Costa Rica opereert met een territoriaal belastingstelsel, wat betekent dat inkomsten verdiend binnen het land over het algemeen onderworpen zijn aan belasting, ongeacht de nationaliteit of verblijfplaats van de ontvanger. Voor werkgevers en werknemers houdt dit in dat er verplichtingen zijn met betrekking tot sociale zekerheidsbijdragen en loonbelastinginhoudingen. Werkgevers spelen een cruciale rol bij het innen en afdragen van belastingen namens hun werknemers, en zorgen voor naleving van de regelgeving opgesteld door het Ministerie van Financiën (Ministerio de Hacienda) en het Costa Ricaanse Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social - CCSS).
Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor bedrijven die in Costa Rica opereren, of het nu lokale entiteiten zijn of buitenlandse bedrijven die personeel in het land in dienst hebben. Naleving zorgt voor soepele bedrijfsvoering, voorkomt boetes en draagt bij aan het nationale socialezekerheids- en belastingsysteem dat publieke diensten en voordelen financiert.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in Costa Rica zijn verplicht om significante bijdragen te leveren aan het socialezekerheidsstelsel (CCSS) en andere gerelateerde fondsen op basis van de salarissen van werknemers. Deze bijdragen dekken ziektekostenverzekering, pensioenen en andere sociale programma's. De tarieven worden toegepast op het brutoloon van de werknemer.
De belangrijkste werkgeversbijdragen omvatten:
- CCSS Health (Seguro de Salud): Dekking voor medische diensten en zwangerschapsverlof.
- CCSS Pensions (Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte - IVM): Bijdrage aan het pensioenfonds van de werknemer.
- Instituto Nacional de Aprendizaje (INA): Financiering van beroepsopleidingsprogramma's.
- Fondo de Asignaciones Familiares (ASFA): Ondersteuning van gezinswelzijnsprogramma's.
- Banco Popular y de Desarrollo Comunal: Bijdrage aan een staatsbank gericht op sociale ontwikkeling.
- Fondo de Capitalización Laboral (FCL) / Severance Fund: Een verplichte spaarregeling voor werknemers, toegankelijk onder specifieke voorwaarden (bijvoorbeeld bij ontslag). Hoewel deze vaak wordt vermeld als werkgeverskosten, is dit gedeelte technisch gezien werknemerssparen dat wordt beheerd door de bijdrage van de werkgever.
Typische werkgeversbijdragepercentages (als percentage van het brutoloon) zijn ongeveer:
| Fonds | Werkgeverspercentage (%) |
|---|---|
| CCSS Health | ~9,25% |
| CCSS Pensions (IVM) | ~5,25% |
| INA | ~0,50% |
| ASFA | ~0,25% |
| Banco Popular | ~0,25% |
| Housing Fund (FCL) / Severance Fund | ~3,00% |
| Totaal werkgeversbijdrage | ~18,50% |
Opmerking: Deze tarieven worden jaarlijks herzien en kunnen door de relevante autoriteiten worden aangepast.
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen van deze bijdragen op basis van de totale brutoloon each maand en het tijdig afdragen van de bedragen aan de betreffende instanties.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verplicht om loonbelasting (Impuesto sobre la Renta) maandelijks in te houden op de salarissen van werknemers. Dit ingehouden bedrag is een voorschot op de jaarlijkse inkomstenbelastingplicht van de werknemer. Het te inhouden bedrag hangt af van het maandelijkse brutoloon van de werknemer en de geldende belastingtarieven.
De inkomstenbelastingtarieven voor arbeidsinkomen zijn progressief, wat betekent dat hogere inkomensniveaus tegen hogere tarieven worden belast. De belastingtarieven en -schijven worden doorgaans jaarlijks herzien en bijgewerkt.
Voorbeeld van mogelijke maandelijkse belastingtarieven voor 2025 (gebaseerd op recente cijfers, onder voorbehoud van wijzigingen):
| Maandelijks Inkomen (CRC) | Belastingtarief (%) |
|---|---|
| Tot ~CRC 941.000 | 0% |
| Van ~CRC 941.001 tot ~CRC 1.381.000 | 10% |
| Van ~CRC 1.381.001 tot ~CRC 2.423.000 | 15% |
| Van ~CRC 2.423.001 tot ~CRC 4.845.000 | 20% |
| Boven ~CRC 4.845.000 | 25% |
Opmerking: Deze drempels en tarieven zijn voorbeelden op basis van recente cijfers en onderhevig aan officiële bevestiging en mogelijke wijzigingen voor 2025.
Werkgevers moeten het juiste inhoudingsbedrag berekenen voor elke werknemer op basis van hun maandloon en de actuele belastingtabellen. Dit bedrag, samen met de sociale zekerheidsbijdragen van de werknemer, wordt afgetrokken van het brutoloon van de werknemer.
Employee Tax Deductions and Allowances
Hoewel werkgevers de inhoudingen regelen, hebben werknemers recht op bepaalde aftrekposten en toeslagen die hun totale belastbaar inkomen voor het jaar kunnen verminderen. Deze worden doorgaans meegenomen bij het berekenen van de uiteindelijke jaarlijkse belastingplicht, maar sommige kunnen de maandelijkse inhoudingen beïnvloeden als de werknemer de benodigde documentatie aan de werkgever verstrekt.
Veelvoorkomende aftrekposten en toeslagen zijn onder andere:
- Verplichte Sociale Zekerheidsbijdragen: De bijdrage van de werknemer aan CCSS is aftrekbaar van hun brutoloon voor inkomstenbelastingdoeleinden.
- Persoonlijke Aftrek: Een vast jaarlijks bedrag dat door de belastingbetaler kan worden afgetrokken.
- Afhankelijkentoeslag: Een extra vast jaarlijks bedrag dat kan worden afgetrokken voor elke erkende afhankelijk (bijvoorbeeld echtgenoot, kinderen) die aan bepaalde criteria voldoen.
- Bepaalde Onderwijskosten: Kosten voor onderwijs van de belastingbetaler of afhankelijken kunnen tot een bepaald limiet aftrekbaar zijn.
- Bepaalde Medische Kosten: Gedocumenteerde medische kosten die niet door verzekering worden gedekt, kunnen tot een limiet aftrekbaar zijn.
Werknemers moeten deze aftrekposten meestal jaarlijks aangeven bij het indienen van hun persoonlijke inkomstenbelastingaangifte, hoewel sommige toeslagen worden meegenomen in de maandelijkse inhoudingstabellen.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers in Costa Rica hebben specifieke deadlines voor het rapporteren en afdragen van ingehouden belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Het naleven van deze deadlines is cruciaal om boetes, rente en mogelijke juridische problemen te voorkomen.
Belangrijke nalevingsvereisten omvatten:
- Maandelijkse Aangifte en Betaling van Inhouding: Werkgevers moeten een maandelijkse aangifte indienen waarin de ingehouden inkomstenbelasting wordt vermeld en het bijbehorende bedrag wordt betaald aan de belastingautoriteiten. De deadline is meestal de 15e dag van de maand volgend op de loonperiode.
- Maandelijkse Betaling van Socialezekerheidsbijdragen: Werkgevers- en werknemersbijdragen aan CCSS moeten maandelijks worden betaald. De deadline is meestal de laatste dag van de maand volgend op de loonperiode.
- Jaarlijkse Informatieaangifte: Werkgevers moeten een jaarlijkse rapportage indienen met details over het totale betaalde inkomen aan elke werknemer en de totale ingehouden belastingen gedurende het jaar. Deze informatie wordt gebruikt door werknemers om hun jaarlijkse persoonlijke inkomstenbelastingaangifte te doen. De deadline voor deze jaarlijkse rapportage ligt meestal in maart van het volgende jaar.
Het bijhouden van nauwkeurige loonadministratie, het correct berekenen van inhoudingen en bijdragen, en het tijdig indienen van betalingen en rapportages vormen fundamentele werkgeversverplichtingen.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Buitenlandse werknemers die in Costa Rica werken, zijn over het algemeen onderworpen aan dezelfde inkomstenbelasting- en socialezekerheidsregels als lokale werknemers, mits zij worden beschouwd als residents voor belastingdoeleinden. Residentie wordt meestal bepaald door factoren zoals de duur van het verblijf in het land (bijvoorbeeld meer dan zes maanden in een belastingjaar) en het hebben van een centrum van vitale belangen in Costa Rica.
- Belastingresidentie: Niet-residenten worden over het algemeen alleen belast op hun in Costa Rica verworven inkomsten. De belastingtarieven en inhoudingsregels voor niet-residenten kunnen verschillen van die voor residents, vaak met vaste inhoudingspercentages op het brutoloon.
- Sociale Zekerheid: Buitenlandse werknemers die legaal in Costa Rica werken, moeten doorgaans bijdragen aan CCSS. Sommige landen hebben sociale zekerheidsverdragen met Costa Rica die tijdelijke buitenlandse werknemers kunnen vrijstellen van bijdragen als zij bijdragen in hun thuisland, maar dit hangt af van de specifieke overeenkomst.
- Verdragen ter Vermijding van Dubbele Belasting: Costa Rica heeft verdragen gesloten met verschillende landen om te voorkomen dat individuen en bedrijven dubbel worden belast op hetzelfde inkomen. Deze verdragen kunnen specifieke regels bevatten over de belasting van arbeidsinkomen voor residents van verdragslanden die in Costa Rica werken.
- Buitenlandse Bedrijven: Buitenlandse bedrijven die werknemers in Costa Rica in dienst nemen, zelfs zonder een geregistreerde lokale entiteit, kunnen een belastbare aanwezigheid creëren of verplicht zijn zich te registreren als werkgever voor payroll belasting en socialezekerheidsdoeleinden. Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst is een gangbare strategie voor buitenlandse bedrijven om deze verplichtingen compliant te beheren zonder een lokale juridische entiteit op te richten.
Het navigeren door het belastinglandschap voor buitenlandse werknemers en bedrijven vereist zorgvuldige overweging van residentiestatus, toepasselijke belastingverdragen en lokale registratievereisten.
