Het zelfstandigen en samenwerken met externe dienstverleners zijn steeds gangbaarder praktijken in Polynesië, wat een wereldwijde trend weerspiegelt naar flexibelere arbeidsmodellen. Voor bedrijven die op dit grondgebied actief zijn, is het essentieel om het juridische en fiscale kader dat van toepassing is op de relaties met niet-werknemers te begrijpen, om naleving te garanderen en risico's effectief te beheren. Dit omvat het beheersen van het fundamentele onderscheid tussen een arbeidsovereenkomst en een dienstverleningsovereenkomst, evenals de verplichtingen die daaruit voortvloeien voor elke partij.

Het navigeren door de lokale specificiteiten, of het nu gaat om de kwalificatiecriteria voor werknemers, contractuele vereisten, intellectuele eigendomsregels of fiscale en sociale verplichtingen, is cruciaal voor het opzetten van vruchtbare en conforme samenwerkingen. Deze gids heeft tot doel een overzicht te bieden van de belangrijkste aspecten om te overwegen voor bedrijven die in 2025 onafhankelijke dienstverleners in Polynesië inhuren of overwegen te doen.

Juridisch onderscheid tussen Werknemers en Onafhankelijke Dienstverleners

De juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie is fundamenteel in Polynesië. Een fout in classificatie kan leiden tot belangrijke juridische en financiële gevolgen voor het bedrijf, waaronder het naheffen van sociale bijdragen en belastingen, evenals sancties. Het onderscheid is gebaseerd op de analyse van de werkelijke uitvoering van de dienstverlening, los van de benaming die partijen aan het contract geven.

De bepalende factor voor het kenmerken van een arbeidsovereenkomst is het bestaan van een juridische ondergeschiktheid. Deze ondergeschiktheid wordt uitgedrukt door het vermogen van de werkgever om bevelen en instructies te geven, de uitvoering ervan te controleren en overtredingen van de werknemer te sanctioneren.

Hieronder de belangrijkste criteria die doorgaans worden geëvalueerd om een werknemer van een onafhankelijke dienstverlener te onderscheiden:

Criteria	Werknemer	Onafhankelijke Dienstverlener
Juridische ondergeschiktheid	Ja (leiding, controle, sancties)	Nee (autonomie in organisatie van het werk)
Integratie	Geïntegreerd in de organisatie van het bedrijf	Werkt op eigen titel, voor meerdere klanten
Levering van hulpmiddelen	Vaak door het bedrijf verstrekt	Gebruikt eigen hulpmiddelen en apparatuur
Werkplek	Vaak door het bedrijf bepaald	Bepaalt meestal zelf zijn werkplek
Uren	Onderworpen aan de uren van het bedrijf	Organiseert vrij zijn werktijd
Vergoeding	Vast of variabel salaris, regelmatig	Factureert honoraria of afgesproken prijs voor dienstverlening
Cliënten	Werkt exclusief voor het bedrijf	Kan meerdere klanten hebben
Economisch risico	Door het bedrijf gedragen	Door de onafhankelijke dienstverlener gedragen

Het is belangrijk op te merken dat geen enkel criterium op zichzelf voldoende is. Rechtbanken voeren een algehele beoordeling uit van de feiten om de werkelijke aard van de relatie te bepalen.

Contractuele Praktijken en Contractstructuren

De inzet van een onafhankelijke dienstverlener moet noodzakelijkerwijs worden vastgelegd in een schriftelijk contract, gewoonlijk een dienstverleningsovereenkomst of een bedrijfscontract. Dit document is essentieel om de voorwaarden van de samenwerking duidelijk te definiëren en geschillen te voorkomen.

Een goed opgestelde dienstverleningsovereenkomst moet, zonder limitatief te zijn, de volgende elementen bevatten:

• Identificatie van de partijen: Naam/handelsnaam, adres, registratienummer (RIDET voor het bedrijf, fiscaal nummer of Patente voor de dienstverlener).
• Doel van het contract: Precieze en gedetailleerde beschrijving van de te leveren diensten.
• Duur van het contract: Bepaalde (met begin- en einddatum) of onbepaalde duur (met opzeggingsclausules).
• Financiële voorwaarden: Prijs van de dienstverlening (vast bedrag, uurtarief/dagtarief), betalingsmodaliteiten (termijnen, betaalmiddelen), eventuele herzieningsclausules.
• Uitvoeringsschema: Planning of termijnen voor de uitvoering van de verschillende fasen of de eindprestatie.
• Monitoring en validatie: Hoe de voortgang wordt gevolgd en hoe de prestatie wordt ontvangen.
• Geheimhoudingsclausules: Verbintenis van de dienstverlener om geen vertrouwelijke informatie te onthullen.
• Intellectuele eigendomsrechten: Toewijzing van rechten op werken of uitvindingen die binnen de dienstverlening worden gecreëerd (zie volgende sectie).
• Aansprakelijkheid: Omvang van de aansprakelijkheid van de dienstverlener bij tekortkomingen of schade.
• Verzekeringen: Verplichting voor de dienstverlener om bepaalde verzekeringen te hebben (zie volgende sectie).
• Ontbinding: Voorwaarden en modaliteiten voor het beëindigen van het contract (opzegtermijnen, eventuele vergoedingen).
• Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank: Over het algemeen het Polynesisch recht en de rechtbanken van Polynesië.

De duidelijkheid en precisie van deze clausules zijn van groot belang om de relatie te beveiligen en elke herkwalificatie als arbeidsovereenkomst te voorkomen.

Intellectuele Eigendomsrechten

De kwestie van intellectuele eigendom (IE) is cruciaal wanneer de onafhankelijke dienstverlener werken (software, teksten, ontwerpen, enz.) of uitvindingen creëert binnen zijn opdracht. Bij ontbreken van een specifieke contractclausule gelden de algemene regels van het IE-recht.

In principe ontstaat het auteursrecht ten gunste van de maker van het werk. Voor uitvindingen behoort het recht op industriële eigendom (octrooi) toe aan de uitvinder. Dit betekent dat de onafhankelijke dienstverlener standaard de IE-rechten behoudt op wat hij creëert, ook als dat voor rekening van de opdrachtgever is gedaan.

Om dat de eigenaar van de IE-rechten wordt, moet een expliciete overdracht in de dienstverleningsovereenkomst worden opgenomen. Deze clausule moet zeer precies zijn en vermelden:

• De overgedragen rechten (auteursrechten: reproductie, vertoning, enz.).
• De werken of typen werken die betroffen zijn.
• De geografische reikwijdte van de overdracht.
• De duur van de overdracht.
• Een aparte vergoeding voor deze overdracht (die in de totale prijs kan zijn inbegrepen, maar moet kunnen worden geïdentificeerd).

Zonder een geldige overdrachtclausule beschikt de opdrachtgever doorgaans slechts over een beperkt gebruiksrecht op het werk of de uitvinding, wat de exploitatie kan beperken.

Fiscale Verplichtingen en Verzekeringen

Onafhankelijke dienstverleners in Polynesië zijn onderworpen aan hun eigen fiscale en sociale verplichtingen, los van die van werknemers. De opdrachtgever hoeft geen bronbelasting in te houden of sociale bijdragen te betalen over de bedragen die aan de dienstverlener worden betaald, maar moet controleren of de dienstverlener correct is geregistreerd en in orde.

Fiscale Verplichtingen

• Registratie: De dienstverlener moet geregistreerd zijn bij de fiscale diensten en, afhankelijk van de activiteit, een "Patente" (jaarlijkse professionele belasting) verkrijgen.
• Facturatie: De dienstverlener moet correcte facturen uitreiken met onder meer zijn fiscaal nummer of Patente-nummer.
• Aangifte en betaling van de inkomstenbelasting: De dienstverlener verklaart zijn professionele inkomsten onder de categorie van de Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) of Bénéfices Non Commerciaux (BNC), afhankelijk van de aard van de activiteit. De belasting wordt berekend over de winst (omzet minus aftrekbare bedrijfskosten). Betaling gebeurt in termijnen en via een eindafrekening.
• Specifieke belastingen: Afhankelijk van de activiteit kunnen andere belastingen van toepassing zijn.

Sociale Verplichtingen

• Aansluiting bij de CPS: De onafhankelijke dienstverlener moet zich aansluiten bij de Caisse de Prévoyance Sociale (CPS) als niet-werknemer (TNS). Hij betaalt bijdragen voor ziekte, materniteit, invaliditeit, overlijden en pensioen.
• Betaling van sociale bijdragen: De sociale bijdragen worden berekend op basis van zijn professionele inkomsten en moeten regelmatig aan de CPS worden betaald.

Verzekeringen

Hoewel er geen algemene wettelijke verplichting is voor alle dienstverleners om een aansprakelijkheidsverzekering te hebben, wordt deze sterk aanbevolen, en in sommige gevallen door klanten of sectoren geëist. Deze verzekering dekt de schade die de dienstverlener aan klanten of derden zou kunnen veroorzaken tijdens de uitoefening van zijn activiteit. Het dienstverleningsovereenkomst kan de verplichting bevatten voor de dienstverlener om bepaalde verzekeringen af te sluiten en te onderhouden.