Een keuze maken voor een Global Payroll Provider? 8 factoren om te evalueren

Managing payroll is niet gemakkelijk, en het vinden van het payrollproces dat werkt voor jouw bedrijf kan stressvol zijn. Wanneer jouw bedrijf begint uit te breiden naar andere landen, wordt het complexer. Je moet navigeren door lokale wetten en regelgeving. Er zijn ook verschillen in talen en valuta's, wat het payrollproces overweldigend kan maken.

Het is waar een global payroll service gunstig kan zijn. Het stelt je in staat om payroll te stroomlijnen en naleving te behouden in nieuwe landen.

Een ervaren team dat het global payroll voor jouw bedrijf beheert, zal je tijd vrijmaken zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten.

Hoe beheer je een global payroll?

Kleine bedrijven met een paar global employees zullen waarschijnlijk internationaal payroll intern beheren. Hetzelfde geldt voor grote global companies. Dit is meestal de meest kosteneffectieve oplossing voor beiden. Ze huren iemand in om payroll voor die paar werknemers te beheren of een heel team dat dat bedrijf breed doet.

Echter, er is ook het curieuze geval van middelgrote bedrijven. Voor hen is het te veel voor één persoon om te handelen, maar het inhuren van een heel team is te duur. Deze bedrijven besluiten vaak om global payroll-operaties uit te besteden. Ze vertrouwen op een Employer of Record (EOR) of een Professional Employer Organization (PEO) voor global payroll.

Kortom, een EOR biedt de mogelijkheid om global talent aan te nemen zonder dat je een lokale entiteit hoeft op te zetten. In tegenstelling tot een PEO, zal werken met een EOR je beschermen tegen mogelijke juridische implicaties van slecht beheerd payroll.

Toch, hoe weet je of een global payroll provider geschikt is voor jouw bedrijf? Hier zijn enkele richtlijnen voor het kiezen van de beste global payroll service.

Het vinden van de juiste Global Payroll Provider: Alles wat je moet weten

Bij het uitbesteden van global payroll-operaties kan de juiste PEO of EOR veel verantwoordelijkheden van je takenlijst halen. Ze kunnen ervoor zorgen dat elke werknemer op tijd zijn salaris ontvangt en dat de relevante HR-processen compliant zijn.

Echter, je moet providers zorgvuldig beoordelen. Uiteindelijk besteed je een belangrijk deel van je bedrijf uit. Hier is waar je op moet letten bij het verkennen van je opties zodat je de juiste provider voor jouw bedrijf kunt identificeren.

1. Locatie

Your global payroll provider moet een aanwezigheid hebben in het land waar je wilt aannemen. Controleer welke landen ze dekken, en vergelijk de locaties met je groeiplannen en uitbreidingsplannen.

Houd rekening met je korte- en langetermijnexpansieplannen. Je overweegt misschien vandaag een enkel land, maar dat kan in de toekomst veranderen.

Je global payroll provider zal hun best doen om je bedrijf zo efficiënt mogelijk te onboarden. Maar, het proces kan streng en tijdrovend zijn omdat het omgaan met gevoelige data inhoudt. Door de juiste provider te kiezen en de locaties te beoordelen, kun je het proces zo snel mogelijk doorlopen.

Bij het interviewen van providers, vergeet niet te vragen naar hun uitbreidingsplannen. Hun dekking is mogelijk niet inclusief een specifiek land vandaag, maar net als jouw bedrijf, streven ze ernaar te groeien. Ze kunnen nieuwe landen in de pijplijn hebben of overwegen deze toe te voegen om aan jouw behoeften te voldoen.

2. Naleving

Het hebben van een aanwezigheid in een land waar je wilt aannemen is niet genoeg. Je global payroll provider moet ook een ervaren en goed geïnformeerd team hebben. Ze moeten de lokale wettelijke vereisten, valuta's en andere relevante factoren kennen.

Het is essentieel om een provider te kiezen die kennis heeft van de regelgeving in de landen waar je wilt uitbreiden. Het hoofddoel is om mogelijke juridische problemen of complicaties in de toekomst te vermijden.

Het is een beslissende factor, maar ook de moeilijkste om in te schatten. Zoek naar klantrecensies om te begrijpen hoe vertrouwd je provider is met lokale regelgeving in een bepaald land.

3. Aanbod van functies

De meeste global payroll providers bieden dezelfde diensten aan. Je mag verwachten dat je global payroll service het volgende kan:

• Payroll beheren en belasting inhouden,
• Loonstroken en paystubs distribueren, en belastingen indienen,
• Nalevingscontroles uitvoeren,
• Helpen met worker classification,

Het moet ook bieden:

• Contractor management,
• Employer of Record Services,
• Benefits administration,
• Klantenservice voor payroll software,
• IP-rechtenbescherming.

Echter, niet alle bieden hetzelfde pakket aan diensten. Neem de tijd om de specifieke functies en diensten van elke global payroll provider te beoordelen om te zorgen dat ze aan de behoeften van jouw bedrijf voldoen.

4. Werknemers en contractors

Een betrouwbare partner moet je helpen alle bases te dekken. Dus, als je werknemers en zelfstandige contractors in je team hebt, heb je een global payment provider nodig die relevante vereisten voor beide kan aanpakken.

Er zijn in sommige landen verschillende regels voor deze twee entiteiten, wat het payrollproces verder kan compliceren. Daarom vermijden sommige payroll providers contractors helemaal en richten ze zich alleen op werknemers. Als je vaak op contractors vertrouwt, kan dit een dealbreaker zijn.

De beste providers kunnen ook hulp bieden bij classification en juridische naleving in deze zaak. Ze kunnen je helpen de risico's van misclassificatie te verminderen of je contractors omzetten in werknemers.

5. Betrouwbaarheid

Je zult gevoelige gegevens over je bedrijf moeten delen met je global payroll provider. Daarom heb je een bekwame en betrouwbare partner nodig—één die je vertrouwt om de data veilig te houden. Zorg ervoor dat je de software van je global payroll provider evalueert volgens best practices in data security.

Je payroll provider moet alle benodigde informatie verstrekken in hun privacybeleid. Ze moeten ook beschikken over een sterk data-encryptie- en dataretentiebeleid.

De software moet voldoen aan relevante regelgeving, inclusief GDPR als voorbeeld. Vergeet ook niet jezelf te informeren over het back-upplan van de provider en hoe ze zouden reageren op een mogelijke datalek.

6. Klantenondersteuning

Een goede provider rust je uit met zowel global payroll software als ondersteuning bij het gebruik ervan. Het platform moet gebruiksvriendelijk zijn en de benodigde functies bieden zonder je en je team te overweldigen. Je moet snel de gegevens kunnen vinden die je nodig hebt en taken kunnen uitvoeren zonder een uitgebreide gebruikershandleiding te hoeven lezen.

Het platform moet ook een sterk scala aan functies bieden, aangezien je erop vertrouwt om handmatige en complexe taken te automatiseren. Het moet ook gedetailleerde en nauwkeurige rapporten leveren, bij voorkeur in real-time.

Vraag de provider of het platform kan integreren met je boekhoudsoftware. Dit kan helpen de inherente risico's van handmatige gegevensinvoer te minimaliseren en het payrollproces verder te stroomlijnen.

Als het platform overweldigend of verwarrend wordt, heb je de provider nodig die ondersteuning en begeleiding biedt. Bekijk relevante gebruikersrecensiesites om te zien wat andere gebruikers hebben ervaren. Je moet weten of je op hen kunt vertrouwen om je snel en efficiënt te helpen.

7. Extra diensten

Neem niet genoegen met de basis, vooral niet als ze gepaard gaan met een aanzienlijk prijskaartje. Je vertrouwt op een provider om payroll-operaties soepel te laten verlopen. Maar, ze zouden je ook moeten kunnen helpen snel op- of af te schalen of aanvullende, overeengekomen HR-functies uit te voeren.

Je hebt misschien ad-hoc betalingen nodig naast het salaris voor je werknemers, bijvoorbeeld. Een goede provider moet dat kunnen ondersteunen terwijl ze compliant blijven met lokale regelgeving.

De meeste providers bieden je een demo, een gratis proefperiode of een doorloop van hun platform en processen, dus maak daar gebruik van. Het helpt je te beoordelen of de provider de moeite waard is voor jouw vertrouwen en prijs.

8. Prijzen

Bij het evalueren van providers moet prijs een rol spelen in je beslissing. Global payroll providers bieden verschillende prijsstructuren, dus je moet degene vinden die het beste past bij je budget.

Zorg dat je rondkijkt en ziet welke provider de meeste functies biedt voor het geld dat je wilt uitgeven. Je wilt niet inboeten op essentiële functies, omdat dat je op de lange termijn veel meer kan kosten. Maar het is ook niet logisch om te veel te betalen voor functies.

Het kiezen van je global payroll provider draait om het juiste beoordelen

Er zijn veel gerenommeerde global payroll providers, dus probeer ze in detail te evalueren voordat je je aanmeldt voor hun diensten om de juiste te kiezen.

De eerste stap is altijd het beoordelen van je bedrijfsdoelen en behoeften. Overweeg het aantal global employees dat je hebt en van plan bent te huren in de toekomst. Noteer uit welke landen ze komen. Kijk naar aspecten van je payroll-operaties die je zou profiteren door uit te besteden. Wees ook pragmatisch over je budget.

Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van de huidige situatie van je bedrijf en waar je het over een paar jaar wilt zien, vergelijk je lijst met potentiële providers. Dit beperkt de keuzes en vereenvoudigt je zoektocht naar de juiste global payroll provider.

Vergeet niet elke provider te interviewen en maak gebruik van demo's, doorlopen of gratis proefperiodes die ze aanbieden. Klantrecensies kunnen je ook helpen de kwaliteit van de service in te schatten die je kunt verwachten.

Tot slot, de juiste global payroll provider kan verdere zakelijke groei garanderen. Zorg dat je elke provider beoordeelt op basis van je specifieke behoeften en vereisten voordat je beslist. Met de juiste partner kun je zorgen voor efficiënte payrollverwerking en geen zorgen over naleving.

FAQ:

Wat is global payroll?

Global payroll is het proces van het beheren van payroll voor werknemers in verschillende landen. Het biedt salarissen voor je global team terwijl je compliant blijft met lokale regelgeving.

Hoe werkt global payroll?

Global payroll werkt door alle payroll-processen voor global employees te centraliseren in één systeem of bij één provider.

Het maakt consistente en nauwkeurige payrollverwerking mogelijk. Het zorgt er ook voor dat je voldoet aan de lokale regelgeving in elk land.

Hoe doe je payroll wereldwijd?

Om payroll wereldwijd te doen, moeten bedrijven een juridische entiteit oprichten in elk land waar ze werknemers in dienst nemen. Of ze kunnen samenwerken met een global payroll provider.

Een global payroll provider is een organisatie die payroll beheert in meerdere landen. Ze stroomlijnen de payroll voor accurate en tijdige betalingen aan werknemers wereldwijd. De provider kan ook zorgen voor naleving van lokale regelgeving.