Navigeren door de complexiteit van employment taxation in India vereist een grondig begrip van verschillende verplichtingen voor zowel werkgevers als werknemers. Het Indiase belastingstelsel omvat centrale overheidsinkomstenbelastingregelingen naast staats-specifieke bijdragen zoals Professional Tax en Labour Welfare Fund, waardoor een gelaagde nalevingsomgeving ontstaat. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen bij de bron op salarissen van werknemers en het bijdragen aan sociale zekerheidsregelingen, terwijl werknemers kunnen profiteren van diverse aftrekken en toeslagen om hun belastbaar inkomen te verminderen.
Zorgvuldig berekenen, tijdig storten en correct rapporteren van deze belastingen en bijdragen is cruciaal voor naleving en het vermijden van boetes. Dit vereist inzicht in de nuances van income tax withholding (TDS), verplichte sociale zekerheidsbijdragen zoals Provident Fund en Employee State Insurance, en andere wettelijke vereisten die van toepassing zijn op basis van het aantal werknemers, locatie en salarisniveaus.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in India zijn verplicht bij te dragen aan verschillende sociale zekerheidsregelingen en payroll taxes namens hun werknemers. De belangrijkste bijdragen omvatten het Employees' Provident Fund (EPF), Employee State Insurance (ESI), Professional Tax (PT) en Labour Welfare Fund (LWF).
Employees' Provident Fund (EPF)
EPF is een pensioenregeling voor werknemers in bedrijven met 20 of meer werknemers. Zowel de werkgever als de werknemer dragen een percentage van het basisloon plus dearness allowance (DA).
| Bijdrage Type | Tarief (als % van Basic + DA) |
|---|---|
| Werkgever | 12% |
| Werknemer | 12% |
Een deel van de bijdrage van de werkgever (8,33%) wordt aangewend voor het Employees' Pension Scheme (EPS), onderworpen aan een loonplafond (momenteel ₹15.000 per maand voor EPS). De resterende werkgeversbijdrage (3,67%) en de volledige werknemersbijdrage worden gestort in de EPF-rekening. Voor werknemers die meer verdienen dan ₹15.000 per maand, wordt de EPS-bijdrage beperkt tot ₹1.250 per maand uit de werkgeversbijdrage, met de rest van de werkgeversbijdrage naar EPF.
Employee State Insurance (ESI)
ESI is een ziektekostenverzekering die geldt voor bedrijven met 10 of meer werknemers (in de meeste staten) en werknemers dekt die verdienen tot een bepaald loonplafond (momenteel ₹21.000 per maand, of ₹25.000 voor personen met een handicap).
| Bijdrage Type | Tarief (als % van Bruto Loon) |
|---|---|
| Werkgever | 3,25% |
| Werknemer | 0,75% |
Deze bijdragen worden berekend over het brutoloon, exclusief bepaalde componenten zoals LTA, gratificatie, enz.
Professional Tax (PT)
Professional Tax is een staatsbelasting op verdiend inkomen. De tarieven en toepasbaarheid verschillen aanzienlijk per staat. Het is meestal een vast maandelijks bedrag, vaak met een maximumjaarlijkse limiet (bijvoorbeeld ₹2.500 per jaar in veel staten). Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van PT van de salarissen van werknemers en het afdragen aan de betreffende staatsregering.
Labour Welfare Fund (LWF)
LWF is een andere staatsbijdrage gericht op het financieren van welzijnsactiviteiten voor arbeiders. De bijdragepercentages, frequentie (maandelijks, kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks) en werkgevers/werknemersdeel variëren per staat. De bedragen zijn over het algemeen klein.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers moeten inkomstenbelasting bij de bron (TDS) inhouden op het salaris dat aan werknemers wordt betaald op basis van de geschatte jaarlijkse inkomsten en geldende belastingtarieven. Dit wordt geregeld door de Income Tax Act, 1961.
De werkgever berekent het geschatte jaarlijkse salaris, houdt rekening met in aanmerking komende aftrekken en toeslagen die door de werknemer zijn gedeclareerd, en bepaalt vervolgens het belastbare inkomen. De belasting wordt berekend over dit belastbare inkomen volgens de geldende belastingschijven. De totale jaarlijkse belastingplicht wordt gedeeld door het aantal maanden in het fiscale jaar om het maandelijkse TDS-bedrag te bepalen.
Werknemers kunnen kiezen tussen het Old Tax Regime en het New Tax Regime. Het New Tax Regime (Section 115BAC) is de standaardregeling, tenzij de werknemer expliciet kiest voor het Old Regime. De belastingschijven onder het New Regime (toepasselijk voor FY 2025-26) zijn over het algemeen als volgt:
| Belastbaar Inkomen (₹) | Belastingtarief (%) |
|---|---|
| 0 tot 3.00.000 | 0 |
| 3.00.001 tot 6.00.000 | 5 |
| 6.00.001 tot 9.00.000 | 10 |
| 9.00.001 tot 12.00.000 | 15 |
| 12.00.001 tot 15.00.000 | 20 |
| Boven 15.00.000 | 30 |
Een korting onder Section 87A maakt dat inkomen tot ₹7.00.000 effectief belastingvrij is onder het New Regime. Surcharges en cess (momenteel 4% Health and Education Cess) worden toegevoegd aan de berekende belasting.
Werkgevers moeten investeringsverklaringen van werknemers verkrijgen om in aanmerking komende aftrekken en toeslagen mee te nemen bij het berekenen van TDS.
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers kunnen hun belastbaar inkomen verminderen door verschillende aftrekken en toeslagen te claimen, vooral onder het Old Tax Regime, hoewel sommige ook onder het New Regime beschikbaar zijn.
Standaard Aftrek: Een standaard aftrek van ₹50.000 is beschikbaar op salarisinkomen onder zowel het Old als het New Tax Regime.
Aftrekken onder Hoofdstuk VI-A: Dit zijn belangrijke aftrekken die vooral onder het Old Tax Regime beschikbaar zijn:
- Section 80C: Behelst investeringen zoals PPF, EPF, NSC, belastingbesparende FDs, levensverzekeringspremies, schoolgeld van kinderen, aflossing van hypotheek, enz., tot een maximum van (momenteel ₹1,50.000).
- Section 80CCD(1B): Extra aftrek voor bijdragen aan NPS (National Pension System) tot ₹50.000.
- Section 80D: Aftrek voor ziektekostenverzekeringpremies betaald voor jezelf, gezin en ouders. Limieten variëren op basis van leeftijd (senior citizen of niet).
- Section 80E: Aftrek voor rente betaald op studielening.
- Section 80G: Aftrek voor donaties aan bepaalde liefdadigheidsinstellingen.
Toeslagen: Bepaalde toeslagen ontvangen als onderdeel van salaris zijn gedeeltelijk of volledig vrijgesteld van belasting, vooral onder het Old Tax Regime:
- House Rent Allowance (HRA): Vrijstelling op basis van salaris, betaalde huur en locatie (metropolitan of niet-metropolitan stad).
- Leave Travel Allowance (LTA): Vrijstelling voor reiskosten tijdens verlof, onder voorwaarden en limieten.
- Andere toeslagen: Specifieke vrijstellingen kunnen gelden voor transporttoeslag (voor bepaalde werknemers), kinderonderwijsvergoeding, hosteltoeslag, enz.
Onder het New Tax Regime zijn de meeste van deze specifieke toeslagen en Chapter VI-A aftrekken (behalve Standaard Aftrek en NPS-bijdrage onder 80CCD(2) - werkgeverbijdrage) niet beschikbaar.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers hebben specifieke deadlines voor het storten van ingehouden belastingen en het indienen van aangiften.
- TDS Storting: Ingehouden belasting bij de bron moet vóór de 7e van de volgende maand worden gestort bij de overheid. Voor maart is de deadline 30 april.
- Kwartaal TDS-aangiften (Formulier 24Q): Werkgevers moeten kwartaaloverzichten indienen met details van ingehouden en gestorte TDS.
- Q1 (apr-jun): 31 juli
- Q2 (jul-sep): 31 oktober
- Q3 (okt-dec): 31 januari
- Q4 (jan-mrt): 31 mei
- Formulier 16: Dit is het TDS-certificaat dat door de werkgever aan de werknemer wordt verstrekt, samenvattend het betaalde salaris en ingehouden belasting tijdens het fiscale jaar. Het moet vóór 15 juni van het assessmentjaar worden uitgereikt (het jaar na het fiscale jaar).
- EPF/ESI Bijdragen: Bijdragen zijn meestal verschuldigd vóór de 15e van de volgende maand.
- Professional Tax/LWF: Deadlines variëren per staat en frequentie (maandelijks, kwartaal, enz.).
Werkgevers moeten een Tax Deduction and Collection Account Number (TAN) hebben voor TDS-naleving en een Permanent Account Number (PAN). Werknemers moeten ook hun PAN aan de werkgever verstrekken.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een foreign company in India brengt extra belastingcomplexiteiten met zich mee.
Buitenlandse werknemers: De belastingplicht van een buitenlandse werknemer in India hangt af van hun residentiestatus (Resident, Non-Resident, of Resident but Not Ordinarily Resident) in het relevante fiscale jaar.
- Resident: Belasting op hun wereldwijde inkomen.
- Non-Resident: Alleen belasting op inkomen dat in India wordt ontvangen of dat in India is ontstaan. Salaris voor diensten verricht in India wordt beschouwd als inkomen dat in India is ontstaan, ongeacht waar het wordt ontvangen.
- Resident but Not Ordinarily Resident (RNOR): Belasting op inkomen dat in India wordt ontvangen of dat in India is ontstaan, en ook op inkomen dat buiten India is ontstaan indien het afkomstig is uit een bedrijf dat in India wordt gecontroleerd of een beroep dat in India is opgezet.
Werkgevers moeten de residentiestatus van buitenlandse werknemers correct bepalen om de juiste TDS te berekenen. Double Taxation Avoidance Agreements (DTAAs) tussen India en het land van herkomst van de werknemer kunnen dubbele belastingheffing voorkomen, en werkgevers moeten DTAA-baten overwegen bij het berekenen van TDS indien de werknemer de benodigde documentatie verstrekt.
Foreign Companies: Een buitenlandse onderneming die werknemers in India in dienst neemt, kan de aanwezigheid van een Permanent Establishment (PE) in India activeren onder de Income Tax Act en relevante DTAA. Als er een PE wordt opgericht, wordt de buitenlandse onderneming aansprakelijk voor vennootschapsbelasting in India over de winst die aan de PE kan worden toegerekend. Het in dienst nemen van personeel kan een factor zijn bij het bepalen van PE-status, vooral als werknemers de bevoegdheid hebben contracten af te sluiten of gewoonlijk een hoofdrol spelen bij het afsluiten van contracten.
Buitenlandse bedrijven zonder PE maar die inwoners of niet-inwoners in India in dienst nemen voor diensten verricht in India, moeten nog steeds voldoen aan TDS-verplichtingen op salarissen. Ze moeten een TAN verkrijgen en alle werkgeversverplichtingen nakomen zoals het storten van TDS, het indienen van TDS-aangiften en het uitreiken van Formulier 16. Het begrijpen van PE-implicaties en het navigeren door de Indiase payroll-vereisten vereist zorgvuldige overweging voor buitenlandse entiteiten die in India opereren of werknemers in dienst hebben.
