El Formulario I-9, o el "Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo," es un documento crucial utilizado en los Estados Unidos para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar dentro del país. Aplicado por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. (USCIS), es vital para garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración y prevenir empleos no autorizados.
Cumplimiento del Formulario I-9
Los empleadores están obligados por la ley federal a completar el Formulario I-9 al contratar nuevos empleados, incluyendo ciudadanos estadounidenses, nacionales no ciudadanos, residentes permanentes legales y no ciudadanos autorizados para trabajar en los EE. UU. El formulario consta de dos secciones, siendo la Sección 1 completada por el empleado y las Secciones 2 y Suplemento B por el empleador. Este último debe proporcionar instrucciones detalladas para facilitar el proceso de llenado.
Cronograma y Requisitos de Retención
El Formulario I-9 debe completarse dentro de los primeros tres días hábiles desde el inicio del empleo del empleado. Además, los empleadores deben conservar el Formulario I-9 para cada empleado actual hasta la fecha de terminación o tres años después de la contratación, lo que ocurra primero. Estos formularios están sujetos a inspección por parte de diversos organismos gubernamentales para garantizar el cumplimiento.
Consecuencias del Incumplimiento
No realizar la verificación de I-9 de manera precisa puede resultar en sanciones severas, incluyendo multas, inhabilitación para contratos gubernamentales y repercusiones penales. Los empleadores también deben evitar usar el proceso de I-9 para prácticas discriminatorias basadas en origen nacional, ciudadanía o estatus migratorio, lo cual podría derivar en problemas legales.
Mejores Prácticas y Mantenerse Actualizado
Las mejores prácticas para la verificación de I-9 incluyen capacitar al personal de RRHH, realizar auditorías internas y utilizar sistemas electrónicos para gestionar los formularios. Mantenerse actualizado sobre cambios relacionados con la Verificación de I-9 puede lograrse mediante el monitoreo del sitio web oficial de USCIS, suscripción a boletines informativos y participación en seminarios web de cumplimiento de RRHH.
Actualizaciones Recientes y Errores Comunes
Las actualizaciones recientes del Formulario I-9 incluyen la emisión de un nuevo formulario y modificaciones en los procedimientos de verificación debido a la pandemia. Los errores comunes en la verificación de I-9 incluyen retrasos en el llenado del formulario y errores en la revisión de documentos, lo que puede resultar en incumplimiento y sanciones.
Verificación de I-9 para Employer of Record (EOR)
La Verificación de I-9 para Employer of Record (EOR) implica confirmar o volver a validar la identidad y la elegibilidad de empleo de un empleado recién contratado. Los EOR aseguran el cumplimiento revisando los documentos de identidad y completando el formulario I-9, siguiendo los procedimientos de verificación actualizados.
Implicaciones de Contratación Global y Trabajo Remoto
Para las empresas que contratan en los EE. UU., la verificación de I-9 es fundamental, independientemente de su ubicación base. Con el trabajo remoto, el proceso de verificación puede ser complejo, pero los representantes autorizados pueden facilitar el cumplimiento revisando físicamente los documentos en nombre de los empleadores.