Botswana hanteert een op bron gebaseerde belastingstelsel, wat betekent dat individuen en bedrijven belasting betalen over inkomen dat uit Botswana afkomstig is of wordt geacht afkomstig te zijn uit Botswana. De belangrijkste wetgeving die de inkomstenbelasting regelt, is de Income Tax Act. Voor werknemers wordt inkomstenbelasting geïnd via het Pay As You Earn (PAYE)-systeem, waarbij werkgevers verantwoordelijk zijn voor het inhouden van belasting op salarissen van werknemers en het afdragen aan de Botswana Unified Revenue Service (BURS).
Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor werkgevers die in Botswana opereren om naleving te waarborgen en boetes te voorkomen. Het belastingjaar in Botswana loopt van 1 juli tot 30 juni. De hier verstrekte informatie is gebaseerd op de algemeen geldende belastingregels, inclusief die voor het belastingjaar dat eindigt op 30 juni 2025, wat invloed heeft op het kalenderjaar 2025.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Hoewel Botswana geen breed, verplicht sociaal zekerheidsbijdragesysteem heeft op basis van een percentage van het salaris voor alle werknemers in de private sector zoals in veel andere landen, hebben werkgevers wel andere wettelijke verplichtingen.
- Workers' Compensation Fund: Werkgevers zijn verplicht bij te dragen aan het Workers' Compensation Fund. Dit is geen percentage van de loonlijst, maar is doorgaans gebaseerd op de aard van de onderneming en het aantal werknemers, en dekt arbeidsgerelateerde ongevallen en ziekten.
- Training Levy: Bepaalde sectoren kunnen onderworpen zijn aan een opleidingsheffing, die vaak wordt berekend als een percentage van de totale loonlijst, en bijdraagt aan nationale opleidings- en ontwikkelingsinitiatieven. De specifieke rate en toepasbaarheid hangen af van de industrie.
- Occupational Pension Schemes: Hoewel niet universeel verplicht, bieden veel werkgevers of zijn zij verplicht volgens sectorregelingen of collectieve overeenkomsten bij te dragen aan occupational pension schemes voor hun werknemers. Bijdragen aan goedgekeurde regelingen zijn vaak fiscaal aftrekbaar binnen bepaalde limieten.
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het begrijpen van welke van deze verplichtingen van toepassing zijn op hun specifieke industrie en activiteiten, en zorgen voor tijdige betaling van de vereiste bijdragen.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers in Botswana zijn verplicht om inkomstenbelasting in te houden op het bruto salaris van hun werknemers onder het PAYE-systeem. Het bedrag aan belasting dat wordt ingehouden, hangt af van het belastbare inkomen van de werknemer en de toepasselijke belastingtarieven en drempels.
Belastbaar inkomen omvat salaris, lonen, bonussen, toelagen en bepaalde voordelen in natura. De belastingtarieven zijn progressief, wat betekent dat hogere inkomensniveaus tegen hogere tarieven worden belast. De belastingvrije drempel en belastingschijven worden doorgaans jaarlijks herzien en zijn van toepassing op het belastingjaar (1 juli tot 30 juni).
Voor het belastingjaar dat eindigt op 30 juni 2025, zijn de persoonlijke inkomstenbelastingtarieven en schijven voor inwoners als volgt gestructureerd:
| Belastbaar Inkomen (BWP) | Belastingtarief (%) |
|---|---|
| 0 - 48.000 | 0 |
| 48.001 - 96.000 | 5 |
| 96.001 - 144.000 | 10 |
| 144.001 - 192.000 | 15 |
| 192.001 - 240.000 | 20 |
| Boven 240.000 | 25 |
Opmerking: Deze schijven en tarieven zijn gebaseerd op het belastingjaar dat eindigt op 30 juni 2025 en kunnen door de overheid worden gewijzigd, meestal met ingang van 1 juli elk jaar.
Werkgevers berekenen de maandelijkse PAYE-inhouding door het maandelijkse salaris van de werknemer te annualiseren, de jaarlijkse belastingtarieven en drempels toe te passen, en vervolgens de resulterende jaarlijkse belastingplicht te delen door twaalf.
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers in Botswana kunnen in aanmerking komen voor bepaalde aftrekken en toelagen die hun belastbaar inkomen kunnen verminderen. Werkgevers moeten hiermee rekening houden bij het berekenen van PAYE, mits de werknemer de benodigde documentatie indient.
Veelvoorkomende aftrekken en toelagen zijn onder andere:
- Pensioensbijdragen: Bijdragen van een werknemer aan een goedgekeurd pensioenfonds zijn fiscaal aftrekbaar, tot een bepaald limiet of percentage van het inkomen.
- Medische Bijdragen: Bijdragen aan een geregistreerd medisch fonds zijn over het algemeen fiscaal aftrekbaar.
- Onderwijsvergoedingen: Bepaalde toelagen gerelateerd aan onderwijs kunnen onder specifieke voorwaarden aftrekbaar zijn.
- Andere Goedgekeurde Aftrekken: De Income Tax Act kan andere specifieke aftrekken of toelagen toestaan op basis van individuele omstandigheden of overheidsbeleid.
Werknemers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte informatie en documentatie aan hun werkgever om deze aftrekken en toelagen voor PAYE te kunnen claimen.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers hebben strikte nalevings- en rapportageverplichtingen onder het PAYE-systeem in Botswana.
- Maandelijkse PAYE-aangiften: Werkgevers moeten elke loonperiode (meestal maandelijks) PAYE berekenen en inhouden op de salarissen van werknemers. Het totale ingehouden bedrag moet vóór de 15e dag van de volgende maand worden afgedragen aan BURS. Daarnaast moet een maandelijkse PAYE-aangifte met details van de ingehouden bedragen per werknemer worden ingediend voor deze deadline.
- Jaarlijkse PAYE-reconciliatie: Voor 31 maart na afloop van het belastingjaar (30 juni) moeten werkgevers een jaarlijkse aangifte (Form P10) indienen waarin de totale ingehouden en afgedragen PAYE tijdens het belastingjaar wordt vergeleken met de totale belastingplicht die op basis van de jaarlijkse inkomsten van elke werknemer is berekend.
- Werknemersbelastingcertificaten (Form P9): Werkgevers moeten elke werknemer vóór 31 maart na afloop van het belastingjaar een belastingcertificaat (Form P9) verstrekken. Dit certificaat geeft een overzicht van het bruto salaris, aftrekken en de totale PAYE die tijdens het belastingjaar is ingehouden, wat werknemers nodig hebben voor het indienen van hun persoonlijke inkomstenbelastingaangifte.
- Jaarlijkse aangifte persoonlijke inkomstenbelasting: Werknemers moeten doorgaans hun persoonlijke inkomstenbelastingaangifte (Form ITW1) indienen vóór 30 september na afloop van het belastingjaar (30 juni).
Het niet naleven van deze deadlines en vereisten kan leiden tot boetes, rente en andere handhavingsmaatregelen door BURS.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Buitenlandse werknemers en bedrijven die in Botswana opereren, kunnen te maken krijgen met specifieke belastingoverwegingen.
- Belastingresidentie: De belastingverplichtingen van een persoon in Botswana hangen af van hun residentiestatus. Een inwoner wordt over het algemeen belast op zijn wereldwijde inkomen (hoewel Botswana vooral broninkomen belast), terwijl een niet-inwoner alleen wordt belast op inkomen dat in Botswana is verkregen. Residentie wordt bepaald op basis van fysieke aanwezigheid in Botswana (meestal meer dan 183 dagen in een belastingjaar of meer dan 120 dagen in het huidige jaar en 183 dagen in het voorgaande jaar).
- Niet-ingezeten Inhoudingbelasting: Betalingen aan niet-ingezeten personen of bedrijven voor diensten geleverd in Botswana kunnen onderworpen zijn aan inhoudingsbelasting tegen specifieke tarieven, los van het standaard PAYE-systeem voor werknemers.
- Double Taxation Agreements (DTA's): Botswana heeft DTA's gesloten met verschillende landen. Deze overeenkomsten zijn bedoeld om dubbele belasting van inkomen te voorkomen en kunnen de belastingbehandeling van buitenlandse werknemers en bedrijven beïnvloeden, mogelijk het verminderen of vrijstellen van bepaalde inkomsten van belasting in Botswana als deze al in het thuisland zijn belast. De bepalingen van een relevante DTA moeten worden geraadpleegd.
- Specifieke Industrie Regels: Bepaalde sectoren, zoals mijnbouw of bouw, kunnen specifieke belastingregels of rapportagevereisten hebben die van toepassing zijn op zowel lokale als buitenlandse entiteiten en hun werknemers.
Buitenlandse bedrijven die personeel in Botswana in dienst hebben, zelfs als ze geen vaste inrichting hebben, kunnen nog steeds verplicht zijn zich te registreren als werkgever voor PAYE-doeleinden als ze werknemers in het land laten werken. Het begrijpen van deze nuances is essentieel voor buitenlandse entiteiten die compliant willen opereren in Botswana.
