Malawi hanteert een progressief belastingstelsel voor individuen, waarbij inkomstenbelastingtarieven toenemen bij hogere inkomsten. Werkgevers spelen een cruciale rol in dit systeem door inkomstenbelasting in te houden op salarissen van werknemers en deze af te dragen aan de Malawi Revenue Authority (MRA). Daarnaast zijn werkgevers verantwoordelijk voor het bijdragen aan sociale zekerheidsregelingen namens hun werknemers. Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor conforme loonadministratie en arbeidsbeheer binnen het land.
Naleving van de Malawische belastingwetten vereist dat werkgevers nauwkeurig verschillende belastingen en bijdragen berekenen en afdragen. Dit omvat niet alleen inkomstenbelasting, maar ook bijdragen aan verplichte sociale zekerheidsprogramma's die bedoeld zijn om voordelen zoals pensioenen te bieden. Correcte administratie en tijdige indiening zijn belangrijke onderdelen van het voldoen aan deze vereisten en het voorkomen van boetes.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in Malawi zijn verplicht bij te dragen aan het National Pension Scheme (NPS). Dit is een verplichte defined contribution scheme. Zowel de werkgever als de werknemer moeten een percentage van het bruto maandloon van de werknemer bijdragen.
Voor het belastingjaar 2025 worden de standaard bijdragepercentages voor het National Pension Scheme verwacht te zijn:
- Werkgeversbijdrage: 5% van het bruto maandloon
- Werknemersbijdrage: 5% van het bruto maandloon
De totale bijdrage van 10% van het bruto inkomen moet door de werkgever worden afgedragen aan de respectieve pensioenfondsbeheerder vóór de 14e dag van de volgende maand. Er zijn geen andere significante payroll-belastingen specifiek voor werkgevers naast de pensioenbijdrage en de verplichting om PAYE in te houden en af te dragen.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van Pay As You Earn (PAYE) belasting op de maandelijkse salarissen of lonen van hun werknemers. Het PAYE-systeem in Malawi is gebaseerd op een progressieve belastingtariefschaling, wat betekent dat hogere inkomensniveaus tegen hogere tarieven worden belast. De belasting wordt berekend over het bruto maandinkomen van de werknemer na aftrek van goedgekeurde toeslagen of bijdragen.
Voor het belastingjaar 2025 worden de verwachte maandelijkse inkomensbelastingschijven en tarieven als volgt weergegeven:
| Maandelijks Inkomen (MWK) | Belastingtarief (%) |
|---|---|
| 0 - 100.000 | 0 |
| 100.001 - 300.000 | 25 |
| 300.001 - 600.000 | 30 |
| 600.001 - 1.500.000 | 35 |
| Boven 1.500.000 | 40 |
De werkgever moet de verschuldigde belasting voor elke werknemer berekenen op basis van hun maandelijks inkomen en de toepasselijke belastingschijven en tarieven. Het berekende PAYE-bedrag moet worden afgetrokken van het nettoloon van de werknemer en worden afgedragen aan de Malawi Revenue Authority (MRA) vóór de 14e dag van de volgende maand.
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers in Malawi kunnen in aanmerking komen voor bepaalde aftrekken en toeslagen die hun belastbaar inkomen kunnen verminderen, waardoor hun PAYE-verplichting wordt verlaagd. De primaire aftrek die beschikbaar is voor werknemers, is hun verplichte bijdrage aan het National Pension Scheme.
- National Pension Scheme Contributions: De verplichte 5% bijdrage van de werknemer aan de NPS is meestal aftrekbaar van hun bruto-inkomen voor PAYE-berekeningen.
Andere potentiële toeslagen of voordelen die door de werkgever worden verstrekt, kunnen belastbaar zijn tenzij specifiek vrijgesteld door de belastingwet. Het is belangrijk dat werkgevers correct identificeren welke voordelen belastbaar zijn en deze opnemen in de berekening van het bruto-inkomen voor PAYE.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers in Malawi hebben specifieke deadlines voor het afdragen van ingehouden belastingen en bijdragen en voor het indienen van relevante rapporten. Het naleven van deze deadlines is cruciaal om boetes en rente te voorkomen.
- Maandelijkse PAYE en Pensioenafdracht: Zowel de PAYE die wordt ingehouden op werknemers als de bijdragen van de werkgever en werknemer aan het National Pension Scheme moeten worden afgedragen aan de MRA en de respectieve pensioenfondsbeheerder, respectievelijk, vóór de 14e dag van de maand volgend op de loonlijstmaand.
- Jaarlijkse PAYE-aangiften: Werkgevers moeten een jaarlijkse aangifte indienen waarin het totale salaris en de ingehouden PAYE voor elke werknemer tijdens het belastingjaar worden samengevat. De deadline voor deze jaarlijkse indiening is meestal 31 maart volgend op het einde van het belastingjaar (dat loopt van 1 april tot 31 maart).
Werkgevers moeten nauwkeurige loonadministratie bijhouden, inclusief details van werknemersverdiensten, aftrekken en ingehouden belasting, aangezien deze gegevens onderworpen zijn aan audit door de MRA.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Buitenlandse personen die in Malawi werken en buitenlandse bedrijven die personeel in het land in dienst nemen, worden geconfronteerd met specifieke belastingoverwegingen.
- Tax Residence: De belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers in Malawi hangen af van hun belastingresidentiestatus. Personen die als belastingresident in Malawi worden beschouwd, worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-residenten over het algemeen alleen worden belast op inkomsten die binnen Malawi worden verdiend. Residentie wordt doorgaans bepaald door het aantal dagen dat in het land wordt doorgebracht (bijvoorbeeld 183 dagen of meer in een belastingjaar).
- PAYE for Foreign Workers: Werkgevers van buitenlandse werknemers zijn verplicht PAYE in te houden op dezelfde wijze als voor lokale werknemers, op basis van de progressieve belastingtarieven, mits de buitenlandse werknemer inkomsten uit arbeid in Malawi verdient.
- Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf kan onderworpen worden aan vennootschapsbelasting in Malawi als het een vaste inrichting (PE) in het land vestigt. Het in dienst nemen van personeel en het uitvoeren van zakelijke activiteiten kunnen mogelijk een PE creëren.
- Double Taxation Agreements (DTAs): Malawi heeft Double Taxation Agreements gesloten met verschillende landen. Deze overeenkomsten kunnen de belastingbehandeling van buitenlandse werknemers en bedrijven beïnvloeden door vrijstelling van dubbele belasting op hetzelfde inkomen te bieden. Werkgevers van buitenlandse werknemers uit DTA-landen moeten de bepalingen van de relevante overeenkomst overwegen.
- Tax Identification Number (TPIN): Alle werknemers, inclusief buitenlandse werknemers, moeten een Taxpayer Identification Number (TPIN) hebben dat is uitgegeven door de MRA. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat hun werknemers een TPIN hebben voor loonadministratie en belastingrapportage.
