus. Een KITAP (Kartu Izin Tinggal Tetap) is een permanente verblijfsvergunning. Deze is alleen beschikbaar nadat men minimaal drie opeenvolgende jaren een KITAS (tijdelijk verblijf) heeft gehad, en meestal met sponsoring (door een werkgever of Indonesische partner). Werkgevers zullen doorgaans niet meteen met een KITAP werken, maar als een gewaardeerde buitenlandse werknemer langdurig in Indonesië blijft, kan de KITAP een optie zijn voor het verkrijgen van een 5-jarige permanente verblijfsstatus.

Kort samengevat: voor de meeste aanwervingsscenario’s zijn de essentiële stappen RPTKA → VITAS → KITAS, met de onderliggende werkvergunning/IMTA daartussen. Zakelijke visa zijn voor korte bezoeken zonder werk, en de nieuwe remote worker visum is een speciale categorie voor buitenlandse werknemers. In de volgende secties bekijken we wat nodig is om in aanmerking te komen voor een werkvergunning en doorlopen we het aanvraagproces stap voor stap.

Vereisten voor een Indonesische Werkvergunning: Werkgever- en Werknemerscriteria

Het verkrijgen van een werkvergunning in Indonesië vereist dat zowel de werkgever (sponsoringbedrijf) als de buitenlandse werknemer aan bepaalde criteria voldoen. Het proces is ontworpen om te verzekeren dat alleen gekwalificeerde professionals worden aangenomen voor functies die echt buitenlands talent vereisen, en dat Indonesische arbeidsbeleid (zoals training van locals) wordt nageleefd. Hier splitsen we de belangrijkste geschiktheidscriteria en benodigde documenten.

Vereisten en Verantwoordelijkheden van Werkgevers voor Aanwerving in Indonesië

Elk bedrijf in Indonesië dat een buitenlandse werknemer wil sponsoren, moet correct zijn opgericht en aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Rechtspersoon & Kapitaal: De sponsorerende werkgever moet een wettelijk geregistreerde entiteit zijn in Indonesië (zoals een PT of PT PMA) met voldoende kapitaal. Bijvoorbeeld, bedrijven moeten doorgaans een minimum betaald kapitaal van IDR 1 miljard (ongeveer USD 70.000) tonen voordat ze buitenlanders kunnen aannemen. De oprichtingsakte en ministeriële goedkeuringen zijn vereist voor de werkvergunningaanvraag.
• Toegelaten Posities: De functie die wordt aangeboden aan de buitenlandse werknemer moet openstaan voor buitenlanders volgens Indonesische regelgeving. Sommige functies, vaak in HR, juridische of andere gespecialiseerde velden, zijn beperkt tot Indonesische burgers. De RPTKA-procedure beoordeelt of de positie toegestaan is voor een buitenlander. Over het algemeen worden “experts” of hooggekwalificeerde functies geprefereerd, terwijl instapfuncties niet aan expats kunnen worden gegeven.
• Eén Lokale Tegenhanger: Indonesisch beleid vereist kennisoverdracht. Voor elke buitenlandse aanwerving moet het bedrijf een Indonesische werknemer aanwijzen als tegenhanger/onderwijzer. Minimaal één lokale werknemer “schaduw” laten lopen of trainen is verplicht, en een opleidings-/educatieplan voor de Indonesische tegenhanger moet worden ingediend bij de RPTKA-aanvraag.
• Werknemersverhouding en Bedrijfsgrootte: Zeer kleine bedrijven mogen doorgaans geen expats aannemen. Middelgrote bedrijven kunnen worden beperkt (bijvoorbeeld max 2 buitenlandse werknemers), en grotere ondernemingen mogen meer aannemen, mits ze een ratio van 1 buitenlander : 1 lokaal werknemer handhaven. Als een Indonesiër de functie kan vervullen, kan de overheid de werkvergunning-aanvraag weigeren.
• Overheidsaanbevelingen: Afhankelijk van de sector kan de werkgever extra goedkeuring nodig hebben. Bijvoorbeeld, bedrijven in sectoren zoals onderwijs, olie en gas, of mijnbouw moeten een aanbevelingsbrief verkrijgen van het relevante technische ministerie ter ondersteuning van de buitenlandse aanwerving. Deze brief wordt bij de RPTKA-procedure gevoegd.
• Verplichte Rapportages: Het bedrijf moet in goede staat verkeren qua arbeidsrapportages. Ze moeten bijvoorbeeld de Wajib Lapor Ketenagakerjaan (WLK) indienen—een jaarlijkse arbeidsrapportage met alle werknemers (lokaal en expat). Autoriteiten gebruiken dit om bij te houden hoeveel buitenlanders het bedrijf al in dienst heeft.
• Expats Training Fonds (DPKK): Voor elke buitenlandse werknemer moet de werkgever budgetteren voor de Skill Development Fund (DKP-TKA). Dit is een overheidheffing van USD $100 per maand per expat, bedoeld om opleidingsprogramma’s voor Indonesische werknemers te financieren. De vergoeding wordt jaarlijks vooraf betaald (ongeveer $1.200 voor een werkvergunning van één jaar) en betalingsbewijs is vereist voordat de werkvergunning wordt afgegeven.
• Sponsoring en Naleving: De werkgever moet akkoord gaan als visa sponsor voor de buitenlandse national. Dit betekent verantwoordelijkheid nemen voor de immigratiestatus van de persoon, vanaf de eerste visumdocumenten tot het zorgen dat ze zich registreren bij lokale autoriteiten bij aankomst. Het bedrijf moet ook alle overheidskosten dekken die verband houden met de RPTKA, visum, KITAS, enzovoort. Daarnaast moeten ze de buitenlandse werknemer inschrijven in Indonesië’s sociale zekerheids- (BPJS) en belastingstelsels zodra de persoon op de loonlijst staat.
• Documentatie voor Werkgevers in Indonesië: Tijdens de aanvraag moet het bedrijf een uitgebreide set documenten indienen. Deze omvatten meestal: bedrijfsvergunningen en registraties, belastingidentificatienummer (NPWP), statutaire documenten (Oprichtingsakte, bedrijfsartikelen), een organigram dat de buitenlandse rol in de context toont, ID van de vertegenwoordiger van het bedrijf, en ID van een Indonesische collega, en bedrijfsbriefpapier met stempel. Verklaringsbrieven waarin wordt uitgelegd waarom een buitenlandse medewerker nodig is, worden ook vaak gevraagd.

Deze documenten worden gebruikt in verschillende fasen (RPTKA, werkvergunning, KITAS). Werkgevers moeten ze vooraf voorbereiden om vertragingen te voorkomen. Samengevat: de sponsorerende werkgever moet een legitiem, goed gevestigd bedrijf zijn dat de buitenlandse aanwerving kan rechtvaardigen en zich committeert aan het trainen van locals, terwijl hij alle rapportage- en kostenverplichtingen nakomt. Nu bekijken we wat er van de buitenlandse werknemer wordt verwacht.

Geschiktheid van Buitenlandse Werknemers voor Verhuisde Professionals in Indonesië

Een buitenlandse professional die een baan in Indonesië krijgt, moet aan bepaalde persoonlijke criteria voldoen om in aanmerking te komen voor een werkvisum. Indonesische autoriteiten willen zekerstellen dat inkomende werknemers gezond, van goed gedrag en echt gekwalificeerd zijn in hun vakgebied. Belangrijke geschiktheidsvereisten zijn:

• Gezondheid: De persoon moet gezond zijn en een medisch onderzoek doorstaan vóór aankomst. Vaak is een gezondheidsverklaring of medisch rapport vereist als onderdeel van de visumaanvraag. Indonesië kan ook bewijs vragen van COVID-19-vaccinatie of andere vaccinaties.
• Karakter: Aanvragers moeten van goed gedrag zijn en oprechte intenties hebben om te werken. In de praktijk betekent dit dat een politiecertificaat (criminal background check) uit hun thuisland vaak nodig is om aan te tonen dat ze geen ernstig strafblad hebben.
• Voldoende Fondsen: Hoewel de werkgever het visum sponsort, verwacht Indonesië nog steeds dat buitenlandse nationalen persoonlijke fondsen hebben om zichzelf in eerste instantie te ondersteunen. Aanvragers moeten mogelijk een bankafschrift of financieel bewijs tonen dat ze de levensonderhoudskosten kunnen dekken bij aankomst.
• Bevestigde Werkgelegenheid: Cruciaal is dat de buitenlandse national een baanaanbod en een sponsoringbedrijf heeft voordat een werkvisum wordt afgegeven. Een brief van indiensttreding of opdracht van de Indonesische werkgever is vereist in de aanvraag. Indonesië staat niet toe dat men “baan zoeken” visa krijgt—je moet eerst worden aangenomen, daarna sponsort het bedrijf je werkvergunning.
• Opleiding en Ervaring: De kandidaat moet kwalificaties en vaardigheden bezitten die het aannemen van een niet-lokale rechtvaardigen. Typisch wordt een universitair diploma of relevante hogere opleiding verwacht voor professionele functies, en minimaal vijf jaar werkervaring in het vakgebied voor de werkvergunning. Werkgevers zullen het diploma van de buitenlander indienen (met gecertificeerde vertaling indien niet in Engels/Indonesisch) en een certificaat of brief die 5+ jaar ervaring bewijst. Deze documenten moeten vaak gestempeld en ondertekend worden door het aannemingsbedrijf om authenticiteit te bevestigen.
• Geldigheid Paspoort: Het paspoort van de buitenlandse werknemer moet nog voldoende lang geldig zijn. Indonesië vereist doorgaans minimaal 18 maanden geldigheid op het moment van werkvisumaanvraag. Dit dekt de visumduur plus een buffer. Een kleurenkopie van de identificatiepagina van het paspoort wordt ingediend, en deze moet duidelijk en in kleur zijn.
• Curriculum Vitae: Een gedetailleerd CV dat de professionele achtergrond van de persoon toont, is vereist. Het moet vaak worden onderschreven door de werkgever (ondertekend en gestempeld) om de werkgeschiedenis te bevestigen.
• Pasfoto’s: De aanvrager moet pasfoto’s in pasformaat aanleveren (meestal in kleur, met een rode of blauwe achtergrond volgens Indonesische specificaties). Gewoonlijk zijn 2 foto’s van 4x6cm vereist voor de werkvergunning/KITAS-procedure.
• Verzekering: Buitenlandse werknemers moeten een ziektekosten- of levensverzekering hebben bij een door Indonesië geautoriseerde verzekeraar. Vaak is bewijs van een in Indonesië uitgegeven verzekeringspolis vereist voor de werkvergunning. Sommige werkgevers regelen dit door de werknemer in te schrijven bij het nationale gezondheidssysteem of een privéplan.
• Leeftijdscriteria: Indonesië stelt doorgaans geen strikte leeftijdslimiet voor de meeste buitenlandse aanstellingen. In specifieke sectoren zoals olie en gas worden echter regels gesteld dat technische experts tussen de 30 en 55 jaar oud moeten zijn. Hogere managementposities (directeuren, GMs) zijn vrijgesteld van die leeftijdsrange.
• Gezinsdocumenten (indien van toepassing): Als de buitenlandse werknemer met gezin verhuist, zijn aanvullende documenten nodig voor hun afhankelijke visa. Voor een echtgenoot is een huwelijksakte (vertaald en gelegaliseerd indien door een buitenlands land uitgegeven); voor kinderen zijn geboorteaktes nodig. Elke afhankelijke moet ook kopieën van paspoorten en foto’s aanleveren.

Zoals je ziet, wil Indonesië vooral zekerstellen dat een buitenlandse werknemer gezond, wetgevingsgetrouw, financieel stabiel en echt gekwalificeerd is voor de baan. Deze maatregelen beschermen de lokale arbeidsmarkt door buitenlandse aanstellingen te beperken tot functies die speciale expertise vereisen. Als werkgever is het verstandig om vroeg te controleren of je kandidaat aan deze criteria voldoet—het bespaart tijd om bijvoorbeeld te weten of hun diploma of ervaring voldoet aan de eisen van de autoriteiten. Zodra zowel het bedrijf als de werknemer aan de voorwaarden voldoen, kun je verder gaan met het aanvraagproces.

Stap-voor-stap Werkvergunning- en Visumproces in Indonesië voor Werkgevers

Het aannemen van een internationale werknemer in Indonesië vereist het doorlopen van verschillende bureaucratische stappen. Zowel de werkgever als de werknemer hebben taken te volbrengen. Hieronder een gestructureerde stap-voor-stap gids voor werkgevers die een buitenlandse werknemer’s vergunning en visum sponsoren, van de eerste planning tot formaliteiten na aankomst:

Stap 1: Expatriate Placement Plan (RPTKA) Goedkeuring voor Werkgevers in Indonesië

Het proces begint met het verkrijgen van goedkeuring om een buitenlander aan te nemen. De werkgever moet een RPTKA-aanvraag indienen bij het Ministerie van Arbeid. In deze aanvraag vermeld je de te vervullen functie, waarom een buitenlandse medewerker nodig is (onderbouwing van expertise), de duur van het dienstverband en informatie over de kandidaat. Belangrijke punten:

• Invullen van het RPTKA-formulier met alle vereiste details.
• Bijvoegen van ondersteunende documenten, zoals de bedrijfsvergunningen, organigram en de brief waarin de behoefte aan een buitenlandse werknemer wordt uitgelegd.
• Indien vereist voor je sector, inclusief dat technische ministerie-aanbevelingsbrief.
• Indienen bij het Ministerie van Arbeid (Kementerian Ketenagakerjaan).

Na indiening beoordeelt het ministerie de RPTKA om te verzekeren dat het aannemen van een buitenlander in overeenstemming is met arbeidsregels en geen nadeel vormt voor lokale werknemers. Ze bekijken of de rol door een Indonesiër kan worden ingevuld, en of het bedrijf heeft voldaan aan ratio- en opleidingsverplichtingen. Als alles in orde is, wordt goedkeuring verleend. Tijdlijn: RPTKA-goedkeuring kan enkele dagen tot een paar weken duren. Met een goedgekeurde RPTKA kun je doorgaan naar de volgende stap.

Stap 2: Uitgifte Werkvergunning (IMTA of Notification) voor Werkgevers in Indonesië

Met RPTKA-goedkeuring gaat de werkgever verder om de daadwerkelijke werkvergunning (IMTA) voor de buitenlandse werknemer te verkrijgen. In veel gevallen zijn RPTKA-goedkeuring en IMTA-uitgifte gekoppeld in een online systeem. In wezen, na RPTKA, betaalt het bedrijf de DPKK-heffing (de $100/maand opleidingsfonds) en vraagt de werkvergunning aan bij het Ministerie van Arbeid. Belangrijke aspecten:

• DPKK-betaling: Betaal de vereiste Skill Development Fund (voor de duur van de goedgekeurde arbeid, bijvoorbeeld 12 maanden = $1.200). Bewijs van betaling wordt geüpload of ingediend. Dit gebeurt vóór de uitgifte van de IMTA.
• IMTA-aanvraag: Vroeger werd een apart IMTA-aanvraagformulier ingediend, maar nu wordt vaak via het RPTKA-platform de werkvergunning gegenereerd. Je moet mogelijk nog steeds de persoonlijke documenten van de kandidaat aanleveren.
• Werkvergunning goedkeuring: Als alles in orde is, geeft het Ministerie een IMTA of werkvergunning-goedkeuringsbrief/kennisgeving uit. Dit document wordt soms elektronisch geleverd. Het verleent toestemming voor de buitenlander om voor jouw bedrijf te werken in de gespecificeerde rol en termijn. Meestal is de eerste werkvergunning voor 12 maanden (of minder, afhankelijk van contract). Deze kan later worden verlengd. Opmerking: De IMTA is vaak gekoppeld aan een specifieke locatie en functietitel; wijzigingen in werkgever of rol vereisen een nieuwe aanvraag.

Op dit punt heeft de Indonesische overheid zowel de positie (RPTKA) als de persoon (IMTA) goedgekeurd. De focus verschuift nu naar immigratie voor het visum om Indonesië binnen te komen.

Stap 3: Verkrijgen van de VITAS (Tijdelijk Werkvisum) voor Toegang tot Indonesië

Met de RPTKA en werkvergunning goedkeuring, regelt de werkgever de Tijdelijke Verblijfsvisum (VITAS) voor de toegang van de werknemer tot Indonesië. Dit omvat coördinatie met de Indonesische Immigratiedienst en de Indonesische ambassade/consulaat waar de werknemer het visum aanvraagt. Het proces:

• De werkgever (of een agent namens hen) vraagt een VITAS-telex of visumgoedkeuringsbrief aan bij de Directie Generaal van Immigratie in Indonesië. Dit is een soort pre-goedkeuring die de ambassade vertelt het visum uit te geven. Je dient kopieën in van de RPTKA en IMTA-goedkeuringen, de pasgegevens van de werknemer, en andere info bij Immigratie. Zodra ze goedkeuren, sturen ze een visumautorisatie/nummer (telex) naar de aangewezen ambassade of consulaat in het buitenland.
• De werknemer gaat vervolgens naar de Indonesische Ambassade of Consulaat in zijn/haar thuisland (of een ander land zoals aangegeven) om het VITAS aan te vragen. Ze vullen een visumaanvraagformulier in en tonen vereiste documenten: paspoort, pasfoto’s, het telex-visumnummer, kopieën van RPTKA en IMTA, een gezondheidsverklaring en bewijs van reizen.
• Het consulaat stempelt de VITAS (Index C312) in het paspoort zodra alles in orde is. Dit is meestal een enkel-entry visum dat geldig is voor binnenkomst binnen 90 dagen. Het geeft de persoon toestemming om naar Indonesië te reizen en het om te zetten in een verblijfsvergunning. De VITAS vermeldt het doel (werk) en vaak de sponsoring.

Tijdlijn: Het verkrijgen van de telexvisumgoedkeuring duurt ongeveer 1 week. De uitgifte door het consulaat duurt meestal 5–10 werkdagen. In totaal, vanaf werkvergunning-goedkeuring tot het visumstempel, plan 2–3 weken. Het is verstandig dat de werknemer geen vluchten boekt totdat het visum is verleend, voor het geval er vertragingen optreden. Zodra de VITAS is afgegeven, kan de werknemer legaal Indonesië binnenkomen voor werk. Maar, de procedure is nog niet afgerond—aankomst activeert de volgende stappen om hun verblijfsstatus te finaliseren.

Stap 4: Omzetten van Visum naar KITAS (Beperkte Verblijfsvergunning) bij Aankomst in Indonesië

Na aankomst in Indonesië met de VITAS, moet de werknemer immigratieformaliteiten doorlopen om de KITAS (Limited Stay Permit) kaart te verkrijgen. Indonesisch recht vereist dat binnen 7 dagen na aankomst de buitenlandse national zich meldt bij het lokale immigratiekantoor om hun KITAS te regelen. Wat gebeurt hierbij:

• De werknemer (vaak vergezeld door HR of een agent) bezoekt het Immigration Office (Kantor Imigrasi) in de regio van hun verblijf/werk. Ze moeten hun paspoort meenemen (met de VITAS), kopieën van relevante documenten (RPTKA, werkvergunning, sponsor-brief), en pasfoto’s indien nog niet aangeleverd.
• Bij het immigratiekantoor wordt een conversieproces van VITAS naar ITAS doorlopen. Dit omvat het invullen van formulieren en biometrische gegevens—foto’s en vingerafdrukken worden genomen. De immigratiebeambte valideert de telex/visum en keurt de ITAS (tijdelijke verblijfsvergunning) goed.
• De uitkomst is de uitgifte van een KITAS-kaart (die een fysieke kaart kan zijn of in sommige gevallen een elektronische vergunning). De KITAS vermeldt de geldigheidsduur (bijvoorbeeld 6 of 12 maanden vanaf uitgiftedatum) en het doel (werken bij XYZ bedrijf).
• Samen met de KITAS krijgt de werknemer meestal een Multiple Exit Re-Entry Permit (MERP), of deze wordt geïntegreerd. Dit permit stelt hen in staat Indonesië te verlaten en opnieuw binnen te komen tijdens de geldigheid van de KITAS zonder deze te annuleren.

Opmerking: In sommige gevallen worden de werkvergunning (IMTA) en KITAS-uitgifte nauw verbonden. Indonesië is overgestapt op online systemen waarbij, zodra de KITAS is uitgegeven, dit impliceert dat de werkvergunning actief is. In wezen is de persoon nu volledig gemachtigd om in Indonesië te wonen en werken. Met de KITAS wordt de buitenlandse werknemer een tijdelijke inwoner van Indonesië en mag hij/zij legaal werken voor de sponsoring werkgever gedurende de gespecificeerde periode. Ze moeten altijd een kopie van hun KITAS bij zich dragen of de gegevens paraat hebben, aangezien dit hun primaire ID is in Indonesië.

Stap 5: Formaliteiten na Aankomst – Politie Registratie en Lokale ID in Indonesië

Na het verkrijgen van de KITAS, moeten nog enkele aanvullende formaliteiten worden voltooid. Dit zorgt ervoor dat de buitenlandse national correct is geregistreerd bij lokale autoriteiten:

• Politie Rapport (STM): De werknemer moet zich melden bij de politie voor het verkrijgen van een STM (Surat Tanda Melapor) of Politierapport. Dit document is een notificatie aan de politie dat een buitenlandse inwoner op een bepaald adres woont.
• Inwonersregistratie (SKPPS): De buitenlandse werknemer moet zich ook registreren bij het lokale bevolkingsbureau (vaak Burgerzaken). Ze krijgen een Certificaat van Tijdelijke Woonplaats (SKPPS of SKTT). Dit is vergelijkbaar met een lokale ID-kaart/papier dat het adres en de KITAS-status bevestigt.
• Belasting-ID en Sociale Zekerheid: Als dit nog niet is gedaan, moet de werkgever de werknemer nu registreren voor een Belasting-ID (NPWP) en inschrijven bij de nationale BPJS-gezondheids- en sociale zekerheidsprogramma’s. Vaak is het nodig om de KITAS en lokale registratie te hebben om dit te regelen. Indonesisch recht vereist dat buitenlandse werknemers die langer dan 6 maanden blijven, worden behandeld als belastingresident, dus het verkrijgen van een NPWP is belangrijk voor correcte loonadministratie.

Als deze stappen zijn voltooid, is de buitenlandse werknemer volledig geregeld vanuit juridisch oogpunt—ze hebben hun werkvergunning, verblijfsvergunning, lokale registraties en zijn in het systeem voor belasting en verzekering. De werknemer kan zich nu richten op zijn/haar werkzaamheden, en het bedrijf kan gerust zijn dat het aan alle immigratieverplichtingen heeft voldaan.

Tijdlijn Samenvatting: Over het algemeen kan het verkrijgen van een Indonesische werkvergunning en visum tussen de 4 en 10 weken duren. Vertragingen kunnen optreden bij elk stadium (RPTKA-goedkeuring, werkvergunning of visumaanvraag), dus werkgevers wordt geadviseerd het proces ruim van tevoren te starten. Het inschakelen van ervaren visumagenten of juridische experts kan helpen om het proces te versnellen en bureaucratische obstakels te navigeren.

Duur, Verlengingen en Permanente Verblijfsopties voor Werkvisa in Indonesië

Werkvergunningen en visa in Indonesië zijn niet onbepaalde tijd geldig; ze hebben geldigheidsperiodes en moeten worden verlengd als je de buitenlandse werknemer wilt blijven inzetten. Het is essentieel dat werkgevers deze data bijhouden om compliant te blijven.

Typische Geldigheid voor Indonesische Werkvergunningen

De werk-KITAS en vergunningen in Indonesië worden meestal voor 6 of 12 maanden toegekend. Sommige categorieën (bijvoorbeeld bepaalde experts of topfuncties) kunnen een KITAS van 24 maanden krijgen, hoewel het gebruikelijk is om met één jaar te starten en daarna te verlengen. Kortere periodes (zoals 6 maanden) kunnen gelden voor contractprojecten of sectoren zoals olie/gas waar rotaties kort zijn, of als de rol tijdelijk is.

Verlengingsproces voor Indonesische Werkvergunningen

Werkvergunning en KITAS-verlengingen volgen doorgaans een vergelijkbaar proces als de initiële aanvraag, behalve dat je mogelijk geen nieuwe RPTKA nodig hebt als de oorspronkelijke voor meerdere jaren of functies gold. Echter, RPTKA-goedkeuringen worden vaak per jaar afgegeven, dus bedrijven moeten de RPTKA jaarlijks bijwerken of opnieuw indienen als ze de buitenlander blijven inzetten. Het verlengingsproces moet minstens 1–2 maanden voor het verlopen van de vergunning worden gestart. Stappen omvatten: betalen van de DPKK-heffing voor de volgende periode, verlengen van de werkvergunning, en verlengen van de KITAS bij immigratie. Tijdens verlenging kunnen bijgewerkte documenten nodig zijn, zoals een recente loonlijst of wijzigingen in de functiebeschrijving.

Maximaal Verblijf en Permanente Verblijfsstatus (KITAP) in Indonesië

Indonesië heeft geen formele limiet zoals “een buitenlander mag maar X jaar werken in het land.” Maar in de praktijk worden veel werkvergunningen meerdere keren verlengd voordat een langdurige oplossing wordt gezocht. Als een buitenlandse werknemer gedurende een aaneengesloten periode (meestal 3 jaar of meer) op een KITAS zit, kan hij/zij in aanmerking komen voor een Permanent Stay Permit (KITAP). Een KITAP is 5 jaar geldig en kan worden verlengd. Het verkrijgen van een KITAP kan voordelig zijn voor belangrijke expat-medewerkers, omdat het meer stabiliteit biedt. Om een KITAP te krijgen dat wordt gesponsord door een werkgever, moet de persoon meestal senior zijn of moet het bedrijf langdurige behoefte aan hun vaardigheden aantonen.

Overdracht en Wijzigingen in Indonesische Werkvergunningen

Werkvergunningen in Indonesië zijn werkgever-specifiek. Als een buitenlandse werknemer van werkgever wisselt binnen Indonesië, moet het hele proces (RPTKA, nieuwe werkvergunning, nieuwe KITAS) doorgaans worden herhaald met de nieuwe sponsor. De bestaande KITAS kan niet eenvoudig worden overgedragen. Het wordt geannuleerd en een nieuwe wordt aangevraagd. Ook een promotie of functiewijziging binnen hetzelfde bedrijf kan een wijziging vereisen in de werkvergunning als de functietitel of scope significant verandert.

Bewaken van Verloopdata voor Indonesische Werkvergunningen

Werkgevers moeten een kalender bijhouden van alle expatriate-verloopdata. Als een werkvergunning of KITAS verloopt zonder verlenging of omzetting naar KITAP, wordt de werknemer uitgezet wegens te lang blijven. Het niet tijdig verlengen kan leiden tot boetes of zelfs dat de vergunning opnieuw moet worden aangevraagd, wat werkonderbrekingen veroorzaakt. Om dit te voorkomen, start je de verlenging tijdig. De overheid staat meestal toe dat verlengingsaanvragen 2–3 maanden voor het verlopen worden ingediend.

Einde Dienstverband in Indonesië

Als de buitenlandse werknemer ontslag neemt of wordt ontslagen, moet de werkgever dit melden en de werkvergunning en KITAS correct annuleren. Er zijn uitreisprocedures, waaronder mogelijk het omzetten van de KITAS in een exit-only permit (EPO—Exit Permit Only), zodat de persoon Indonesië kan verlaten zonder op een gesponsorde vergunning te blijven. Altijd de immigratie en arbeidsdienst informeren wanneer een buitenlandse werknemer het bedrijf verlaat om aansprakelijkheid te voorkomen.

Samengevat: Indonesische werkvergunningen zijn meestal voor één jaar, met verlengingen en een pad naar langere termijn verblijf indien nodig. Zorgvuldige planning en beheer van deze data is de verantwoordelijkheid van de werkgever bij het hosten van internationale werknemers.

Afhankelijke Visa’s voor Gezinsleden van Buitenlandse Werknemers in Indonesië

Werkgevers verhuizen vaak niet alleen een individuele werknemer, maar ook hun directe familie. Indonesië staat toe dat echtgenoten en kinderen van een werkvisumhouder hen kunnen vergezellen onder afhankelijke visa’s, onder bepaalde voorwaarden.

Echtgenoot- en Kind-KITAS in Indonesië

Een buitenlandse werknemer met een KITAS (beperkte verblijfsvergunning) kan zijn/haar wettelijke echtgenoot en afhankelijke kinderen (meestal onder 18 jaar) sponsoren voor afhankelijke KITAS-visums. Deze worden vaak aangeduid als KITAS Visa Ikut Suami/Istri (volgen echtgenoot/echtgenote) voor echtgenoten of KITAS Visa Anak voor kinderen. De afhankelijke KITAS heeft dezelfde vervaldatum als de primaire werk-KITAS. Belangrijke punten:

• De werkgever neemt meestal de familie-informatie op tijdens de werkvergunning-procedure of helpt bij het proces, hoewel de werknemer technisch de sponsor is voor hun gezinsleden (met kennis en steun van het bedrijf).
• Documenten: Voor het verkrijgen van een echtgenoot KITAS moet een huwelijksakte worden getoond (vertaald en gelegaliseerd indien door een buitenlands land uitgegeven). Voor kinderen is een geboorteakte vereist. Deze documenten bewijzen de relatie en moeten overeenkomen met de namen op de paspoorten.
• Geen Werkrechten voor Afhankelijken: Het is belangrijk te weten dat een afhankelijke echtgenoot op een KITAS niet mag werken in Indonesië. Hun visum is voor verblijf. Als de echtgenoot wil werken, moet hij/zij een eigen werkvisum krijgen en zich laten sponsoren door een werkgever. De afhankelijke KITAS heeft een sponsor in de vorm van de echtgenoot (de primaire KITAS-houder) en geeft geen arbeidsrechten.
• School voor Kinderen: Kinderen op een afhankelijke KITAS kunnen in Indonesië naar school (internationaal of lokaal) zonder dat een apart studentenvisum nodig is, omdat ze onder de sponsoring van de ouder wonen.

Werkgevers moeten rekening houden met de gezinsaspecten, omdat het ondersteunen van de visumprocedure voor het gezin van een werknemer een belangrijke factor kan zijn voor een succesvolle relocatie. Veel bedrijven bieden relocatiehulp die de afhankelijke visum-procedures dekt. In de praktijk behandelt HR of een relocatieservice de papierwinkel voor echtgenoten/kinderen samen met de werknemer, zodat het gezin samen kan verhuizen.

Veelvoorkomende Uitdagingen voor Werkgevers bij het Aannemen van Buitenlands Talent in Indonesië

Het navigeren door Indonesië’s werkvergunning- en visumregels kan uitdagend zijn. Hier enkele veelvoorkomende obstakels voor werkgevers, met tips om ze aan te pakken:

Complex Regelgevend Klimaat voor Indonesische Visa’s

Indonesië’s immigratie- en arbeidswetten zijn complex en veranderen voortdurend. Vereisten kunnen wijzigen, en verschillende overheidsinstanties (Ministerie van Arbeid, Immigratie, BKPM voor investeringen, enz.) zijn betrokken. Tip: Werk samen met lokale experts—ofwel een immigratieadviseur inhuren of samenwerken met een ervaren provider. Zij kunnen je op de hoogte houden van de nieuwste regels (bijvoorbeeld de recente invoering van het remote worker visum of veranderingen in online RPTKA-systemen) en zorgen dat alle documenten correct zijn.

Lange Doorlooptijden voor Indonesische Werkvergunningen

Van RPTKA tot KITAS, het hele proces kan enkele maanden duren. Onverwachte vertragingen komen vaak voor, bijvoorbeeld door extra documentverzoeken of trage overheidskantoren. Tip: Plan vooruit en start vroeg. Als je weet dat je in Q3 een buitenlandse specialist nodig hebt, start dan in Q1 of vroeg Q2 met de visumaanvraag. Bouw enige buffer in je projectplanning om vertragingen op te vangen.

Culturele en Taalverschillen in Indonesië

Het proces omvat documenten in Bahasa Indonesia, interactie met lokale functionarissen, en mogelijk interviews. Misverstanden kunnen ontstaan als jij of de werknemer niet vertrouwd zijn met de taal of bureaucratische etiquette. Tip: Laat Indonesisch-sprekende medewerkers of consultants de communicatie met autoriteiten afhandelen. Zorg dat documenten die vertaling vereisen (bijvoorbeeld diploma’s) door een gecertificeerde vertaler naar het Indonesisch worden vertaald indien nodig.

Naleving voor Buitenlandse Aanstellingen in Indonesië

Het verkrijgen van het visum is slechts de helft; het onderhouden van voortdurende compliance (verlengingen, rapportages, enz.) is even belangrijk. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld over het hoofd zien dat ze moeten rapporteren als de functietitel van een expat verandert, of jaarlijks een bijgewerkte arbeidsrapportage moeten indienen. Tip: Maak een interne compliance-checklist en planning. Markeer verlengingsdata in een kalender, wijs een HR-medewerker aan om alle expatriate-documentatie te monitoren, en voer periodieke audits uit.

Lokale Arbeidsmarktgevoeligheden in Indonesië

Het aannemen van buitenlanders kan soms vragen oproepen bij lokaal personeel of zelfs arbeidsautoriteiten, vooral als ze vinden dat een baan onterecht aan een expat wordt gegeven. Tip: Wees transparant over waarom de buitenlandse aanwerving nodig is en benadruk de opleiding van lokale collega’s. Documenteer je inspanningen om Indonesiërs op te leiden—dit kan onderdeel zijn van de RPTKA-rechtvaardiging en bevordert een samenwerkingsgerichte werkplek in plaats van een “wij vs. zij” dynamiek.

Door deze uitdagingen te anticiperen en proactief te managen, kunnen werkgevers frictie minimaliseren. Zie de immigratieprocedure als een integraal onderdeel van je projectplanning bij het verhuizen van talent naar Indonesië. Het is niet slechts papierwerk; het is een kritieke stap om te zorgen dat je werknemer volledig kan bijdragen en je bedrijf binnen de wet opereert.

Gebruik maken van een Employer of Record (EOR) voor Werkvergunningen en Visa’s in Indonesië

Voor bedrijven zonder juridische entiteit in Indonesië, of die de aanwervingsprocedure willen vereenvoudigen, kan samenwerken met een Employer of Record (EOR) een uitstekende oplossing zijn. Een EOR is een derde partij die werknemers voor je aanneemt in een bepaald land, en alle lokale arbeidsverplichtingen regelt—inclusief werkvergunningen, loonadministratie, belastingen en HR-compliance—terwijl jij de dagelijkse leiding over de werknemer behoudt.

Hoe een EOR helpt bij Indonesische Aanwerving voor Werkgevers

In plaats van dat jouw bedrijf rechtstreeks het visum sponsort en de Indonesische bureaucratie doorloopt, wordt de EOR (met een lokale entiteit in Indonesië) de officiële werkgever van de werknemer. Zij nemen de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de RPTKA, werkvergunning en KITAS voor de persoon, aangezien die wettelijk hun werknemer zal zijn (en uitgeleend om voor jou te werken). Deze regeling biedt verschillende voordelen:

• Geen Eigen Entiteit Nodig: Een Indonesische dochter of vestiging opzetten om één of twee mensen aan te nemen is tijdrovend en kostbaar. Een EOR heeft al een geregistreerde entiteit, die voldoet aan de sponsorvereiste. Zo kun je in Indonesië aannemen zonder een lokale onderneming op te richten.
• Expertise in Compliance: EOR-aanbieders zijn gespecialiseerd in lokale arbeidswetten en immigratie. Ze zorgen dat alle stappen—van RPTKA tot KITAS—correct worden uitgevoerd en dat je compliant blijft met Indonesische regelgeving. Ze regelen ook arbeidsovereenkomsten volgens lokale wetgeving, verplichte voordelen en loonbelasting, wat verder gaat dan alleen het visum.
• Snellere Onboarding: Omdat de EOR-team routinematig deze werkvergunning-aanvragen behandelt, kunnen ze het proces vaak efficiënter doorlopen. Hoewel doorlooptijden afhankelijk blijven van overheidsverwerking, weet een EOR de valkuilen te vermijden en kan snel documentatie voorbereiden. Zodra het visum is goedgekeurd, kunnen ze de werknemer op hun Indonesische loonlijst plaatsen, klaar om te starten.
• Risicobeperking: De EOR neemt de juridische werkgever-verantwoordelijkheden op zich, wat je bedrijf kan beschermen tegen bepaalde aansprakelijkheden. Bijvoorbeeld, bij problemen of boetes pakken zij dit op. Ze zorgen er ook voor dat je niet per ongeluk de “permanent establishment”-risico’s overtreedt door werknemers in Indonesië zonder juridische structuur.

Veel wereldwijde bedrijven gebruiken EOR-diensten als een compliant strategie bij uitbreiding naar nieuwe landen. In het kader van Indonesië’s strikte werkvergunningregels kan een EOR een uitkomst bieden door de zware last van immigratie en arbeidswetgeving voor je te regelen, zodat jij je kunt richten op de prestaties van de werknemer en je kernactiviteiten.

Rivermate is een wereldwijde Employer of Record-aanbieder. In Indonesië en tientallen andere landen kan Rivermate’s EOR-dienst je internationale werknemers aannemen, hun werkvisa sponsoren en HR- administratie naadloos beheren, en volledige naleving van lokale wetten garanderen. Deze aanpak werd zelfs door een andere provider aangehaald: de “slimste beslissing” voor Indonesië uitbreiding is vaak om “samen te werken met een employer of record” die immigratie en compliance veel eenvoudiger maakt. Kort samengevat, als de complexiteit van Indonesische werkvergunningen overweldigend lijkt, biedt een EOR een kant-en-klare oplossing: je werknemer wordt legaal aangenomen en gevestigd in Indonesië, terwijl jij bureaucratische hoofdpijn vermijdt.

Het Vereenvoudigen van Indonesische Werkvergunningen met Rivermate’s Ondersteuning

Rivermate’s Visa Support is een kant-en-klare oplossing die het hele werkvisumproces namens jou afhandelt, als onderdeel van je wereldwijde aanwervingsstrategie. Ons team heeft expertise in Indonesische immigratieprocedures en beheert elke fase—van het voorbereiden van de RPTKA-aanvraag tot het verkrijgen van de KITAS voor je werknemer—terwijl je op de hoogte wordt gehouden bij elke stap. We coördineren met lokale autoriteiten, helpen je werknemer bij het verzamelen van benodigde documenten, en zorgen dat alle nalevingspunten worden afgevinkt.